第一條範圍
本制度規定了公司印鑑管理的內容和形式。
本制度適用於公司的公章(向主管機構登記的公司印章及特定業務專用的公司印章、部門章、業務專用章及董事長、董事長和財務人員名章等印章)的管理和控制。
第二條職責
一、公司行政部是公司印鑑管理的歸口管理部門,負責對本制度的執行進行監督管理。
二、監印人員負責印鑑的保管、蓋用和換(補)發等工作。
第三條管理內容與方法
一、監印人員
1、各種印章均須有專人負責監印。公司公章、特定業務專用的公章、董事長名章及董事長名章的監印人員由本公司董事長指定任用;各部門印章及經理名章由各部門經理指定監印人員。
2、財務專用章的保管、監印還必須符合會計規範要求。財務章僅用於各種款項的收支,在開戶銀行印鑑卡上備案的印鑑不得由出納一人管理。對加蓋印鑑的檔案要保留原件或影印件並與《印鑑使用登記表》一起保管。
3、監印人員不在時,應由指定代理人監印,代理人亦按上述制度任用。
二、印鑑的核定及制發
1、公司的印鑑、董事長名章均由行政部統一核定、制發。
2、各部門公章、部門經理名章、特定業務主管名章經董事長核定後,由行政部統一制發。
三、印鑑的換髮、補發
1、印鑑印文磨損申請換髮時,由監印人員填具《換髮印鑑申請表》,並且拓具印模,標明制發日期,按《印鑑的核定及制發》制度送請主管領導(即負責核定人員,下同)核定後,由制發部門換髮。
2、印鑑毀損或遺失時,監印人員除向該印鑑登記機構報備並依法公告作廢外,應填具《補發印鑑申請》,標明原印鑑的種類、內容、字型、制發日期、毀損或遺失經過及失職人員的議處,並依《印鑑的核定及制發》制度送行政部核定後補發。補發印鑑的印文字型應有異於原印,以茲區別。
四、印鑑的繳毀
1、公司或各部門廢棄、撤銷或遺失尋獲的印鑑,應由監印人員於一周內送印鑑制發部門(行政部)呈請核定,並予以檢查、登記,將其撤銷。未經主管領導批准,上述印鑑不得繼續使用。
2、印鑑制發部門收到的應繳銷印鑑,酌情予以儲存或截角登出。
五、印鑑蓋用
1、公司和各部門行文蓋印,在經主管領導簽發後,送請監印人員按本公司的公文管理辦法,在函件、文稿及底本上蓋印,並予以登記。
2、其他檔案需蓋印者,經辦人員應填具《印鑑使用申請表》,經公司領導批准後憑此表蓋印。
3、特別使用頻繁的業務專用章,如財務專用章等,經公司董事長同意可以不必填寫《印鑑使用申請表》,但應加強監督、專人保管、專人負責。
4、監印人員不得在空白紙或空白介紹信、空白支票等未填制完備的檔案上加蓋有關印鑑,如遇特殊情況需蓋印,要經印鑑主管領導籤批,並承擔相應責任。
六、印鑑的管理
1、監印人員(或監印代理人員)負責印鑑保管,如有印鑑遺失或誤用之事監印人員負完全責任。
2、非主管領導無權批准使用非許可權內印章。
3、未經主管領導批准,任何人不得私自將公章帶離公司辦公區域。確因辦理業務須攜帶印章外出者,應填寫《印鑑使用登記表》,經行政部經理審查、主管領導批准後,方可借用。使用完畢應及時歸還,印章管理人員應註明歸還時間。
4、印鑑制發部門應指定專人負責印鑑的制發、換髮、補發、檢查等管理工作,並建立《印鑑啟用登記表》,拓具印樣,裝訂成冊,加強管理。
5、主管領導,監印人員或印鑑管理人員交接時,應拓具印模樣本列冊專案移交,並報送印鑑制發部門。
一、公用印章管理
（一）公用印章要專人保管，一般不得將印章攜帶出醫院或單位以外，以防丟失、亂用。因特殊情況需要帶出時，須經主管領導批准，違者要追究有關人員的責任；
（二）不得超越範圍使用印章；
（三）印章管理人員要了解用印意圖，根據管理規定加蓋公章；
（四）凡涉及合同協議等重要內容的，用印後要在印章使用簿上進行登記，登記專案包括用印時間、用印內容、批准人、用印單位、承辦人等。
二、公函管理
（一）醫院開寫的所有公函（包括介紹信）要按規定順序編號，並留下存根備考；
（二）介紹信內容要填寫具體明確，不準含糊籠統；
（三）介紹信要填寫有效日期，不準無限期使用；
（四）嚴禁開空白介紹信。確因工作需要必須帶空白介紹信時，須經領導批准，持空白介紹信者事後要說明使用情況，並交回剩餘空白介紹信；
（五）公函或介紹信開出後，不要隨意塗改，如確因情況變化需要塗改時，必須在塗改處加蓋公章證實，否則由於塗改而產生的不良後果由持函（信）人負責。
（一）局辦公室負責管理的公章，包括局公章以及其它專用章，均納入機要管理，嚴加保管。
（二）公章確定專人管理。專職人員另有他事，必須指定政治上可靠、責任心強、辦事秉公的同志代管或兼管。
（三）使用印章必須認真負責，堅持原則，不徇私情。
（四）使用公章的範圍：局的正式檔案（包括各類通知、通報、報告、決定、請示、計劃、紀要，函件、報表等）、行政介紹信、調查證明材料以及規定要蓋章的其他證件。
（五）蓋章必須按批准手續辦理。經局領導審閱簽署以局名義發文，經與簽發底稿核對相符後，方可蓋用局公章；調查證明材料和其它需蓋公章的，須經局領導或辦公室主任同意方可蓋用局公章；開具對外聯絡工作的介紹信，須經局辦公室主任同意方可蓋用局公章。幹部職工個人私事的證明，原則上不得蓋用局公章。個別特殊情況者，經局領導或辦公室主任同意，可蓋用局公章。財務專用章由財務人員根據需要掌握使用。
（六）保持公章清潔、乾淨；印泥的顏色保持鮮豔、有光澤；蓋章一般在騎年蓋月的部位，保持端正、莊重；印章的字跡要清晰，模糊、重影應儘量剔除。
（七）啟用新公章要發文周知。新公章正式啟用後，舊印章即予作廢。由局辦公室封存或統一銷燬。
（八）妥善保管印章。應將印章鎖入保險櫃內，嚴禁攜帶公章外出，確保印章保管和使用的安全。
物業公司行政管理作業指導書--印鑑管理規定
1、目的
加強對印鑑的管理,確保印鑑使用的規範性。
2、適用範圍
適用於對本公司印鑑的保管和使用的管理。
3、職責
3.1各部門經理負責該部門印籤的保管,並對該部門印鑑的使用進行審批;
3.2辦公室主任具體負責公司印鑑的保管、審批;
3.3總經理主管印籤的控制。
4、相關檔案
《檔案控制程式》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程式》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程式與管理辦法
5.1印籤的保管
5.1.1各部門的印籤由該部門經理進行妥善保管。
5.1.2公司的印籤由辦公室主任進行妥善保管。
5.1.3在保管期間出現丟失或損壞,由掌印人負責。
5.2印籤的使用
5.2.1各部門員工因對外聯絡工作業務或因個人原因需其部門開具證明的,由該部門經理審批,蓋該部門印章。
5.2.2各部門員工因對外聯絡工作業務,需用公司介紹信,由該部門經理稽核,辦公室主任審批,蓋公司印章。
5.2.3凡對外行文及一切行政往來檔案需使用公司印章的,由辦公室主任審批。
5.2.4凡涉及到經濟問題,需使用公司印籤者(含合同專用章)的,由辦公室主任稽核,總經理審批。
5.2.5凡辦公室內發文,應加蓋辦公室印章。
5.2.6未經允許不得擅自使用公章。
5.2.7嚴禁使用蓋有公司印籤的空白介紹信,特殊情況應報辦公室主任審批。
5.2.8已蓋有公司印章的檔案、介紹信、支票、證件等如有遺失,必須立即報告總經理,以便及時處理。
5.3印籤的登記
5.3.1各部門和辦公室應建立[印籤使用登記表](q/ph-wd01-04-01)。
5.3.2使用各部門或公司印籤者,均應嚴格履行登記手續,註明使用事由,並由使用人簽字,以備領導審查。
6、使用的記錄表格
序號名稱編號存放地點存放時間
1[印籤使用登記表]q/ph-wd01-04-01各職能部門一年
起草人:稽核人:審批人:
日期:日期:日期:
物業公司支票、收據、發票、財務印鑑專用章管理標準作業規程
1.0目的
規範支票、收據、發票、財務印鑑專用章的管理工作,確保公司支票、收據、發票、印鑑專用章得到安全保管和合理使用。
2.0適用範圍
適用於物業管理公司的支票、收據、發票、財務印鑑專用章的管理工作。
3.0職責
3.1財務部出納負責按本規程購買、保管、使用空白支票。
3.2財務部主管負責發票專用章、財務專用章的保管以及支票、收據、發票管理的監督工作。
4.0程式要點
4.1支票的管理程式。
4.1.1支票的購買和保管程式:
a)出納應按銀行的相關規定到開戶行購買支票;
b)出納應將新購回的空白支票安全、妥善地存放在保險箱內。
4.1.2支票的使用程式及注意事項:
a)因業務需要使用支票的人員,應按《費用報銷稽核標準作業規程》中的相關規定進行支付專案的稽核及審批;
b)出納根據稽核、審批手續完整的支付證明按《銀行存款管理標準作業規程》中的相關規定填寫支票;
c)內容填寫完整的支票應按《銀行存款標準作業規程》中的相關規定加蓋銀行印鑑章;
d)出納應將內容填寫完整的支票存根聯與支付證明一起在支付當天交會計稽核後,按相關規定進行相關的賬務處理;
e)支票交付時,出納應編制《支票使用明細表》,並由收票人在支票存根聯及《支票使用明細表》上簽名。會計可據此核對相關賬目資料;
f)如因填寫錯誤或其他原因導致支票作廢,出納應將作廢支票連同存根聯一起妥善儲存;
g)出納或其他經辦人員如遺失內容填寫完整的支票,應及時到開戶銀行掛失;如因此造成的損失,由當事人負責全額賠償,並視情節輕重按《行政獎罰標準作業規程》中的相關規定進行處理。
4.2收據的管理程式。
4.2.1收據的購買、保管程式:
a)空白收據由財務部主管指定財務部相關人員購買;
b)新購回的空白收據由會計保管。
4.2.2收據的換領程式:、
a)收費員應採用以舊換新的方法領用收據,會計在發出收據時應詳細填寫《收據領用登記表》,內容包括:領用人、領用時間、起始號碼等;
b)收費員在換領收據時,應先將用完的收據交會計核對銷號後再簽名領用新收據;
c)收費員應將空白收據交財務部主管在收據的交對方'聯上加蓋發票專用章後再領用。
4.2.3收據的使用程式及注意事項:
a)收費員應按《現金管理標準作業規程》及《銀行存款管理標準作業規程》中的相關規定開具收據;
b)收費員應順序填寫收據,如因填寫錯誤或其他原因導致收據作廢,應將作廢收據儲存完整;
c)收費員應將收據的記賬聯編制《交款彙總表》、《收款明細》後一起交出納、會計按相關規定進行賬務處理;
d)收費員應妥善保管已加蓋發票專用章的收據,如因遺失給公司造成經濟損失,除要求全額賠償外,還將按照《行政獎罰標準作業規程》相關規定予以處理。
4.3發票的管理程式。
4.3.1發票的購買和保管程式:
a)發票由會計按照稅務部門的有關規定到稅務局購買;
b)空白的發票由會計保管。
4.3.2發票的領用程式:
a)收費員應採用以舊換新的方法領取發票,會計在發出發票時應詳細填寫《發票領用登記表》,內容包括:領用人、領用時間、起始號碼等;
b)收費員將新領的發票交財務部主管在發票的客戶聯上加蓋發票專用章後開始使用。
4.3.3發票的使用程式及注意事項:
a)收費員在開具發票時,原則上應如實、序號填寫發票內容,特殊情況應請示財務部主管同意後特殊處理;
b)收費員應按照《現金管理標準作業規程》及《銀行存款管理標準作業規程》中的相關規定開具發票;
c)收費員應將發票的記賬聯編制《交款彙總表》、《收款明細》後一起交出納、會計按相關規定進行賬務處理;
d)如因填寫錯誤或其他原因造成發票作廢,收費員應將作廢發票連同存根聯一起妥善保管;
e)收費員應妥善保管已加蓋發票專用章的發票,如有遺失,應及時到稅務部門或其他相關部門掛失,如因此給公司造成經濟損失,除要求收費員全額賠償外,還將按照《行政獎罰標準作業規程》中的相關規定予以處罰。
4.4發票專用章的管理程式。
4.4.1財務部主管應妥善保管公司發票專用章。
4.4.2相關人員申請使用發票專用章時,財務部主管應嚴格稽核專案內容,如經稽核存有疑問,財務部主管應拒絕蓋章;如經稽核無誤,財務部主管應按規定加蓋發票專用章:
a)收據加蓋發票專用章時,應將發票專用章清晰地蓋在'收款單位簽章'處;
b)發票加蓋發票專用章時,應將發票專用章清晰地蓋在'填發單位簽章'處。
4.4.3發票專用章如有遺失,財務部主管應立即在影響較大的媒體上刊登遺失宣告,同時向稅務局及其他相關單位發函宣告。
4.5財務專用章的管理程式。
4.5.1財務部主管應妥善保管公司財務專用章。
4.5.2相關人員申請使用財務專用章時,財務部主管應嚴格稽核蓋章專案。
4.5.3如經稽核存有疑問,財務部主管在疑問未解除之前應拒絕蓋章。
4.5.4如經稽核無誤,財務部主管應在專案單據上指定位置清晰的加蓋財務專用章。
4.5.5財務專用章如有遺失,財務部主管應立即在影響較大的媒體上刊登遺失啟事,同時向稅務局、開戶銀行等其他相關單位發函宣告。
4.6支票、收據、發票的資料保管。
4.6.1會計應在每月將支票的存根聯及其相關資料編制記賬憑證、登記賬簿交財務部主管稽核後加密在財務部長期儲存。
4.6.2會計應在每月將收據、發票的記賬聯與其他相關資料一起編制記賬憑證、登記賬簿後交財務部主管稽核加密在財務部長期儲存。
4.6.3使用完畢的收據存根及發票存根聯由會計在財務部長期儲存。
4.7支票、收據、發票、財務印鑑章的管理,作為財務部相關人員績效考評的依據之一。
5.0記錄
5.1《支票使用明細表》。
5.2《收據領用登記表》。
5.3《發票領用登記表》。
6.0相關支援性檔案
6.1《現金管理標準作業規程》。
6.2《銀行存款管理標準作業規程》。
1、印鑑的登記
(1)印鑑在綜合管理部進行登記,綜合管理部建立印鑑臺賬,包括印鑑刻制、改制、廢止時間、經辦人、印鑑式樣以及領用人,此賬永久儲存;
(2)印鑑在公司以外登記或申報時,應由管理者將印鑑名稱、申報年月日以及申報者姓名彙總後報綜合管理部。
2、印鑑的保管
公司行政章、合同專用章由綜合管理部保管;公司財務印鑑由財務部保管。
3、用印手續
(1)用印審批:申請人應持蓋章檔案及填寫'用印申請單',報綜合管理部審查,經執行總經理批准後方可使用,專用章由負責管理的人員及所屬部門經理按照公司相關制度保管及使用(財務印鑑的使用審批程式,按公司財務制度相關規定辦理);
(2)公司印鑑的使用原則上由印鑑管理人或檔案處理人掌握。印鑑管理人必須嚴格控制用印範圍和仔細檢查用印申請單上是否有批准人的簽名或簽章。印鑑管理人對未經簽發的檔案,不得擅自用印;
(3)代理實施用印的人要在事後將用印依據或用印申請單交印章管理人審查,同時用印依據及用印申請單上應有代理人的簽名;
(4)公司印鑑嚴禁帶出公司。如特殊原因要帶出公司時,需報批准。
1.0目的
1.1本規程規範支票、收據、發票、財務印鑑專用章的管理工作,確保公司支票、收據、發票、印鑑專用章得到安全保管和合理使用。
2.0適用範圍
2.1本規程適用於公司的支票、收據、發票、財務印鑑專用章的管理工作。
3.0職責
3.1出納員負責按本規程購買、保管、使用空白支票。
3.2財務會計負責按本規程購買、保管、使用空白的收據、發票。
3.3財務部經理負責發票專用章、財務專用章的保管以及支票、收據、發票管理的監督工作。
4.0程式要點
4.1支票的管理程式
4.1.1支票的購買和保管程式:
a)出納員應按銀行的相關規定到開戶行購買支票;
b)出納員應將新購回的空白支票安全、妥善的存放在保險箱內。
4.1.2支票的使用程式及注意事項:
a)因業務需要使用支票的人員,應按(費用報銷標準作業規程)中的相關規定進行支付專案的稽核及審批;
b)出納員根據稽核、審批手續完整的支付證明按《銀行存款管理標準作業規程》中的相關規定填寫支票;
c)內容填寫完整的支票應按《銀行存款標準作業規程》中的相關規定交財務部經理加蓋財務專用章、銀行印鑑章;
d)出納員應將內容填寫完整的支票存根聯與支付證明一起以10天為一期交財務會計稽核後,進行相關的賬務處理;
e)支票用完後,出納員應編制《支票使用明細表》交財務會計核對相關賬目資料;
f)如因填寫錯誤或其他原因導致支票作廢,出納員應將作廢支票連同存根聯一起妥善儲存;
g)出納員或其他經辦人員如遺失內容填寫完整的支票,應及時到開戶銀行掛失;如因此造成的損失由當事人負責全額賠償,並視情節輕重按公司獎罰制度中的相關規定進行處理。
4.2收據的.管理程式
4.2.1收據的購買、保管程式:
a)空白收據由財務部經理指定有關人員購買;
b)新購回的空白收據由財務會計保管。
4.2.2收據的換領程式:
a)出納員應採用以舊換新的方法領用收據,財務會計在發出收據的應詳細填寫《收據領用登記表》,內容包括:領用人、領用時間、起始號碼等;
b)出納員在換領收據時,應先將用完的收據交財務會計核對銷號後再簽名領用新收據;
c)出納員應將空白收據交財務部經理在收據的“收款'聯上加蓋財務專用章後再領用。
4.2.3收據的使用程式及注意事項:
a)出納員應按《現金管理標準作業規程》及《銀行存款管理標準作業規程》中的相關規定開具收據,並在收據或收款憑據上加蓋“現金收訖”章;
b)出納員應按順序填寫收據,如因填寫錯誤或其他原因導致收據作廢,應將作廢收據儲存完整;
c)出納員應妥善保管已加蓋財務專用章的收據,如因遺失給公司達成經濟損失,
除要求全額賠償外,還將按照公司獎罰制度中的相關規定予以處理。
4.3發票的管理程式
4.3.1發票的購買和保管程式:
a)發票由財務會計按照稅務部門的有關規定到稅務局購買;
b)空白的發票由財務會計保管。
4.3.2發票的領用程式;
a)出納員應採用以舊換新的方法領取發票,財務會計在發放發票時,應做好發
票的發放登記,內容包括:發票領用人、領用時間、起始號碼等;
b)出納員將新領的發票交財務部經理在發票的客戶聯上加蓋發票專用章後開始使用。
4.3.3發票的使用程式及注意事項:
a)出納員在開具發票時,原則上應如實、序號填寫發票內容,特殊情況應請示財務部經理同意後特殊處理:
b)出納員應按照《現金管理標準作業規程》及《銀行存款管理標準作業規程》中的相關規定在發票上加蓋“現金收訖”或“銀行收訖”章;
c)如因填寫錯誤或其他原因造成發票作廢,出納員應將作廢發票連同存根聯一起妥善保管;
d)出納員應妥善保管已加蓋發票專用章的發票,如有遺失,應及時到稅務部門或其他相關部門掛失,如因此給公司造成經濟損失,除要求出納員全額賠償外,還將按照公司獎罰制度中的規定予以處罰。
4.4財務專用章的管理程式
4.4.1財務部經理應妥善保管公司財務專用章。
4.4.2相關人員申請使用財務專用章時,財務部經理應嚴格稽核蓋章專案。
4.4.3如經稽核存有疑問,財務部經理在疑問未解除之前應拒絕蓋章。
4.4.4如經稽核無誤,財務部經理應在專案單據上指定位置清晰地加蓋財務專用章。
4.4.5財務專用章如有遺失,財務部經理應立即在影響較大的媒體上刊登遺失啟事,同時何稅務局、開戶銀行等其他相關單位發函宣告。
4.5支票、收據、發票的資料保管
4.5.1財務會計應在每月末將支票的存根聯及其相關資料編制記賬憑證,交財務部經理稽核後加密在財務部長期儲存。
4.5.2財務會計應在每月末將收據、發票的記賬聯與其他相關資料一起編制記賬憑證,交財務部經理稽核無誤後,加密在財務部長期儲存。
4.5.3使用完畢的收據存根及發票存根聯由財務會計在財務部長期儲存。
4.6支票、收據、發票、財務印鑑章的管理,作為財務部相關人員考評的依據之一。
5.0引用檔案和記錄表格
5.1《收據領用登記表》
5.2《支票使用明細表》
一、公司印鑑的使用一律由主管部門領導簽字許可後報總經辦辦公室主任,總經辦辦公室主任同意後方可蓋章,如違反此項規定造成的後果由直接責任人員負責。
二、公司所有需要蓋印鑑的介紹信、說明及對外開出的任何公文,應統一到總經辦備檔。
三、公司一般不允許開具空白介紹信,證明,如因工作需要或其他特殊情況確需開具時,必須經主管部門領導簽字批條方可開出,持空白介紹信外出工作回來必須向公司彙報其介紹信的用途,未使用的必須交回。
四、蓋章後出現的意外情況由批准人負責。
五、責任:有下列情形之一的,對直接責任人予以通報批評或行政處分,並處經濟處罰或調離工作崗位;構成犯罪的,移送司法機關依法追究刑事責任:
1.未經許可擅自攜帶公章外出者;
2.擅自使用公章的;
3.對未經稽核確認使用公章,導致公司受到重大影響的;
4.惡意使用公章,致使公司造成重大經濟損失的;
5.保管人因工作失誤造成公章丟失的;
6.私自刻制公章;
7.其他因公章使用損害本企業的行為。
六、本辦法由總經辦負責解釋,自頒佈之日起正式實施。
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