如何讓頭腦風暴更有效

如何有效工作

這本diy手冊始於一場“困境”：商業越來越複雜，個人的智慧和力量難以取得足夠良好的成績，但我們所能找到的最實用的替代方式——開會——總是不能如預期般產生效果。大家浪費了大量的時間、進行了儘可能多的交流、甚至不惜對一個結論進行不計情面的爭執（是不是很熟悉這樣的情景？），但結果是，討論並沒有帶來足夠的效果。為什麼？怎麼辦？

讓我們從頭腦風暴的根源開始。此概念由美國研究人類創造力的學者a.f.奧斯本於1939年首次提出、1953年正式發表。在奧斯本的設想中，大家通過小型會議，在暢所欲言的氣氛中，提出自己的各種想法並充分討論，以此激發與會者的創意及靈感，使各種設想在相互碰撞中激起腦海的創造性“風暴”。換言之，頭腦風暴是在一個固定的場所，依靠多人直接交流來製造思維世界中的“蝴蝶效應”。

從其適用性而言，頭腦風暴法一般只用來產生多種方案，決策則在下一步才進行。它適合於解決那些主題明確的問題，比如研究廣告口號、銷售方法，或用於需要大量的構思、創意的行業，比如廣告和設計業。但現在，頭腦風暴儼然成了時下最流行的公司會議形式，一切宣稱創新的公司都在不遺餘力地尋找機會嘗試這種會議革命，它已經成為我們日常工作的重要組成部分。

這種滲透個人主義情調的革命固然時髦，卻不一定行之有效。試想，在一個密閉空間內進行長時間爭執，無論對智力還是體力都是一次重大的消耗，甚至，如若掌控不當，頭腦風暴很可能被令人尷尬的沉默或不公平的話語權分配所架空。因此，我們有理由認為，如何進行有效的頭腦風暴是有效工作的關鍵所在。這是個具有無限延展性的商業話題，團隊與個體，上司與屬下，目的與方法，預期與效果，概念與表達，爭執與認同——我們工作的方方面面，都會在一場頭腦風暴中，表現得淋漓盡致。

　「小心陷阱重重」

事實上，這種“風”“暴”不見蹤影的brainstorm中，隱藏著種種誤區與陷阱。

常常會有這樣的情況，管理者在會前說：“讓我們開始頭腦風暴吧。”接著自己花上一個小時誇誇其談，本來酬躇滿志的聽眾或呆若木雞或昏昏欲睡，待他回過神來，會議也將近尾聲——和任何問題一樣，流於形式是頭腦風暴的最大禁忌。

然而，進行頭腦風暴並不是某一個人與生俱來的能力。在惠普、sap的設計部門、ideo等頭腦風暴開展得比較有效的公司，它都被看作一項需要幾個月甚至幾年的時間才能學會的技能。如果讓一群沒有頭腦風暴經驗的人貿然參與進來，往往會事倍功半。

同時，由於頭腦風暴自身耗神耗時的特性，提高效率是必然之舉。所謂提高效率，是保證每一個參與者都充分享受討論的過程，並有所收穫。

因此，在會議前，會議召集人要對所議問題進行一定的研究，弄清問題的實質，訂立清晰的會議目標，明確如何達成該目標。併為與會者提供一個明確的議程，用簡明扼要的話標明討論主題，將可供參考的資料和設想一併提前通知與會人員，讓大家做好充分的準備。

不要忘記，在會前制訂好頭腦風暴的遊戲規則。 比如說，明確“頭腦風暴”即暢所欲言，不必顧慮自己的想法是否天馬行空，不允許與會者在會上對他人的設想評頭論足——對各種想法的評測留到會下的環節來進行。總而言之，大家儘可能集思廣益提出創意，以大量的設想來保證質量較高的設想的存在。

但是，這種天馬行空的討論既需要圍繞會議的主題，也不能偏離主題的背景或公司的方向。比如，“我們只對每年5000萬美元以上收入的業務有興趣”或“我們希望每年能產生15%的投資回報”，如果有這類界限，一定要在事先公開明確，以防止會議進行到一半之際才發現此前的創意都淪為空談——切記，每個新點子的首要判斷標準應該是它是否符合主題，而並不僅僅是有趣。

另一個誤區是，管理者可能為了刻意營造頭腦風暴的效果而採取弄巧成拙的措施。

來看一個反面案例。在一個原本很有創造力和合作意識的團隊中，管理者為了提高大家在頭腦風暴中的活躍度，制定了一個獎勵機制：為會議中提出最好意見的人頒發獎金。但從此之後，該團隊的活力和新點子反而銳減。原因何在？管理者製造了一個錯誤的頭腦風暴氛圍。

其實，頭腦風暴的作用應該是讓每個參與者都能對一個共同目標有所貢獻，彼此之間相互尊重，密切合作，而並非一個分出勝負的競賽。

在這種前提下，頭腦風暴不僅是新點子的誕生地，更是傾聽和學習的機會。擁有不同專業和經歷的參與者在傾聽與爭論的過程中，不但可以瞭解新的概念，而且能夠體察別人的知識和思維方式。當聽者在爭論中迷失之際，有人指出其中的關鍵點，將分歧轉換為認同，這個過程豈不令人受益匪淺？

「嚴密的流程控制」

從一個不太“善意”的角度來看，頭腦風暴所引發的會議革命可謂大眾民主意識對傳統公司政治氣氛的消解：重個人言論，輕領導權威；崇尚偶然聯想，杜絕精密策劃。但事實上，頭腦風暴可能需要一位更為強有力的舵手。

能率領大家進行頭腦風暴的人，需要有相當的能力和經驗。為了保證頭腦風暴的有效進行，選擇一個適當的會議召集人是一個關鍵環節。這個人應該清晰地理解會議的目標，掌握頭腦風暴的原則，製造正確的氣氛，善於引導大家思考和發表觀點，控制整個會議的程序。不可否認，由於強調自由的言論，頭腦風暴的會議室如同一艘方向盤過於靈敏的船隻的駕駛艙，稍有不慎就會偏離正確航向，需要敏銳的舵手隨時給與方向上的修正。

那麼，在這位新型會議領導者的任務清單上，首要的工作應該是什麼呢——確定召集哪些人來參加這種對決策有重大指導意義的討論。

一般來說，重要的創新都產生於不同學科的碰撞過程中。因此，頭腦風暴應該鼓勵公司各個部門的人蔘加，比如說技術、市場、金融、法律方面的人士，有必要的時候還可以請外界的專家或消費者參與其中。

其次，安排恰當的熱身活動以確保頭腦風暴卓有成效。

ideo曾經測試過哪一種熱身方法將會使得人們在頭腦風暴會議中產生更好的績效。在討論玩具業是否運用一項新技術的會議之前，他們把參與討論的成員分為三組。一個小組進行一些背景資料的閱讀和聽有關專家的演講；第二組在玩具店中觀察這種技術在這種場合下不同的反應；第三小組不進行熱身，直接展開討論……

你猜結果如何？無論從創意的數量還是質量上來說，那個參觀玩具店的小組在頭腦風暴會議上明顯表現得更為出色。也就是說，召集人要提醒與會者在頭腦風暴之前做足功課，瞭解市場的現實狀況和客戶需求，靈感才能“有的放矢”。

頭腦風暴正式開始之後，大家各抒己見，與會者很可能會在眾說紛紜的混亂氣氛中暈頭轉向。這個時候，會議主持者要對問題進行梳理，引導每個人表述清楚自己的觀點，促進大家的相互理解。

畢竟，如果只是想法的簡單收集，那還不如做個內部論壇讓大家直接提交建議即可。頭腦風暴的本質並非各自為政地滿足表達欲，而是相互啟發。正如加利福利亞大學專門研究創新型組織的安德魯。哈根頓（andrew hargadon）在《突破如何發生》一書中提到的那樣：當人們找到在已有想法上填磚加瓦的方式之後，創新才會發生。

頭腦風暴的力量就在於為持不同觀點的人提供了一個相互交流的平臺，取長補短，把靈光一閃的主意逐步完善成一個可行的方案。所以，要鼓勵大家在別人的主意上加以發揮。

儘管會議的過程可能熱火朝天，但會議一結束，大部分參會者會忘記90%的內容，會議記錄是必不可少的。而且，不僅如此，會議主持人應主動了解與會者在會後產生的新想法，以此補充會議記錄。然後，將大家的想法整理成若干方案，找出富有創意或啟發性的見解，經過多次反覆比較和優中擇優，最後確定1到3個最佳方案。

最後，迅速利用這些結果，把其轉化為具體行動和產品。試想一下，如果頭腦風暴中的創意遲遲不付諸行動，而被對手捷足先登，那麼一切都是徒勞。

成為電郵處理高手

1. 收集email地址

收集你還沒有做回覆的人的email地址，

將它們貼上到備忘裡提醒自己。

2. 寫下一個警示條

列明你當前工作中最棘手的問題。

3. 備份

重要的信件要備份，對這些資訊

要特別注意。

提示：每天察看email的時間最好控制在20分鐘內。

何謂有效閱讀

快速閱讀課程鼓吹的是一種浮光掠影式的閱讀，那完全無助於提高理解力和保持持久記憶。提升閱讀速度的最好方法是為了樂趣進行大量閱讀。研究表明，那些被指定主題的人閱讀速度平均增長18%，而理解力的增長是11%，但那些選擇自己喜歡內容閱讀的人閱讀的速度增長了87%，理解力增長了33%.

如何有效利用memo

草草記下每一個有用的點子——應該的、想要的、必須的——無論何時何地都要想著它們。帶一支筆和便箋簿，以利於隨時隨地記錄並堅持推進

記錄

草草記下每一個有用的點子——應該的、想要的、必須的——無論何時何地都要想著它們。帶一支筆和便箋簿，以利於隨時隨地記錄並堅持推進

分類

設計一個系統來組織起這些堆積的便箋和想法，將類似的任務歸類，為計劃、參考資料和其他材料分類建立好資料夾

回顧

定期檢查你的備忘錄，至少一週一次，確保你沒有忘記任何東西，並關注它們下一步的進展

成為枯燥會議中的清醒者

開啟窗戶

暖和、通風不良的房間將使腦子不清醒。新鮮空氣和街上的喧嚷能夠幫助你保持思維敏捷

剝桔子

剝桔子和吃薄荷糖不僅僅能提神醒腦，還能降低焦慮和挫敗感

簡便的按摩

用手指輕敲前額，按摩虎口，反覆摩擦後腦根部，或按壓膝蓋下的部位。當然觸碰你的私處也可以振作精神，如果人力資源部門沒有提出抗議的話

如果你是領導者，寬容點

不要在一點到四點間安排會議，人們在剛剛吃完午飯以後很可能會昏昏欲睡。要儘量減少在早間會議上展開冗長而乏味的演講

如何讓筆記本電池長壽

如果你的筆記本用的是鋰電池，每三個月讓它徹底用完一次，然後再充足100%的電（必須做）。這樣能夠確保電池處於最佳工作狀態，不至於到要急著要使用的時候出故障。

保持電腦桌面整潔

1. 建立一個層次分明的資料夾

首先，按年份對檔案分組並且歸入

資料夾。然後為每項任務單獨製作

資料夾，每個資料夾的命名要清楚

合適

2. 用顏色碼標註檔案

依據材料相對 重要的程度，用粗體

的顏色筆標註好最緊急的材料。

3. 定期移走資料夾

將你的資料夾移 動到一個硬碟驅動

目錄（例如“我的文件”），桌面上

只留下當前必須完成的任務。

4. 選擇有吸引力的桌面

如果你的桌面背景值得一看的話，

你會更樂意保持你桌面的整潔，這

樣能夠避免檔案和資料夾的混亂。

增強記憶的小遊戲古希臘吟遊詩人能夠隨時朗誦10000行詩。 他們的祕訣是什麼呢——羅列一個購物清單，在你去商場的路上，將沿途中你購物單上的專案與一些不相關的視覺形象聯絡起來——如一盒在郵箱頂上的牛奶，長在楊樹上的香蕉等等。然後，當你到了商場，在心裡將你想像的內容逐項恢復到你單子上列舉的專案。