辦公自動化系統（OA）執行管理規定

1.目的

為了提高公司工作效率，有效降低和節約成本，加快辦公自動化建設，保障檔案和各種資訊傳遞快捷暢通，根據公司的實際，制定本規定。

2.適用範圍

2.1 本規定適用於集團各部門、各控參股企業、各銷售公司（物流中心）辦公自動化的管理。

2.2 oa系統使用者暫定為集團各部門、各銷售公司（物流中心）工作人員和各控參股企業管理人員。

3.相關部門職責

3.1 集團辦公室負責檔案的製作、傳送、督辦和少量紙質檔案的存檔和上報。發出的電子公文必須具有符合規範的檔案頭和檔案主體。

3.2集團人力資源部負責配合集團辦公室資訊科技處進行oa使用者的註冊和登出。

3.3 集團辦公室資訊科技處負責oa系統操作技術的培訓，oa系統執行裝置的維護、管理和電子文件的儲存。

3.4各控參股企業、各銷售公司（物流中心）的部門和人員職責可參照執行。

4.檔案傳送與接收

4.1集團公司及各部門、各企業下發、上報的各類公文（包括檔案、會議通知、公告、簡報、資訊等）原則上統一採用辦公自動化系統（oa）傳送，特殊情況需要列印紙質檔案的報集團或本分管領導批准。

4.2 集團公司的正式檔案及其他需要簽發的公文，仍按原流程起草、稽核、簽發，統一由辦公室編號、製作、掃描、使用oa傳送至收文單位和個人，並根據實際需要列印若干份存檔和上報。

4.3 電子公文應做好登記，並由起草、稽核、簽發人簽名。

4.4 所有oa使用者每天上、下午上班後都必須及時登入oa系統檢視檔案，並始終使oa系統處於“線上”狀態，確保資訊和聯絡暢通。如因出差或出差時間較長，須指定授權的公文代辦人代辦。

4.5 電子檔案傳送後，工作人員應根據公文的緩急程度對所發公文的接收情況進行檢查，催辦、督辦，發現問題及時與有關人員聯絡。

4.6 集團各部門、各控參股企業、各銷售公司（物流中心）要建立oa系統管理體制，指定專人負責oa系統檔案的管理。

5. 使用者註冊和登出

5.1總部新進符合使用oa系統的人員，由人力資源部在一個工作日內將人員的姓名、單位、崗位等基本資料送交集團辦公室資訊科技處，資訊科技處應在一週內完成電腦配置和oa使用者註冊。總部oa使用者離職前，須到集團辦公室資訊科技處辦理電腦移交及oa登出手續後，方可辦理離職手續。

5.2各控參股企業、各銷售公司（物流中心）新進符合使用oa系統的人員，由控參股企業、各銷售公司（物流中心）在兩個工作日內將人員的姓名、單位、崗位等基本資料報集團人力資源部，人力資源部備案後送交集團辦公室資訊科技處註冊。控參股企業、各銷售公司（物流中心）oa使用者離職前，需報集團人力資源部備案，並由集團辦公室資訊科技處辦理oa登出手續後，方可辦理離職手續。

5.3 集團各部門、各控參股企業、各銷售公司（物流中心）對沒配置專用電腦的oa使用者，要合理安排電腦共用。

6.系統安全與維護

6.1 集團公司和各控參股企業、各銷售公司（物流中心）的網路伺服器在工作時間內必須始終保持線上，oa系統始終保持正常的執行狀態。建立伺服器的執行日誌，並儲存30天以上。

6.2 集團辦公室資訊科技處須指定管理員專門負責檔案上傳及系統維護。所有配置資訊要由專人保管，注意保密。系統管理員應定期對網路系統進行防毒，建立防火牆，防止黑客侵入，確保系統安全。

6.3 密級的檔案不入oa系統，按照現有公文流轉方式處理；電子檔案嚴格按發文範圍傳送，發文範圍的審批仍按集團公司公文管理有關規定執行。

6.4所有oa系統應保管好使用者密碼口令，不得隨意洩漏給無關人員。

7. 檔案共享與歸檔

7.1集團辦公室應對公司成立以來的檔案進行清理，剔除密級和失效檔案外，將所有的實用檔案在oa系統上釋出，供使用者學習、使用。

7.2 集團辦公室對oa系統上電子公文每年整理一次，刻錄成光碟，存入集團檔案室。

8. 附則

8.1 本規定自～年1月1日起試行，原有關規定同時廢止。

8.2 在試執行期間，公司除利用oa系統處理檔案傳送、資訊溝通外，還將逐步推行自動化辦公流程，以期實現真正意義上的無紙辦公，加快公司的管理科學化和現代企業制度建設。

8.3 集團各部門、各控參股企業、各銷售公司對在試行中遇到的問題和意見、建議，請及時向集團辦公室反映，以便對本規定進行修改。