專案管理是在有限的資源條件下，為實現專案目標所採取的一系列管理活動。現代專案管理的知識體系被劃分為9個知識領域，包括：專案綜合管理、專案範圍管理、專案時間管理、專案成本管理、專案質量管理、專案人力資源管理、專案溝通管理、專案風險管理以及專案採購管理。本文所關注的是其中的專案採購管理領域，並從專案資金的合理使用角度出發，探討在專案的採購管理中應該如何降低成本、減少現金流出，並提高專案資金的使用效率。
專案的執行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應的裝置、設施、原材料、零件、服務和其它物質資源，離開了這些物質資源，再高明的專案經理也不可能按要求完成專案的任務，在市場經濟條件下，這些產品和服務是通過採購活動來實現的。從執行組織以外通過採購取得專案所需要的產品或服務，就是所謂的專案的採購管理。而這些資源的獲取又是需要花費一定的專案資金的，如何合理而有效的使用這些專案資金？如何使一筆有限的資金髮揮其最大的效用？是在專案的採購管理中所應該關注的問題之一。
梅瑞狄斯在《專案管理——管理新視角》中提到：“在採購裝置、原材料和分包服務的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，並且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應商。”在現實的專案採購操作中，要實現這兩個“最”字的目標是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對專案採購管理中部分環節的控制，來有效的降低採購成本，從而使專案資金達到最優的配置，用有限的資金獲取儘可能多的資源，這是我們在專案採購管理中所能夠實現的成本目標。以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在專案採購管理中降低採購成本的一些措施。
1、制定採購預算與估計成本
制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。
制定採購預算是在具體實施專案採購行為之前對專案採購成本的一種估計和預測，是對整個專案資金的一種理性的規劃。它不單對專案採購資金進行了合理的配置和分發，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對採購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保專案資金的使用在一定的合理範圍內浮動。有了採購預算的約束，能提高專案資金的使用效率，優化專案採購管理中資源的調配，查詢資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制專案資金的流向和流量，從而達到控制專案採購成本的目的。
2、供應商的選擇
供應商是專案採購管理中的一個重要組成部分，專案採購時應該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會，一方面體現市場經濟執行的規則，另一方面也能對採購成本有所控制，提高專案實施的質量。因此，在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注。
第一，選擇供應商的數量。
供應商數量的選擇問題，實際上也就是供應商份額的分擔問題。從採購方來說，單一貨源增加了專案資源供應的風險，也不利於對供應商進行壓價，缺乏採購成本控制的力度。而從供應商來說，批量供貨由於數量上的優勢，可以給採購方以商業折扣，減少貨款的支付和採購附加費用，有利於減少現金流出，降低採購成本。因而，在進行供應商數量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應，同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優惠政策，降低物資的價格和採購成本。這樣既能保證採購物資供應的質量，又能有力的控制採購支出。一般來說，供應商的數量以不超過3－4家為宜。
第二，選擇供應商的方式。
選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標採購、有限競爭性招標採購、詢價採購和直接簽訂合同採購，四種不同的採購方式按其特點來說分為招標採購和非招標採購。我們認為，在專案採購中採取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格，幫助採購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；並且多種招標方式的合理組合使用，也將有助於提高採購效率和質量，從而有利於控制採購成本。
3、採購環境的利用
專案的外部環境對採購策略的制定、採購計劃的實施會產生重要的影響，外部環境包括巨集觀環境和微觀環境。巨集觀環境是指能對專案組織怎樣及如何採購產生影響的外部變化，包括市場季節性的變化、國家巨集觀經濟政策的變化、國家財政金融政策的調整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰爭罷工等各種因素。而微觀環境則是指專案組織的內部環境，包括專案組織在採購中可能採取的組織政策、方式和程式，即實施採購的過程和程式。在符合微觀環境原則的前提下，一個好的專案採購策略應當充分利用外部市場環境為專案整體帶來利益。
充分利用採購環境的一個重要內容就是熟悉市場情況、瞭解市場行情、掌握有關專案所需要的貨物及服務的多方面市場資訊。比如，結合所採購貨物或服務的種類、效能引數、質量、數量、價格的要求等，瞭解熟悉國內、國際市場的價格及供求資訊，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿易支付辦法、保險合同等有關國內、國際貿易知識和商務方面的情報和資訊。這就要求專案組織建立有關的市場資訊機制，以達到有效利用採購環境的目的，良好的市場資訊機制包括：
建立重要貨物供應商資訊的資料庫，以便在需要時候能隨時找到相應的供應商，以及這些供應商的產品或服務的規格效能及其他方面的可靠資訊。
建立同一類貨物的價格目錄，以便採購者能進行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。
對市場情況進行分析和研究，作出市場變化的預測，使採購者在制定採購計劃、決定如何發包及採取何種採購方式時，能有可靠而有效的依據作為參考。
只有建立了良好的市場資訊機制，才能在專案採購中做到“知己知彼”，並對採購環境有充分的瞭解和把握，這使得采購者能處於供需雙方的有力地位，獲得價格上的優勢，不僅取得高質量的貨物或服務，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關資訊的熟悉，會造成採購工作的延誤，採購預算的超支，失去成本控制的優勢。因此，在專案採購管理中充分利用採購環境，建立良好的市場資訊機制，同樣是有效降低採購成本的途徑之一。
4、供應商的管理
基於長期的降低採購成本的理念出發，我們認為，在專案的採購管理中應該貫穿一個“供應商管理”的思想，也即是把對供應商的管理納入專案採購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應和質量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得採購價格的優勢，對降低專案採購中的成本有很大的好處。有以下兩點值得注意：
第一，與供應商建立直接的戰略伙伴關係。
對於採購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應商，應該與供應商之間建立直接的戰略伙伴關係。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則，建立一種雙贏的合作關係，使採購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優勢，也使供應商擁有長期穩定的大客戶，以保證其產出規模的穩定性。這種戰略伙伴關係的確立，能給採購方帶來長期而有效的成本控制利益。
第二，供應商行為的績效管理。
在與供應商的合作過程中應該對供應商的行為進行績效管理，以評價供應商在合作過程中供貨行為的優劣。比如：建立供應商績效管理的資訊系統，對供應商進行評級，建立量化的供應商行為績效指標等等，並利用績效管理的結果衡量與供應商的後續合作：增大或減少供應份額、延長或縮短合作時間等，對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應商持續改善供貨行為，保證優質及時的供貨，從而有效的降低專案採購總成本。
5、全流程成本概念，控制總成本
在探討專案採購管理中降低成本的問題時，應該確立採購全流程成本的概念，我們所應該關注的是整個專案採購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對採購貨物或服務的價格。獲得了低價的採購物品固然是成本的降低，但獲得優質的服務、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低採購成本不僅指降低採購專案本身的成本，還要考慮相關方面的利益，成本就像在u形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨降低某項成本而不顧及其它方面的反應，這種成本降低是不會體現在專案採購管理的利潤之中的。所以，需要建立這種全流程成本的概念，來達到對整個專案採購管理總成本的控制和降低。我們不應該僅僅只看到最直接的成本降低，還應該從專案採購的全過程來衡量成本上的收效，從專案採購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣，我們才能在採購過程中發掘無處不在的降低成本的機會。
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