物業公司行政辦公管理制度
物業公司為了更好的發展,特制定相關管理規定。以下是小編蒐集並整理的有關內容,希望對大家有所幫助!
第一章 總則
第1條目的
為樹立良好的公司形象,規範行政辦公工作,維護良好的工作環境,保障公司各項業務的正常運轉,特制定本制度。
第2條適用範圍
本制度適用於所有在我公司工作的正式員工、兼職人員及臨時工。
第3條歸口管理
行政人事部是行政辦公管理工作的歸口管理部門,負責公司行政工作的各相關事項。
第二章 辦公管理
第4條員工應遵守公司的規章制度,自覺維護辦公環境的清潔、安靜。
第5條辦公室應保持整潔,無雜物,工作臺上擺放的辦公用品應整齊有序。
第6條保持辦公室肅靜,工作時間不得高聲喧譁。
第7條工作時間不離崗、串崗,不聚眾聊天,不打瞌睡,不在辦公室內吃零食。
第8條上班時間,嚴禁辦理私人事情,因公外出應向本部門負責人請假。
第9條接待來訪,應起身相迎,做到態度和藹,彬彬有禮;來客告辭,起身相送;在回答來客詢問時,不得洩露公司管理制度及有關公司機密事項。
第10條下班或因事離開辦公室,應人走燈熄,關好門窗、電源等。
第11條愛護公物,節約使用辦公用品。
第12條講究文明禮貌,注重儀表儀容,按規定著裝;接待來訪客人,應熱情主動。
第三章 會議管理
第13條各種會議由召集者負責組織安排,並對出席物件提前發出通知。
第14條會議召開之前應確定議題、參會物件,準備好有關的會議資料、檔案。
第15條會議出席者應安排好工作,準時到會,並帶筆記本及相關會議資料,如因故無法參加會議,須提前向會議組織者請假。
第16條會議堅持效率原則,各發言者應事先做好準備,發言應簡明扼要,以使會議起到應有的效果。
第17條公司的固定性會議為公司經理辦公會議、專案區域辦公會議、部門例會及班組例會。
1.公司經理辦公會議原則上每月召開一次,參會物件為公司總經理、各專案區域常務經理、經理助理及相關人員。
2.專案區域辦公會議於每月10日召開,參會物件為常務經理、經理助理、專案區域職能主管、管理處主任。
3.部門例會於每旬第一個星期五召開,參會物件為部門所有人員。
4.各班組每月至少組織一次例會,進行業務培訓、學習(具體時間由部門確定)。
第18條如遇特殊情況,會議組織者須另行通知;上一級別會議與本級別會議在時間上有衝突時,以上一級別會議為主,本級別會議作相應時間調整。
第19條凡會議所作的決議、決定及重要事項必須形成會議紀要,經行政人事部整理後以檔案形式印發並貫徹執行。
第四章 公文管理
第20條各級政府、上級部門下發和其他單位抄送的公文,統一由行政人事部行政專員收管,並負責簽收、分類、登記和分發、傳閱。
第21條以公司名義發出的各種檔案須編號、登記,統一對外發送。
第22條公文處理程式
1.行政專員將公文登記、分類,交行政人事部經理審閱並提出擬辦意見。
2.行政專員根據擬辦意見,送有關部門相關人員閱辦。
3.領導批辦的公文,按批示意見交有關部門負責辦理。
4.如承辦過程中有疑問或問題,應及時請示、報告。
5.辦理完畢後,相關部門應填寫承辦結果,連同原檔案退回行政人事部存檔。
第23條對送閱檔案要抓緊時間閱讀,各部門人員不得無故拖延或扣押,檔案傳閱後,閱文人須簽名並寫上時間,
第24條檔案一律由專人傳送,一般不得橫向傳閱。
第五章 印章使用管理
第25條公司印章由公司總經理指定專人保管,法定代表人印章、財務專用章由財務部專人分開保管。印章未經公司總經理批准,不得隨意交與他人保管、使用。
第26條部門印章由部門負責人保管或指定專人保管。
第27條印章使用審批規定如下。
1涉及人員調動(任免)、以公司名義簽署的合同協議、財務收支及對外發文、發函等方面用章,由公司總經理批准。
2有關業務管理工作用章,由專案區域常務經理批准。
3使用法定代表人印章,由公司總經理批准。
4使用部門印章、有關業務管理工作用章,由部門負責人批准。
第28條未經領導批准,公司人員不得私自用章,不準攜帶公章外出,不準蓋出空白信箋。
第29條對不符合用章規定的事項,印章保管人員有權拒絕蓋章;對違反用章規定或弄虛作假,造成重大影響或經濟損失的,要追究保管人、當事人的責任。
第30條刻制印章,須經公司總經理批准。作廢的印章應及時封存。
第六章 傳真機、影印機、計算機管理
第31條為確保辦公裝置的正常執行和使用,公司指定專人保管、使用,非操作人員,未經許可不得私自使用。
第32條為節約紙張和能源,公司嚴格控制影印和傳真數量,非必要不予影印和傳真。
第33條公司一般不承接外單位及私人委託的列印、影印、傳真業務,特殊情況須經領導同意。
第34條計算機記憶體資料注意保密,凡涉及機要檔案資料須加密碼儲存,未經批准,任何人不得提取(閱)電腦記憶體資訊、資料資料。
第35條凡內部常用業務資料、資料,必須進行備份處理,以免丟失。
第36條嚴格控制計算機外部軟體流入管理,嚴禁安裝和使用遊戲軟體(盤),以防電腦感染病毒。
第37條工作結束後,應做好辦公裝置的日常保養和清潔工作,並及時處理廢棄稿件,切斷電源。
第七章 保密工作規定
第38條凡符合下列條款之一者,均屬於公司機要檔案,不得洩露。
1.關於重要決策或計劃。
2.關於人事問題。
3.關於會議重要的討論事項。
4.關於業主或租戶的檔案資料。
5.契約、協定或根據協商而決定的事項。
6.特別指定的事項。
第39條機要檔案按保密等級可分為以下三級。
1.祕密,不能向相關人員以外者公開。
2.機密,不能向外公開。
3.絕密,不能向特別指名的最小範圍內的工作人員以及承辦人員以外者公開。
第40條機要檔案、機要事項及其種類的認定,原則上由所管部門的負責人負責。
第41條機要檔案由其制發部門製成正、副本兩份,一份由制發部門分類保管,另一份由所管部門的負責人保管。
第42條機要檔案的制發部門應備有發文簿,檔案發至有關部門時,必須有收件人簽字。
第43條機要檔案來往傳遞(包括傳真),應指定專人傳接或採取親啟信函方式進行。
第44條機要檔案須經制發部門負責人同意後方可複製。機要檔案複製時,制發部門應將複製件數量在原件或副本上詳細記錄,並在發文簿上記載複製件的去向。
第45條祕密檔案或公司外祕密檔案以及祕密事項,由制發部門負責人負責,由專人進行分發和傳送。
第46條機要檔案及其相關草案、其他無用資料的銷燬,由所管負責人負責。
第八章 檔案管理
第47條檔案實行集中管理與分散管理相結合,即分別由公司、部門管理或專人負責檔案管理工作。
第48條公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的檔案、材料,由承辦部門、經辦人負責將用完的檔案、資料及時歸檔。
第49條檔案結案移送歸檔時,相關人員須檢查檔案的文字及附件是否完整,如有短缺,應立即追查。
第50條檔案的處理手續必須完善,如有遺漏,應立即退回承辦人。
第51條檔案管理人員做好收件登記、編號、運轉、催辦工作,對按規定程式符合立卷標準要求的檔案,及時進行分類、立卷及歸檔。
第52條檔案管理人員每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查,發現問題及時採取補救措施,確保檔案的安全。
第53條檔案管理人員保持檔案室清潔,隨時擦拭檔案櫥、架,並採取防蟲措施。
第54條檔案管理人員每年按規定清理一次,對已到保管期限、確定銷燬的檔案材料必須列冊登記,經領導審批後作銷燬處理。
第55條公司嚴格履行檔案調、借閱登記、審批手續,一般僅限在檔案室查閱,確因工作需要須影印或摘抄檔案,須經領導批准。
第56條借閱人員不得轉借、拆卸、調換、汙損所借的檔案。
第57條對於歸還的檔案,經檔案管理人員檢查無誤後,立即歸入檔卷。
第九章 附則
第58條本制度由公司行政人事部擬定,其解釋權、修改權歸公司行政人事部。
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