問題帳款管理辦法
第一條 為妥善處理“問題帳款”,爭取時效,維護本公司與營業人員的權益,特制定本辦法。 第二條 本辦法所稱的“問題帳款”,係指本公司營業人員於銷貨過程中所發生被騙、被倒帳、收回票據無法如期兌現或部分貨款未能如期收回等情況的案件。 第三條 因銷貨而發生的應收帳款,自發票開立的日起,逾兩個月尚未收回,亦未按公司規定辦理銷貨退回者,視同“問題帳款”。但情況特殊經呈報總經理特准者,不在此限。 第四條 “問題帳款”發生後,該單位應於二日內,據實填妥“問題帳款報告書”(如表5.1),並檢附有關證據、資料等,依序呈請單位主管查證並簽註意見後,轉請法務室協助處理。 第五條 前條報告書上的基本資料欄,由單位會計員填寫,經過情況、處理意見及附件明細等欄,由營業人員填寫。 第六條 法務室應於收到報告書後二日內,與經辦人及單位主管會商,瞭解情況後擬訂處理辦法,呈請總經理批示,並即協助經辦人處理。 第七條 經指示後的報告書,法務室應即影印一份通知財務部備案,如為尚未開立發票的“問題帳款”,則應另影印一份通知財務部備案。 第八條 經辦人填寫報告書,應注意: (一)務必親自據實填寫,不得遺漏。 (二)發生原因欄如勾填“其他”時,應在括弧內簡略註明原因。 (三)經過情況欄應從與客戶接洽時,依時間的先後,逐一載明至填報日期止的所有經過情況。本欄空白若不敷填寫,可另加粘白紙填寫。 (四)處理意見欄乃供經辦人自己擬具賠償意見之用,如有需公司協助者,亦請在本欄內填明。 第九條 報告書未依前條規定填寫者,法務室得退回經辦人,請其於收到原報告書二天內重新填寫提出。 第十條 “問題帳款”發生後,經辦人未依規定期限提出報告書,請求協助處理者,法務室得不予受理。逾15天仍未提出者,該“問題帳款”應由經辦人負全額賠償責任。 第十一條 會計員未主動填寫報告書的基本資料,或單位主管疏於督促經辦人於規定期限內填妥並提出報告書,致經辦人應負全額賠償責任時,該單位主管或會計員應連帶受行政處分。 第十二條 “問題帳款”處理期間,經辦人及其單位主管應與法務室充分合作,必要時,法務室得借閱有關單位的帳冊、資料,並得請求有關單位主管或人員配合查證,該單位主管或人員不得拒絕或藉故推拖。 第十三條 法務室協助營業單位處理的“問題帳款”,自該“問題帳款”發生的日起40天內,尚未能處理完畢,除情況特殊經報請總經理核准延期賠償者外,財務部應依第十四條的規定,籤擬經辦人應賠償的金額及償付方式,呈請總經理核定。 第十四條 各員銷售時,應負責收回全部貨款,遇倒帳或收回票據未能如期兌現時,經辦人應負責賠償售價或損失的50%(所售物件為私人時,經辦人員應負賠償售價或損失的100%)。但收回的票據,若非統一發票抬頭客戶正式背書,因而未能如期兌現或交貨尚未收回貨款,而不按公司規定作業,手續不全者,其經辦人應負責賠償售價或損失80%。產品遺失時,經辦人應負責賠償底價100%(以上所稱的售價如高於底價時,以底價計算)。上述賠償應於發生後即行簽報,若經辦人於事後追回產品或貨款時,應悉數繳回公司,再由公司就其原先賠償的金額依比例發還。 第十五條 本辦法各條文中所稱“問題帳款發生之日”,如為票據未能兌現,係指第一次收回票據的到期日,如為被騙,則為被騙的當日,此外的原因,則為該筆交易發票開立之日起算第60天。 第十六條 經核定由經辦人先行賠償的“問題帳款”,法務室仍應尋求一切可能的途徑繼續處理。若事後追回產品或貨款時,應通知財務部於追回之日起4天內,依比率一次退還原經辦人。 第十七條 法務室對“問題帳款”的受理,以報告書的收受為依據,如情況緊急時,得由經辦人先以口頭提請法務室處理,但經辦人應於次日補具報告書。 第十八條 經辦人未據實填寫報告書,以致妨礙“問題帳款”的處理者,除應負全額賠償責任外,法務室並得視情節輕重籤請懲處。 第十九條 本辦法經總經理核准後公佈實施,修正時亦同。 表5.1問題帳款報告書
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