怎樣讓電子郵件更優秀
大家都在尋找一條受累最少報酬最高的職場捷徑,然而,職場之路總是不夠平坦,也許,給自己製造點麻煩會使腳步更堅實。下面是本站小編為你整理的怎樣讓電子郵件更優秀,希望你喜歡。
怎樣讓電子郵件更優秀【幾個重要的假設前提】
很少有人願意閱讀長郵件——除非你告訴他不讀會怎麼樣,賦予他責任
很少有人願意無理由主動做什麼事情——特別可做可不做時,除非價值觀特別好,喜歡多管閒事
很少有人會仔細閱讀你的郵件——千萬不要發一封面向很多人的郵件,然後指望大家都在裡面仔細閱讀找出你期待他做什麼事情。
【不好的郵件特徵】
寫成散文,長而枯燥,又期待人去閱讀——這是不現實的
重點不突出,反而依賴收件人去提取關鍵資訊:時間、行動、目標
群發,導致郵件無針對性——《影響力》一書的觀點,如此會導致責任感被稀釋和分散,傳送的人越多,真正有價值的迴應會越少
與此對應,好的電子郵件應該讓收件人一眼就掃到重點:是什麼,作為收件人,我需要在什麼時間做什麼。
【郵件的型別】
辦公室郵件的作用,大概有以下幾種(私人郵件不在其列):
通知事情發生——如專案釋出通知與預釋出通知,決定我們已經做了,寫郵件只是通知你們,你們是否迴應一點都不重要,但是隻要沒說沒收到就好。
徵詢意見——決定未正式做,或者只是有個想法,希望大家給出意見和建議,你們的迴應與否,尤其是迴應的質量對於事情的推動進度非常重要。
純粹分享——FYI型郵件(For your information),我覺得有趣或者有用的東西,發給各位參考,通常我會期待一個“謝謝”,但是沒有也沒關係。即使這種郵件不重要,也確保不要讓大家讀完才發現原來是FYI型別郵件,而是在一開始就說明白:分享某某某。
要求確認和拍板——一重要!一定要得到收件人,尤其是裡面的關鍵人物的明確意見,否則事情無法開展,可能會造成延時和其他後果。
邀約——一般是會議和討論的邀約,會被收件人登記到備忘錄裡,建議此類郵件在標註清楚時間、地點、主題、內容的同時,使用outlook的會議邀請系統傳送。
【說明】: 一般在工作裡,“徵詢意見”和“要求確認拍板”的郵件會佔多數。這兩種郵件都需要針對性的技巧。在工作中,我發現有些同學容易把“要求確認和拍板”的郵件 誤傳送成為“徵詢意見”的郵件。明明期限都到了,事情無法落實,一看原來是確認郵件無人響應,收件人不理解事情的重要程度,看似紛紛程觀望狀態,傳送人又 不給力去進行催促。所以到了點,發現決策無法達成。
如果你要傳送的郵件屬於“要求確認和拍板”型別的,請先檢查事情是否已經經過了幾輪的公開討論,確實已經到了確認階段,其次,請在郵件裡標明下一步的行 動,若你們不確認,事情將會如何如何做等等。給出你希望得到最終答覆的時間點。如有必要,請將你期望得到答覆的人名附上,並強化指出。
【傳送之前,你需要做什麼】
知道你的目標——知道你的郵件型別是什麼,在什麼時間、方式、達到什麼樣的目標,你必須得知道這封郵件你是期望得到如何的結果,如果不得到,會對你的工作造成什麼影響
篩選收件人—— 在收件人的名單裡,有哪些人是你需要得到明確態度的(發郵件後立即跟蹤他!),有哪些人是你希望得到建議的(發郵件後立即徵詢他!),有哪些人是無關緊要 的參考者,有哪些人反而不發表意見比較好(否則你的群回郵件得到了來自無關緊要的人的反對意見,反而會讓你束手無措,因為一旦有反對意見提出,你必須給予 響應,因此事情無法推動!)
【原則】:精簡名單,只發給關鍵人物,即那些會左右事情程序或能夠給出有價值的建議的人。 當然,在專案前期討論階段,你可以發給更多的人,前提是:你必須有足夠的意見管理能力,不至於被各種意見左右。
寫清楚——沒有人願意讀長郵件,除非是讓人愛看不看的FYI型郵件。 清楚不是指字型要放大,而是以下幾點資訊的快速傳遞:
A. 這是什麼事情?(What)
B. 計劃在什麼時間做?以及原因。(Why and plan)
C. 作為接收方,我要做什麼?(Action)
D. 我要在什麼時間做?(Deadline)
E. 我如何不做會如何?我如果做了會有什麼價值?
【更多技巧】
避免在週一和週五傳送重要郵件:否則你的郵件會被淹沒在垃圾郵件裡,有可能被忽視。
郵件和口頭、電話是好朋友:即使傳送了郵件,也別忘記了口頭或者電話方式告知重要人物,這會提升他對於郵件的響應速度。郵件其實作為正式文字和備忘資訊.
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