黨政祕書部門應該擔負哪些工作

黨政祕書部門應該擔負哪些工作，這既是祕書學的理論問題，也是一個很重要的現實問題。它涉及到祕書工作的職能、職權、地位和與其他部門的工作分工問題。工作範圍寬了，有可能侵犯其他部門的工作，工作範圍窄了，又不能發揮祕書部門的參謀助手作用。因此，有必要劃定或界定一個大體的範圍。最近，在教育部的指導下，由武漢大學、湖北大學、成都大學和江蘇鹽城工學院的7位專家、學者，在武漢討論修改《祕書學概論》的會上，展開了充分的討論，各擺事實、各陳理由、各抒己見，基本上取得了一致的共識。

會議認為，根據祕書工作的職能，聯絡當前各級黨政機關的實際情況，祕書部門的工作大體分為三個方面(三塊):

祕書部門的主要工作

主要工作是祕書部門的第一位工作，也是輔助領導必須承擔的工作。歸納起來應有這樣幾項:

1、撰寫文稿。例如，規定的各種公文，工作計劃、總結、簡報等機關文書，領導的講話稿，調查和考察報告，還有領導交辦的其他文稿。

2、檔案處理。檔案的收發、登記、呈批，領導批示後分別送給有關方面閱看、辦理、貫徹，以及催辦催報等。檔案由始到終的執行過程，都要跟蹤檢查落實。

3、會議服務。凡是領導召開的常委會、常務會、擴大會、代表會、全域性性工作會以及黨委、政府召開的會議(不含部門召開的會)等，祕書部門都要全力服務。

4、資訊工作。黨務資訊、政務資訊、經濟資訊以及與工作有關的一切資訊，祕書部門均要負責收集、篩選、整理，及時提供領導，為領導決策服務。

5、檢查督促，簡稱督查工作。祕書部門應輔助領導檢查各項方針、政策、決定、決議等一系列重要決策和措施的貫徹落實情況，及時向領導反饋資訊，保證勝利完成。

6、協調。為使決策的順利實施，祕書部門應協助領導或受命於領導，協調各方面的矛盾和關係、疏通渠道，不受干擾，達到政通人和。

7、調查研究。協助領導深入調查研究，進行考察或視察工作，使領導瞭解第一手資料，掌握內外情況，更準確地實施指揮。有時按照領導要求調查研究，充當領導的助手，節省領導的時間和精力。

8、隨同領導外出工作。有時領導外出，常常需要祕書隨同服務。這時，祕書除了安排領導的交通、食宿等生活服務外，協助領導聯絡有關方面，臨時草擬文稿，完成領導外出的工作任務。

9、編寫內刊。縣以上黨政機關，一般都有內部刊物，如"工作情況"、"黨內通訊"等，做到互相交流、上下溝通。這些內刊均由黨政的祕書部門編寫。

上列各項都是主要工作，有時還有領導臨時交辦的工作，如處理突發性事故、抗災救災、參加慶典等等，因不可能預先知道，所以未單獨列出。　

祕書部門的事務工作

祕書部門有很多事務，這些事務也是為領導服務、為機關服務不可缺少的，有些是主要工作衍生出來的。這方面比較具體繁瑣，大體上有:

1、檔案印刷。例如，檔案資料的列印、影印、傳遞、寄發、傳真、電子郵件等，有的還要上網。這項事務的量很大。

2、值班工作。黨政機關都有值班室，每天２４小時有人值班，雙休日、假日都不能休息。值班室要接收外來的電話、傳真、電子郵件，接待前來本機關辦理公務的人員，回答有關詢問的事項，起著中轉和視窗的作用。

3、大事記。對每天發生的大事，如重要會議、上級來人、內外發生的重要事情，都要記錄。很多是重要的資料，既向領導提供資訊，又為編史修改提供依據。

4、安排小車。領導外出工作，需要及時安排排程車輛，不拖延，不誤事。

5、內部閱覽。祕書部門一般都設有閱覽室，備有內部資料和全國主要報刊，專人管理，供領導有時間時前來閱看，查我資料。

6、章印管理。黨政機關的大印、硬印、套印和主要領導的簽名章，均有祕書部門派專人專室保管，規定使用的手續和制度，防止濫用、錯用和遺失。

７、辦公室環境的佈置。機關各領導人的辦公室室內環境，祕書部門有專人佈置和管理，包括室內的辦公、通訊、電腦、接待等裝置，書籍、報刊、字畫的設定，以及溫度、光線、空氣等，保持舒適的環境，以利領導人工作。

8、本部門的人員管理。祕書部門內部人員的進出、調配、任免、獎懲、考核和平時政治業務的學習，各種表格的填寫，各種資料的儲存，以及管理上的手續程式，等等，辦理具體事宜。

事務性工作多，且很複雜、繁瑣，既有規範化的操作，又有非規範的操作，更有一些臨時性的事務，統統稱為祕書部門的事務工作。

祕書部門的管理工作

這類工作有三個特點:第一，它與祕書工作有緊密的聯絡，但不屬於祕書部門直接的本職工作;第二，它是獨立的部門，自成系統。如檔案局、信訪局，上下一條線;第三，它的負責人和機構，常由祕書長兼職或分管，如副祕書長兼檔案局長，辦公廳(室)主任兼機要局或保密局局長等。從現行的行政體制來看，這些工作的部門和單位，一般均由祕書長或辦公廳管理。各級領導也認

為，這些工作部門或單位由祕書長、辦公廳管理，比較方便，否則容易牽制領導精力。目前，祕書部門管理的工作:

1、機關行政事務管理。它的工作是為領導為機關直接服務，領導活動離不開行政事務。因此，一般由祕書部門直接管理。

2、信訪局。負責處理人民來信和接待前來上訪的人民群眾、各級都有機構。

３、檔案局。管理本級機關的各類檔案，指導各單位及下級檔案部門的業務工作。

4、機要局。管理機要通訊、機要檔案和機要交通。

5、保密局。負責本級黨政機關和各單位的保密工作，對下屬單位實行業務指導。

有些機關將機要局和保密局合併一個單位，稱機要保密局。

6、黨史辦。編寫本地的黨史和地方誌，出版地方年鑑。

7、法制辦。即行政法制，管理行政法規，檢查行政法規執行情況，督促依法行政。

８、政研室，即政策研究室。它的工作是通過調查研究，制訂和修改有關的方針政策，保證黨的總的路線、方針、政策的正確貫徹執行。有的地方附屬辦公廳內，或與辦公廳合署辦公，由辦公廳主任兼政研室主任。

以上幾項是比較固定的單位和工作，由祕書部門管理，或分管，或代管。另外，有些突擊性的工作，成立臨時性辦公室，比如人口普查、資源普查、安全生產大檢查等，往往由有關部門抽調人搭班子，祕書長牽頭、協調、兼管，工作結束後，機構撤消，人員回原來單位。

會上，專家、學者充分認識到，祕書部門的工作範圍比較廣泛，凡沒有部門、單位管的工作，祕書部門均應承擔起來。因為祕書部門是綜合部門，是領導的參謀助手，輔助領導工作，所以要擔當沒有單位管理的工作。有人說，祕書部門是"大雜燴”，雜就雜在這裡。但是，祕書部門的工作要分主次，為領導活動及其決策服務，是它的主要工作，排在首位，其他的工作只能是分管或兼管。