對檔案工作創新的幾點認識
創新是檔案事業發展的必然要求。新世紀新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊的觀念;要與時俱進，樹立大服務理念;要擺正位置，在發展文化事業的大環境中發展自己。
一、檔案工作創新首先要解決好以下四個關係
1、創新與基礎的關係。創新不是憑空真象，不是“空中樓閣”，必須在原有基礎之上進行。建國以來，我國檔案事業得到了較快發展，形成了一整套理論、方法和工作經驗，這些對今後的檔案工作仍具有較強的指導意義，是創新的根基。因此，創新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研究、總結過去的基礎上，分析現在和將來的形勢，在發展中尋求新的突破。
2、創新與現實的關係。目前，還存在社會檔案意識不強、檔案服務工作不到位、檔案事業發展後勁不足等問題。創新就要重視現實，面向未來，從實際出發，解決現實存在的問題，在打好基礎、快速發展上求突破。
3、創新與學習、借鑑的關係。創新的基礎，借鑑是創新的階梯，創新是學習的動力，也是學習的目的。檔案工作創新既要學習行業專業知識，借鑑本待業成功的經驗和方法，又要學習和借鑑相關專業、其他待業知識、經驗。要堅持“推陳出新”原則，運用批判、繼承觀念，在學習、借鑑中創新。
4、創新與實踐的關係。創新是事業發展的動力，但理論創新、方法創新都林經過實踐檢驗，凡是對事業的發展有促進作用的創新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。
二、創新服務手段是檔案工作創新的主要內容
1、建立檔案網站，開展網上利用服務。隨著檔案館(室)內部區域網的建立，檔案部門應在此基礎上建立檔案網站，積極組織上網資料和資訊，實現檔案資訊的網上檢索，為使用者提供更好的服務。
2、電子檔案的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子檔案的收集工作，已尤為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子檔案的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案衝床 改變傳統工作模式，在網頁上建立電子檔案自動上傳的工作容器，在第一時間將其收集，並在檔案館(室)的伺服器上歸檔。
3、開展線上服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案複製件或公佈件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在資訊化時代裡必然要發生變化。社會的全面資訊化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重洲的時效性，希望通過資訊系統和網路及時準確地獲得多種資訊。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。
4、開展現行檔案閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館(室)查閱黨政機關及有關部門檔案的人員逐年增多。公民出於維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地瞭解有關政策資訊。為適應新形勢發展要求，檔案部門要進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯絡，維護方方面面人民群眾的根本利益。
三、拓展服務領域是檔案工作創新的主要方向
1、資訊服務的社會化。資訊化社會中，人們對各類資訊的需求日益迫切，檔案部門既要面對澱機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案資訊的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加複雜，越離不開資訊服務。對檔案資訊的單五需求必然將被對檔案、檔案、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
2、加強橫向聯合，實現資訊資源共享。隨著資訊時代的發展，人類的知識和資訊問題在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有的知識和資訊全部加以收集、整理、加工、儲存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會資訊系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。建立聯合目錄是用統一的著錄格式，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館(室)館藏的檔案目錄，可使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、資訊、情報;也可有效地緩解儲存空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，並有利於各級各類檔案館、圖書館(室)館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。
3、注重反饋，合理開發檔案資訊。反饋方法在檔案資訊資源開發利用中起著重要的作用。通過對反饋資訊進行分析研究，可以提高檔案資訊資源開發利用的科學性、合理性、系統性。
4、興辦服務實體，發展檔案產業。在知識經濟時代，檔案館(室)的改革創新方向就是走資訊化道路，在為社會提供檔案資訊服務的基礎上，建立檔案資訊服務產業，建立以檔案資訊收集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體，如檔案技術服務中心等。
通過學習，讓我係統地瞭解了檔案與檔案工作概述的基本知識，檔案違法行為的概念、特徵、種類等，如何對各類檔案進行收集、整理、歸檔、利用等管理程式，全方位地瞭解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養，以及新學習的歸檔方法與傳統方式的歸檔方法的異同與優缺點。看到日後管理檔案工作的發展方向。這次培訓我們主要學習了以下幾方面的知識：
1、檔案的法制知識。
在第一堂課中，麻城市檔案局的喻老師就給我們講述了我國及我省的檔案法的制定情況，並詳細地學習了檔案法違法行為。讓我們對哪些行為屬於檔案違法行為，它有些什麼特徵，違反了檔案法將產生什麼樣的後果，會受到什麼樣的制裁等檔案法制知識進行了全面而系統的瞭解。為我們以後的檔案管理奠定了良好的理論基礎。
2、立卷歸檔的“三合一”制度。
在我們進行檔案管理過程中最重要的一項前提工作是制定一份合理、科學的立卷歸制度。本著科學發展觀的精神，加強學校檔案資源建設，提高我校檔案工作的管理水平，堅持“以人為本、以我為主、涵蓋職能、突出重點、優化結構、豐富門類、價值主導、方便利用”的原則制定學校檔案“三合一”制度，即立卷歸檔制度要求機關單位都要制訂分類方案、歸檔範圍、保管期限表。只有首先明確這三大類的內容界線，我們才能進行檔案管理的後續工作。
3、各類資料的歸檔管理規範。
我們主要學習了文書檔案材料、科技檔案材料、會計檔案材料、聲像材料、電子檔案材料的收集、分類、組卷、排列、目錄封面的填寫、歸檔以及需注意的問題等一系列程式。
4、紙質檔案數字化的管理。
鄧老師給我們介紹了世紀科怡檔案管理軟體。該軟體主要是將紙質檔案通過掃描枝術實現數字化，通過電腦進行儲存保管。我們大略的學習了該軟體的較常用的幾個功能。
我們參加檔案培訓的目的，就是要把理論知識服務於實踐。如何把學習到的知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日後檔案管理工作的重中之重。雖然在培訓中學了這麼多東西，但是要真正的掌握，熟練地運用於實踐中還是有一定的困難的，也需要一段時間去探索、去實踐。
我仔細地想了一下，歸納了我們這次學習的最主要內容就是新的檔案管理方法和世紀科怡檔案管理軟體的運用。
在聽了老師精湛的講解，看了師範運用新的檔案管理方法整理出來的檔案之後，我們可以看出傳統的方法與新的方法之間主要存在以下幾個不同之處：1、檔案盒封面。不過兩者進行比較也是大同小異。新的有四個內容：全宗號、年度、保管期限、機構(問題)，而傳統的則內容要詳細些，排版也稍有差異，但在我個人看來，這並不影響後續工作及查閱。2、在新整理的檔案裡面，師範將歸檔檔案的裝訂方式由以前的穿孔式變為現在的袋裝式這個有很大的變化，不需要寫卷內檔案目錄，每袋首頁都蓋了專門的歸檔章。然後將相同類別的都裝到一個盒子裡面。(這個我一直存在疑惑，沒有目錄，我們將怎麼去快速查閱出來?)
將紙質檔案數字化管理，可以節約空間，快速檢索，輸入之後直接生成可以省去很多步驟。但是也存在一些弊端，裝置的要求電腦、掃描器、各類備份載體都有嚴格的儲存運用要求，對於檔案資料較多的單位比較適用。
學習了別人的先進理論與成功例項後，我一直在想我們學校的檔案管理與他們的有些什麼區別，存在哪些差異。在以後的檔案管理中應該怎麼做。對照了我們的檔案與他們的，覺得也沒有什麼大的區別。仔細想一下“三合一”的內容，我們那個冊子目錄裡面除了沒有保管期限外都有，再個就是格式稍有差異。有一個缺點就是在紙張要求上不規範，應該全部用A4的紙。我想我們不應照搬他們的做法，在遵循“三合一”的指導思想下，探索出適合英才的檔案管理辦法。由於知識水平與經驗有限，目前也想不出比較好方法出來，我會努力學習實踐，在以後的檔案管理中做到以下幾點：
1、努力提高自身檔案管理的專業知識和業務能力。認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。對檔案工作自身的要求，要全面瞭解和掌握，要不斷提高檔案管理方面的業務水平和工作技能，同時要勤總結，勤改進，不斷創新。
2、虛心向別人學習，努力改正自己的不足。
3、檔案的管理從平時做起，養成自覺性。在平時也要認真做好收集、整理、管理工作。做到及時、主動收集存檔的資料;按時歸檔、定期整理並經常檢查，反覆過濾;整理有序，科學管理，分櫃存放，方便查詢。
4、要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規範化建設。
以上是我在參加了此次檔案管理培訓班後對檔案工作的認識、收穫和體會。我堅信在學校領導的重視和各處室齊心協力的配合下，檔案工作不僅會成為領導和各處室的參謀助手，也會為英才的蓬勃發展奠定良好的基礎。
幹部人事檔案工作，是組織人事部門工作中的一個重要組成部分，是做好乾部工作的基本前提。加強幹部人事檔案規範化管理，充分發揮幹部人事檔案在實際工作的作用，是幹部管理的一項重要任務。幹部人事檔案工作做得好不好，直接影響到幹部工作的效率和質量，同時也是衡量一個地區、一個部門、一個單位幹部工作水平的標誌之一。結合實際，本人認為要做好乾部人事檔案管理工作，必須做到“四抓四到位”。
一、抓關鍵，領導重視到位。
長期以來，由於幹部人事檔案工作是一項內部性、保密性很強的工作，是一項並不引人注目、默默無聞的工作，因此，有些領導對幹部人事檔案工作不夠重視，存在著一些認識誤區。一是無關緊要的思想。認為現在使用幹部重在現實表現，幹部檔案沒有多大作用;二是無需親為的思想。認為幹部人事檔案工作就是簡單的收存材料，是幹部檔案工作人員的事情，不需要領導親自抓;三是一般應付的思想。雖然口頭上講幹部檔案工作的重要性，但在實際工作中並不夠重視，認為幹部人事檔案管理沒有火燒眉毛的事，只要“守好攤”，幹部人事檔案不丟失，能應付外調、查檔就行了。
由於思想認識不高，在實際工作中就存在著：1、管檔人員配備不到位，沒有按規定比例配備工作人員;2、投入不夠，基礎設施配套不到位，保管條件落後;3、檔案人員隊伍不穩定，變化比較大;4、幹部人事檔案人員政治、經濟待遇不高等。這些問題既影響了幹部檔案管理人員的積極性，又影響了幹部人事檔案管理的工作水平。因此，要做好乾部人事檔案工作，就必須加大宣傳力度，加強督促檢查，使各級領導進一步提高對幹部人事檔案工作重要性的認識，牢固樹立檔案意識，加強對檔案工作的領導，關心管檔人員的政治、生活待遇，重視幹部人事檔案的基礎工作，從而從整體上提高幹部檔案管理工作的水平。
二、抓規範，基礎工作到位。
維護幹部人事檔案的完整、準確與安全，是幹部人事檔案管理的基礎性工作和重要內容，涉及到貫徹落實黨的幹部路線、方針、政策，它直接關係到組織人事部門對幹部的評價、培養和使用，關係到每個幹部的切身利益和政治前途。因此，對檔案管理的基礎工作，一定要加以規範。但在檔案管理的實際工作中，仍存在著一些薄弱環節。一是檔案材料收集不齊全，沒有注意收集幹部檔案中必備的材料，造成檔案的材料流失。二是鑑別不準確，把不應歸檔、手續不完備和有問題的材料歸入了幹部檔案中，損害了檔案的真實性;三是整理不及時，對收集來的檔案材料沒有按規定及時整理歸入檔案，導致無序管理;四基礎設施不配套，檔案保管環境惡劣，影響了檔案使用;五是制度不到位，材料的轉入、轉出、檔案的查(借)閱等手續不按規定履行，檔案管理混亂。針對存在的這些問題，應堅持做到“四化”。一是收集歸檔程式化，建立健全乾部人事檔案材料的歸檔制度，特別對於人事變動、工資調整等材料，應及時督促有關部門收集，並按幹部管理許可權移交管檔單位存檔。二是鑑別整理規範化，嚴格按照《幹部人事檔案整理規範》規定，認真細緻地鑑別、整理加工，該歸檔的歸檔，不該歸檔的予以剔除。三是設施建設標準化，按照檔案管理基礎設施建設的有關要求，配備標準的檔案用品、微機和裝置，使幹部檔案管理實際現代化;四是管理工作制度化，自覺執行檔案管理的八項制度，使每項工作都制度化，保證管理工作井然有序地開展。
三、抓素質，隊伍建設到位。
隨著幹部人事制度改革的不斷深化，幹部檔案管理的手段也隨之進行相應的調整和變化，這就需要不斷提高幹部檔案管理隊伍的綜合素質，做到知識化、年輕化、專業化，使檔案管理工作既能繼承和發揚老檔案工作者的優良作風，又能根據工作的需要，與時俱進，開拓創新。但在實際工作中，幹部檔案管理隊伍建設有一些需要加強和改進的地方。一是人員配備比例不夠，有的甚至沒有明確管理人員，或者兼職人員主要精力不在檔案管理上;二是管檔人員整體素質不高，有的管檔人員政治素質不高，工作原則性不強，業務不熟悉，工作不踏實，應付了事;三是部分人員工作不安心，由於一些政治、生活待遇沒有落實，導致有些檔案人員缺乏奉獻精神，總想跳槽，影響了幹部檔案管理的質量。
面對存在的問題，應該通過抓管檔人員的整體素質，來促進管檔隊伍的建設和提高。一是抓基礎。各管檔單位應該明確一名領導分管，同時按規定配備檔案管理人員，而且必須是中共黨員、中專(高中)以上文化程度，保證檔案員的素質。兼職人員不可兼職過多，應以幹部檔案管理為主，保證管檔人員的工作時間。二是抓培訓。通過舉辦各種不同層次、型別的檔案人員培訓班，來更新觀念、更新知識，提高業務水平。同時，鼓勵檔案人員不斷地學習幹部檔案管理工作的方針和政策，提高政治素質，增強原則性。三是抓待遇的落實。一方面重視檔案管理人員勞動保護工作，督促管檔單位落實有關經濟待遇;另一方面，從政治上關心管檔幹部的培養和成長。通過一系列措施，從整體上提高幹部檔案管理隊伍的綜合素質，提高幹部檔案的管理水平。
四、抓服務，資訊開發到位。
加強幹部檔案管理的目的，是為了充分利用幹部檔案，為幹部人事工作服務。這是幹部檔案工作中心環節，是幹部檔案賴以生存和發展的基礎。隨著幹部人事制度改革的不斷深化，幹部檔案除了滿足工資制度改革、幹部工齡認定、老幹部待遇落實等一般性日常管理外，對各級黨組織公正、客觀地培養和使用幹部，已成為一個重要的依據。但是，傳統的幹部檔案管理方式，很難適應不斷改革深化的幹部管理工作。一是資料收集手段落後。依照傳統的呈報程式，檔案材料沒有及時更新和補充，資訊不新，資料不準，影響了幹部工作效率和質量。二是管理方式落後。還是傳統的那種“你送我裝”、“你借我調”的管理方式，只注重收集，不注重資訊的開發和分析。三是服務方式單調。只滿足於幹部工作需要，缺乏將幹部工作與本地區的經濟和社會發展結合起來的意識，對幹部檔案利用開發不夠。
因此，要使幹部人事檔案更好地為幹部工作，為經濟建設服務，就必須改變傳統的管理方式，通過服務來促進資訊資源的開發。一是實行現代化管理。充分利用計算機在幹部檔案管理工作中的作用，建立和完善幹部檔案資料庫，及時更新，動態化管理幹部人事檔案資訊，保證幹部檔案資訊的時效性、真實性和準確性。二是實行開放式的管理。一方面建立幹部工作業績檔案，及時將幹部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案，為憑實績用幹部提供必要的依據。另一方面建立幹部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、註冊考試等能反映個人才能資料，真實、準確、完整、立體地反映幹部的情況，提高決策工作的水平。三是實行服務式管理。在工作中注重實效，在嚴格執行保密制度的前提下，堅持熱情服務，在幹部的入黨、出國、調動、任免、福利待遇、辦理退(離)和處理歷史遺留問題時，盡最大努力幫助用檔單位用足用好檔案資料，努力為幹部工作提供優質服務，提高幹部檔案的使用效率。
我從事檔案工作已有7個年頭，在工作期間，時刻嚴格要求自己，由剛接手檔案管理時的手足無措到熟練掌握檔案管理的各個步驟，從平時的收集檔案到最終的裝盒裝櫃，用縫紉機也由最初的摸不著頭腦到現在用的得心應手，都始終保持積極的工作態度，兢兢業業，踏踏實實，認真做好日常事物，並刻苦鑽研業務知識，為單位的不斷髮展做出了不懈的努力。現將我的工作業務報告如下：
一、加強政治學習、不斷增強自身素質
為了適應新形勢的要求和工作需要，我始終把學習作為高政治素質的前提和基礎，充分利用業餘時間，積極學習系列重要講話，樹立起了正確的人生觀和價值觀，做到了遵紀守法、勤奮敬業、團結同志。能夠時時處處以黨員的標準嚴格要求自己，牢記黨的為人民服務的宗旨，在檔案管理與業務指導繁雜瑣碎的工作中，做到了任勞任怨、埋頭實幹, 時時處處以工作為重，培養起了良好的職業道德。
二、加強理論學習、不斷提高業務水平
積極參加由市檔案局組織的檔案人員上崗培訓，系統的學習了《檔案工作實用技術與方法》並熟練的掌握了《歸檔檔案的整理規則》、《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限》、《檔案分類編號辦法》等有關規定，進一步提高檔案工作的理論知識，加強了在檔案工作中解決實際問題的能力，以此提高工作水平，並適應新形式下本職工作的要求。
三、積極工作、圓滿完成各項任務
1、辦公室是單位承上啟下、溝通左右的樞紐，形成的檔案材料多，內容涉及面廣，如何科學分類是十分重要的。這就要求必須在日常的文書處理工作中做好，做到事事有迴音、件件有著落，在收集整理檔案資料的工作中認真總結經驗，繼續改進方法。
2、負責檔案的管理工作。對歸檔檔案進行了分類整理，並按市檔案局的要求，建立健全了資料接收、整理與管理體系。
5、負責對檔案的安全管理。定期對其數量和保管狀況進行全面檢查，填寫登記簿;對檔案室內溫溼度按照要求進行調控，及時清理庫房衛生，並進行安全檢查，未出現任何事故。
6、負責檔案的登記與統計工作。建立了各種登記統計簿冊，並及時進行登記統計。
四、建章立制、規範檔案管理
貫徹執行《檔案法》、《國家保密法》等有關法律、法規和方針政策。我忠於職守，並根據《檔案管理條例》，統籌規劃並負責制定了本單位檔案材料歸檔和檔案保管、利用、鑑定、統計、銷燬、移交等有關規章制度;增強檔案庫房管理制度的落實，嚴格執行檔案查閱、借閱制度，無洩密及損害單位利益事件發生;完善檔案的管理，加強照片、錄音錄影等收集及規範化整理工作。使檔案材料歸檔率、完整率、齊全率均達到了要求，做到及時準確，為查閱各類資料提供了便利，對推進檔案制度化、規範化、現代化建設，全面提升檔案管理水平做出了積極的貢獻。
在工作中，雖然取得了一定的成績，但離檔案工作科學化、規範化、現代化的要求，還有一定的差距。在今後的工作中，我要牢固樹立強烈的檔案服務意識，認真學習檔案學理論，鑽研業務，進一步加強對檔案的利用，不斷提高管理水平和歸檔檔案質量，向其他同志相互交流好的工作經驗，發揚優點，克服不足。努力開闊和拓寬檔案利用工作的眼界和思路，力爭使自己的政治素質和業務水平上一個新臺階，更好的完成領導交給的各項任務。
習近平總書記指出：“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案”。檔案在各項事業中都具有重要作用。近期，新冠肺炎疫情肆虐，各行各業都積極行動，為遏止疫情提供力所能及的服務。在疫情面前，檔案工作者勇於擔當、主動作為，積極提供檔案資訊為抗擊疫情服務。疫情發生後，國家檔案局第一時間下發檔案，要求加強抗擊疫情期間的檔案工作，特別要求做好抗擊新冠肺炎疫情檔案材料的歸檔工作，要求各級檔案部門積極向本地黨委和政府提供檔案利用服務。不少學者也以此為已任，撰文呼籲加強新冠肺炎疫情檔案管理工作。
加強某一時期某一專項工作的檔案工作，主要包括歸檔和利用兩個方面。如何貫徹落實黨中央、國務院關於抗擊疫情的各項部署，統籌做好相關工作，是近期檔案部門的工作重點。為此，廣大檔案工作者要按照《國家檔案局關於做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》要求做好相關工作。即，面對當下尚未結束的疫情，首先要大力提供檔案利用，助力疫情早日結束。同時，也要從長遠考慮，做好抗擊疫情期間形成的檔案材料的歸檔、移交和檔案保管等工作。也就是要統籌做好“管”和“用”兩方面工作，並隨著疫情發展進行實時調整。
立足當前，用好重大疫情檔案
利用與服務是檔案工作的目的與宗旨。經過長期實踐，我國形成了一套提供檔案利用的理論和方法。但此次新冠肺炎疫情是一次突發公共衛生事件，它的發生時間、發生地點都具有不確定性，檔案利用需求和特點與我們日常服務的物件有很大差別，這給檔案利用帶來了較大難度，尤其在抗擊重大疫情工作要求的快速響應、跨地區跨單位呼叫檔案、精準提供檔案利用等方面尚缺乏經驗。如，此次疫情對“非典”時期檔案利用需求最大最迫切的應該是武漢市，但“非典”檔案主要儲存在北京，武漢在呼叫“非典”檔案時存在很大難度。但中國中元國際工程公司向武漢市城鄉建設局提供小湯山醫院圖紙的事例又恰恰說明了抗擊重大疫情工作中跨地區、跨部門呼叫檔案的迫切性及重要性。從小湯山醫院圖紙利用和此次新冠肺炎疫情所體現出來的高速、精準、跨地區跨部門的高效檔案利用需求，檔案部門應從3個方面著手抓好重大疫情檔案的開發和利用。
一是用好數字檔案館(室)建設成果。重大疫情作為突發公共衛生事件，一旦發生將對人類的生命財產安全造成嚴重威脅，要在第一時間進行應對。此時，對檔案調閱利用的時間要求是分秒必爭的。因此，快速的檔案檢索速度，不受空間距離限制的檔案資訊提供，所提供檔案資訊的精準程度就體現了檔案工作服務重大疫情抗擊工作的效果。在這些方面，數字檔案館(室)是可以發揮優勢的。首先，數字檔案館(室)檢索檔案的速度快，手工檢索無法比擬。利用數字檔案館(室)可使檔案部門快速響應重大疫情抗擊工作對檔案利用的需求。其次，數字檔案館(室)可遠端檢索並遠端提供檔案資訊利用，能夠滿足重大疫情發生時人員活動受限和跨地區跨部門異地查檔調檔的需求。再次是數字檔案館(室)可大幅提高檢索檔案的準確性，可滿足重大疫情抗擊工作對高效率檔案利用的需求。一些中央企業建成的數字檔案館(室)在服務此次抗擊新冠肺炎疫情中體現出了其重要作用。如交通銀行通過數字檔案館有效解決了疫情期間公司有關部門對“非典”檔案的需求。國家電網公司通過數字檔案館(室)建設成果實現了公司全員移動辦公，並推出了移動數字檔案應用，在此次疫情防控中起到重要支撐作用。這次抗擊疫情對檔案利用的需求也間接啟示我們，數字檔案館(室)建設的力度仍需加大。
二是加強對重大疫情檔案利用需求的研究和檔案編研工作。重大疫情一旦發生，情況緊急，如何在第一時間精準地將有關檔案提供給有需求的部門和人員，是抗擊疫情中發揮檔案作用、提高檔案利用效率的又一關鍵。首先，疫情發生後，檔案部門也不能囿於提供檔案原件服務，而是在進行深加工的基礎上，再提供利用檔案資訊。如湖南省岳陽市檔案館在疫情發生後迅速行動，市檔案館館長餘友安撰寫了7000多字的調研報告《17年前岳陽抗擊“非典”回顧與啟示——對我市當前疫情防控的一點思考》，並報送市委、市政府，為全市疫情防控提供參謀服務，得到了市領導的充分肯定。其次，檔案部門要在平時做足功課，加強對突發公共衛生事件中檔案利用需求研究，梳理出參與突發公共衛生事件管理的不同部門不同人員在不同階段對不同檔案的利用需求，將各階段有關人員的檔案利用內容拉條掛賬，形成應急方案。其次，要加大重大疫情檔案編研力度，在平時就形成一批有針對性的重大疫情檔案編研成果。因為編研成果可以縮短利用者獲取有用檔案資訊的時間，提高檔案利用的精準度。
三是建立檔案服務抗擊重大疫情協調機制。重大疫情作為突發公共衛生事件的不確定性決定了其檔案利用人員、利用內容的不確定性，加之我國是一個突發事件頻發的國家，這種跨地區、跨部門檔案利用將成為一種常態。要應對這種非常規檔案利用需求，應在各級檔案行政管理部門、大型企業事業單位檔案部門建立抗擊重大疫情檔案呼叫工作的協調指揮機制，一旦突發重大疫情，協調指揮機制可以精準對接抗擊疫情協調指揮部門，快速實現跨地區、跨單位呼叫檔案，為疫情防控部門提供更多參考借鑑。檔案部門還應爭取將檔案工作納入突發公共衛生事件應急協調機制，使檔案部門及時、全面瞭解突發公共衛生事件應對進展，精準識別檔案利用需求，提高檔案利用的精準度。
放眼長遠，管好抗擊新冠肺炎疫情檔案
高效的檔案利用是抗擊新冠肺炎疫情的需要。但是，在提供檔案服務科學精準打贏疫情防控阻擊戰的同時，我們也要放眼長遠，總結經驗，針對此次疫情期間暴露出的短板和不足，抓緊補短板、堵漏洞、強弱項，從完善重大疫情防控體制機制和健全國家公共衛生應急管理體系的高度，大膽創新，從以下3個方面著手，健全重大疫情檔案管理體系。
一是創新重大疫情檔案保管機制，建設重大疫情檔案館(中心)、檔案資料中心或檔案專題資料庫。跨地區、跨部門呼叫檔案是抗擊重大疫情期間檔案利用工作的顯著特點。要滿足這種需求，實現檔案資訊集中從而實現共享是有一條有效途徑。儘管我國的檔案進館制度在一定程度上實現了部分檔案資源資訊的集中，但在我國的檔案管理體制中，重大疫情檔案與其他檔案一樣，按全宗歸檔，按地區進館，這使得同一次重大疫情抗擊中形成的檔案仍是分散在不同地區或單位保管，難以實現跨地區、跨部門呼叫或共享利用。為此，要研究建立重大疫情檔案館(中心)，收集保管歷次重大疫情管理中形成的分散在全國不同地區、不同單位的檔案，使重大疫情檔案資訊實現集中，方便共享利用，以應對重大疫情發生時檔案的快速呼叫，減少檔案的跨地區、跨單位呼叫。當然，建立重大疫情檔案館(中心)的方式需要改革當前我國檔案管理機制。如要保持現有檔案實體保管機制不變並實現檔案資訊集中共享，也可以採用建立重大疫情檔案資料中心或檔案專題資料庫方式，對重大疫情檔案資料進行集中管理。地方重大疫情專題檔案資料可以按“縣級—市級—省級—國家級”逐級建設的模式，企業可按“三級以下企業—二級企業—總部—國家級”的模式，先分級建設後集中建設，以加快建設速度，最終建成一套包括全國所有重大疫情檔案的國家級檔案專題資料庫。
二是創新檔案進館要求，優化重大疫情檔案進館(集中)時間。我國的檔案進館制度中建立了檔案資源定期集中制，集中時間分別是歸檔滿20年和10年。但此次疫情期間對“非典”檔案利用的需求表明，現有檔案進館制度中的檔案資源集中時間不能滿足發生時間不確定的重大疫情防控的需求。如各地在20__年抗擊“非典”時形成的檔案，有的到今年只有17年，大多未進館，使得各地綜合檔案館在此次新冠肺炎疫情抗擊中可利用的只有當時作為臨時機構的全國防治非典型肺炎指揮部撤銷時進館的檔案。企業也只能利用本級或本企業形成的檔案，而無法利用下級企業或其他企業的檔案。為此，需要創新檔案進館制度，對於常設機構形成的重大疫情檔案實現即歸檔即進館制度，無須等到在形成單位保管滿20年(或10年)。同時，要創新重大疫情檔案鑑定制度，將抗擊重大疫情形成的檔案儘可能確定為較長的保管期限，必要時可全部劃為永久。因為，檔案資源的豐富程度是決定檔案資訊參考價值大小的重要因素。
三是加大新技術的推廣應用，大力推進電子檔案“單套制”歸檔。歷史告訴我們，重大疫情的發生往往意味著人員活動空間的限制。電子檔案電子化單套制歸檔使歸檔工作可以遠端完成，使得在抗擊新冠肺炎疫情中形成的檔案，不會因為人員活動受限和無法面對面交接而不能及時歸檔。國家電網公司在此次抗擊疫情中就充分利用企業數字檔案館(室)試點形成的電子檔案“單套制”歸檔技術，順利推進抗擊疫情檔案遠端線上實時歸檔，並同時推出抗擊疫情檔案材料的手機應用軟體歸檔，在抗擊新冠肺炎疫情檔案的管理中發揮了重要作用。經過幾年探索，電子檔案“單套制”歸檔技術日臻成熟，認可電子檔案憑證效力的法律法規日益完善，在此次抗擊新冠肺炎疫情檔案管理中全面應用電子檔案“單套制”歸檔技術完全可行。
健全和完善突發事件檔案管理體系
除了突發公共衛生事件以外，其他如重大自然災害、事故災難等突發事件在我國也時有發生，同樣需要檔案利用的有力支撐，檔案利用需求的特點也大致相同，同樣也會形成需要歸檔儲存的檔案材料，同樣需要健全檔案管理體系。我們完全可以利用加強抗擊新冠肺炎疫情檔案工作的契機，健全和完善突發事件檔案管理體系。此次抗擊新冠肺炎疫情中的檔案工作思路和方法同樣能在其他突發事件中進行應用。這不僅能為增強檔案工作治理體系和治理能力作出貢獻，也能為完善重大疫情防控體制機制和健全國家公共衛生應急管理體系作出貢獻，更可以為提高國家治理能力和治理水平作出貢獻。
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