會場即舉行國際會議的場所，從狹義上講，僅指會議廳室。但從廣義上講，它還應包括會議廳室外的辦公和活動區域。會場安排得當與否對會議的順利進行關係極大。
一、會場的選擇
不同的國際會議對於會場的選擇標準不同。一般地講，策劃者會認真考慮以下的因素：
一、要有充分的面積。會議廳室面積大小應根據與會人數確定。需要多少個廳室應按會議規模安排。對其他活動場所的要求也可視情況而定。但有一條總的原則，會場面積要充分。如果一個供考慮的會議地點面積過小，根本擺不開，恐怕它就不在考慮之列。例如，要舉行一個2oo人的研討會，某旅館其他條件都不錯，但最大的廳室僅能容納100人，這個旅館便不存在被選中的可能。但話也得說回來，如必須在空曠和偏窄之間作選擇，許多會議組織者寧可選擇後者。因為空曠會給人冷清的感覺，而偏窄則顯得較為熱鬧。當然，過於擁擠，無立錐之地，也不可以接受。
二、活動場所應相互靠近。會議廳室是國際會議的主要場所，但辦公及其他活動場所也不可或缺。如辦公及其他活動場所都較遠，會造成工作的極大不便。各個活動場所需相互靠近，是便於與會者的出席、服務工作的提供和安全保衛的實施。住所可稍離會議廳室，但祕書處辦公室、小會議室、休息室、咖啡廳，以及打字影印、電訊、急救等服務部門，應儘量靠近會議廳室。如不能在同一層，也應在同一幢樓裡。
三、要有適當的現代化裝置。某些旅館的多功能大廳或學校的校園、機關的會議廳等都可用作國際會議的會議室，但不一定都具備國際會議所需的音響、同聲傳譯和傳真裝置。如裝置問題不能滿意解決，國際會議恐怕也要易地舉行。臨時添購或租用是解決的途徑，但勢必增加費用，技術上也不一定有保證。國際會議組織者都傾向於選擇能提供現成裝置的場所。
四、要有合格的會場工作人員。每個國際會議都需要一定數量的會場工作人員，包括文書、翻譯、接待、文印、管理等人員。這些人員應熟悉國際會議的程式，也要懂得外文。如果被選擇的會議地點能提供足夠數量的合格人員，它就有更大的被選中的可能。外語是個重要工具。如果語言不通，工作人員就難以同外國與會者交流，服務的效率就受很大影響。國際會議對直接在會議廳室內現場服務的官員要求頗高，有時國際機構也樂於在借用的基礎上提供此類人員，但大量的一般性服務人員仍需由會議所在國提供。抽調有一定條件的人員進行突擊培訓，雖解燃眉之急，但長久之計還是要培養一批能召之即來的工作骨幹。
五、會場附近應有配套的生活服務設施。除參加會議外，與會者還有生活需要。因此，就應有生活服務，包括飲食、住宿、交通、銀行、郵電、商店等。最好這些設施也靠近會議場所，價格合理，而且應多樣化，以供選擇。在經濟不發達的國家裡，服務及供應比較緊缺，不少人不理解多樣化的重要性。如果在會場附近不只有一個旅館，而是有兩三個等級和價格不同的旅館，而旅館裡不僅有中餐，還可供應西餐，旅館外還有許多風味小吃店，這樣的條件當然受歡迎。
六、有承辦或接待國際會議經驗。有無經驗大相徑庭。有經驗，辦起事來駕輕就熟，更受青睞。在改革開放中，大家都樂於把尚無經驗的單位推到前面去經風雨，但在買方市場中，國際會議組織者卻往往從自己的方便出發去考慮或選擇，這就要求有關單位要善於學習。同時也應注意，為爭取承辦機會，要價不能太高，並且要形成和發展自己的特色。一錘子買賣的經營者是短視者，既損害國家聲譽，又斷送自己前程。
二、會議廳室
會議廳室是國際會議最主要的活動場所，應對它提出較嚴格的要求。確定會議廳室的首要考慮是面積大小要恰當，它取決於：
一、與會代表人數。10o人與2oo人所需面積顯然不同，不能湊合。但這僅指經常出席會議的人數。開幕式和閉幕式往往另邀許多嘉賓，須另作安排。
二、座位的安排。加座位排得緊，所需面積便小，但國際會議的座位一般不宜排得過緊。人員進出頻繁（如需磋商、請示、聯絡等）是國際會議的特點之一。因此，必須為與會代表出入留出足夠的通道。再者，是否為會議代表擺桌，也關係甚大。所謂擺桌，就是提供一個可以伏案書寫和閱讀的地方。如果擺桌，面積便約需擴大一倍。如面積有限，可僅為正式代表擺桌，也可限定每個代表團頭排（擺桌）座位的數額。
三、額外坐席。除代表外，某些會議還允許觀察員、記者出席併為他們指定專席。此外，國際會議通常還設有一定數額的旁聽席，以供其他人員使用。確定會議廳室面積也應考慮這些因素。
四、工作人員。應為會議現場直接服務的祕書人員安排適當的桌椅和裝置。有時，會場沒有固定的同聲傳譯裝置，還需在會場內另建臨時的工作室。
以上是確定會議廳室面積大小的基本因素。但每一個會議廳室的面積大小並非是絕對不變的。在有條件的地方，面積大小可用靈活方式加以變更。
一種情況是，設法將面積加以延伸或擴大。所謂延伸就是在附近另闢一個次會場，用電視機或擴音器把主會場的實況轉播過去。所謂擴大就是把可以啟閉的活動隔牆開啟，使鄰室或過道成為會場的一個部分。這兩種辦法簡單易行，效果也不錯。
另一種情況是，面積過大時設法把廳室縮小。當然，如果有活動隔牆，問題就較簡單，把隔牆拉上就是了。即使在沒有活動隔牆的地方，也可以用拉布幕的辦法使廳室的後半部同會議廳室的使用部分隔開。被隔出的部分可用作休息室或其他用途。有時也可用滅燈的辦法使不需用的部分保持黑暗，以突出廳室中的被使用部分。拉幕也好，滅燈也好，都是為了予會議參加者一種空間的緊湊感，以便更好地集中注意力。
不論變大變小，都是一種不得已的做法，其效果不如找到一個大小適當的場所。
三、附設場所及設施
除主會場外，國際會議常需要一些配套的附設場所。它們包括：
一、次會場。這是指大會進行期間並行召開的其他委員會所需的會場。這種次會場所需面積略小，其他要求則與主會場雷同。
二、小會議室。會議期間，主席團、委員會、祕書處等都需碰頭討論問題。這種會議一般人數不多，不可能也不宜佔用會場，因而需要另準備可容納1o人至20人的小會議室。所需間數及大小視會議規模而定。
三、休息室。開會前後或會議過程中，會議代表需略事休息。這種臨時性的休息處可安排在會議廳室外的沙發上，也可另闢休息室。如會議規模較大、層次較高，單獨的休息室更是必要。這種休息室也可兼作貴賓室或代表工作室。
四、辦公室。會議祕書處有許多部門和工作人員，應當視情況為他們分別準備辦公室。祕書長等主要領導人應有單獨的辦公室。如果有常務會議主席也應為其另闢辦公室。這些領導人的辦公室可兼作會客室。如能準備套間，內室辦公，外室會客，更為理想。
除會議室及辦公室外，還應當考慮安排必要的輔助設施，包括：
為會議現場直接服務的打字、分發檔案、翻譯、資料、貯藏、影印、中心錄音設施；
為代表個人服務的國際通訊設施及商業性的祕書、傳真、影印設施；
為新聞媒介服務的新聞釋出，記者工作單間和廣播電視工作室；
供工作人員使用的休息室。
為代表及工作人員提供必要的工作場所是東道國的義務。例如，為1995年3月聯合國社會發展世界首腦會議的召開，丹麥政府即耗巨資改建了一個會議中心。建成後包括一個可容納200o人的會議大廳，一個可容納1000人的會議廳，2oo多套為各國首腦準備的辦公室，一個可供300多名記者同時工作的大廳和近百套新聞工作間。
這些附設場所及設施也應當儘量鄰近主會場，以便工作聯絡和節約往返時間。附設場所和服務設施鄰近主會場的必要性，往往在會議的後期表現得更為突出。會議靠近尾聲時，時間緊，活動頻繁，許多人要馬不停蹄地工作，應當為會議代表及工作人員提供最便捷的條件。
四、內外佈置
每個會議場所都應根據國際會議的特殊要求進行內外佈置。這種佈置不僅是為了增加會議場所的美觀和氣派，更是為了體現會議的性質和主題，以及與會者的代表性和層次。
一、會名和會徽。會議廳室正面牆上應懸掛布板或木板（橫幅），上印（貼）會議名稱、會議日期及地點。布板或木板一般為深色，印字為白色，形成鮮明的反差，起醒目作用。會期及地點字型可略小，應居會議名稱之後或之下。如會名等使用兩種文字，兩種文字可分別居上下或左右，以上方和右方為尊。有會徽的會議可在顯著地位印（貼）會徽或所屬國際機構的徽記。
二、旗幟。如系正式會議，應懸掛東道國和與會國的國旗及主辦國際機構的旗幟。如旗幟較多，可採用旗杆豎懸方式。國旗的尺寸應一致。次序按國名第一個英文字母順序自右向左（面朝觀眾）排列。東道國國旗和國際機構旗幟可置中間或兩側。會議廳室的樓外也應懸掛有關旗幟。如旗杆掛列成環形，應將東道國和國際機構的旗幟置於顯著地位，也可懸掛尺寸略大的旗幟以示區別。
三、名牌。這裡指的是國家、機構、職務名稱及個人姓名的標示牌。設定名牌的目的是：
1．顯示某與會者所代表的國家或機構，
2．顯示他（她）在會議中所擔任的職務，
3．顯示以個人身份與會者的姓名，以便其他代表、會議主持人及會議工作人員清楚地加以識別。
名牌一般用硬紙板或塑料製成，白底黑字，用正楷體大寫字母印（寫），應便於在桌上站立，並要有一定硬度以便代表舉起，要求臨時發言。名牌的大小長短應相同以求整齊劃一。它上面的文字應保證絕對正確無誤，不能把國名、機構名、人名寫錯，井力求簡短易讀。為此，有必要使用一些人所共知的簡寫，特別是國際機構的名稱，如fao（世界糧農組織）、unesco（聯合國教科文組織）、icrc（紅十字國際委員會）等。個人姓名要寫全名，一般不加職稱。會議中擔任職務的人員，如主席、副主席、報告員、祕書長等，其名牌只寫職務不寫姓名。臨時出席會議的政府領導人，一般也只寫職務，不寫姓名。
名牌的置放，應視會議進行過程中人員變動的情況隨時更改。開幕式和正式會議主席臺上的名牌很可能是兩個樣。主席團選出後，有些代表擔任了新職務，名牌就要新增。換牌的任務應指定專人負責，避免發生差錯。
四、主席臺。主席臺多設於會議廳室正前方。正式的會議，主席臺往往是一個高出地面的平臺，左右兩側各有臺階，可供人員上下，標準高度約為40釐米。有時，會議利用現成的場地，例如，戲院、禮堂、體育場館等。那時，主席臺就不能不遷就現場的狀況。一般地講，主席臺的平臺不宜過高，離會眾的距離也不宜過遠。這主要是為了便於臺上臺下的溝通。對於以宣講為主要形式的國際會議，溝通的要求不高，即使高臺也能適用。但如果是討論及審議性的會議，溝通甚為重要而頻繁，對主席臺的要求也高。
主席臺上應有供會議主持人及其助手使用的長桌。長桌擺多少個座位，視上主席臺的人數而定。除典禮性的活動外，臺上人數不宜過多，一般為執行主席、祕書長、會議祕書等人。通過會議報告時，還應新增報告員及介紹報告內容的負責人的座位。
五、排座
國際會議與會代表及其他人員的座位有多種排列方式。選擇哪種方式須視會議的內容、場地條件和參加人數而定。一般地講，代表們都希望自己的座位能面對主席臺，而且要居前、居中。但這些要求由於種種原因不能都得到滿足。多種排列方式的出現，即是為了最大程度地適應會議的客觀條件和滿足代表的要求。以下就幾種主要的排列方式做些介紹：
一、課室式
課室式的排列更適用於舉行典禮式或宣講式的活動。它的長處是：可以增加會議的嚴肅氣氛並把代表的注意力吸引到主席臺。它還可以最大限度地利用場地空間。場地小而人數多的會議多采用此方式。短處是：它有前後排之分，難以排座，而且前排往往擋住後排的視線，會議主席也不易看清後排代表的國名、人名標示牌。
二、馬蹄式或“u”字式
這種形式在國際會議中使用較多。有些國際機構的會議廳室的固定座位即以馬蹄式排列。它的長處是：每個代表都面向主席臺，彼此互不遮擋。缺點是：馬蹄形兩廂代表同主席臺成直角，會議主持人往往看不清代表的名牌。如“u”字形兩廂長度較長，則尤為突出。代表要求臨時發言時，往往需舉起名牌。有的國際會議把代表的名牌斜放，這樣便於主席識別，但其他代表觀看不便，且名牌要多佔代表桌面的空間，也容易滑動，出現排列不整齊現象。
三、圓桌式
這種排列方式，國際會議也使用較多。1992年的聯合國環境與發展大會，與會人數達80o0人，都環桌而坐。有的國際會議廳室如聯合國安理會的座位也固定成圓桌式。圓桌式的最大長處是代表及會議主持人的座位成環形，不分主次，可免去席位上下尊卑之爭。相傳“圓桌”方式是6世紀英國國王亞瑟為平息他的騎士們為席位高低主次的爭執而設計的。國際上通常說的“圓桌會議”就是指代表環桌而坐，沒有禮賓順序上的高低貴賤，因而更好地體現平等協商的原則，也常有非正式協商之意。有時圓桌式也可形成橢圓形，呈兩個半圓形，或由互不連線的小桌擺成圓環。為充分利用空間，有的圓環開有出人口，會議工作人員可坐在擺於圓心的長桌旁工作。
四、天橋式
這種排列方式實際上是馬蹄式的變種。不過它呈橫寬形，因而更適用於寬形的會議廳室。在天橋式裡，主席可與代表們共桌而坐。所有代表都可從不同角度面向主席。
五、“t”字式
“t”字式排列法有天橋式的優點，較適合於長狹形的廳室。部分代表的座位側向主席。
六、正反“l”式
這一排列式是由兩個正反的“l”形桌了對擺而成的。它的長處是：全部代表分兩桌相向而坐，可以更充分利用會議廳室的面積，而且兩桌斷開，便於行走。短處是：代表側向會議主持人。
七、群落式
這種排列方式較不正式，主席只能隨遇而坐。更適合於分組討論或社交活動。應當指出，以上各種基本排列方式，並非固定的模式，它們可隨需要而變更。特別應當提及，七個圖案只是標出了會議主持人及主要代表的席位。代表助手、觀察員、記者、旁聽者、工作人員的座位均未列入。如何安排這些“後座”和“邊座”，還應在基本排列方式的基礎上加以設計。
六、裝置與裝置
同其他會議一樣，國際會議的廳室也應有一套現代化的裝置和裝置，包括燈光、空調、音響、投影等。這些都是不言而喻的。在這裡要討論的是國際會議的特殊要求：
一、同聲傳譯裝置。除非會前商定使用某種共同的工作語言，國際會議通常都須有翻譯。同聲傳譯就是將會場上的發言（稱為原聲）同步譯成其他幾種語言，由代表通過耳機選聽。同聲傳譯省卻了會場上的翻譯，可使會議時間減半。
同聲傳譯使用專用裝置，並非每個可用作會場的廳室均備有。因此，能否提供同聲傳譯是判定一個旅館、機關、學校有否承辦國際會議能力的一個重要標準。
同聲傳譯裝置有兩種。一種是永久性的，例如一些國際會議中心或國際機構的會議廳室都裝有此種設施。另一種是臨時性的，即需要時臨時安裝，使用後可卸除的裝置。不管是永久性的，還是臨時性的，都需有同聲傳譯譯員工作小間、代表使用的話筒及接收傳譯的耳機。這些統由一個控制系統聯結起來，由技術人員操作。
同聲傳譯工作小間是個比較複雜的問題。這種小間應當是封閉式的，以免翻譯人員工作時聲音相互干擾或干擾會場。但臨時設定的小間往往封閉情況不佳。有的國際會議甚至不設小間，而是讓翻譯人員在會議廳室內的一邊工作。這樣就造成重大的聲音干擾。一種語言應有一個工作小間。如會場中允許同時使用英、法、俄、中四種語言，即應有四個工作小間。工作小間還應使翻譯能通過玻璃窗看到全場的活動，以便針對現場配合工作。
耳機是常令人煩惱的另一個問題。如同聲傳譯是固定的設施，耳機有電線直接連到控制系統，聲音清晰，效果較好。如是臨時裝置，便只能用以電池為動力的無線耳機。使用這種耳機，為了防止丟失，會議管理人員常要求代表履行“借”、“還”手續，比較費事，而且音量和音質往往較差，即使使用進口機子也不能例外。
二、擴音系統。國際會議中，回覆、對話、辯論時有發生，因而代表使用擴音系統的機會較多，對電器的數量和質量也要求較高。擴音系統也有兩種情況：一種是固定裝置，另一種是移動裝置。固定裝置一般在兩個席位間即裝有一個。代表使用時只需把話筒朝自己的方向稍扭轉一下即可。移動裝置卻是臨時措施，一排座位只有一二個話筒，代表使用時需把話筒移到自己跟前，多少要費些時間，而且常有電線互相纏結和絆腳之苦。
多數臺式擴音話筒使用前都有開啟的問題，即按動電鈕，待亮燈後再講話。這是為了避免全場數以十計的話筒都處於工作狀態。臺式話筒需於用畢後關閉，而恰好這一點容易被忽視。務請注意關閉話筒。要不然，你的竊竊私語就可能成為大眾的傳聞，或者進了祕書處的錄音磁帶。發言者常有不對準話筒說話的習慣，以致影響原音的擴音效果及同聲傳譯的工作，因此，在國際會議上“對準話筒說話”便成了熟語。
除臺式話筒外，有些國際研討會也使用立式話筒。這種話筒多數置於聽眾席上，便於聽眾向講演人、評論員提問或表示自己的觀點。
三、電子計票裝置。為節省計票時間和保證計票的準確性，自60年代中期以來，聯合國系統開始使用電子計票裝置。代表投票表決時，只需在自己的座位上按動分別表示“贊成”、“反對”、“棄權”的電鈕，大廳螢幕上便會顯示投票者的投票態度和“贊成”、“反對”、“棄權”的累計數字。此種裝置不適用於祕密投票。
七、會議的現場服務
國際會議開會時，會場必須有一些從事現場服務的工作人員，通常被稱為“會議官員”（conferenceofficers）。這些人員要通曉外語，熟悉國際會議的程式，一般都經過培訓。他（她）們似乎做的都是一些具體服務工作，但卻是保證會議順利進行不可缺少的環節。國際機構的常設祕書處還設有專門負責會議服務（conferenceservice）的部門，對會議官員有一整套嚴格的要求。
會議服務的業務包羅永珍，這裡僅舉其要者：
一、會議開始前，負責與會人員的註冊登記，包括簽到和領取代表證件、會議檔案及紀念品等；
二、每次會議開始前，在進門處檢查與會人員證件；會議開始後，將攝影、文字及攝像記者請出會議廳室，將會議廳室的大門關上；
三、迎接嘉賓，引導代表等至指定席位；
四、記錄會議的進行過程及代表的發言內容；
五、對要求發言的代表進行登記，及時將名單按報名先後順序送交會議主持人或會議祕書。注意記錄下代表的姓名，所代表的國家或機構及發言順序的先後要求。有的代表要求靠前安排發言時間，有的要求靠後，有的要求居中，有的不提要求。
六、在場內分發代表發言稿、宣告、提案草案、修正案稿等。發言稿通常在該代表發言期間分發，如稿件未到，可在主持人發言小結時分發，或在下次會議開始前分發。為保證記錄的準確性，如代表系臨時發言且有手稿，可在其發言後向其暫借，複製後隨即退還；
七、隨時準備提供必要的會議檔案及有關資料，供討論時參閱；
八、每次會議開始前檢查燈光、室溫、衛生、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、（主持人用）木槌、投影裝置等是否均已符合要求；
九、接聽緊急電話並通知所要求的通話人。會議廳室內的電話機通常只閃光而無鈴聲。祕書接話應輕聲。其他人員應在會議廳室外的分機接話，以免干擾會場。
十、會議服務負責人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛、電工等是否均已到位；各種設施如電力、空調、音響、通風、同聲傳譯等是否均已通暢待用。
綜上所述，會議官員負有廣泛的任務，是會議順利進行的重要保證，應當派遣訓練有素，工作熱情、細緻的人員擔任。會議官員間應有明確分工，由負責人統一排程指揮。他們都應在服務工作中保持不偏不倚的中立立場，不對爭論的任何一方表示好惡。
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