工程專案開工前，監理人員應參加由建設單位主持召開的第一次工地會議。監理人員可以協助建設單位主持。 第一次工地會議包括以下內容：
1、建設單位、承包單位和監理單位分別介紹各自駐現場的組織機構、人員極其分工;
2、建設單位根據委託監理合同宣佈對總監理工程師的授權;
3、建設單位介紹工程開工準備情況;
4、承包單位介紹施工準備情況;
5、建設單位和總監理工程師對施工準備情況提出意見和要求;
6、總監理工程師介紹監理規劃的主要內容，向承包單位進行監理工作交底;
7、研究確定各方在施工過程中參加工地例會的主要人員，召開工地例會的週期、地點及主要議題。
第一次工地會議紀要由專案監理機構負責起草，並經與會各方 代表會籤，專案總監理工程師簽發。
一、會議記錄的含義、作用和特點
(一)會議記錄的含義
會議記錄是由會議組織者指定專人，如實、準確地記錄會議的組織情況和會議內容的一種機關應用性文書。會議記錄一般用於比較重要的會議或正式的會議，它要求真實、全面地反映會議的本來面貌。
(二)會議記錄的作用
會議記錄的特點體現在三個方面：
1.依據作用
會議記錄忠實地記錄了會議的全貌。會議精神、會議形成的決定和決議、會議對重大問題作出的安排，如果在會議後期需要形成檔案，要以會議記錄為依據;如果不形成檔案，與會者在會後傳達貫徹會議精神和決定是否準確，也要以會議記錄為依據進行檢驗。
2.素材作用
會議進行過程中連續編髮的會議簡報，以及會議後期製作的會議紀要，都要以會議記錄為重要素材。會議簡報和會議紀要可以對會議記錄進行一定的綜合、提要，但不得對會議記錄所確認的內容進行歪曲和纂改。可以說，會議記錄是形成會議簡報和會議紀要的基礎。
3.備忘作用
會議記錄可以作用會議情況和會議內容的原始憑證。時過境遷，有關會議的內容和情況可能無法在記憶中復現了，甚至當時作出的重要決定可能也記不清了，這時就不妨查查會議記錄。會議記錄還可以成為一個部門和單位的歷史資料，若干年後，通過大量會議記錄可以瞭解這個單位的歷史程序和發展狀況。
(三)會議記錄的特點
1.真實性
會議記錄的執筆者與其他文章的寫作者有一個重要的區別，那就是他只有記錄權沒有改造權。會議是個什麼樣就記成什麼樣，與會者發言時說了些什麼就記下什麼，記錄者不能進行加工、提煉，不能增添、刪減，不能移花接木，不能張冠李戴。
2.原始形態性
會議記錄是會議情況和內容的原始化的記錄。所謂原始，就是未經整理，未經綜合。在這一點上，它跟會議簡報、會議紀要有著很大不同。會議簡報和會議紀要也是真實的，但不是原始的。雖然在內容上可能沒有太大差別，但在存在形態上，會議記錄跟會議簡報和會議紀要的差異甚大。
3.完整性
會議記錄對會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況，對領導講話、與會者的發言、討論和爭議、形成的決議和決定等內容，都要記錄下來，一般沒有太多的選擇性。
二、會議記錄的寫法
(一)標題
標題由會議名稱加文體名稱組成，就是《××××會議記錄》。如果使用的是專用的會議記錄本，連“記錄”二字也可省略，只寫會議名稱即可。
(二)會議組織概況
1.會議時間
要寫明年、月、日，上午、下午或晚上，×時×分至×時×分。
2.開會地點
如：“××會議室”、“××禮堂”、“××現場”等。
3.主持人的職務，姓名
如：“校黨委書記×××”、“公司總經理×××”。
4.出席人
根據會議的性質、規模和重要程度的不同，出席人一項的詳略也會有所不同。 有時可以只顯示身份和人數，如“各院系黨總支書記和直屬黨支部書記31人”、“各部門經理”、“全體與會代表”等。
如果出席人身份複雜，如既有上級領導，又有本單位各部門的主要領導，還有各種有關人員，最好將主要人員的職務、姓名一一列出，其他有關人員則分類列出。
5.列席人
包括列席人的身份、姓名，可參照出席人的記錄方法。
6.缺席人
如有重要人物缺席，應作出記錄。
7.記錄人
包括記錄人的姓名和部門。如：××(××辦公室祕書)。
(三)會議內容
這部分隨著會議的進展一步步完成，沒有具體的固定模式。一般包含有以下方面： 會議的議題、宗旨、目的; 會議議程; 會議報告和講話; 會議討論和發言; 會議的表決情況;會議決定和決議; 會議的遺留問題。
這些是一般會議都有的專案，但側重點會有所不同，先後次序會有所不同。
(四)結尾
可將主持人宣佈的散會一項記入，也可以將散會一項略去不記。
最後，由主持人和記錄人對記錄進行認真校核後，分別簽上姓名，以示對此負責。
【 範 文 】
××市××開發區管委會辦公會議記錄
時間：××××年××月××日上午
地點：管委會會議室
主持人：×××(管委會主任)
出席者：×××(管委會副主任)、×××(管委會副主任管城建)、×××(市建委副主 任)、×××(市工商局副局長)、×××(市建委城建科科長)及建委、工商局有關科室宣傳人員。街道居委會負責人。
列席者：管委會全體幹部
記錄：×××(管委會辦公室祕書)
論議題：
1.如何整頓城市市場秩序。
2.如何制止違章建築、維護市容市貌。
×主任報告城市現狀：我區過去在開發區黨委領導下，各職能單位同心協力、齊抓共管在建立文明衛生城市方面取得了一定成績，相應的城市市場秩序有一定進步，市容街道也較可觀。可近幾個月來，市場秩序倒退了，街道上小商販逐漸多起來，水果攤、菜擔、小百貨滿街亂擺„„一些建築施工單位沿街違章搭棚。亂堆放材料，搬運泥土撒落大街„„這些情況嚴重地破壞了市容市貌，使大街變得又亂又髒;社會各界反應很強烈。因此今天請大家來研究 ：如何整頓市場秩序?如何治理違章建築、違章作業、維護市容„„ 討論發言(按發言順序記錄)
×××：個體商販不按規定到指定市場經營，管理不得力、處理不堅決，我們有責任。這件事我們堅決抓落實：重新宣傳市場有關規定，坐商歸店、小販歸市、農民賣蔬菜副食到專門的農貿市場„„工商局全面出動抓，也希望街道居委會配合，具體行動方案我們再考慮。
×××(工商局市管科科長)：市場是到了非整不可的地步了。我們的方針、辦法都有了，過去實行過，都是行之有效的，現在的問題是要有人抓，敢於抓落到實處。„„只要大家齊心協力問題是能夠解決的。
×××(居委會主任)：整頓市場紀律我們居委會也有責任。我們一定發動群眾配合好，制止亂擺攤，亂叫賣的現象。
×××(建委副主任)：去年上半年建立文明衛生城市時，市上出了個7號檔案，其中規定施工單位不能亂擺戰場。工棚、工場不得臨街設定，更不準侵佔人行道。沿街面施工要有安全防護措施„„今年有的施工單位不顧市上檔案，在人行道上搭工棚、堆器材。這此違章作業嚴重地影響了街道整齊、美觀，也影響了行人安全。基建取出的泥土，拖斗車裝得過多，外運時沿街散落，到處有泥沙，破壞了街道整潔。希望管委會召集施工單位開一次會，重申市府7號檔案，要求他們限期改正。否則按檔案規定懲處。態度要明確、堅決。
×××：對犯規者一是教育，二是逗硬。“不教而殺謂之虐”，我們先宣傳教育，如果施工單位仍我行我素不執行，那時按檔案逗硬處理，他們也就無話可說。 周××：城市管理我們都有檔案、有辦法，現在是貴在執行，職能部門是主力軍，著重抓，其他部門配合抓。居委會把居民特別是“執勤老人”(退休職工)都發動起來，按七號檔案辦事，我們市區就會文明、清潔，面貌改觀„„ 與會人員經過充分討論、協商，一致決定：
1.由工商局牽頭，居委會和其他部門配合，第一週宣傳、第二週行動，監督實施，做到坐商歸店，攤販歸點，農貿歸市，徹底改變市場紊亂狀況。
2.由管委會牽頭，城建委等單位配合對全區建築工地進行一次檢查。然後召開一次施工單 位會議，對違章建築、違章工場限期改正。一個月內改變面貌。過時不改者，堅決照章處理 。
散會。
主持人(簽名)
記錄人(簽名)
××××年××月××日
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