漫談辦公室會議接待禮儀

會議是辦公室人員經常要開的，那麼在舉辦大的會議要接待外來人員的時候你們知道要注意什麼嗎？下面是本站小編為大家整理的漫談辦公室會議接待禮儀，希望能夠幫到大家哦!

關於會議主席臺座次的安排

1.主席臺必須排座次、放名籤，以便領導同志對號入座，避免上臺之後互相謙讓。

2.主席臺座次排列，領導為單數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在l號領導右手位置;領導為偶數時，1、2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在l號領導右手位置。(關於會議主席臺領導為偶數時的座次排列，有兩種截然不同的方法(均指面向觀眾時)： 8 6 4 2 1 3 5 7或7 5 3 1 2 4 6 8。兩種方法沒有正確不正確之分，只是各個地區習慣不同。在具體排座次時可以根據當地的習慣順序排列。)

3.幾個機關的領導人同時上主席臺，通常按機關排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領導同志，可適當往後排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低於主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。

4.對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導同志到會場後，要安排在休息室稍候，再逐一核實，並告之上臺後所坐方位。如主席臺人數很多，還應準備座點陣圖。如有臨時變化，應及時調整座次、名籤，防止主席臺上出現名籤差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名籤，謹防錯別字出現。

著裝儀容規範

不要忽視辦公室著裝。如果你看上去幹淨利落、衣著整潔，自己也會感覺良好、自信十足。注意，在穿著上不要百無禁忌，過於招搖。新進單位的人要根據自己工作性質、職位選擇適宜的服裝。不要穿過於追逐時尚;過於休閒的服裝，相對保守正規一些的服裝會給人留下好感。此外，要是你整天“標新立異”，想辦法從外觀上引起上司或者同事們的“視線”的話，上司或者同事們反而會認為你不把心思放在工作上，工作肯定不會太認真。

接電話禮儀

辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢，並終保持輕鬆、愉悅的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。

在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，×××(辦公室名稱，如果辦公室名稱較長，應用簡稱)”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話，可以禮貌地說“請稍等”，並馬上轉接過去。

如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名，不知道分機號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應該用禮貌的藉口擋駕，或者轉到相關部門處理。

鑑於前臺每天要接很多電話，為防止嗓子出現意外，要隨時準備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。

來訪者接待

前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時，應立即起身，面朝向來訪者點頭、微笑致意：“您好，請問您找一位?”、“有預約嗎”。知道找誰，並確認是預約之後，請來訪者稍等，立即幫其聯絡。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規範的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者並說向其說明，不要扔在那裡不管。

如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺接待應該用規範的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的，也要先敲門，獲得許可後再請來訪者進入，為來訪者倒好茶後，前臺就要返回崗位。當然，如果前臺只有一位的話，直接指引來訪者就行了。

如果來訪者知道找誰，但沒有預約，辦公室前臺要打電話問問，告訴相關同事或領導助理/祕書，×××單位的×××來訪，不知道是不是方便接待。出於對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領導親自接，都可以當作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了餘地。

日常接待是辦公室接待工作中一項頻繁而重要的工作，它代表著一個單位的形象，也反映著辦公室人員的職業素養。因此辦公室人員掌握必備的日常接待禮儀，是辦公室工作重要的組成部分。

(一)迎賓禮節。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作，除了熱情和真誠，禮儀常識必不可少。迎來送往，是日常接待工作的主要方面。

1.辦公室日常迎賓。祕書在辦公室接待來訪的客人，既有預先約定的，也有臨時無約的“不速之客”。不管是有約的還是無約的，祕書都應熱情地以禮相待。

當來賓若是熟悉且依約前來的，祕書可親切地與其握手並禮貌地將其引到事先安排好的會談地點。對首次到訪的來賓，不管有約無約，祕書都應誠懇地進行自我介紹，然後或確認或恭敬而禮貌地詢問來賓身份，並與其握手致意，必要時可與來賓禮貌地交換名片。對有約的、重要的，或是遠道而來的來賓，為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好，主人(多數是祕書)應提前到達預先約定的地點或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當來賓乘坐的車輛駛近時，應面帶微笑，揮手招呼致意，以示“我們在此已經恭候多時了，歡迎您的光臨”之意。

2.辦公室之外迎賓。有時，祕書必須陪同或代表領導到機場、碼頭、車站等交通場所迎接來賓，或在接待活動地迎接來賓，這相對於辦公室日常迎接來說，程式更為複雜些，禮儀禮節要求也更為講究。迎賓時，主人應提前到達迎接地點。來賓到達後，主人應上前熱情地招呼、問候，然後或自我介紹，或互相介紹，或交換名片。如果與來賓是初次見面，祕書可事先準備好寫有如“歡迎XX公司XX先生一行”之類醒目文字的接站牌。

對重要的來賓，可在交通場所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時，要安排迎賓線，即在迎賓時，為了表示隆重，同時也便於主客雙方相互致意，主方人員列隊迎接來賓。迎賓線可安排在門內，也可安排在門外，但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務的高低排列，排列方式可是“一字式”或“雁字式”。

歡迎重要來賓時，有時還要安排送花。送花時，一般宜選擇代表“友誼、喜悅、歡迎”花語的花卉，如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓，送花時，一定要尊重來賓所在國對花的禁忌風俗。一般來說，以紅色花系或紫色花係為佳，忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會受歡迎。在數目上，西方人送花一般是單數，但不能送13朵。

(二)送賓禮節。俗話說：“出迎三步，身送七步。”這是迎送客人的最基本禮節。送別客人時，祕書應根據實際情況，將客人送至辦公室(或接待室)門口，或送至電梯口，或送至單位的大門口等，與客人握手道別，必要時還要為客人開啟車門。送別時一定要注意的是，不管送到哪裡，都要面帶微笑，揮手目送客人遠去。握手道別時，主人一般不宜先伸手，以免給人造成“逐客”的誤會。

重要的訪問應當舉行一定的歡送儀式，歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時，要安排送賓線，即在送賓時，為了表示隆重，同時也便於主客雙方相互話別，主方人員列隊送別來賓。送賓線的人數及安排與迎賓類似。同時，有時還可安排送花。送別時，可用芍藥花、胭脂花等，也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別，同迎接時送花一樣，也要注意有關的禁忌。

一、辦公室、會議室的主要特點

辦公人員多，寫字檯、傢俱、檔案櫃、電腦等裝置的檯面上檔案、用具、廢紙垃圾多。保潔時間受時間制約，主要工作必須在辦公時間前或後進行，通常是在室內無辦公人員時作業。

二、日常保潔專案

1、清倒菸灰缸、字紙簍等內的垃圾。

2、清掃地面。

3、擦拭辦公桌、檔案櫃、沙發、電話、辦公裝置、茶几等傢俱。

4、擦拭門窗、窗臺、牆壁、天花板、照明設施、飾物等。

5、清洗茶具。

三、注意事項

1、由於受時間的制約，需在規定時間內完成作業，並制定相應周密的清潔計劃，事先設計好作業內容、作業路線、作業程式、作業時間，要求保潔人員按計劃作業，動作利索快捷。

2、地拖、抹布等清潔工具，可多備幾份，以減少往返清洗時間，提高短時間內突擊們業的效率。

3、進入客戶已下班的辦公室作業時，必須由2人或2人以上同時進行作業，並注意不做令人懷疑的動作，以免產生誤會。

4、抹辦公桌椅時，桌面上的檔案、物品等不得亂動。如發現手錶、項鍊、錢包、通訊器材等貴重物品，應立即向主管及保安部門報告。

5、抹飾櫃、飾物等貴重物品、陳列品時，切記要小心、抓穩、輕抹、輕放，一般情況下不得使用有腐蝕性的清潔劑。

6、吸塵器聲音大，室內吸塵作業可安排在客戶上班前或下班後進行。

7、辦公室鑰匙必須有嚴格的管理制度，除指定人員外，不得交與任何人員，客戶要求開門或保潔人員作業時返回室內，應嚴格執行登記手續。

四、清潔程式

1、準備 準備好清潔工具，包括水桶、抹布、清潔劑、垃圾袋、吸塵器、地拖、掃把等。

2、進人 每組2—3人，組長持鑰匙開門，同時進入，門不要關。室內若有人，應先打招呼，得到允許後再作業。

3、檢查 進入辦公室後，先檢視有無異常現象、有無客戶遺忘的貴重物品、有無已損壞的物品。如發現異常，應先向主管上級報告後再作業。

4、清倒 清倒菸灰缸、字紙簍、垃圾桶。在倒菸灰缸時要檢查菸頭是否完全熄滅。清倒字紙簍、集中垃圾袋時，應注意裡邊有無危險物品，並及時處理。

5、擦抹 從門口開始，由左至右或由右至左，依次擦拭室內傢俱和牆壁等。毛巾應按規定摺疊、翻面。擦拭每一件傢俱時，應由高到低，先裡後外。抹牆壁時，重點擦拭牆壁飾物、電燈開關插座盒、空調風口、踏腳板、門窗、窗臺等。大幅牆面、天花等的清潔為定期進行，也可穿插在日常保潔中進行(如每天抹一間或一面)。

6、整理 檯面、桌面上的主要用品，如電話、檯曆、檯燈、菸灰缸等抹淨後，應按客戶習慣的固定位置放好。如發現區域性髒汙仍需及時處理。

7、更換 收換垃圾袋、暖水瓶。

8、吸塵 按照先裡後外，先邊角、桌下，後大面的/頃序進行吸塵作業。椅子等裝置挪動後要原位擺好。發現區域性髒汙應及時處理。

9、關閉 清潔結束後，保潔人員退至門口，環視室內，確認質量合格，然後關燈、鎖。

10、記錄 認真記錄每日作業情況，主要包括保潔員人數姓名、清潔房間號碼、進出時間、作業時客戶狀態(無人、工作、返回等)、傢俱裝置有無損壞等。