文件管理個人工作總結

在不久前我還苦於不知這方面的工作總結怎麼寫，但經過一番詳細的思考，我理清了思路。在這裡，我們對如何進行文件管理分三個階段來闡述。

1、生成期檔案的管理

生成期的檔案，處於製作、接收、處理與發出的過程中，需要檢閱檔案或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非檔案負責人也能隨時找出檔案的管理系統。對此類檔案的管理，可建立以下一個流程：檔案→檔案套→雜誌匣→檔案櫃。

按事由用資料夾對檔案進行分類;按照一件事一個檔案套的原則，每個人準備若干個檔案套;按類別或內容將使用中的檔案整理到檔案套;可以用檔案套的顏色對檔案類別進行區分。將檔案套收集到輕便雜誌匣中;把檔案套整齊地擺放在輕便雜誌匣裡並立於桌面上;責任人外出或離職時，務必將輕便雜誌匣放到“使用中檔案櫃”上;用標籤紙製作雜誌匣的標籤，可做到整潔美觀並易於分類;由於可看到資料夾的標籤，還易於檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”，並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在檔案櫃裡;將辦公室用的檔案櫃的部分空間劃分出來，作為“使用中的檔案櫃”，可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然，方便工作交接及管理，並可臨時性地存放檔案資料;使用開放式檔案架，檢索、管理都很方便，避免檔案私有化。

2、儲存期檔案的管理

有些保管在辦公室裡的檔案過了幾年後利用率就會下降，這樣的檔案可分為儲存型檔案和保管型檔案。對此類檔案建議建立一個“儲存中心”的形式進行檔案的永久儲存和定期儲存。儲存型檔案在性質上分為永久儲存和定期儲存兩類，把需要定期儲存的檔案轉移到儲存型檔案盒，儲存型資料夾，儲存型檔案箱中，並標明“作廢日期”，檔案儲存到期後立即廢棄、扔掉或銷燬。而對於需永久儲存的檔案資料，可以仍舊使用原有的保管型資料夾、紙型檔案盒等原型保管資料夾，不過，如果使用儲存型資料夾將會更經濟一些。如果把利用率低的儲存型檔案仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“儲存中心”。

3、檔案的廢棄

保管型檔案隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的檔案，減少檔案的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的檔案管理方法，對於檔案的廢棄，可按照一下的方法進行：

(1)、按檔案進行廢棄;

(2)、按資料夾進行廢棄;

(3)、按專案進行廢棄;

(4)、按顏色進行廢棄。

隨著計算機和現代通訊技術相結合的資訊科技產業的迅猛發展，電子檔案大量產生。對於電子檔案的管理，需要注意以下幾個方面。

1、對電子檔案要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子檔案儲存處於一種有序狀態。

2、對電子檔案要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的檔案丟失。

3、由於電子檔案利用途徑的多樣化，尤其是在網路高度發達的今天，要做好電子檔案的保密工作，即準確設定電子檔案的訪問許可權。