文祕必備日常工作會議流程

組織日常工作會議也是文祕的主要工作之一，日常工作會議也是一門大學問，下面一起來學習日常工作會議主要流程吧。

日常工作會議主要流程：

會後工作。提到了會中工作所要注意的幾個事項，詳情請閱讀本文。

1.會議檔案資料的立卷歸檔

1)會議檔案的收集整理工作

(1)確定會議檔案的收集範圍。

(2)選擇收集會議檔案的渠道。

(3)運用收集檔案的不同方法。

2)會議檔案的立卷歸檔

把會議過程中的一整套材料，包括通知、領導報告和講話、會議記錄或紀要、會議簡報、會議報道等，進行分類立卷歸檔。

2.會議經費結算工作

(1)收款的方法和時機。有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓費、住宿費、餐飲費等)。

①應在會議通知或預訂表格中詳細註明收費的標準和方法。

②應註明與會人員可採用的支付方式(如現金、支票、信用卡等)。

③如用信用卡收費，應問清姓名、卡號、有效期等。

④開具發票的工作人員事先要與財務部門確定正確的收費開票程式，不能出任何差錯。如果有些專案無法開具正式發票時，應與會議代表協商，開具收據或證明。

(2)在訂購各種裝置和享受服務時，應掌握付款的方法和時間。

3.安排與會人員返程

案例

天地公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風韻公司新開發的系列化妝品的洽談訂貨會。祕書初萌負責安排與會人員的返程工作，初萌想先解決容易預訂的近處與會者的車票問題，再慢慢解決北京等遠地難以解決的車票預訂問題，而且她想當然地認為，只要為大家儘可能預訂火車硬臥票就行了。結果，部分代表因不能及時拿到返程的車、機票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票後，又要求更換車票或退票，結果鬧得大家不歡而散，使洽談訂貨會的工作成果大打折扣。

分析

會議結束並不意味著會議工作就結束了，有外部人員參加的會議應根據會議的長短、外部與會人數多少等情況及早安排好與會人員的返程事宜。做好與會人員的返程工作，主要包括以下兩點

1.提早做好與會者的票務登記預訂工作

(1)應根據會期長短、外地與會人數多少等實際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會者的行程。

(2)要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意願。

(3)一般情況下，要按先遠後近的次序安排返程機票、車票的預訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，儘早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯絡，提前預訂好飛機、火車、汽車、輪船票。

(4)屆時應編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程後再返回，如有必要，還應安排有關領導同志為與會人員送行。

2.幫助與會者提前做好返程準備

(1)提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。

(2)提醒與會者及時與會務組結清各種賬目，開好發票收據。

(3)幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。

(4)準備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。

(5)幫助部分與會者託運大件物品。

4.會議總結

總結工作要以科學的績效考評標準為指導。績效考評標準是指對會議工作人員績效的數量和質量進行評價的準則，它應具有完整性、協調性和比例性。

(1)會議工作總結要根據崗位責任制和工作任務書的內容逐條對照檢查。總結工作的方法如下。

①檢查會議目標的實現情況。

②檢查各個小組的分工執行情況。

③將員工自我總結和集體總結相結合。

④以總結經驗、激勵下屬、提高工作水平為目的。

(2)決定會議效果的主要因素有以下幾個。

①是否具有召開會議的必要。

②會議準備得是否充分。

③議程是否科學合理。

④主持人的能力水平。

⑤是否嚴格控制了會議人數。

⑥與會人數是否達到了有效交流資訊並形成有效決議的最低限度。

會議流程及服務安排

一、會前準備

1、辦公室人員收到會議通知，首先需問清楚會議服務要求，然後將具體安排轉告會務工作人員，由會務工作人員準備會議前工作，瞭解與會人員的相關資料，並做好會務登記，保持良好的資訊溝通，促進會議的順利進行。

2、確定會議的出席人數，根據與會人員情況及會議規格適時調整會議場地，並對會場的各項設施進行認真檢查。

3、草擬會議議程，經上級領導批准後分發所有與會人員。會議議程是會議內容的概略安排，議程中應涵蓋主題、時間、地點，參加人員及議題安排等具體事項，開會之前要將會議議程傳達給與會人員。

4、合理安排相關會務工作人員，其工作人員要做到以下幾點：

(一)儀容儀表

(1) 著裝統一整潔，不穿拖鞋、響釘鞋。

(2) 接待人員短髮不遮眼，長髮後梳成馬尾或盤髻。要求化淡妝，不濃妝豔抹，不佩戴首飾。

(3) 坐站姿勢規範端莊，不翹腿。

(二)語言

(1) 語調溫和親切，音量適中，普通話規範。

(2) 語言文明禮貌，適時運用“您好”、“您請用”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“沒關係”等禮貌用語。

(3) 對服務物件主動打招呼，不漫不經心，不粗言粗語，不大聲喧譁。

(三)態度

(1) 敬業、勤業、樂業，精神飽滿，彬彬有禮。

(2) 微笑服務，態度誠懇、熱情、周到。

(3) 工作差錯失誤及時糾正並當面賠禮道歉。

(4) 解釋問題有禮有節。

(四)紀律

(1) 會議服務前不吃異味食品。

(2) 不在會議期間使用電話。

(3) 服務過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。

(4) 嚴格遵守職業道德。

5、辦公室應在會議召開前一天，以檔案、郵件、電話等形式通知與會人員會議的時間、地點及其他具體注意事項。

6、重要會議的召開，應提前做好必要的彩排工作，會議期間的演講稿件和電子演示文件需要統一規範，並測試投影儀等電子裝置是否能正常使用。

7、會場招待的水果及飲品採購要在前一天準備好，並按照與會人員的數量及會議規格進行合理購買;如會議結束後有安排宴會的要求，應確定宴會時間，選好宴請場所，並根據公司接待預算的金額確定選單;宴會中所需飲用的酒水也應提早預訂。

8、參照與會人員的名單製作名牌，名牌以紅底紙張列印，上面分別註明單位名稱，名字及職位，注意文字大小適當，清楚易識。紙張裁剪規格為8.5*15.11cm,並使用兩面三角名牌架擺放。

9、會場的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會議的情況下，更要安排妥當。座椅的數量應按出席人數擺放，並多預留兩到四位。

10、會務工作人員進行會場佈置：

(1)檢查會議室衛生情況(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、 杯具、水壺等)，確保會議室整潔及會議用品的清潔。根據與會人員的人數擺放好演講臺、桌椅、橫幅(會標)、桌牌、花草、簽到桌、指示牌、果盤、筆、本、會議議程及其他會議所需要的檔案。

(2)採用拉線的方式，確保桌椅、杯具等會議用品的整齊擺放。擺放花卉時，如橢圓長桌中間空地、會議室角落，另外會議桌上也可訂做鮮花花束，但要把握好尺寸，不可過大過高，花卉顏色可視會議主題而定。

(3)根據會議議程，合理安排與會人員的座位、座牌、發言人、領導人講話順序、其它會議物品以及是否需要音樂、是否需要投影儀等，及時檢查確保所需物品的齊全，做好會議前的準備工作。

(4)根據發言人位置擺放話筒，並除錯(話筒位置的高低、效果及介面等)，確保話筒及音量正常，如需要音樂，要提前試播，確保正常播放;如需要投影儀，則根據會議實際需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進行除錯。準備並除錯好備用話筒，以備會議過程中話筒突發情況，及時更換。

(5)會議所需的備品要按以下要求擺放：

座位的正前方擺放座次牌，右手正前方杯墊及水杯(杯把向右側轉45度)，靠近水杯位置擺放消毒溼巾(也可不備)，左手前方可放置水果或瓶裝純淨水(以防領導不喝茶水)，正中放置筆記本、會議議程、會議資料及其他與會議相關的紙質檔案，檔案右側則擺放簽字筆。其他物品，如鐳射筆、抽取式紙巾等可隨機擺放，注意桌面整齊劃一，不可過於擁擠、雜亂。

具體細節：

①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求對齊椅子的右側扶手，擺放成一條直線，茶杯蓋上的花豎與杯把垂直，茶杯上的標記一致對準客人，擺放統一。

②杯墊、玻璃杯：拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側，杯墊上兩個花瓣的夾角對準客人，與茶杯的距離約為1CM，手指握住玻璃杯的底部擺放在杯墊上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花紋要以豎條紋對準客人。

③礦泉水：擺放時，拇指與食指握住礦泉水的兩個紅標擺在杯具的左側，與其旁邊的玻璃杯一指之隔，漢字標誌一面對準客人。

④毛巾託：毛巾託豎著放在杯與玻璃杯中間的正前方約2CM處。 ⑤筆記本、會議資料等檔案：對齊桌子外沿，對準椅子正中。 ⑥筆：放在筆記本、會議資料的右側，注意筆的標誌朝上方放置。

11、會議開始前一個小時要準備好充足熱水，會議進行中注意始終保持倒水的壺滿，以備及時的加水。

12、準備工作的檢查

會務工作人員應提前一個小時進入會場，檢查會場整體效果，確保各項準備工作到位，在所有物品擺放完畢後分別檢查桌子兩側的茶杯、玻璃杯、礦泉水是否在一條直線上(如不在一條直線上做適當的調整)，同時檢查所有物品是否符合擺放要求(如不符合的按照擺放標準擺好)。開啟電子裝置，開啟照明燈及通道門，做好引導工作。如需使用空調，應提前半小時開啟。

13、準備工作完成後

會場外應設有與會人員簽到處，簽到處最好設在入口通道較明顯的地方。如與會者涉及公司外部人員，可視具體需求擺設“請賜名片”名牌於簽到處。然後，會前15分鐘站在會議室門口兩側，雙手自然交疊在腹前，面帶微笑恭候與會人員的光臨。在與會人員距會議室門2米處主動拉門讓其進入，同時根據不同的身份和年齡使用敬語問候(如早上好、下午好等文明用語)。

二、會議過程中

1、會議開始後工作人員迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人員應先備毛巾(上毛巾的時候注意用夾子，不能用手直接拿)，再斟倒茶水。

首次倒茶後應在15分鐘左右再次續水，以後每隔15分鐘或20分鐘續一次水，如客人杯中有茶水應徵詢客人意見，並禮貌地小聲對客人說：“對不起，請問需要加水嗎?”或做個手勢，待客人同意時方可進行。可根據實際情況(領導杯中水的水量)來靈活掌握倒水時間。倒水時，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無名指夾起杯蓋，用大拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側身，在領導的身後緩緩倒水後放回茶杯，一切行為應在客人右手方完成。

通常會議室內不許吸菸，如特殊情況需擺放菸缸，菸缸內菸頭不得超過三支應及時更換，會場中均使用托盤服務。

2、工作人員在音控室時隨時注意音響監聽，發現問題及時查詢問題所在，並迅速解決。(及時檢查話筒、調音臺、功放機、協調器、音響等裝置的連線情況)。

3、根據會議議程，及時關注下一位發言人的話筒開關及位置，如遇到話筒突然失常，應迅速更換備用話筒。

4、會議中要注意觀察主席臺，察覺領導如有需要幫助時，及時上前詢問。

5、如果會議過程中使用國歌、國際歌，播放過程中所有工作人 員要站立行注目禮，不準隨意走動。

6、在會議過程中，遇到參會人員有特殊的要求，應儘量給予解決，如不能及時解決，請其稍等，然後立即向上一級報告，並儘快給予答覆。

7、會議中間休息時，工作人員要儘快整理會場，補充和更換各種用品。

8、在會議進行中，工作人員不允許隨便進出會場，要保持並維持會場秩序，使會議能夠在安靜的環境中順利進行。

三、會議結束階段

1、會議結束時，工作人員應及時開啟通道門，站立兩側，禮貌相送，微笑點頭，並說“慢走、再見”。

2、會後及時做好會場清理工作。檢查會場內有無與會人員遺留的物品，若發現有遺留物品應迅速做好記錄並及時歸還。

3、會後嚴格做好保密工作，工作人員應不詢問、議論、外傳會議內容，不帶無關人員進入會議室。

4、如單位外部與會人員有參觀單位環境的意願，在不影響單位正常辦公的情況下，工作人員應做好指引和陪同工作。

5、配合拍攝人員工作，並組織與會人員在指定地點進行合影留念。如會議結束後有安排宴會，應提前與飯店工作人員確定到場時間，並通知與會人員及做好陪同和接待工作。

6、組織會場的後期整理和清潔工作。與會人員所用茶杯、毛巾等物品洗刷乾淨，分別消毒，桌椅擦淨並擺放整齊，以備下次會議時使用，地板、地毯清理乾淨。(如會議室超過兩天沒有使用，需及時的檢查會議用品的清潔、桌椅的整潔，確保會議室隨時可以使用。)

7.關閉所有電器裝置，話筒、空調等，帶好會議室鑰匙進行安全檢查後離開會場。(會議室注意隨手鎖門，杜絕無人門開著的現象)。

四、會後服務總結

每次會議服務結束後，辦公室工作人員要對會議全程的講話內容、照片、影像等資料進行蒐集和整理，以備單位以後紀念或是宣傳時用。同時，針對每次會議出現的問題及情況撰寫書面材料，以例會的形式進行內部討論，總結每次會議服務過程中的優點及不足，不斷進行修正和改進。

早班工作安排(工作時間為：08：00~17：00)

一﹑班前:(07：50~08：00)

1.開啟各個會議室大門，並檢查各個會議室的設施裝置是否可正常運作。如：燈光、空調。

班前例會：1.檢查該班員工的儀容儀表，符合酒店的標準。

講述當天會議室預定的情況及基本要求。

2.安排早班工作任務，員工清楚自己的工作後，

進入其負責的工作崗位。

檢查備餐間物品(08：00~08：15)

1. 熱水，熱毛巾準備是否足夠供應。

2. 檢查托盤，茶壺、工作車等所需物品是否住夠用。

3. 檢查工作間電梯是否正常運作。大堂檢查(08：00~08：15)

1. 檢查電梯、燈光、空調、等裝置是否運作，如有損壞，立即通知關部門進行維修。

2. 檢查地面衛生是否乾淨，無積水。

3. 檢查指示牌、電視機、休息室茶几、沙發、等環境衛生是否乾淨、擺放規範。

4. 檢查綠化是否有枯葉，是否鮮豔。

5. 會議中心大門外的衛生情況，橫幅是否正確懸掛

會場內檢查(08：00~08:15)

1. 確保場內整體清潔並符合衛生標準，無汙垢，無雜物，無異味，檯布，用具整潔，無破損，規範統一。

2. 根據EO單的要求逐一檢查會場的佈置需求：橫幅懸掛是否規範，字型，字距，高度是否鮮明，無錯字。

3. 確認臺型是否正確，是否有更變，檯布顏色，鋪設是否規範。

4. 椅子要擺放整齊，數量與要求的人數相符

5. 主席臺，名牌卡，講臺，講臺花等等都要逐一檢查，無一遺漏的檢查。

6. 桌面物品 擺放規範，統一。

7. 植物、簽到臺、音響裝置、空調、投影、燈光等裝置確保會議期間完好使用。

營業時間(08：30~11:30)

1. 站會場門口迎接客人

2. 幫客人存衣

3. 指引客人入場，如客人攜帶資料物品較多時，應主動上前幫助提拿、協助擺放。

4. 為客人沏茶(茶水七成滿)上毛巾。

5. 會場服務、茶點服務、會休服務、等工作。

11：30~13：30

1.晚班交接，頂替用膳。

2.會議結束後的復原工作

3.結賬服務，擺會等工作

(會場內檢查)

14:00~17:00

1.下午會議進行。

2.會場服務。

17：30~下班

1. 班後小結會。

2. 倒掉垃圾筒的垃圾

2.工作交接。

晚班班工作安排(工作時間為：11：00~19：30) (11：00~17：30)

1.班前例會

2.交接工作，頂替早班用膳

3.檢查日常消耗品是否夠用。

4.整理會議室的擺放、衛生情況

5.送洗及領回布草

6.瞭解明天的會議情況，根據訂單佈置場地。

7.根據易耗品的使用情況，領取貨品。

8.看會服務

8.接手早班工作並完成。

(17：30~19：30)

1. 互相頂替用餐。

2. 會場結束後，引領客人退場。

3. 收拾並佈置會場。

4. 收拾並整理備餐間。

5. 檢查所有會場的安全隱患。

6. 關掉燈光、空調、等電源及門窗並鎖好。

7. 班後總結會議，寫下交接。

8. 再次巡檢會議中心所以位置。

9. 向上級彙報所有工作檢查完畢。

10. 較移鑰匙前臺。