公文作為一定意義上的社會交際和公共關係的一種重要工具和手段，它的作用要得以實現，必然涉及到交際的雙方即言者（寫作主體）和受者（寫作受體）。公文的寫作，目的是給對方（即接受物件）看的，寫作效益的體現，關鍵還在於接受物件（即受文物件）對所收到的公文的理解、認可、辦理程度和執行情況。正因為如此，寫作公文一定要充分考慮讀者，注意研究讀者（即受文物件、接受物件）的接受心理，以增強文章的針對性、可讀性、可受性，增強文章的執行承辦效益。而公文寫作中的這一重要的也是基本的課題，卻長期未引起大家的重視，這不能說不是極大的疏忽和遺憾。
公文的讀者不同於文藝作品、新聞文章讀者有隨意性，它的讀者有明確的限定性，往往有特定的受文物件，不是誰都可以看，或者誰都必須看的。這種讀者的限定性，使公文寫作者事先就能明白文章是寫給什麼人看的，就有可能考慮到怎麼寫才能更符合受文物件的“口胃”和接受心理，更注重文章的實用性。可見，讀者的限定性這一特點，為公文寫作也提供了一定的方便。
在強調讀者有限定性特點的同時，還要注意到讀者的變化性。公文受文物件的接受心理，也要受內因外因的驅使而發生變化。一方面，社會政治變革、經濟發展這些外因，會使受文物件的接受心理隨著時代的變化發展而發生變化，這是“境（心境）隨時遷”。假如有人現在寫文章還用“文革”手法和語言，那隻會授人以笑柄。另一方面，年齡差異、文化層次的區別等等內因，也會使受文物件的接受心理隨不同語言環景而有所不同，這則是“因人而異”。例如寫給群眾看的通告要通俗易懂，而寫給教師的慰問信宜典雅古樸，不能失體失格。
從當今我國經濟和社會發展的時代特徵出發，從各級各類各方面接受物件的實際狀況考慮，公文寫作時，要著重考慮受文物件以下各種接受心理。
（－）求實心理
實事求是，一切從實際出發，是辯證唯物主義的根本要求，是黨的思想路線和優良傳統，也是接受物件（無論領導還是群眾）的衷心願望和迫切要求。事實勝於雄辯，公文的事實、理論越真實，就越可信，就越能說服，教育、鼓動或指揮受文物件去照“（文）章”辦事。公文受文物件的這種求實心理，是社會主義祖國人民群眾主人翁地位所決定的。隨著人民群眾民主意識、參政議政意識的增強，他們迫切地要了解各級領導、各個方面的真實意圖、真實情況，以認清形勢，行使自己的職責和權利。
此外，這也是歷史的經驗教訓所激發出的一種心理。“大躍進”、“文革”的歷史教訓，現實生活中少數公文的浮誇虛假之風，這些不實事求是的文風、作風，已使有的領導和少數公文失信於民。長期的積澱，使人們形成了一種“一朝被蛇咬，十年怕井繩”的泛化心理。要消除這種不良影響，也要求公文說真話，寫實情，求實效，不搞浮誇虛假，不搞花架子，不做表面文章，真正取信於民。
在公文寫作中務求實際，除按前面講到的要求內容的絕對真實、本質真實之外，還要注意把握“平衡”的手法。即在突出講某一個主要因素時，還要顧及到其它因素，特別是相反的因素；在強調某一方面的主要意見時，還要注意到其它意見，特別是不同的意見。要寓傾向性於平衡性之中。不注意這一點，過分強調一個因素、一種意見、一方面觀點，極有可能出現片面性和絕對化，不能全面、準確地反映出當今複雜的公務活動、社會事物等“系統工程”的客觀全貌，甚至可能給更大的“系統工程”輸去誤導資訊。例如有的單位寫文章講先進、成績時，總是筆下生花，說過頭活，報假數字，不講實際，不留餘地，以致上報的報告或者總結，竟不敢同本單位群眾見面，怕露了馬腳。這種誤國誤民的文風，必須堅決制止。而我們黨中央領導同志和不少各級領導同志的報告、講話和文章中，在充分肯定改革開放的巨大成績的同時，也常常非常深刻、尖銳地說明困難和問題的嚴重性。這種實事求是之風自然會得到廣大幹部、群眾的充分理解和信任。
（二）求新心理
江盈科曾在《蔽篋集序》中說道：“新者見嗜，舊者見厭，物之恆理，……新則人爭嗜之，舊則人爭厭之。”喜新厭舊，人之常情。觀點、內容陳舊的文章，是不能激起讀者的閱讀興趣的，公文寫作也同樣如此。那種一個典型材料反覆用、變換角度經常用，改換包裝“新瓶子裝舊酒”的寫法，那種“從別人的文章中找點子，從下面的材料中找例子，東拼西湊成稿子”的做法，那種“下面寫文章抄上級的，上級抄中央的”，層層照抄照轉的辦文方式，顯然都背離了工作實際，也不能滿足受文物件的求新心理，那種公文只會成廢紙一堆。
事實上，我國改革開放的形勢和發展變化是日新月異的，許多新情況有待去研究，許多新問題有待去發現，許多新矛盾有待去解決，許多新事物有待去認識，許多新人物有待去表彰，許多新經驗有待去總結，許多新氣象有待去宣傳，許多新理論有待去探討。公文要力求出新，儘可能給受文物件提供他們欲知而未知的這些新資訊。現實生活中、公務活動中，領導和群眾所關注的熱點、焦點問題，正是公文所要反映、介紹的熱點資訊、新資訊。公文寫作要力求想領導和群眾所想，急領導和群眾所急，寫領導和群眾所需，不說套話、空話，自然就會受到大家的歡迎。
不但內容要新，為適應資訊社會、高科技時代人們觀念和能力的變化，公文的寫作形式、語言、角度、技巧，都要既遵循規範，又不斷創新，才可能適應社會的發展變化。同是一年一度的國務院總理作的政府工作報告，其內容、觀點、寫法、語言卻年年有新意，都給人大代表和全國人民以耳目一新之感，成為推動社會主義事業前進的綱領性檔案。而有些單位的年終總結，年復一年，框架、觀點依舊，只是資料、時間不同，給人以“似曾相識”、“千部一腔”的陳舊感，這種文章的效果自然可想而知了。
（三）求尊心理
隨著社會的發展，人的主體意識的增強，處於社會關係中各種地位的人，都越來越需要別人和社會的尊重。需要尊重，這是人們高層次的心理需要。需要爭取受文物件理解、認同、支援、辦理的公文，首先必須對受文物件給予必要的尊重，滿足其求尊心理，才能取得受文物件的支援與合作。
從另一個角度講，作為公共關係和協調的重要工具、手段、渠道之一的公文，也只有對有關的社會組織或者公眾以必要的尊重，才能樹立起本組織的良好形象，實現其公關和協調的目的。
明白了這一點，就不難懂得為什麼“綠的大地，美的心靈——請勿入內”、“翠竹千竿，請勿刻劃”、“杜鵑居山久，春萌夏盛開，勸君莫採折，美從自然來”等標語，比“不準進入草坪”、“不準刻劃”、“不準攀折”之類標語為好；為什麼國防部發言人在接受國外、境外記者善意或惡意的提問後的結束講話中，會極有分寸地說道“感謝大家對中國國防的感興趣”，而使人無可挑剔了。
對受文物件的尊重，要得體適度。尊重上級而不要有阿諛奉迎之詞；尊重下級和群眾，而又要不失身分；尊重兄弟單位而又不要有恃強凌弱之感；尊重外賓或境外組織機構，而又不失國格人格。就是與對手和敵人的公文往來，既要堅持原則，針鋒相對，又適當運用文明禮貌的策略，行文做到有理、有節、有利。
對受文物件的尊重，要在行文內容、語言、形式等各方面表現出來。例如模糊語言的巧妙運用，某些公文如信函的格式變化，都會體現出不同程度的尊重。
（四）求近心理
這是交際、傳播學中的“距離論”在公文寫作中的體現。受文物件出於正常的功利目的，總要求公文內容與他們的工作和生活更貼近，不大想看那種“隔山放炮”、不著邊際的文章。都希望公文講出大家的心裡話、，身邊事，寫大家關注的熱點、焦點問題。希望“文中有我，我中有文”，即文章中寫出了我們想做的事、想說的話，而我們想到的文章中也寫到了。這也就是通常說的“想群眾所想，急群眾所急，辦群眾所需”。
受文物件這種求近心理，要求公文與他們在時間、空間、情感上都儘可能接近，即做到事近、理近、情近、心近。這也是情感因素在公文寫作中的體現。
為滿足受文物件的這種心理，我們在寫作公文時，就要從實際出發，注意針對性、及時性和實效性。而語言的運用，要儘可能注意生動性、群眾性和適當的幽默感（這當然要因文制宜），以增強文章的可讀性。
例如四川省及廣元市有關領導機關發出決定，號召廣大黨員幹部“遠學孔繁森，近學馬生貴”，使大家從身邊的基層領導幹部身上體會到一種可敬可親的認同感，體會到學習英雄模範人物的必要和可能性。李燕傑在對少管所的少年犯作報告時，稱他們為“觸犯了國家法律的年輕朋友們”，一下子就把少年犯聽眾的心理拉近了，其教育效果是相當突出的。
（五）求簡心理
當今社會已進入資訊社會，社會變動加劇，人們生活節奏加快，大家越來越重視時間的經濟效益和社會效益。人們都希望辦事由繁變簡，辦事需要的時間由長變短，希望講求效率。隨著幹部、職工隊伍的年輕化、知識化，這種求簡心理反映更為突出。大家都不希望開“馬拉松式”的長會，聽言之無物、套話連篇、口是心非的長篇報告，看又長又臭的懶婆娘裹腳布似的文章，而希望開短會，說短話，寫短文。
公文寫作要適應這種要求，就必須克服形式主義、文讀主義，沒有必要就不行文，必須行文時儘可能寫短些。要實話實說，長話短說，盡力摒棄廢話、空話、套話。不寫長而空的文章，寫短而精的文章，給受文物件提供儘可能多的實資訊，而不要那些言之無物的空資訊。有的人認為文章寫得越長越有“政績”，越有水平，這是一種誤解。其實，把文章寫短，對作者提出了更高的要求。公文撰寫者要努力提高思維能力和表達能力，起草文稿力求言簡意賅，開門見山，意盡言止，竭力刪去可有可無的內容和語句，做到篇無贅句，句無贅字。而在制發公文時，公文格式也要既規範又簡明，不要無實際意義和用途的空資訊。總之，要做到簡短、簡明、簡潔。
（六）求知心理
求知心理就是人們常說的求知慾。它是人們力求認識世界，渴望獲得文化、科學知識和不斷探索真理而帶有情緒色彩的意向活動。求知需要，是高層次的需要。在當今社會，隨著文化、科學的發展加劇，人類知識更新速度的加快，人民群眾特別是機關、單位、團體職工隊伍的知識化、年輕化，大家為適應在社會的生存與發展，更渴望從各種渠道瞭解、學習新知識。公文這一實施領導和管理職能的重要工具，當然也應擔負起傳播新知識的重任，以滿足受文物件的這種需求。它必須儘可能給受文物件提供一些新內容、新觀點、新知識、新資訊，而不能重彈陳詞爛調，不能再寫得不深不透，言之無物，也不能以艱深文淺陋，故作高雅。
（七）求利心理
追求最大利益、最大效益，是社會主義市場經濟條件下辦事的基本準則，也是各類機關單位制發公文的目的。這種利益，涉及到有關機關、單位、群體的權、責、利，涉及到各方的社會利益、經濟利益。制發公文時，從實際出發，不能不考慮到受文物件和有關各方面的切身利益和長遠利益。一定要顧全大局，兼顧各方，充分考慮到國家、部門、集體、群眾、個人各方面的實際利益。例如某地要出臺有關招商引資政策的檔案，要與外地有關方面簽定合作開發的協議書，都要考慮到對方的求利心理，樹立雙贏觀點，互利互惠。
（八）求便心理
《中共中央關於構建社會主義和諧社會若干重大問題的決定》指出，“為人民服務是各級政府的神聖職責和全體公務員的基本準則。”要“建設服務型政府，強化社會管理和公共服務職能”。建設公共服務型政府，是加強黨的執政能力建設的重要任務，對於落實科學發展觀、構建和諧社會、實現經濟的長期穩定可持續發展具有重要的意義。黨中央規定的社會主義公民道德建設規範中，把“助人為樂”列為社會公德規範，把“服務群眾”列為職業道德規範。作為實施領導和管理、服務群眾、服務社會重要工具的公文，當然應該處處體現便民思想，把服務、便民作為行政機關、領導部門行文的邏輯起點。這就要求我們在行文時，凡涉及到對利害方、利害人作出規定、規範、要求的，都要換位思考，設身處地為受文者著想，做到合法、合理、合情，想想他們能不能辦到，怎麼能儘快、便捷、順利地辦到，承辦中可能遇到的困難和應對措施，以增強公文的認同感和親和力。這樣，公文的承辦、執行效益會顯著提高。
總之，公文撰寫者是否考慮和研究受文物件的上述接受心理，其寫作效果是大不相同的。注意研究受體的接受心理，應引起公文作者和研究人員的高度重視。
【作者附記：本文選自葉黔達、柯世華《現代公文寫作技巧》四川人民出版社XX年7月第1版，這次刊載時，又增加了“求便心理”一小節內容。本文有關內容先後被中國和平出版社XX年5月第2版《申論》（見第四章全章）和成都時代出版社XX年7月第1版《申論》（見第11頁）照抄或摘錄過。其實，他們至少應該是與作者打個招呼的。】
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