電話禮儀範例

電話被現代人公認為便利的通訊工具，在日常工作中，使用電話的語言很關鍵，它直接影響著一個公司的聲譽;在日常生活中，人們通過電話也能粗略判斷對方的人品、性格。因而，掌握正確的、禮貌待人的打電話方法是非常必要的。下面有小編整理的電話禮儀，歡迎閱讀!

在現代人際交往中，有一種工具日益成為人們溝通的橋樑，這就是電話，聊天談事情，約會交朋友，人們在享用電話所帶來的便捷的同時，卻發現煩惱隨之而來。您是否遇到過這樣的情況，忙碌的時候老有電話搗亂，甜甜的美夢總被鈴聲打斷。電話彷彿是個琢磨不透的寶貝，運用得體，它會帶來成功，運用不得體，它又會成為人們交往中的絆腳石。

其實，困惑人們的還不僅僅是這些，電話什麼時間打最得體?電話使用又該注意些什麼?使用電話又有哪些技巧?今天，中國人民大學金正昆教授帶我們走進禮儀的殿堂，為您量身打造一個彬彬有禮的電話形象。

第一，我主張公司也好、機關也好、企業也好，乃至個人也好，要有電話形象的意識，有的時候我們跟別人溝通，未必親自見面，沒準就是打電話，我到你酒店去也好，我到你商場也好，我想買你的貨訂你東西也好，我往往就是打電話，一個電話打過去印象好，沒準一單生意就簽下來了，一個電話打過去，如果印象不好就比較麻煩。那天有一個公司請我去講課，我就跟他們老總開玩笑，我說老兄我跟你說個實話，我有個小動作，一般人家機關也好，政府也好，企業也好請我講課，我一般要請我的助手先錄個音，錄個誰的音呢?錄你的營銷電話、值班電話，服務電話我錄音，因為這是形象啊，你是不是訓練有素，你是不是不厭其煩，你是不是熱情友善，溢於言表啊，當然我們也見到有同志不太注意這個問題，比如你接電話經常有這樣的人，拿起電話把你熊一頓，那天我就跟一個單位打電話我說有件事，要報銷一個東西，他跟我說你著什麼急，我說我想問一下什麼時候能報，你放心，我不死都能報。他跟誰生氣我不知道，你幹嘛給我氣生啊，他實際上會給我一個感覺，第一是這個人素質不高，第二是這個單位沒規矩，員工個人形象代表組織形象，員工個人形象代表產品和服務的形象。我這一輩子可能就給你打一個電話，你要給我印象不好，我就認為你這個公司不好，你這個企業不好，甚至你的產品和服務都是不好的，我不買你行嗎，我不消費你可以嗎，所以從這個意義上來講，你要有電話形象的意識。

電話形象在我眼裡是由以下三個要素構成的。哪三個要素呢?第一，時間和空間的選擇，就是你電話什麼時間打，在哪裡打。第二，通話的態度，你的語言，你的表情，你的動作。第三，通話的內容，就是你說什麼。那麼這三點，時間空間的選擇，通話的態度及其通話的內容構成一個人乃至一個公司和企業或者一個機關的電話形象。那麼我下面想分幾個具體的問題來講一講。首先我們站在打電話的發起者的角度，就是打電話，你把電話打給別人，我下面問大家一個問題，現場的觀眾和電視機前的觀眾，如果你現在決定給別人打個電話，比如你給金教授打個電話，或者你給你的同事你給你的客戶你給你爸爸媽媽打個電話，我想問你要準備把電話打給別人時，你認為哪一個問題最重要。

國、歐洲這樣距離較遠的國家你要注意，打電話你還要明白時差的問題。你這兒是白天，沒準人家剛睡，所以你要考慮第一時間的選擇。

第二，打電話要注意一個空間。什麼意思呢?一般來講，私人電話就是在家裡打的，辦公室電話是在辦公室打的，別佔小便宜，我不怕你笑話，我相信你也知道，我們有極個別的人，特愛佔小便宜，經常有人告訴我，老金，有國際長途要打嗎?我說有啊，到我們公司來吧，我們公司可以打。不合適，便宜沒有這麼佔的，一個文明的人要講遊戲規則，不要佔有國家資產，也不要侵吞國家或者你的公司的資財，打電話私人電話就是用你手機，用你們家電話，別佔公司的便宜，別佔政府機關的便宜。還有一點你要注意，打電話如果你要在公眾空間的話實際上是一種噪音騷擾，任何一個有教養的人是不能在公眾場所打電話的。什麼影劇院，會議中心啊，餐廳啊，商場啊，經常有些不自覺的人，拿起電話就吧唧吧唧，曾經有一個老外在5年以前曾經問過我，說你們那個電話是不是人多的地方才能撥通，經常有人這麼幹，打著電話旁若無人，橫衝直撞，影響別人。是吧，我看電影、看電視、聽音樂會呢，多難得的一個欣賞機會，你這兒哇哇手機吭哧吭哧亂響，非常不好，要注意空間選擇。

第三，要注意通話的長度。電話打多長好呢?當然實際生活中你這個電話你有多少事你說多長時間，說清楚為止，把事搞定了，但是要注意，從互相尊重這個角度我已經不厭其煩地講了，禮的意思就是尊重，這是綱這是基本點，從互相尊重的角度，通話時間是宜短不宜長，電話禮儀有一個規則，叫做電話三分鐘原則。什麼意思呢?就是你跟外人通話的話每次的時候應該有效地控制在三分鐘之內。我的意思倒不是說讓你掐著表，或者放一個鬧鐘，每次通話之前撥好鬧鐘，到三分鐘吭哧就斷電，不是那個意思。是要你長話短說，廢話不說，沒話別說。我們有同志打電話很寂寞，拿起話筒就跟你捉迷藏，喂，你猜我是誰啊?你聽不出來啊，你慢慢再猜吧，不對，你再猜，不對，我是誰你都不知道啊，好不容易猜對了，又問人家，你猜我在幹什麼?不對，不對不對，我在吃東西，你猜我吃什麼呢，不對，你沒認真猜，不對，我告訴你吧，我什麼都沒吃，他有病埃有自戀癖傾向，任何一個有教養的人他是一個辦事有效率的人，他是一個尊重時間的人，時間就是金錢，時間就是效益，時間就是生命，我們生命是由時間組成的，你浪費別人的時間就是浪費人家的生命，所以打電話一定要短。如果是公司企業裡內訓的話，我經常給員工一個忠告就是要養成重要電話列提綱的習慣。

第四，公司總機或者部門電話一般報單位名稱，你好，聯想集團，你好，上海東方電視臺，報單位，因為你是總機，那麼專用電話，比如我傢俬人電話或者我是個經理董事長的電話，專用電話一般是什麼?報姓名，因為這個電話就是我的。我的習慣是拿起話筒，你好，金正昆，我先報姓名，讓對方驗證是不是打錯了，國際交往一般要報三要素，單位、部門、姓名。因為人家可能不知道你是什麼頭銜，不知道你是誰，所以你要全報，我經常遇到這樣的事，他跟你說了半天，你不知道他是誰，這個你還不好意思問他，因為他你聽的語氣他跟你很熟，金教授，上次吃飯在一塊吃飯，坐一塊兒，好長時間不見打電話問候一下。你也不知道在哪兒吃飯，你也不知道他是誰，所以你要足夠聰明的話你先報一下，你好金教授，我是海達公司的王軍，王副總經理，上次我們在一塊兒吃過飯記著交換過名片，金教授，最近想請你講一個課，說清楚。否則你跟我寒暄半天你幹嘛，在那兒打拳呢?我不知道你幹什麼，養成習慣。這個自我介紹是不能缺少的。那麼打電話從禮儀上來講，你打給別人時還有兩個點比較重要，第一，怎樣暗示對方終止通話，就是你不想打了，你打給別人的嘛，主要是你說，你現在不想打了，你怎麼去暗示呢?標準化做法就是重複要點，王總，那我們這次就說好了，下個星期我付款，按照你提供的號碼，我把我貨款的首期打給你，按照我們剛才約定付10%，王總如果我要沒有記錯的話，你的賬號會在下星期一早上傳真給我，傳真給我之後兩個小時確認無誤我就會撥款了，重複要點。也可能對方記錯了，也可能對方忘了，你重複一下，說明我這個人是訓練有素的人，是不說廢話的人，這個人是不是訓練有素他說話利索不利索是很重要的，利索不是說話少，而是說說到要點去，他言簡意賅，這是第一個點，第二個點我們打電話的時候需要你注意的是什麼就是誰結束通話電話，再問一下電視機前的觀眾和我們現場的觀眾，你認為打電話時誰先掛比較好。

接電話的禮儀有下面幾條需要注意，第一，我們強調鈴響不過三聲，打電話的最重要的原則叫做通話三分鐘原則，那麼接電話的基本原則我們叫做鈴響不過三聲的原則，什麼意思?就是要及時接聽電話你別不接，尤其是你約好了時間，今天晚上八點讓人家給你打電話，你約好的讓人家給你打，人家打來的話你不接那是嚴重的失禮。這個要注意的，當然我們有時候碰上兩個極端，第一個極端就是有同志寧死不屈在那兒看著不接，還有同志是什麼呢?電話鈴一響就接了，過猶不及。你想想，因為電話現在高新技術含量非常高，瞬時接通，我們一般的經驗，鈴聲總要響兩聲人才接，你這兒電話鈴聲一響就接了，我這兒還沒做好準備呢，我經常碰到這種事，要不那邊不吭氣，要不這兒你這兒剛一撥那邊就說話，嚇你一跳，其實訓練有素的白領他都有這樣一個經驗，桌上電話響了之後，手先上去，等它響兩聲三聲的時候再接。這樣不慌不忙，很多國外的大的公司有規定，就是鈴聲要響到六聲以上的話你才接的話，第一句話要說抱歉讓您久等了，因為人家要求你辦事，很可能這個電話撥不通我到別的公司去了，我不找你了，所以找你是看得起你，要及時地表示一下歉意，第二從禮儀上來講，不要隨便叫人家接聽電話，如果你在現場的話電話找你的話，尤其打的是你的電話不要找外人去代接，尤其不要讓孩子，祕書去代聽已經有約在先的電話，比如約好的給你打電話不要讓人家去聽，這樣也是對通話物件的一種尊重。下面我想問大家一個問題，我想問大家一個什麼問題呢?是這樣一個問題，就是如果我打電話給你，你不在，比如你是王處長，我是李處長，我是跟你一個合作單位的一個處長，我們倆是平等關係，我李處長找王處長，王處長不在，現在各位，電視機前的或者現場的觀眾，你們就冒充一下這個被找的王處長的祕書，我找王處長，王處長不在，王處長祕書代接電話，如何文明而禮貌地應對我?

我們經常有身邊的領導、或者同事、家人不在，你替他接了電話了。不在的話你要會說，訓練有素的接電話的人要這樣講，首先告訴對方，他找的人不在，然後才能問您是誰，您找他有什麼事，千萬別倒過來了。我經常碰到這種事，你找王處長，王處長不在，李祕書接電話，你問他，你說請問這是國際交流處嗎?對，先生你好，我們是國際交流處，先生你找哪位，我找你們王國華王處長，先生你好你找王處長什麼事，我跟王處長同行啊，說好了今天給他打電話的。先生你到底什麼事，我現在路過你們北京，想來看看王處長，先生你好，我們歡迎你，先生你什麼時候來?我大概半個小時以後就可能到你們那兒，先生不好意思，我告訴你，王處長不在。他耍我，他吊我胃口，他使我懷疑王處長在邊上埋伏著。他聰明的人他要講，先生不好意思，王處長不在，然後問您是誰您有什麼事，這個就比較好，否則我會懷疑，我想的就是王處長一看這個號碼似曾相識，就叫李祕書，上，問這個小子是誰，處長，是那個什麼上海的李處長，問什麼事，想來看你，問什麼時候來，馬上就到，告訴他，我不在，這個推論是成立的，所以這個問題我們接電話的人是需要注意的，你別亂說，你要安排合理而有序的表達。

接下來我們要講，接電話的合理而有序的表達非常重要的一個內容，自我介紹。接電話時自我介紹我經常遇到這樣的事，電話你撥錯了，就是我打電話的時候我確實是打錯了，那邊人不說，他問你什麼事，你跟他說了一遍，他最後告訴你，打錯了，你氣死了。是吧，這個很可能我撥錯了號碼，你跟我說一聲啊，不說先讓你說完了，告訴你打錯了，浪費你時間，偷聽你機密，破壞你情緒，所以一個訓練有素的人跟打電話的人一樣，三句話不能少，你好，自報家門，然後說再見。自報家門跟我剛才講打電話一樣，要麼報電話號碼，要麼報機關名字，要麼報姓名，或者合報，單位、部門姓名一起報，別跟人家說你猜我是誰啊，你煩嗎?

我們下面遇到一個問題，遇到撥錯的電話怎麼辦?遇到中斷的電話怎麼辦，經常有這樣的事，尤其手機，說著說著斷了，可能是沒電了，可能是掉線了，可能就是到了死角了，遇到這種事這樣怎麼辦呢?接電話的一方有責任告訴對方，比如你跟他說不好意思，金教授，現在我站這個位置可能網路沒有覆蓋，噪音很多，金教授你看這樣好不好，我先把電話掛了，然後你指定一個時間我打給你，說一下。萬一就沒有一點先兆啪就斷了，那你馬上要把電話打回去，打回去的時候第一句話就要講，金教授不好意思，這個電話掉線了，或者你跟他講，不好意思，金教授，我電池用完了，你說一聲。地位低的人要把電話首先打回去，這是對人家一種尊重，像我剛才說的那種情況，萬一通話效果不好，你可以跟他約個時間，但是你約的時候別胡說，金教授你打給我吧，你是晚輩，我憑什麼打給你啊，我把電話打給你我還花錢呢?是吧，所以你可以約個時間，我要願意打是我打，我要不願意打你打，你求我，求人要像求人的樣子。

那麼接下來一個問題就是純粹是撥錯怎麼辦?我在德國一家公司去考察過，他那個公司有明確的規定，就是說如果外人打電話給我公司，電話撥錯了，第一句話要說明，先生你好，電話您撥錯了，第二句話要把我們單位電話重複一下，讓對方驗證不是騙他，第三句話要問，您需要幫助嗎?比如他找中央電視臺他找八頻道，現在撥到十頻道來了，我會告訴他，先生你好，我們確實是中央電視臺，但是您可能不太清楚我們各個頻道的位置不一樣，工作電話也不太一樣，先生您要需要幫助的話我現在可以替你查一查八頻道的電話，您需要嗎，那人家一看，這個人多有教養。我也見過有的同志不太有教養，他告訴你，瞎眼了你，瞪著眼睛看好，下次看清楚再撥，否則我打爆你。這個沒有教養。那麼我們在接電話的時候有的時候會出現這樣一種情況。我想請問，你現在在上班，你正在接一個電話，這個電話很重要，另外一個電話你看了一下來電顯示號碼，也挺重要的，現在有外人在場，我想請問你接還是不接?

最後我想跟同志們講一講行動電話的使用，那麼現代生活中我們剛才講了，行動電話已經是非常非常之普及，我記得我2019年以前在北京臺講過禮儀，講電話禮儀我在那兒喋喋不休講尋呼機使用現在我要講尋呼機可能就沒什麼聽眾了，所以我就不講了，我要講手機了。那個時候有手機的沒幾個，你講手機禮儀大家沒興趣，大家講的是呼機，當時最流行的語言是呼我，現在你也講呼我，好像人家該說你什麼什麼了，不玩那個了，那麼講行動電話的禮儀我看這樣幾點要注意。第一就是要安全的使用，現代社會和平發展是主題，中國人民我們都是自己人，但是我們不能否認不安全的因素是存在的，所以一個有教養的人有經驗的人他是不用行動電話去傳送重要資訊的。尤其在國際交往中，有些非法組織非法個人使用竊密的工具，搞不好你電話中的那些資訊資料就被人家竊取了，所以從商業祕密這個角度來講，行動電話是不適合傳遞重要商業資訊的。這個概念我們是要有的，大家知道，那個使用技術手段的話，這個行動電話不僅僅你打電話的人在什麼位置我知道，而且你講的內容也是可以知道的。當然我這兒講的是非法手段，你到國際交往中去防人之心不可無，這樣的事你注意，你別在這兒跟總公司彙報談判底線，底價是多少，合同上哪些細節要注意，你在那兒一說，人家全知道，所以這個行動電話是不適合做這樣的傳送工具的。此外你還要注意要遵守關於安全的若干規定，比如開車的時候不打手機，空中飛行時手機要關機，加油站、病房之內手機不使用，這個問題其實也是個安全使用問題。這是第一點。與此同時我們還要講的關於安全使用的時候，一般情況下，不要借用別人的手機，這個也是個基本禮貌，自己人，家人朋友兄弟姐妹那還無所謂，外人尤其是陌生人的話，借用手機本身就是沒有教養的標誌，這個應該是不借用的，除非是緊急事端，救命的，那另外一回事，第一是安全使用。

第二，文明使用。那我這裡講文明的使用就是你要有那種尊重人，愛護人，關心人體諒人的感覺。比如公眾場合要養成手機改成振動或者靜音甚至關機的習慣。不要在大庭廣眾之前手機頻頻地響起，更不要在人多之處接聽電話，我說個不該說的話，像我們的會議上，我們的公司裡面，我們的企業裡面甚至我們的學校裡面手機響聲隨時響起的狀態國際社會是比較少見的，這個恐怕是一種文明程度的問題。要維護我們中華民族的形象要從我做起，所以我這兒講的是一個文明的使用，另外，現在手機有一些特殊的附帶功能，比如發簡訊，比如可以拍照，你要注意，拍照別人要徵得對方同意，要有隱私權，發手機簡訊儘量是那種有效的資訊，有益的資訊，別動不動給人家發一黃色段子，開一國際玩笑。我有一個朋友那天就跟我說，說他氣死了，我那個朋友是個五十多歲的男同志，也是有職、有權、有地位、有面子的一個人，人比較拘謹，不太愛開玩笑，那天就跟老婆翻臉了，為什麼呢?手機在桌子上放，老婆好心一看振動就幫他去看，來了個簡訊，我那個朋友叫李j，那簡訊是，軍哥，好想你，想你想你好想你，軍哥，一定要想我呀，落款，紅紅。你說這個紅紅，大家想肯定是個女人，這個老婆跟他翻臉，這個老兄後來忍無可忍就領著他老婆去找這個紅紅，這個紅紅是個男人，叫馬大紅，比我們這個軍哥還要大兩歲，那天喝高了，騷擾軍哥，但你有沒有想這個玩笑開得過頭了，所以它要有個文明使用的問題。

那麼第三我們講到手機的使用還有一個規範使用，反覆地強調禮儀就是行為規範。那麼我講的規範的使用包括以下三個細節，第一個細節，通話的整個過程，不管你是打電話還是接電話，它其實跟座機的使用一樣的，禮貌用語要有，電話該誰掛就是誰掛，該說道別就要說道別，比如舉個簡單例子，現在我是地位高的人，你是我學生，那我現在要掛電話之前我要跟你說一聲再見，說再見的意思是什麼?就是告訴你我要掛電話了。你有沒有遇到這樣的人，電話撥通了不跟你反應，他嫌累，把電話在這個脖子上夾著，等你說話，你半天不說，他來一句，說話，嚇你一個半死。還有同志掛電話也不跟你說，問你有事嗎，你說沒事，啪就給你掛了，尤其那個翻蓋、摺疊的，啪一下，人家正在那兒洗耳恭聽，你打人家一下，這是非常不禮貌的。這是第一個點，你要按照一般座機的使用的遊戲規則去遵守。

第二個點你要注意，就是我剛才強調過一次的手機不宜相互借用，它的卡，它的記憶體，它的簡訊，它的電話號碼從某種意義上都是個人隱私你把人家手機拿了，萬一這個卡被複制了，將來話費高了，人家找你你說你認還是不認，你說你沒偷，他別人說你偷了，你說不清埃所以這個不借。

最後手機還有一個適當攜帶的位置。我們女孩子一般習慣把手機掛在脖子上，街上這樣的女孩子不乏其人，很多男同志圖省事，手機掛在腰上去，還有些老兄，覺得掛腰上不好看，放到口袋裡去，其實手機別丟是重要的，手機攜帶是重要的，但是從規範這個角度，好看方便建議你手機還是放在公文包裡去，不容易丟失，它就要養成習慣也就是了，有的時候拿小包放小包裡去，別放在褲腰帶上，金教授曾經講過一個笑話，一個人的社會地位和腰上所掛的物品的件數一般成反比。有同志往這兒一站，給你開雜貨鋪，手機兩個，呼機一把，打火機一枚，瑞士軍刀一柄。練攤，這個不太好看。而且你腰上掛一堆，西裝搖搖欲墜，上衣鼓鼓囊囊，不好看。小姑娘你上街逛的時候手機掛脖子上倒挺好，但是還有問題安全嗎?離心臟挺近的，方便嗎，電磁波對你生命不構成影響嗎，你想沒想。再退回來說，它也不是誰都可以掛脖子上去的，金教授我要把手機掛脖子上是不是多了點，我們這兒有大媽，大媽你要把手機掛脖子上，你成何體統?人家孩子該笑你為老不尊，冒充少女，它實際上是有一個身份的問題。所以你到什麼山上唱什麼歌，手機的使用它也必須規範。要安全地使用，要文明地使用，要規範地使用。這是我們講手機使用時的幾個基本禮貌。

總而言之，文明而禮貌地使用電話，包括座機和手機，會使你有效地溝通，會使你恰到好處地向別人表示尊重，會使你獲得有益的資訊，倒過來說，如果你使用手機不禮貌不文明，將損害你的電話形象，你的座機也好，手機也好，你不文明的使用會使你電話形象嚴重地受損。