祕書基本禮儀

禮儀使我們必備的基本條件，下面是本站小編為你整理的祕書基本禮儀，希望對你有用!

祕書基本禮儀

禮儀是一門綜合性較強的行為科學，是指在人際交往中，自始至終地以一定的、約定俗成的程式、方式來表現的律己、敬人的完整行為。由於地區和歷史的原因，各地區、各民族對於禮儀的認識各有差異。在長期的國際往來中，逐步形成了外事禮儀規範，也叫涉外禮儀。涉外禮儀就是人們參與國際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。它強調交往中的規範性、物件性、技巧性。隨著我國改革開放腳步的加快，人們在生活和工作中外事交往增多，瞭解涉外禮儀的內容和要求，掌握與外國人交往的技巧則顯得尤為重要。中國人民大學國際關係學院外交系主任，金正昆教授，從政務、商務和日常生活三個方面，詳細闡述和分析中外禮儀的差別和涉外禮儀的一些常識要求。

他認為，人和人之間有接觸才有瞭解，有了解才能溝通，有溝通才會互動，這是三個重要的程式。接觸是前提。接觸了之後才會瞭解，逐漸瞭解之後才容易溝通。所謂溝通是雙向理解，我理解你，你也理解我。那麼從國際交往的角度來看，巨集觀上涉外禮儀有三個基本要求：

第一個要求尊重為本，要強調自尊自愛，要尊重自己的職業，要尊重自己的單位.

第二個方面的理念就是要善於表達。在國際交往中，接待外國客人，

第三個方面是要強調接待三聲：“來有迎聲，問有答聲、去有送聲”。

金正坤教授結合日常交往和社交活動、公務活動的一些內容，具體介紹：自我介紹、介紹他人、名片的製作和使用、與外國朋友交換禮物、宴請外國朋友等等需要使用的一些常規的禮儀。從而在衣食住行訪談送等方面，使人們對涉外禮儀有一個全面地瞭解。他認為，與人交往要尊重為先，尊重別人就是尊重自己，發現別人的優點，實際上就等於肯定自我，那說明你寬容，說明你謙虛，說明你好學。所以在國際交往中，要善於發現別人的所長。

什麼是涉外禮儀?涉外禮儀實際上就是我們參與國際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。換而言之，它是講規範，規範就是標準。你講不講規範，是你這個人懂不懂規範的問題;你講不講規範，是你這個單位有沒有規範的問題。這個在國際交往中是很強調的。比如在大庭廣眾之下，一個男人一個女人著裝，他又規範的說法：“女人看頭，男人看腰”。女人看頭是看什麼呢?看髮型，比如染不染色，長度如何等等。像我們服務行業，政府機關一般公務員是不染彩色發的，除非把花白的頭髮染黑。另外頭髮不宜過長，作為女性，一般工作崗位上不長於肩部。有同志講了，長於肩部如何?長於肩部要做技術性處理，盤起來、挽起來、梳起來，不能隨意披散開來。道理很簡單，年輕姑娘的一頭飄逸的長髮是很有一些魅力的，你這兒一甩，沒準附近的每個人就暈了。“男人看腰”，看什麼了?不是看我們腰粗不粗，也不是看腰帶是什麼品牌，而是看這樣一個細節，要上掛不掛東西。我們說句涉外交往中的行話，一個有社會地位的人，一個有層次的人，在大庭廣眾之前腰上是不掛任何東西的。你見過普京總統腰上掛手機嗎?你見過安南腰上有一串鑰匙嗎?所以我剛才想講的是涉外禮儀的一個特點，就是規範性。

那麼實際上從比較研究的角度來看，我們現在講的涉外禮儀，國際交往中要遵守的國際慣例，和我國傳統禮儀還是有一些差異的。我國有五千年的傳統文明，有五千年的禮儀文化，我們都在這個良好的氛圍中繼任成長，那麼我們大家應該說是學識源遠流長，但是，從國際交往的角度來看，中外禮儀是有一些差別的。譬如國際禮儀它是強調關心有度，換而言之，不得打探或者涉及個人隱私問題。而我國傳統禮儀，強調親密無間。這個恐怕在國際交往中，此點不瞭解就麻煩了，按照我們的規範性說法，國際交往中不宜隨便探討對方、請教對方的問題有五，我們叫涉外交往五不問：第一不問收入問題，第二不問年紀大小，第三不問婚姻家庭，第四不問健康狀態，第五不問個人經歷。第二個特徵講物件性，對不同的人，有不同的要求，內外有別，自己人你該問還是問，但是外人你還是不問比較好。比如在國際交往中，每個人的健康被視為私人的資本，你身體不好，人家做生意會跟你合作?那缺乏可*程度嘛，但是說實話，這個問題是我們很多人比較愛問的。

祕書會議禮儀

按參會人員來分類，會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內部會議。公司外部會議，可以分成產品釋出會、研討會、座談會等。

會議的分類：外部會議、內部會議、釋出會、工作例會、研討會、部門會、座談會…、計劃總結會……。

內部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會，以及計劃會等等。

我們以外部會議為例，講一講商務禮儀中需要關注的一些細節。我們將會議分成會議前、會議中、會議後。

1.會議前

在會議前的準備工作中，我們需要注意以下這幾方面：

•when-會議開始時間、持續時間•where-會議地點確認•who-會議出席人•what-會議議題•others-接送服務、會議裝置及資料、公司紀念品等。

when-時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。

where-地點，是指會議在什麼地點進行，要注意會議室的佈局是不是適合這個會議的進行。

who-人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。

what-會議的議題，就是要討論哪些問題。

others-會議物品的準備，就是根據這次會議的型別、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。

2.會議中

在會議進行當中，我們需要注意以下這幾方面：

(1)會議主持人

主持會議要注意：

介紹參會人員;

控制會議程序;

避免跑題或議而不決;

控制會議時間。

(2)會議座次的安排

會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。

一般情況下會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現主次。

在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領導，那麼他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠裡的位置。就是說以會議室的門為基準點，在裡側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。

還有一種是為了儘量避免這種主次的安排，而以圓形桌為佈局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這麼多的禮節，主要記住以門作為基準點，比較靠裡面的位置是比較主要的座位，就可以了。

3.會議後

在會議完畢之後，我們應該注意以下細節，才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括：

•會談要形成文字結果，哪怕沒有文字結果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應該有專人負責相關事物的跟進;

•贈送公司的紀念品;

•參觀，如參觀公司，或廠房等。

•如果必要，合影留念。

祕書電話禮儀

(一)重要的第一聲

當打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心 裡一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給 對方留下完全不同的印象。同樣說：“你好， 這裡是xx公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應有“代表單位形象”的意識。

(二)要有喜悅的心情

打電話時要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由於面部表情會影響聲音的變化， 所以即使在電話中，也要抱著“對方看著”的心態去應對。

(三)清晰明朗的聲音

打電話過程中絕對不能吸菸、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 “聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因 此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，儘可能注意自己的姿勢。

(四)迅速準確的接聽

現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心裡會十分急躁，你的 單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠，聽到電 話鈴聲後，附近沒有 其他人，應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的， 這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話 筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會 十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。

(五)認真清楚的記錄

隨時牢記5wih技巧，所謂5w1h是指① when何時② who何人③ where何地 ④　what何事⑤　why為什麼⑥　how如何進行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於 5wih技巧。

(六)瞭解來電話的目的

上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要儘可能問清事由，避免誤事。首先應瞭解對方來電的目的，如自己無法處理， 也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

(七)掛電話前的禮貌

要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別， 說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就結束通話電話。