行政專員崗位詳細說明書大綱
【說明書】:行政專員
崗位名稱:行政專員
崗位編號:jg-hr-002
所屬部門:行政人事部
崗位定員:1人
直接上級:行政人事經理
所轄人員:
直接下級:
【本職概述】公文管理、行政管理、裝置、辦公用品管理、臨時交辦的各項任務。
【職責與工作任務】
職責一
工作任務
1、根據公司發展,制定符合公司發展的各項行政管理制度,包括但不限於公文管理及流程、合同管理及流程、車輛管理及流程、辦公用品管理及流程等相關制度
2、就各項制度執行,跟蹤管理,提出可行性修改意見並完善
3、負責起草行政類合同,協調參與合同談判、簽約和履行流轉
職責二
職責表述:負責行政管理工作
工作任務
1、負責公司辦公場所基礎設施建設與管理工作,做好日常維護,並做好維修申報工作
2、負責公司證照年檢、備案、變更管理工作
3、負責公司會議的組織和聯絡工作,會議安排,檢查和會議紀要整理及執行情況
4、負責公司內外部房屋租賃事宜,包括租賃辦公場所事務、股東等住房房屋租賃事務
職責三
職責表述:辦公用品管理
工作任務
1、負責編制辦公用品管理制度及配置標準
2、收集辦公用品資訊,參與辦公用品供方稽核,建立辦公用品資訊庫及採購渠道,進行辦公用品採購
3、按各部門:辦公用品申購計劃進行彙總、申購、領取、發放等工作
4、辦公用品的清點、統計,各部門:使用情況並整理存檔,做到帳實相符
5、編制辦公用品申領流程,稽核辦公用品申請
職責四
職責職責表述:資產管理
工作任務
1、負責收集資產供應商資訊,建立供應商名錄,進行購置資產價格調查,參與資產採購,不斷拓寬資產採購渠道
2、負責固定資產盤點、建立固定資產臺帳,每月進行一次資產盤點工作
3、編制辦公資產申領流程,稽核辦公資產申請單併合理配置
4、負責公司資產內部調撥使用的稽核,做好資產調撥的記錄
5、負責辦理公司報廢資產處理事宜,協助財務部做好處理資產的賬務處理
6、負責公司實物資產的出入庫管理工作,填寫資產出入庫單,正確填寫資產編號:,出入庫數量及時間
7、負責建立辦公資產臺賬
職責五
職責表述:行政費用管理
工作任務
1、負責編制公司行政費用總預算及各部門:行政費用預算,建立費用控制指標
2、負責每月底依據部門:行政費用預算表稽核各部門:行政費用,對超預算費用專案,提出稽核意見
3、負責公司各項涉及行政費用的統計登記工作,正確填寫歸屬科目,登記時間及發生部門:,數字核對無誤
4、行政費用月報表的統計,報部門:經理稽核
5、負責行政費用控制指標合理分析及調整
6、負責建立行政類合同臺賬,詳實記錄合同付款情況
職責六
職責表述:車輛管理
工作任務
1、編制、執行車輛管理制度及使用流程
2、負責車輛的排程管理,協調車輛使用情況
3、根據車輛管理制度,負責對車輛進行管理
4、定期或不定期檢查駕駛員交通違章記錄,監督落實處理結果
5、控制車輛油料、維修費用
職責七
職責表述:後勤服務管理及安全管理
工作任務
1、編制、組織、執行公司環境衛生管理制度
2、(不)定期檢查公司各部門:環境衛生情況,提出環境衛生整改意見
3、監管行政前臺做好公司消防、安全管理工作
4、其他後勤服務工作
職責八
職責表述:企業文化及其他
工作任務
1、負責公司新聞、要事的彙編
2、負責組織員工文化活動,開展豐富多彩的員工活動
3、完成領導交代的其他工作
許可權範圍:
1、對於各部門:之間制度不清、職責不明的問題有建議權
2、對任何損害公司利益的行為有制止權
3、對辦公設施的維護權、管理權
4、對公司的後勤服務管理情況的監督權、檢查權
5、監督資產使用情況,對提出資產合理配置有建議權
【工作協作關係】
內部協調關係
公司內部所有部門:及員工
外部協調關係
政府有關部門:各有關採購供應商
【任職資格】
教育背景
學歷:
大學專科及以上學歷:
專業:
祕書、中文、公關、行政管理等相關專業:
培訓經歷::
相關專業:培訓及其他
經驗與專業:資格
經驗:
3年以上行政工作經驗
【能力與素質要求】
1、掌握企業行政管理知識及實踐應用,對房地產行業有深入的認識,具備綜合分析能力、應變能力、撰寫文書能力
2、做事客觀、嚴謹負責、踏實、敬業;工作細緻認真,謹慎細心、責任心強
3、具有很強的人際溝通協調能力,團隊意識強;較強的分析、解決問題能力,思路清晰,考慮問題細緻
4、熟練使用辦公軟體,辦公自動化裝置
【工作條件】
辦公裝置:計算機、一般辦公裝置、網路
工作環境:辦公室
職業安全:基本無危險,無職業病危險
時間特徵:正常工作時間,根據工作情況加班
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