第一條 要建立工作業績檔案，對各段時期的工作要有評價和考核，對其主要表現記入檔案。考核標準是依據崗位責任制中的職責範圍等內容，考核工作可分配到各部門進行，最後由人事部彙總。
第二條 建立員工工作業績檔案的目的是便於對員工正確全面地評價，對工作突出、成績和貢獻較大者要給予表揚、獎勵、晉級等。對工作不踏實、消極怠工、屢屢出現差錯者要進行批評、處罰、降級或撤職。
第三條 員工工作業績檔案的內容，主要有以下幾個部分：
1. 文件材料。主要文件包括“員工人事調動表”、“勞動合同書”、員工身份證、專業文憑、證書、待業證明等文件的複印件等;
2. 考評記錄。主要是“員工工作表現評估表”。公司實行制度化的評估工作，對員工工作表現定期定時進行考評。考評記錄可比較全面地反映出員工的工作概況，具有重要的查考作用;
3. 出勤記錄。員工每月的考勤統計按年度彙總歸納，以專設的統計表格形式存入員工工作檔案。員工出勤情況記錄是員工工作態度的反映側面，體現了員工對企業的忠誠和對工作的責任感;
4. 獎懲記錄。員工在日常工作中表現突出或違反紀律而受到各種獎勵或處罰的記錄是對其工作能力、可信賴程度、工作責任心及工作態度的一種檢驗尺度，也是考察員工表現，使用與提拔員工的重要依據;
5. 職位變更。員工在工作中，由於工作表現及服務年限因素，其職務、級別與工資待遇等內容會有變化，這種變動也體現了員工工作能力、工作表現、貢獻大小。因此，員工工作檔案對員工職位的變動記錄是考查員工工作表現的客觀依據。
第四條 在員工工作檔案中，還要蒐集員工工傷情況記錄、客人表揚或投訴員工的信件(複印件)等資料。這對於全面、有效地考查員工表現都有重要作用。
一、目的
為更有效的對員工人事檔案進行妥善保管，有效保守機密;同時為了維護人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。
二、歸檔範圍
全體員工之個人檔案(入職檔案、培訓檔案、績效管理檔案、離 職檔案)、統計資料、勞動工資、會議記錄、決定、委託書、協議、 合同、通知等具有參考價值的文件資料。
三、檔案管理員的職責
由行政部專人負責保管人事檔案，收集、鑑別和整理檔案材料， 保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案管理內容
(一)員工入職檔案：
1)個人簡歷;2) 員工入職登記表3)應聘人員登記表;4) 面試記錄及待遇核定事項審批表;5)筆試結果報告;6)身份證複印件7)學歷學位、資格證書複印件材料8)離職證明;9)試用期員工跟蹤表; 10)試用期考核表;11)各類合同及協議;12)員工異動履歷表.
(二)員工培訓檔案：
1)培訓通知;2)培訓簽到表;3)培訓總結報告(或考評 結果);4)派出培訓審批表;5)員工外派培訓合同6)外出培訓反饋表(證書原件) ;7)員工培訓統計表。
(三)績效管理檔案：將員工績效考核相關的檔案資料按月歸整。
(四)員工離崗檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關係，死亡等情形。
五、人事檔案管理相關規定
(一)基礎管理
1、原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整 理規範。
2、員工入職前，人力資源部應對人事檔案的真實性、有效 性進行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。
3、人事檔案按入司時間分類存檔，按在職人員、離職人員 進行整理，並及時登錄於《在職員工人事檔案目錄》(附件 一)、《離職員工人事檔案目錄》(附件二)，並在檔案袋上 填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進行編號。人事檔案 原則上為永久保存。
4、當在職員工的基本檔案資料有變動時(如學歷變動，身份證號碼變動、個人技術職稱變動，婚姻狀況變動等)，應 及時將相關資料複印交人事部歸案，原件當場查驗。
5、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閲檔案， 在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊 登記。
6、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及 時收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必 須認真鑑別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材 料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、字後歸檔。
7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三 年後方可銷燬(高管及核心技術人員保留至該員工離崗8 年止)。
8、人力資源部檔案管理人員根據氣候的不同變化，經常注 意檔案的通風、温度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、 防蛀。
9、檔案應分類編號後存放，編籤號應與員工編號統一，防 止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。
10、要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔 案管理的科學化。
(二)檔案的查、借閲
1、公司檔案分為保密級與非保密級兩個級別，保密級檔案 禁止調閲，只能在檔案室閲覽，不準外借;非保密級檔各部門因工作需要查、借閲，須填寫《查、借閲人事檔案審 批表》(附件三)，並經人事行政部經理批准後方可辦理。
2、任何單位一般不得跨部門查、借閲人事檔案，下級員工 不得查、借閲上級員工人事檔案，特殊情況下經人事行政 部經理批准後方可辦理。
3、公司級領導、人事行政部可直接通過檔案管理員辦理借 閲手續。
4、所有經批准後借閲出的人事檔案需於借閲的三天之內歸 還(特殊情況可延長期限)，對借閲後到期未還者、歸還破 損、私自複印檔案者、遺失者依檔案管理的相關規定處理。
5、外單位來公司查閲檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹 信，經分管領導批准後，方可查閲。
6、檔案管理人員應做好查、借閲登記，並在《人事檔案借 閲登記本》簽字登記(附件四)。
(三)查、借閲檔案注意事項
1、嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料; 2、不得擅自複製(拍攝)檔案內容，如因工作需要從檔案中 取證必須事先經人事行政部經理同意。
3、查、借閲者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節輕重， 予以懲處。
4、原則上不允許員工自帶檔案流動，確有需要，由檔案發 出方做好封口，接收方接受檔案時須注意檢查檔案封口是否完整。
六、檔案的銷燬
(一)公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。
(二)當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《公司檔案 資料銷燬審批表》交人事行政部經理審核經總經理批准後執行。
(三)凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬;一般 的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷燬。
(四)經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准 的《公司檔案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久保存。
(五)在銷燬公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷燬。
七、制定、修訂、廢除與頒佈實施
本辦法經核准後，由行政部公告實施;修訂或廢止亦同。
行政部
20xx年4月22日
第一章 總 則
第一條 為加強和規範員工檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》和勞動部發《企業職工檔案管理工作規定》，結合公司工作實際，特制定本辦法。
第二條 員工檔案建立範圍
凡被公司招聘並錄用的人員，均應同時擁有個人社會檔案和公司員工內部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。
第二章 員工檔案種類及運用
第三條 個人社會檔案：本公司員工的個人社會檔案原則上要求均在西安市各人才中心託管，並隨員工工作關係予以轉接。
第四條 員工內部檔案：公司員工內部檔案作為個人社會檔案的補充，統一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，並按年度視情移交歸存到個人社會檔案。
第五條 公司員工內部檔案收集的內容：
1、《員工應聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及户口本(或暫住證)複印件、最高學歷證書和職稱證書及職業資格證書複印件。以及其他有關員工職業、技能信息的相關證書、文件複印件。
2、《勞動合同》、《員工轉正申請表》、職務任免文件、公司內部調令、社會保險轉移繳納證明、年度績效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動合同證明書及其他相關離職手續文件等材料
3、《培訓合同》、培訓結業證書、獎懲文件或記錄等其他資料。
4、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。
第三章 員工檔案收集程序和歸檔標準
第六條 收集辦法：
1、個人社會檔案：個人社會檔案託管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內部檔案信息，以形成員工社會檔案的有效積累。移交社會檔案的材料須加蓋公章，並在公司員工內部檔案中留存備查。
2、員工內部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負責形成公司內部檔案。凡本文所列應歸檔的各類資料，在職能部門內形成材料後的一週內按要求將材料送交行政人事部歸檔。
第七條 歸檔標準：
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個人簽字、有形成時間的日期。
2、一般要求用原件存檔。如用複印件存檔的，須加蓋行政人事部門專用章後方可入檔。
第四章 員工檔案的借閲
第八條 員工檔案除總經理和副總經理、行政人事部經理及主管人事的主管外，其餘人員不得擅自查閲。如確因工作需要查閲和借用公司員工檔案，須填寫《檔案查閲審批表》，報公司領導審批。
第九條 有關國家機關及相關單位人員若需查閲員工檔案，應持單位介紹信和本人工作證並填寫《檔案查閲審批表》，由公司領導簽字審批後方予查閲。
第十條 員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時，須嚴格履行登記審批手續。
第十一條 查閲檔案者必須嚴格遵守保密制度和閲檔規定，嚴禁在檔案卷宗中塗改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴散檔案內容，違者按有關規定追究當事人責任。
第五章 檔案的轉接
第十二條 員工社會檔案的轉接由本人按照相關機構的規定自行辦理，原則要求社會檔案隨勞動關係一併轉移。
第十三條 員工調動或離職，其內部檔案內需要移存至社會檔案的資料由行政人事部負責移存。
第六章 員工檔案的存檔期限及銷燬要求
第十四條 對於正常離職且離職手續齊備的員工內部檔案，在公司保存5年(一般員工)—20xx年(中高層管理人員)後酌情銷燬。
第十五條 對非正常離職或離職手續不齊全的員工內部檔案，原則上永久留存，未經公司領導批准不得銷燬。
第十六條 員工檔案編號管理，檔案編號為八位數且具有唯一性，其中檔案編號前四位數字為入職員工序號，包括前兩位公司部門編號和後兩位員工編號。檔案編號後四位數字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來公司增設的各項與員工信息有關的物品保持一致性，以便檢索。
第十七條 員工檔案的銷燬由行政人事部門負責，在辦理檔案銷燬審批手續後按照國家相關規定安排專人到專業銷燬場所進行銷燬。未經鑑定和未經批准，任何人不得擅自銷燬員工檔案。對故意損壞或擅自銷燬者，應視情節給予懲處。
第七章 員工檔案管理人員的職責
1、忠於職守，嚴格執行檔案法規及企業相關制度，維護員工檔案的真實性。
2、按照歸檔範圍認真收集、鑑別和整理員工檔案材料，並按規定辦理日常的查閲、借用和轉遞。
3、做好員工檔案的保管、保密和保護工作，確保員工檔案的完整與安全。
4、做好員工檔案工作的基礎建設，促進員工檔案管理工作的規範化和科學化。
第十八條 本辦法自印發之日起執行。
行政人事部
20xx年1月5日
一、公司為每位員工建立公司員工檔案，記錄員工在應聘及入職後的個人基本情況及考核、獎懲、職位、薪資變動情況。
以下資料納入公司人事檔案範圍內：
1、應聘登記表（含簡歷）
2、身份證、學歷證書、駕駛證等複印件
3、無犯罪記錄證明、擔保人資料
4、入職自薦信、入職培訓記錄表、上崗承諾書
5、員工轉正考核表、申請書、申請表、轉正承諾書
6、勞動合同
7、崗位變動記錄
8、薪資調整記錄
9、獎懲記錄
10、保險繳納記錄
11、與公司簽訂的其它合同、協議
12、其它有必要納入檔案的資料（如：員工基本情況登記表等）
二、檔案建立及維護：
人力資源管理人員負責員工檔案的建立及維護工作，自員工入職第一天起為員工建立檔案，員工入職後轉正、崗位變動、薪酬調整等資料在調整後的一週內放入員工檔案。為保證檔案的時效性，要求員工每年3月份填寫一份最新的員工基本情況登記表並放入檔案，原登記表繼續保存。員工檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號統一管理，並登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便查詢。辭職、辭退員工的檔案從原部門提出，單獨保管
三、檔案查詢權限：員工檔案涉及員工個人及家庭信息等資料，檔案管理人員應嚴格做好保密工作，不得隨意翻閲、泄露員工檔案內容，HR經理因工作需要可以查閲員工檔案，本部門經理因工作需要可以查詢本部門員工檔案，其他人因工作需要經HR經理同意後方可查詢員工檔案。
四、本管理辦法所指的員工檔案指員工入本公司後的.檔案，不含員工進入公司前的人事檔案
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用於公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔後，日後所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到後按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的複印件。
4、身份證複印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責並建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規範、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬祕密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閲本部門員工的檔案。總經理有權查閲任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閲員工的`工資檔案。
第十條、任何人不得借閲自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閲人員應嚴格保證檔案的完整性，不得塗改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
第一章總則
第一條為加強和規範員工檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》和勞動部發《企業職工檔案管理工作規定》，結合公司工作實際，特制定本辦法。
第二條員工檔案建立範圍
凡被公司招聘並錄用的人員，均應同時擁有個人社會檔案和公司員工內部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。
第二章員工檔案種類及運用
第三條個人社會檔案：本公司員工的個人社會檔案原則上要求均在西安市各人才中心託管，並隨員工工作關係予以轉接。
第四條員工內部檔案：公司員工內部檔案作為個人社會檔案的補充，統一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，並按年度視情移交歸存到個人社會檔案。
第五條公司員工內部檔案收集的內容：
1、《員工應聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及户口本(或暫住證)複印件、最高學歷證書和職稱證書及職業資格證書複印件。以及其他有關員工職業、技能信息的相關證書、文件複印件。
2、《勞動合同》、《員工轉正申請表》、職務任免文件、公司內部調令、社會保險轉移繳納證明、年度績效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動合同證明書及其他相關離職手續文件等材料
3、《培訓合同》、培訓結業證書、獎懲文件或記錄等其他資料。
4、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。
第三章員工檔案收集程序和歸檔標準
第六條收集辦法：
1、個人社會檔案：個人社會檔案託管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內部檔案信息，以形成員工社會檔案的有效積累。移交社會檔案的材料須加蓋公章，並在公司員工內部檔案中留存備查。
2、員工內部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負責形成公司內部檔案。凡__所列應歸檔的各類資料，在職能部門內形成材料後的一週內按要求將材料送交行政人事部歸檔。
第七條歸檔標準：
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個人簽字、有形成時間的日期。
2、一般要求用原件存檔。如用複印件存檔的，須加蓋行政人事部門專用章後方可入檔。
第四章員工檔案的借閲
第八條員工檔案除總經理和副總經理、行政人事部經理及主管人事的主管外，其餘人員不得擅自查閲。如確因工作需要查閲和借用公司員工檔案，須填寫《檔案查閲審批表》，報公司領導審批。
第九條有關國家機關及相關單位人員若需查閲員工檔案，應持單位介紹信和本人工作證並填寫《檔案查閲審批表》，由公司領導簽字審批後方予查閲。
第十條員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時，須嚴格履行登記審批手續。
第十一條查閲檔案者必須嚴格遵守保密制度和閲檔規定，嚴禁在檔案卷宗中塗改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴散檔案內容，違者按有關規定追究當事人責任。
第五章檔案的轉接
第十二條員工社會檔案的轉接由本人按照相關機構的規定自行辦理，原則要求社會檔案隨勞動關係一併轉移。
第十三條員工調動或離職，其內部檔案內需要移存至社會檔案的資料由行政人事部負責移存。
第六章員工檔案的存檔期限及銷燬要求
第十四條對於正常離職且離職手續齊備的員工內部檔案，在公司保存5年(一般員工)—(中高層管理人員)後酌情銷燬。
第十五條對非正常離職或離職手續不齊全的員工內部檔案，原則上永久留存，未經公司領導批准不得銷燬。
第十六條員工檔案編號管理，檔案編號為八位數且具有唯一性，其中檔案編號前四位數字為入職員工序號，包括前兩位公司部門編號和後兩位員工編號。檔案編號後四位數字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來公司增設的各項與員工信息有關的物品保持一致性，以便檢索。
第十七條員工檔案的銷燬由行政人事部門負責，在辦理檔案銷燬審批手續後按照國家相關規定安排專人到專業銷燬場所進行銷燬。未經鑑定和未經批准，任何人不得擅自銷燬員工檔案。對故意損壞或擅自銷燬者，應視情節給予懲處。
第七章員工檔案管理人員的`職責
1、忠於職守，嚴格執行檔案法規及企業相關制度，維護員工檔案的真實性。
2、按照歸檔範圍認真收集、鑑別和整理員工檔案材料，並按規定辦理日常的查閲、借用和轉遞。
3、做好員工檔案的保管、保密和保護工作，確保員工檔案的完整與安全。
4、做好員工檔案工作的基礎建設，促進員工檔案管理工作的規範化和科學化。
第十八條本辦法自印發之日起執行。
一、收集歸檔範圍
本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關係很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔範圍，應按規定的範圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級文件
1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級幹部會議的會議記錄、會議紀要。
2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、彙報、簡報、通報、通知。
3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批覆、通知。
5、各項決定、決議、規定、標準、規範、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。
7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。
9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。
11、年鑑、大事記、基礎數字彙編、基本情況綜合。
12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。
13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。
17、本機關(包括上報和下批)幹部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團幹部名冊、年終統計、報表、幹部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫卹等審批表及幹部獎懲等文件材料。
(二)上級文件材料
1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批覆及調查、檢查、經驗材料。
2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。
4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。
(三)同級文件材料
1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。
2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。
3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。(四)下級文件材料
1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。
2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本情況彙編、基礎數字彙編。
二、歸檔份數
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件彙編用。
三、歸檔時間和方法
(一)凡經過打字室打印的文件，打印好後由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統整理後送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。
(五)年度工作總結、各種年報、黨員、幹部名冊，應於翌年一月底前交文書檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。ニ摹⒐櫚狄求
(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批覆、來文與覆文一起歸檔。
(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。
(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用複製件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字説明。
(六)凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先後形成排列好。
檔案鑑定制度
1、檔案鑑定工作，是甄別和判定檔案的價值，並據以確定檔案“存毀”的工作。
2、檔案鑑定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。
3、檔案鑑定，必須按照黨和國家制定的鑑定工作原則和鑑定標準進行。
4、檔案鑑定工作，必須有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑑定小組負責進行。
5、凡是經過認真的鑑定，判定為保存或銷燬的檔案，必須按照規定的程序，辦好鑑定手續。
6、檔案鑑定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑑定工作，嚴格遵守檔案鑑定工作制度。
檔案借閲管理制度
為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本單位各部門借閲檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閲管理標準辦理借閲手續。
2、外單位來人查閲本單位檔案，需持單位介紹信並經單位有關部門領導簽字批准，方可查閲，不得抄錄或借出。
3、機密、祕密、絕密檔案借閲一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。
4、查閲各門類檔案應在閲覽室內進行，不劃道、塗改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人批准，但借出時間不得超過一週，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。
檔案保密管理制度
一、檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。
三、借閲檔案必須嚴格按照檔案借閲制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續，未經批准的，嚴禁提供利用。
五、外單位查閲檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批准。複製檔案和外供圖紙和技術文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續提供，任何單位和個人一律無權外供。對於擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必須追查責任，對於嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。
六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑑定審批擬銷燬的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷燬，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷燬。
七、發現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閲文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料遊覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。
十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。
檔案複製制度
1、本單位工因工作需要複製一般文件材料時要經檔案室審批；本單位工複製本職工作範圍以外的檔案，需經有關業務部門負責人同意；複製機密檔案材料（局會議記錄等）須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批後方可複製。
2、外單位一般不予複製，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可複製。
3、複製後要及時進行登記。
檔案統計制度
1、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。
2、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。
3、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。
4、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。
5、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。
6、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。
7、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。
8、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。
檔案庫房管理制度
1、檔案保管工作，是採用一定的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。
2、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利於檔案的保護管理。
3、堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高温、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。
4、加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。
5、庫房要保持温度在攝氏14－24°C，相對濕度在45－60％之內；保持清潔乾淨，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。
6、庫房管理人員要做到天天打掃衞生，每天上下班各檢查一次温濕度，每月清理二次檔案櫃衞生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。
7、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點，履行批准手續，並保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房裏不準吸煙。
檔案銷燬制度
1、檔案的銷燬，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷燬處理。
2、檔案銷燬，必須按照國家規定檔案銷燬的標準，嚴格進行鑑定。
3、經過鑑定確需銷燬的檔案，必須寫出銷燬檔案內容分析報告，列出檔案銷燬清冊。
4、檔案銷燬，必須嚴格執行審批制度，履行批准手續。
5、批准銷燬的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚燬，且要有兩人鑑銷；銷燬完畢，鑑銷人要在銷燬清冊上寫明某曰已銷燬並簽名蓋章。
6、檔案的銷燬，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上註明“已銷燬”。
1.目的
規範人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。
2.適用範圍
適用於公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。
3.職責
公司管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
4.程序
4.1員工人事檔案以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質檔案統一歸入每位員工的個人
檔案袋，電子檔案以HR信息管理系統為平台進行統一管理。員工人事檔案管理人員必須忠於職守，嚴格保密員工的信息資料。
4.2檔案建立：新員工經考核合格，入職之日起，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：
身份證和學歷職稱證件的複印件、個人簡歷、個人信息表、户口本複印件、勞動合同等。
4.3員工個人檔案不經過公司檔案管理人員歸檔，而是通過檔案代保管服務機構進行代保管本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑑定、考核材料、離職、參加中國共產黨、共青團的材料，獎懲材料等）的.收集、維護、應當符合國家法律法規、政策文件的規定。檔案材料交至檔案代保管服務機構由檔案代保管服務機構工作人員放入員工的檔案。
4.4檔案資料收錄：員工在職期間，管理部門應及時將員工的動態變動材料收錄入個人的紙質檔案和電子檔案，如：獎罰記錄、職位調動、任命、借用、離職申請、考核管理等。
4.5本部門職工的人事檔案調閲需經部門主管、管理部經理批准。
4.6調閲檔案原則上在管理部門內部並在指定人員陪同下調閲。如需借出管理部門、需管理部經理批准。
4.7所有調閲檔案，均需登記備案。
4.8離職員工的人事檔案，應在妥善保管一年以後銷燬，部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以上銷燬。
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的.檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證複印件、學歷學位證複印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1.1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規範。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1.3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，並登記於《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），並在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料複印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閲檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1.6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑑別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年後方可銷燬（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閲。
2、檔案的查、借閲
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閲，只能在檔案室閲覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閲，須填寫《查、借閲人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批准後方可查、借閲。
2.2任何垮查、借閲人事檔案，下級員工查、借閲員工的人事檔案。
2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閲員工人事檔案。
2.4所有批准後借閲的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閲後到期未歸還者、歸還損壞、私自複印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2.5人力資源部查、借閲登記，並在《人事檔案借閲登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閲檔案注意
3.1塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2擅自複印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3.3查、借閲者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷燬
4.1公司任何個人和非經同意銷燬員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批准後銷燬。
4.3經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須核對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案登記並歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
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