公文寫作基本格式

文祕寫作在教學過程中應貫穿寫作能力與職業技能兩條主要線索，既要強調文祕寫作與其它文體寫作的不同，認識文祕職業的獨特性，從文祕職業出發進行寫作教學，同時由於寫作過程的綜合性特點，又要強調學生具備一定的觀察能力、蒐集資訊的能力、社會調查研究的能力、邏輯思維能力和語言表達能力。寫作是文祕的工作職責之一，公文寫作也是其中之一，下面是關於公文寫作基本格式範文，僅供大家參考。

公文基本格式要求

結合日常公文處理實際，提出一些基本要求，請認真研讀執行。

一、公文寫作

1.方向要正確。撰寫公文必須要符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及本企業的制度、規定，並能客觀、完整、準確地體現本單位、部門所要表達的意圖。

2.主題要突出。起草公文要開門見山，簡明準確，要合理安排正文結構，做到層次、條理清楚，要確保請示件一事一文，不可一文多事。

3.表達要深入。尤其請示件，一定要內容完整、有深度。例，對於涉及到經費方面的請示專案，在明確理由的同時，還應拿出依據，測算經費，並提出合理方案，或擬定幾種方案，闡明利弊，供領導決策借鑑，從而增強檔案的前瞻性和批辦效果。

4.文題要對應。目前上報的請示中，文不對題的現象依然存在。例，某已開工工程需申請費用，標題卻寫“關於××工程的請示”。

5.用語要得體、規範。具體應注意以下幾點：

(1)文句嚴謹，周密、準確，不生歧義，沒有漏洞、失當之處。

(2)簡明，精煉，去浮辭，忌冗長空泛。

(3)文理通順，符合語法、邏輯規律。

(4)格調鄭重、嚴肅、客觀，不主觀褒貶、肆意渲染，不矯操造作、虛構加工，體現公文的權威性。

(5)平實自然，通俗易懂，忌堆砌詞藻，濫用辭格。

(6)要使用規範化公文書面詞語，現重點例舉以下幾種常用詞進行說明。

稱謂詞，第一人稱用“我”、“本”，第二人稱用“貴”、“你”，第三人稱用“該”。

領敘詞，一般有根據、依據、按照、遵照、接、頃接、近接。作為下文依據的詞有悉、收悉、敬悉、欣悉、驚悉、恭悉、獲悉、謹悉等。表示目的的詞有“為”、“為了”。表示理由的詞有“由於”、“因為”、“茲因”、“鑑於”。

承轉詞常用的有“據此”、“為此”、“故此”、“有鑑於此”、“基於上述”、“綜上所述”、“由此可見”、“總之”、“總而言之”。

時態詞不能用“明年”、“後年”等不準確的詞，而應使用具體化的年、月、日。此外常用的時態詞有茲、現、將、值此、時值、按時、準時、屆時、在即、立即、當即、先期、逾期、片刻、曾經、暫、暫行等。

結尾詞，一般有此復、特此批覆、特此函告、特此報告、 為盼、為要。還有致意性結尾詞，如謝謝合作，謹致謝意，順致誠摯問候等。

公文語言要符合發文機關職權、符合文體特點、符合行文關係，下行文要明確肯定，平行文、上行文要用語謙和，分寸適宜。

“請示”要求理由充分，必要性、可行性闡述清楚，在結尾處不能含糊，如“請領導考慮”、“上述意見不知妥否，請上級酌定”就含糊其詞，而應當明確請求批示，例如，“妥否，請批示。”等就比較明確。

6.字句要正確。避免病句、錯字、標點亂用等文字性錯誤，減少語句前後缺乏邏輯性、關聯詞使用不恰當、標題不準確、不確切等表達上的錯誤。

7.引文要準確。常見的錯誤有：引用某個相關檔名稱時，公文文號置前，標題置後，或者引文文號中的六角號“〔〕”用“”代替，正確格式應為“《標題》(文號)”;引用會議紀要內容時，專門強調某個領導提出某某事項，不符合行文規定。正確的表達應該是會議強調某某事項，不出現個人姓名;專業術語、計量單位和數字用法不符合相關規定等錯誤。

二、文種使用

公文種類主要有命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要等13種。

1.不能漏寫文種。

例：“關於××的方案”、“關於××的辦法”，為不完整正式公文，“方案”、“辦法”不能作為文種，應為 “關於印發××方案的通知”。

2.不能自編文種，行文時必須在上述13個文種中選擇適當的文種，避免出現“說明”、“建議”、“要求”等自編文種的現象。

3.正確選擇文種。要依據發文機關的職權選擇，上行文多采用“請示”或“報告”，必要時也可使用“意見”;平行文用“函”，指在同一系統內部平級單位之間或不相隸屬的任何級別的單位之間;下行文使用的文種有“通知”、“通報”和“批覆”等。

要注意幾個易出錯文種的正確使用：

“請示”和“報告”，“請示”需上級批覆，而“報告”則是向上級彙報，不須批覆。“請示”必須是一文一事。

“通知”和“通報”，“通知”具有執行性，主要用於批轉下級機關行文，轉發公文，印發本機關公文;通報具有教育性，如批評、表揚及情況通報等。

“決定”和“決議”， 這兩個文種都屬於下行文，具有決策性，但決議是黨的機關文種之一，而且是會議通過的，在題注中要註明是哪次什麼會議什麼時間通過的。

三、公文格式

規範的公文包括眉首，正文和版記三個部分。

1.眉首。一般包括公文份數序號、祕密等級與期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人6個部分。上行文必須要註明簽發人姓名。

2.正文。一般包括公文標題、主送機關、正文及成文時間，有時還有附件。

(1)標題。準確簡要地概括公文的主要內容，要文字簡明。文種中已表達過的內容標題不再重複，如，不能說“關於申請××的請示”，“申請”二字是多餘的。標題中除必要時使用書名號外，一般不用標點符號。要正確使用介詞，要麼用“關於”，要麼用“對”，不能出現“關於對”。標題的排列要均稱，不能將一個詞拆分成兩行。轉發的公文，如通知的通知的通知，可省略中間層次，但在正文中須敘述完整。

(2)主送機關。“請示”不能多頭主送。

(3)成文時間。成文時間以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。

3.版記。版記部分包括主題詞、印發機關、印刷份數和發文時間。

(1)主題詞：主題詞應主要選擇名詞、動名詞和名詞性片語，有些公文標註的主題詞是將標題簡單割裂，有的甚至出現介詞“關於”、動詞“調整”等等，對於揭示公文主題內容、便於檢索毫無意義，選詞數量應不多於6個，排列順序為類別詞、類屬詞，最後必須加上文種。

(2)版記最後要標註印發機關、成文時間和列印份數。4.其他格式

遵循“參照標準，力求美觀”的原則，對常出現的格式及其他細節方面的問題作如下統一規範:

(1)文號、正文(除標題外)、版記(除主題詞、詞素外)及上行文中的“簽發人”3個字都採用仿宋GB2312三號字，頁碼採用仿體四號阿拉伯數字;上行文的簽發人姓名為楷體三號;標題用宋體小二加粗;“主題詞”3個字為黑體三號，主題詞詞素為宋體小三，各詞之間空一全形漢字。

(2)正文統一用1.5倍行距。

(3)一般標題上與紅色反線空兩行三號字距離，下與正文空一行。

(4)附件與正文空一行，附件名稱不加標點符號，如需回行，則回行後第一字與名稱首字對齊。正確格式為：

附件: 1.××××××××××××××××××××××

2.××××××××××××××××××××××

(5)有附件的檔案，正文中一定要按以上格式標明，並與後附標題一致。

(6)成文日期中的“○”從特殊符號裡引用，並與正文字型相同。

(7)正文層次序號依次為：“一、(一)1.(1)”或“一、1.(1)”

(8)單獨發文落款處只寫日期，不寫發文單位。

(9)用印要求橫向居成文日期中間，縱向上不壓正文，下壓日期，騎年蓋月。印章所在頁必須有正文，不能在空白頁上打上“此頁無正文”之後再加蓋印章，必要時可調整行間距或標題與紅色反線距離。

(10)版記應置於檔案最後一頁，亦即偶數頁。

(11)要雙面列印紙質檔案，以備歸檔。在OA系統電子版公文製作時，要按紙質檔案要求排版。

(12)“妥否，請批示”並不是請示中必用的固定格式，如以“請公司批覆”收尾，再加“妥否，請批示”，則屬多餘。

(13)請示檔案應在成文日期下隔一行標明聯絡人及電話，報告因不必署聯絡人。

(14)在轉發、印發某項內容的行文處理時，被轉發的內容是公文的正文，而不能作為附件處理，故無需標註“附件”一詞。

(15)公文中的數字除成文日期、結構層次序號、特指名詞以及定型的詞、片語、成語、常用語或具有修辭色彩的詞語外，原則上都使用阿拉伯數字。

(16)上行文必須由本單位主要負責人或主持工作的負責人簽發。