會議是現代社會生活、政治生活、經濟生活中一種經常的廣泛的活動形式。開會，同人們關係極為密切；而組織安排會議，則同祕書部門、祕書工作人員的關係極為密切。這裡，鄭重介紹一下會議祕書工作的一些基本問題，特別是針對基層特點，作一些有針對性、可借鑑性的介紹。
（一）會議的概念會議一詞有兩種含義，一是指有組織有領導地商議事情的集會，比如全國人民代表大會、黨委會、廠長辦公室等；二是指一種經常商議並處理重要事務的常設機構或組織，比如中國人民政治協商會議等。我們這裡講的是指前一種。它至少包含四個要素：1、有組織；2、有領導；3、商議事情；4、集會。四個要素缺一不可，否則就不成其為會議。
（二）會議的作用在我國，會議已經成為黨和國家機關、企事業單位實行集體領導的基本方法之一，已成為各級黨政機關、企事業單位日常工作的一種重要方式。在宣傳、貫徹、執行黨和國家的路線、方針、政策，統一思想，提高認識，進行決策，佈置工作，調查研究，交流經驗，統籌協調，糾正失誤，解決問題等方面都有重要的作用。當然，這並不意味著會議是解決問題的唯一途徑，會議並不是目的，只是一種手段；也不意味著會議越多越好，開的時間越長越好，相反，那種流於形式的會議不如不開。正確的態度是，會議不可不開，也不可多開；既要解決問題，又不能沉溺於"會海"；既要提高會議效率，也要講求社會效益。
（三）會議的型別
1、按照會議規模（即參加人數多少）劃分，主要有4種：
（1）小型會議，人數少則三五人，多則幾十人，一般不會超過一百人。
（2）中型會議，人數在一百至一千人之間。
（3）大型會議，人數在一千人至數千人以上。
（4）特大型會議，人數在數萬人以上，例如節日集會、慶祝大會等。
2、按照會議性質和內容劃分，主要有5種：
（1）規定性會議即法定的必須按期召開的各種代表大會。
（2）日常性會議，即領導機關、領導同志貫徹民主集中制原則，實行集體領導，研究和處理日常工作的會議。
（3）專業性會議，即為研究某項工作，討論和解決某個問題而召開的工作會議和專業會議。
（4）紀念性會議，即為紀念重大歷史事件或重要人物、重要節日而召開的會議。
（5）座談性會議，包括各種各樣的座談會、茶話會等。
3、按照會議形式劃分，可劃分兩種：
（1）有會有議的，多數會議屬於這種型別。
（2）會而不議的，例如報告會、傳達會、動員會、表彰會、紀念會等。
4、按照時間劃分，可劃分為定期性會議和不定期會議，還可以劃分為多次性會議和一次性會議。定期性會議也叫例會，到預定時間如無特殊情況必須召開，不定期會議則視情況靈活掌握，必要時隨時召開。多次會議是指需要開兩次以上的會議，一次性會議是指只需要開一次的會議。
5、按照會議階段劃分，可劃分為預備會議和正式會議。預備會議是整個會議的組成部分，是為正式會議做準備的會議，但在職權和效力上同正式會議有所區別。6、按照開會手段劃分，可劃分為常規會議和電子會議。常規會議即傳統性的會議，電子會議指電視會議、衛星會議、電腦電話會議、電子計算機會議等。
（四）會務工作會議從籌備到善後，有一系列會議祕書工作（也叫會務工作），會務工作做得好壞，是影響會議質量和會議效果的重要因素。會務工作包括祕書工作和行政事務工作兩部分，重要會議還包括安全保衛工作。
（五）會務工作的特點
第一，政治性。會議祕書工作從來都依附於一定的階段、政黨併為他們服務。
第二，服務性。會務工作是隨著開會的需要應運而生的，它的一切活動，都是為了給會議提供方便條件，做好各項服務工作，保證開好會議。
第三，被動性。會務工作的輔助地位決定了它的被動性。
第四，事務性。無論是值班接傳電話，還是記錄整理簡報，很多環節都有較強的事務性，繁雜而瑣碎。但是，正是通過這些事務性工作，保證了會議的順利進行。這種事務性工和中蘊含著極強的政治性和思想性。有時一個很小的事務性工作未做好，可能會發展成為一個大的政治問題。
第五，綜合性。由於會務工作是直接為領導機關和領導同志召開的會議服務的，會議涉及的內容十分廣泛，參加會議的各種人才濟濟，知識淵博，要做好會務工作，需要了解社會科學和自然科學的多學科知識，特別是管理學知識，需要掌握同本職工作相聯絡的各方面的情況，需要掌握使用各種為會議服務的自動化、電子化裝置的技能和本職工作的業務知識，要求會議祕書工作人員成為"通才"和"雜家"，能夠從全域性出發觀察與考慮問題，有高度綜合的眼光與能力。當然，會議祕書工作也有它的專業性，如辦事能力、寫作能力、記錄技術等。會議祕書工作的綜合性與專業性是互相滲透、相輔相成的。會議祕書工作人員的綜合能力越強，越有利於提高專業化水平；會議祕書工作人員的專業化水平越高，總攬全域性的綜合能力也就越強。
第六，保密性。我國無論大小機關、單位，許多重要事情都通過會議討論後作出決定。因而，許多會議如省委常委會、縣委常委會等日常工作會議的內容都有很強的機密性，保守會議祕密，理所當然地是會議祕書工作的任務之一，需要慎之又慎。
第七，時間性。會議是一種有組織有領導的活動，有很強的時間性。作為與會者應遵守時間，按時參加會議。作為會議祕書工作人員更應有高度的時間觀念，決不能出現諸如與會者已到齊了，會議記錄人員還未到或是會場還未佈置好等現象。
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