一次，我要給某個企業做禮儀培訓，因為內容上的一些調整，我臨時去該企業和人事主管做一些溝通。我在走廊裡遇到了人事主管，和他邊聊邊往他的辦公室走。
這時，一個年輕的女孩子和他打招呼，簡單問候之後，這位人事主管隨口問一句："昨天你們把材料彙總完了嗎？"
女孩馬上詳盡地作答欲從頭說起，全然不顧走廊這個並不適合彙報工作的地方，也忘了還有我這樣一個非本企業的人士在場，人事領導很快打斷了她：" 等一下，拿份書面報告來我辦公室吧。"其實，領導想聽到的無非是"彙總完了"或是"還差一點，今天就能彙總完"。而不是當場要聽一個詳細的報告，事實上你說的清楚，他站在那裡也未必記得清楚。
想必女孩很快回到自己的辦公室整理材料，之後刻不容緩地奔到了領導辦公室。此時我正與該領導剛剛討論完課程的內容，人事主管見她敲門進來，蹙眉頭無奈地說："我現在有客人，你先回去吧，一會兒我有時間打電話給你。"
那個女孩只好悻悻離去。顯然，她想盡力用最快的速度形成報告，給領導留一個好印象，無奈時機不對，反而給領導留下一個"做事不合時宜"的印象。
看來，瞭解一下做請示的方法，對職場人士是非常必要的。
第一，在請示彙報之前，應做好相關準備。材料的準備要充分，避免請示工作時返回辦公室取領導需要的檔案，儘可能考慮周全，把領導可能需要的與此次工作彙報密切相關的材料準備妥當。要想好關於工作請示與彙報的要點，以及請示的條理性，別讓領導聽來一頭霧水。梳理清楚自己的思緒，擬訂好彙報提綱，並預設出領導可能提出的問題和置疑，準備好解決措施。
第二，要預約彙報。在做請示彙報之前，先了解一下領導的工作安排，為不與領導的其他工作發生時間衝突，可通過領導的祕書預約時間，或者自己打電話預約"X總，您好，我有點事情要向您彙報，您看我什麼時候方便過去？"總之，不要貿然闖入領導辦公室，也許他正在開會或者會見客戶，這樣唐突地進去彙報工作是非常失禮的。
第三，就是要有很強的時間觀念。不是越早到越好，領導可能在這之前安排了其他事情，提早到達就會打擾他正在進行的工作，如果因為意外早到了，可在外面稍候一下。當然遲到是完全不可取的，一個不守時的人很難讓人信任，按時到達、準時進入是最好的選擇。如果到達後，領導有尚未完成的工作，可示意一下在外等候，因為呆在辦公室裡等待領導工作的結束，會對領導產生一種壓迫感。善解人意地在外面等待，留寬鬆的時間和環境給領導完成眼前事是明智的做法。如果自己因為有其他的事情耽擱，不能準時前去彙報工作，要及時告之領導，決定延期或是稍侯進行。
第四，也就是彙報過程中需要注意的事情。彙報時，要簡單介紹一下思路與想法，視領導的意見就重點問題再做詳盡彙報，不要不分輕重地全部詳細地分析彙報。彙報過程無論意見是否一致，要保持一個尊重對方的態度，就事論事地溝通，不能有過激的言語，也不要唯唯諾諾毫無主見，更不要態度蠻橫固執已見。彙報的目的，是為了使工作想法獲得認可，謙虛嚴謹的彙報才能夠征服領導的思路。語言要平穩冷靜，適當的時候進行停頓，給領導提問和表達個人意見的時機。當請示的內容獲得肯定時，要予以感謝，並表達會認真實踐的決心；當請示的內容被否定時，應尊重領導意見或是用委婉的方式再次陳述理由以說服對方。對於一時難以確定的事情，不要逼迫對方做決定，延遲定有延遲的理由，千萬不要操之過急。彙報時，要注意時間的控制，以免耽誤領導接下來的工作，如果領導有進一步探討的意願，可以尊重對方繼續交流，即便自己還有更重要的事情，也應該允許領導把話說完，然後再表明自己還有事情，看今天的彙報可否就此結束。離去時要禮貌地告辭 "耽誤X總您的時間了，那麼我告辭了"。並將個人物品整理好帶走，包括自己用過的一次性紙杯、稿紙等，不要留一個凌亂的環境讓領導清理。
說有說的方法，聽自然也有聽的方法。作為領導，聽取員工的工作請示彙報，也是融洽彼此關係，展現領導才能的好機會。一個好的領導在聽取員工工作請示彙報時，也有一些注意事項。
第一，作為領導你不管多麼繁忙，日理萬機，和員工約定的時間也要嚴格遵守。每一個員工都是企業裡重要的人物，企業只有靠他們的努力工作才能創造價值，領導一個人的力量終究有限，即使有再好的管理才能，若無優秀的員工支援也難成大業。身為領導要以身作則，若想獲得員工的尊重與支援，就要尊重和支援員工的工作。即使有要事沒有處理完，也要提前告訴員工大概幾時會結束，請他等待一下，而不能無視員工的勞動，任憑他們無望地等待，或者走也不是等也不是。如果時間較長，要與員工商量另擇時間，不能讓員工長時間等待，感覺受了冷落。
第二，在傾聽彙報時，要保持良好的姿態。員工進來時要招呼入座，不能置之不理，讓對方自己訕訕地找位置坐下。領導本人要坐到椅子三分之二的位置，身體略微前傾，表現出積極的傾聽願望，而不能傲慢地靠在椅子背上，微微抬起眼皮聽員工彙報。消極的傾聽姿態對員工是一種信心上的打擊，他可能因此緊張而無法準確地表達想法，從而影響彙報質量。溫和的表情、偶爾的微笑、前傾的身體、適當的點頭，是你對員工最好的鼓勵。
第三，要學會引導員工。有的員工可能彙報的時候過於囉嗦或者找不到重點，好的領導就應該會引導員工，巧妙地轉換話題，進入自己感興趣的部分。當員工因為緊張而思路混亂時，你要利用適當的提問啟發他，引導他說出自己的想法。當然，引導的方式有很多種，比如表情、手勢或是提問。最關鍵的，是領導在聽取時的態度，一個冷漠的領導，有再高超的提問技巧也很難聽到最真實的聲音。當領導的姿態給予員工莫大打擊的時候，他已經沒有了表達的願望，也就不會有什麼精彩的彙報了。
人們常說，職場如戰場，因此身處職場的人，就必須時刻保持職業的警覺性，任何一個環節都有可能塑造或者毀壞你的形象。
對於員工而言，請示彙報工作就是樹立個人形象、展現良好素質的機會；對於領導而言，面對面的接觸，使自己的領導形象獲得極大展示，也是一個不錯的機會。
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