學校開展檔案規範化管理達標認證自查報告大綱
縣檔案局教育局:
近幾年,學校檔案工作按照縣檔案局教育局的總體要求,在縣檔案局的指導幫助下,全面完成各類業務檔案的集中管理,進一步健全和落實各項規章制度,規範管理,使檔案工作逐步走向規範化、制度化、科學化和現代化。為我校的教育教學工作,提供了極大的便利,發揮了很好的效益,現將自查情況如下:
一、提高認識,加強組織管理
學校檔案管理工作是全縣檔案管理工作的重要組成部分,也是學校持續性地開展工作,工作不斷上水平上臺階的一項重要工作。我校領導班子高度重視,成立了以學校校長為組長,各分管副校長和工作人員共同參與管理的專門的領導機構。檔案工作通過辦公室牽頭,進行管理和運作,分管年級、團隊、教務、財務、政教、後勤等工作的教師具體地參與檔案工作。對檔案工作實行綜合管理,檔案集中在學校綜合檔案室。年級、教務、財務、後勤、政教、團隊的檔案定時移交到學校檔案室進行統管統用。
我校定期對檔案管理工作的責任人和分管工作的負責人進行培訓,學習《檔案管理辦法》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《現代化管理制度》等,促使大家對檔案管理工作的標準化、規範化、現代化,明確形成共識,形成合力。
為保障工作的紮實開展,學校認真貫徹落實執行國家檔案法律法規,定期組織我校的領導和檔案人員學習《檔案法》和《河南省檔案條例》及國家有關檔案法規、標準規範。參加縣檔案局的檔案管理工作業務培訓。我校制定了《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑑定銷燬制度》、《檔案統計制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作人員崗位責任制》等制度,並將制度上掛到牆,便於直觀地掌握和領會,並嚴格落實。編定了保管期限表,保障了檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計、借閱、利用和保密等環節的連線,確保萬無一失。
二、配齊裝置,做好充分的物質保障
學校設立專門的檔案室,配齊專門的檔案櫃,並將閱覽室與檔案室相分離,注重了防火、防盜、防高溫、防光、防塵、防鼠、防蟲、防汙染等措施的落實。
三、努力提高基礎業務建設,走內涵式發展的道路
我校對所使用的檔案材料及時歸檔,歸檔率達到100%。書寫材料和紙張都嚴格按照規定去使用。在交接時應有完備交接手續。經手雙方都要有明確的責任。我校檔案檔案完整,並嚴格按要求進行分類。組卷規範、合理,符合標準要求,檔案編排有序,卷內檔案排列有序,並按照要求進行了編號,卷內檔案目錄、備考表填寫規範清晰,卷內檔案整齊,無金屬裝訂物。編目規範,排架合理,案卷封面填寫規範、清晰,案卷標題簡明、準確,案卷排列有序。對所有檔案進行安全管理,杜絕出現黴變、褪色、汙損、蟲蛀現象。
四、注重檔案的實效性和應用價值
我校檔案管理工作滿足利用者的需要。建立了總目錄、分類目錄,和檢錄的方法程式。搜尋查詢極其方便。檔案管理工作人員熟悉所管理範圍檔案及相關的業務,能夠迅速準確地查詢到所需要的檔案。並能及時根據檔案利用的需求,主動提供檔案資訊服務,採取多種措施,保障不耽誤工作。我校檔案注重實效性,對所需求的資訊進行蒐集後都集中入檔,都是取人之長,補己之短。檔案管理工作,隨著手段的現代化,不斷提高其利用的價值,在工作實踐中,積累了檔案,也能從檔案中發掘力量和財富。
五、取得成績
多年來,我校檔案工作在市、縣檔案局的指導幫助下,取得了一定的成績。連續多年被縣檔案局評為“檔案管理先進單位”。
六、存在的不足
對照上級檔案要求,我們在硬體設施上,還是存在著不足之處。受學校條件的限制,檔案室不夠寬敞,現代化裝置還需要適當添置。
總之,雖然我校檔案管理方面受到上級的讚譽,但是距離領導的要求很遠,我們一定要努力,力求不斷進步,高標準要求自己,使我校的檔案管理工作更上一個新臺階。
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