怎樣讓電子郵件更優秀

大家都在尋找一條受累最少報酬最高的職場捷徑,然而,職場之路總是不夠平坦,也許,給自己製造點麻煩會使腳步更堅實。下面是本站小編為你整理的怎樣讓電子郵件更優秀，希望你喜歡。

【幾個重要的假設前提】

很少有人願意閱讀長郵件——除非你告訴他不讀會怎麼樣，賦予他責任

很少有人願意無理由主動做什麼事情——特別可做可不做時，除非價值觀特別好，喜歡多管閒事

很少有人會仔細閱讀你的郵件——千萬不要發一封面向很多人的郵件，然後指望大家都在裡面仔細閱讀找出你期待他做什麼事情。

【不好的郵件特徵】

寫成散文，長而枯燥，又期待人去閱讀——這是不現實的

重點不突出，反而依賴收件人去提取關鍵資訊：時間、行動、目標

群發，導致郵件無針對性——《影響力》一書的觀點，如此會導致責任感被稀釋和分散，傳送的人越多，真正有價值的迴應會越少

與此對應，好的電子郵件應該讓收件人一眼就掃到重點：是什麼，作為收件人，我需要在什麼時間做什麼。

【郵件的型別】

辦公室郵件的作用，大概有以下幾種(私人郵件不在其列)：

通知事情發生——如專案釋出通知與預釋出通知，決定我們已經做了，寫郵件只是通知你們，你們是否迴應一點都不重要，但是隻要沒說沒收到就好。

徵詢意見——決定未正式做，或者只是有個想法，希望大家給出意見和建議，你們的迴應與否，尤其是迴應的質量對於事情的推動進度非常重要。

純粹分享——FYI型郵件(For your information),我覺得有趣或者有用的東西，發給各位參考，通常我會期待一個“謝謝”，但是沒有也沒關係。即使這種郵件不重要，也確保不要讓大家讀完才發現原來是FYI型別郵件，而是在一開始就說明白：分享某某某。

要求確認和拍板——一重要!一定要得到收件人，尤其是裡面的關鍵人物的明確意見，否則事情無法開展，可能會造成延時和其他後果。

邀約——一般是會議和討論的邀約，會被收件人登記到備忘錄裡，建議此類郵件在標註清楚時間、地點、主題、內容的同時，使用outlook的會議邀請系統傳送。

【說明】： 一般在工作裡，“徵詢意見”和“要求確認拍板”的郵件會佔多數。這兩種郵件都需要針對性的技巧。在工作中，我發現有些同學容易把“要求確認和拍板”的郵件 誤傳送成為“徵詢意見”的郵件。明明期限都到了，事情無法落實，一看原來是確認郵件無人響應，收件人不理解事情的重要程度，看似紛紛程觀望狀態，傳送人又 不給力去進行催促。所以到了點，發現決策無法達成。

如果你要傳送的郵件屬於“要求確認和拍板”型別的，請先檢查事情是否已經經過了幾輪的公開討論，確實已經到了確認階段，其次，請在郵件裡標明下一步的行 動，若你們不確認，事情將會如何如何做等等。給出你希望得到最終答覆的時間點。如有必要，請將你期望得到答覆的人名附上，並強化指出。

【傳送之前，你需要做什麼】

知道你的目標——知道你的郵件型別是什麼，在什麼時間、方式、達到什麼樣的目標，你必須得知道這封郵件你是期望得到如何的結果，如果不得到，會對你的工作造成什麼影響

篩選收件人—— 在收件人的名單裡，有哪些人是你需要得到明確態度的(發郵件後立即跟蹤他!)，有哪些人是你希望得到建議的(發郵件後立即徵詢他!)，有哪些人是無關緊要 的參考者，有哪些人反而不發表意見比較好(否則你的群回郵件得到了來自無關緊要的人的反對意見，反而會讓你束手無措，因為一旦有反對意見提出，你必須給予 響應，因此事情無法推動!)

【原則】：精簡名單，只發給關鍵人物，即那些會左右事情程序或能夠給出有價值的建議的人。 當然，在專案前期討論階段，你可以發給更多的人，前提是：你必須有足夠的意見管理能力，不至於被各種意見左右。

寫清楚——沒有人願意讀長郵件,除非是讓人愛看不看的FYI型郵件。 清楚不是指字型要放大，而是以下幾點資訊的快速傳遞：

A. 這是什麼事情?(What)

B. 計劃在什麼時間做?以及原因。(Why and plan)

C. 作為接收方，我要做什麼?(Action)

D. 我要在什麼時間做?(Deadline)

E. 我如何不做會如何?我如果做了會有什麼價值?

【更多技巧】

避免在週一和週五傳送重要郵件：否則你的郵件會被淹沒在垃圾郵件裡，有可能被忽視。

郵件和口頭、電話是好朋友：即使傳送了郵件，也別忘記了口頭或者電話方式告知重要人物，這會提升他對於郵件的響應速度。郵件其實作為正式文字和備忘資訊.