會議服務流程大綱

會議服務流程詳解：

總結我們提供會議服務的經驗，一般而言，您的會議確定以及成功舉行，大多經過以下幾個環節：

1、策劃：我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們為你提供可行性方案、會議回執，我們過去的成功經驗，都將成為您成功舉辦會議的基礎。

2、諮詢：在此階段，我們將與委託方進行初步溝通，並就委託方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等。

3、考察：在雙方進一步取得互信後，我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及所需的裝置細節等等，並在此階段就服務專案、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。

4、確定：這個時間需要的是耐心與細緻——我們得一一推敲設想得流程及預案，儘可能把方案細化，然後以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，並簽署相關服務協議。

5、執行：嚴格而又人性化地執行協議，將是雙方合作精神的高度昇華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局為一致奮鬥目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸，並臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許採取事前商議、事後結算的方式執行。

6、結算：雙方財務人員認真核對各類單據，嚴格按照協議執行核算。

以下為相應的流程介紹。

會前服務

1.與會議主辦方洽談。

2.提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等資訊。並制定完備的會議預案書給會議方。

3.派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、遊、娛樂等相關方面的情況。

4.確定方案，簽訂合同，預付定金。

會中服務

1.會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、攻關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2.會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

3.會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4.會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

5.會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。

6.會議旅遊：旅遊線路行程、用車、導遊是否增加景點等確認。

7.會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8.會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文祕服務及相關服務。

會後服務

1.結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對並結帳

2.資料：會議後的資料收集，根據客戶要求製作會議通訊錄或花名冊。

3.定期回訪和最新資訊反饋。