公司檔案管理規章制度範文
一、 文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的檔案、材料均屬歸檔範圍,交行政部統一管理。
2.各部門形成的檔案、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的檔案材料應齊全、完整、準確可靠(檔案的正文與附件、印件與底稿、請示與批覆)無缺頁、破損現象。
4.下發檔案不僅要在硬碟、軟盤中儲存留檔,還應留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的檔案必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6.重要檔案如部門需用可進行復印,但原件必須歸檔。
7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的檔案、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、 專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學習專業知識,貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》,熱愛本職工作,忠於職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責,自覺遵守檔案工作各項規章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑑定、銷燬、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規範”要求。
3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用,充分發揮檔案利用效果,認真總結經驗,為領導決策和機關各項工作提供優質服務。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1. 各部門配備一名兼職檔案員,負責本部門檔案、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業務,工作認真負責,把好案卷質量關,按時完成兼管檔案的任務。
3. 兼職檔案員應於次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。
4. 嚴格執行各項檔案管理制度。
5. 接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識,不斷提高業務水平。
四、部門立卷制度
1. 凡本部門在各項活動中形成的檔案、具有儲存價值的資料均屬本部門立卷歸檔範圍。
2. 各部門兼職檔案員,負責對本部門的檔案資料進行收集、審定、整理、立卷。
3. 兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理,配備檔案員負責檔案的保管工作。
2. 按照檔案管理有關規定,對各類檔案應做到存放合理,排列有序,查詢方便。
3. 檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。
4. 庫房要保持清潔衛生,溫度要經常保持在14—24℃,相對溼度要保持在45—60%,防止危害檔案的現象發生。
5. 檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。
6. 庫房內嚴禁吸菸,嚴禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入,隨時關好庫房門窗,確保安全。
六、檔案保密規則
1. 檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀律,堅持原則,認真執行各項制度。
2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認真遵守安全保密制度,嚴格履行檔案查閱手續,檔案原則上不準帶出檔案室,確需帶出時須經主管領導批准並在指定時間內歸還檔案室。
3. 查閱檔案時,不得翻閱與查閱內容無關的檔案材料、無關人員不準進入檔案室。
4. 本公司工作人員不準將檔案、材料帶進公共場所和其他場所,不準帶回家中,要及時交給檔案管理部門。
5. 對於違反保密規定,洩露國家公司機密或造成一定後果者要依據《保密法》的規定,嚴肅處理並追究其責任。
七、檔案借閱制度
1. 借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應自覺履行借閱手續。
2. 凡借閱檔案,需經主管領導批准。外單位人員借閱檔案,應持單位介紹信,經主管領導同意後,方可辦理借閱手續,並在借閱期限內按時歸還。
3. 借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉借他人。
4. 借閱人員未經領導批准,不得影印、抄寫檔案資料。
5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查,確認檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續。對摘抄、複製的檔案材料,經認真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。
6. 一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、塗抹或缺失等毀損現象,要及時向主管領導彙報,並追究有關人員的責任。
八、 其他
解釋權歸公司行政人事部。
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