(一)年會邀請函的含義
年會邀請函是專門用於邀請特定單位或人士參加會議，具有禮儀和告知雙重作用的會議文書。
邀請函用於會議活動時，與會議通知的不同之處在於：邀請函主要用於橫向性的會議活動，傳送物件是不受本機關職權所制約的單位和個人，也不屬於本組織的成員，一般不具有法定的與會權利或義務，是否參加會議由物件自行決定。舉行學術研討會、諮詢論證會、技術鑑定會、貿易洽談會、產品釋出會產等，以發邀請函為宜。而會議通知則用於具有縱向關係(即主辦方與參會者存在隸屬關係或工作上的管理關係)性質的會議，或者與會者本身具有參會的法定權利和義務的會議，如人民代表大會、董事會議等。對於這些會議的物件來說，參加會議是一種責任，因此只能發會議通知，不能用邀請函。學術性團體舉行年會或專題研討會時，要區別成員與非成員。對於團體成員應當發會議通知，而邀請非團體成員參加則應當用邀請函。
(二)年會邀請函的基本內容
年會邀請函的基本內容與會議通知一致，包括會議的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機構;會議內容和形式;參加物件;會議的時間和地點、聯絡方式以及其他需要說明的事項。
(三)年會邀請函的結構與寫法
1.標題
由會議名稱和“邀請函(書)”組成，一般可不寫主辦機關名稱和“關於舉辦”的字樣，如：《亞太城市資訊化高階論壇邀請函》。“邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關於邀請出席××會議的函”
2.稱呼
邀請函的傳送物件有三類情況：
(1)傳送到單位的邀請函，應當寫單位名稱。由於邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統稱)，以示禮貌和尊重。
(2)年會邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，字尾“先生”、“女士”、“同志”等。
(3)網上或報刊上公開發布的邀請函，由於物件不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統稱。
3.正文
正文應逐項載明具體內容。開頭部分寫明舉辦會議的背景和目的，用“特邀請您出席(列席)”照應稱呼，再用過渡句轉入下文;主體部分可採用序號加小標題的形式寫明具體事項;最後寫明聯絡聯絡資訊和聯絡方式。結尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。
4.落款
因年會邀請函的標題一般不標註主辦單位名稱，因此落款處應當署主辦單位名稱並蓋章。
5.成文時間
寫明具體的年、月、日。
【模板】
尊敬的xxx先生/女士：
感謝您一年來對xx市xx區房地產協會的關心和支援!在新年即將來臨之際，協會及祕書處全體人員祝願您在新的一年裡身體健康、家庭美滿、萬事如意!過去的一年，協會在區管委會、區住建局等主管部門的大力支援和指導下、在全體會員單位的積極配合下，以為政府、為行業、為企業服務為宗旨，廣泛宣傳產業政策，積極反映會員訴求，努力提高企業素質，積極開展對外交流，取得了一定成效。新的一年，為了總結工作，研討和展望來年形勢和發展，推動行業建設，增強行業凝聚力，協會定於2019年1月23日召開xx區房地產協會年會(暨一屆三次會員大會)，我們誠摯地邀請您撥冗蒞臨，共同推動xx區房地產行業的進步和發展!
xxx區房地產協會
2019年xx月xx日
公司年會邀請函
尊敬的xxx先生/女士：
xxxx電子股份有限公司將於xxxx年xx月xx-xx日在xxxx大酒店舉辦“xxxxxx世紀公司年會”。我們誠摯邀請您出席本屆年會。
本次年會主題為“xxxxxx”，旨在為光伏晶矽企業搭建平臺，分享專家對產業、行業發展趨勢以及國家產業政策趨勢的分析與預測，推進政府與企業、企業與企業之間的對接，推動相關政策與商業智慧的融合，為增強中國光伏晶矽企業核心競爭力、開啟產業輝煌貢獻綿薄之力。
本次年會將特邀多位政府相關領導、行業專家，以及光伏裝備製造、光伏晶矽企業的傑出企業家出席，屆時有思考力和行動力的企業家們將和卓有成就、富有遠見的專家一道，以“xxxxxx”為主題，在政策、市場、技術、資本等領域傾力打造高階交流合作、宣傳展示的平臺，推動光伏產業健康、快速發展。屆時將由眾多有影響力的媒體、知名行業媒體進行全程跟蹤和報道。
本次年會是一場第一次由光伏企業自己舉辦的盛會，不同於層出不窮的行業務虛會、更不同於各式各樣的行業展銷會，而是思想和智慧深度碰撞、交融與分享的盛典。
謹此，我們誠摯邀請您蒞臨本屆年會，讓我們在此傳遞友情、分享智慧、昇華思想。衷心感謝您的支援和指導。
xxxx集團有限責任公司
xxxx年xx月
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