規章制度：公司辦公自動化管理規定

1 目的

為強化公司辦公自動化系統的管理，確保系統各功能有效執行，資訊及時處理和反饋。對電子公文準確、規範、安全、及時地進行處理，提高工作效率。

2 適用範圍

本規定適用公司內部各單位、解放經銷商、服務站辦公自動化系統的管理。

3 術語和定義

電子公文：電子公文是指在企業管理過程中所形成的具有行政效力和規範體式，能被計算機處理、拷貝、儲存和現代資料通訊技術傳遞的公務文書如：(決定、決議、指示、請示、批覆、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等)。文祕部落

4 職責

4.1公司辦公室是公司辦公自動化系統的管理部門，對公司辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核公司辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

4.2公司電算室是保證公司辦公自動化系統正常執行的系統維護部門，對公司辦公自動化系統能否正常執行負責，並負責對永久保留的資訊備份工作。

4.3人力資源開發室負責人員流動、使用者變更資訊的及時提供。

4.4網路室是解放經銷商辦公自動化系統的管理部門，對解放經銷商辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放經銷商辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

4.5服務管理部是解放服務站辦公自動化系統的管理部門，對解放服務站辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放服務站辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

5 管理要求

5.1 電子公文管理規定。

5.1.1 電子公文與紙質公文關係。

各部門須指定專人負責辦公系統管理，按紙質公文辦理程式處理電子公文。

電子公文行文關係，與紙質公文的行文關係相同。

除特殊註明外，電子公文與紙質公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑑。

電子公文的公文要素與紙質公文基本一致，包括：公文版頭、祕密等級、發文字號、簽發人、公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關、附件等。

電子公文的辦理分為收文和發文辦理，其工作流程與紙質公文工作流程基本相同。

5.1.2上機操作人員必須熟記本人的使用者程式碼和口令，並保守祕密，在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。上機人員調離工作崗位應及時通知辦公室和電算調整業務流程、更改使用者設定。非辦公系統中註冊的人員不得上機操作或瀏覽。

5.1.3 對機密級以上(含機密級)的檔案和篇幅較長的轉發附件，仍以紙質方式傳送，但要形成簡要說明，進入業務流程，批覆工作仍在辦公系統中進行。

5.1.4 使用人員要在每個工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看"待辦事宜"，並簽署意見。

5.1.5國家祕密級以上(含祕密級)和集團公司機密級祕密公文不得以電子公文形式在網上傳遞。

5.1.6各部門在收到電子公文後，有必要複製成一份(經發文機關批准可複製成多份)紙質公文，應需在所複製成的紙質公文右上角加蓋複製專用章(電子公文複製專用章圖樣附後)註明複製單位、日期、份數，然後繼續辦理的其他程式。所收到的相同紙質公文應作為備份存檔。

5.1.7 電子公文處理和儲存，必須採用專用的計算機和儲存裝置，由收到電子公文的人員負責管理，確保有關裝置的安全。