電子郵件禮儀

電子郵件，又稱電子函件或電子信函，它是利用電子計算機所組成的網際網路絡，不僅安全保密、節省時間，又不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。

（一）使用電子郵件的優點及缺點

１ ．優點

（１）不用信紙和筆，用電腦就可以了。

（２）免費使用，免貼郵票，免投郵筒，直接成本只是使用電腦的電費和網費。

（３）安全性高，不用擔心信件遺失。

（４）沒有收信人人數的限制。

（５）速度快，一般情況下是即發即收。

２ ．缺點

（１）須有電腦，有使用場合的限制，最基本的條件是有一部電腦並且能上

網，收信人也要具備收信的能力。

（２）只能傳遞資訊，無法傳遞有形的物體，無法取代傳統的包裹或貨物郵

遞。

（二）電子郵件的格式與內容

（１）純文字格式：任何版本皆可收發，檔案小，但無法加入圖片、聲音等。

（２） Html 格式：可加入圖片、聲音等多媒體，還可變換字型、大小、位置、插入圖片，甚至超連結，要求IE 的版本在３ ．０ 版以上，且檔案較大。

（３）你可以把檔案附加在E 唱mail 中。最好不要使用很大的附件，除非你知道收信人確實需要。

（三）收發電子郵件

收發電子郵件是人們利用網路辦公最常見的手段，也是最重要的方式。在收發電子郵件的不同階段，大家務必要遵循一定規則。

１ ．撰寫與傳送

電子郵件的撰寫與傳送皆有一定規定和要求：

（１）為節約費用，在撰寫電子郵件時，尤其是在撰寫多個郵件時，應在離線狀態下撰寫，並將其保存於發件箱中。然後在準備傳送時再連線網路，一次性發送。

（２）利用網路辦公時所撰寫的必須是公務郵件，不可損公肥私，將單位郵箱用做私人聯絡途徑之用，不得將本單位郵箱地址告訴親朋好友。

（３）在地址板上撰寫時，應準確無誤地鍵入對方郵箱地址，並應簡短地寫上郵件主題，以使對方對所收到的資訊先有所瞭解。

（４）在訊息板上撰寫時，應遵照普通訊件或公文所用的格式和規則。郵件篇幅不可過長，以便收件人閱讀。

（５）郵件用語要禮貌規範，以示對對方的尊重。撰寫英文郵件時不可全部採用大寫字母，否則就像是發件人對收件人盛氣凌人的高聲叫喊。

（６）不可隨便傳送無聊、無用的垃圾郵件，無端增加網路的擁擠程度。

（７）要保守國家機密，不可傳送涉及機密內容的郵件，不得將本單位郵箱的密碼轉告他人。

２ ．接收與回覆

接收與回覆電子郵件時，通常應注意以下幾點：

（１）應當定期開啟收件箱，最好是每天都檢視一下有無新郵件，以免遺漏或耽誤重要郵件的閱讀和回覆。

（２）應當及時回覆公務郵件。凡公務郵件，一般應在收件當天予以回覆，以確保資訊的及時交流和工作的順利開展。若涉及較難處理的問題，則可先電告發件人已經收到郵件，再擇時另發郵件予以具體回覆。

（３）若由於因公出差或其他原因而未能及時開啟收件箱查閱和回覆時，應迅速補辦具體事宜，儘快回覆，並向對方致歉。

（４）不要未經他人同意向對方傳送廣告郵件。

（５）傳送較大郵件需要先對其進行必要的壓縮，以免佔用他人信箱過多的空間。

（６）尊重隱私權，不要擅自轉發別人的私人郵件。