檔案是“留史存真”的載體、再現歷史的文獻，也是資訊的載體。經濟越發展，社會越進步，人們對檔案資訊的需求就越大，要求也越高。加入wto後，我國中央銀行的檔案管理工作面臨著繼承和發展創新的問題。當前中央銀行的檔案管理存在著為自身服務多、開發利用不夠、主動服務少等侷限性，因為中央銀行的監管物件是金融機構，服務物件也是金融機構和公眾，其發展方向就是要面向金融機構和公眾，加強檔案資訊資源的開發利用。
一、人民銀行檔案管理存在的問題
近年來人民銀行的檔案管理工作進步很大，已達到省特級的標準。隨著人民銀行職能的不斷演變，現行檔案管理存在三大缺陷：
一是僅為自身服務。中央銀行的職能包括執行貨幣政策、金融監管和金融服務，其各項工作的物件是各類銀行和信用社，服務的物件則包括所有的客戶，所以檔案管理也必須與工作和服務的物件掛鉤，不能只侷限於本單位，要面向所有金融機構和廣大公眾。因此人民銀行的檔案管理必須要體現其個性化特點，改變只為自身服務的侷限性。
二是開發利用不夠。只是對原始檔案進行分類、整理、裝訂和入庫保管，有針對性地進行開發利用少，檔案編研側重於編史修志，相對而言，在直接為經濟建設和金融監管服務方面則顯得比較滯後。編研材料太少，也沒有根據工作發展增加編研材料，如高階管理人員任職資格審查的資料、一定時期的金融執行情況分析、金融機構有關收費的規定等。
三是主動服務少。當前人民銀行主動為金融機構和客戶提供服務的內容太少，除了定期向金融機構釋出金融執行情況分析和每次利率調整對外發布外，只是根據金融機構需要什麼，憑介紹信和領導批示進行被動查詢，採取的是“看門守攤，你查我找”的封閉、半封閉的服務方式，對於應該主動為金融機構和客戶提供哪些服務不明確，主動服務甚少，系統服務少。為適應形勢發展的要求，我們必須正確處理好檔案工作的繼承與創新發展的關係，努力開發檔案資訊資源，推進檔案工作創新服務。
二、人民銀行檔案管理改進措施探討
(一)由單一的實體管理轉變為實體管理與資訊管理並舉。人民銀行的檔案管理是金融監管體系的組成部分之一，是非現場監管的重要內容。檔案利用需求有兩個層次，除了利用原始的檔案資料外，還要求利用檔案編研資料。繼續做好檔案資料的收集、整理、鑑定、保管等工作，在此基礎上開發檔案資訊資源，把檔案由實體管理提升到資訊管理的高度。
1、完整的檔案資料是做好檔案資訊開發的前提和基礎，檔案資訊開發可以促進檔案資料整理的規範化和深入細緻。例如將統計部門提供的各類資料進行彙編，形成各種《資料彙編》，並與歷史上的同期進行比較，寫出分析材料，供領導和有關職能部門參考;又如將利率變動與利率管理方面的檔案、將對金融機構高階管理人員任職資格審查和金融機構准入與搬遷批覆的檔案彙總成《檔案彙編》等，這些經過加工的檔案產品具有系統性、實用性，成為指導工作開展的重要依據，減少了利用檔案過程中的盲目性。同時在對這些檔案資料進行加工的過程中可以及時發現哪些資料、檔案存在遺失、沒有歸檔、受潮受損等情況，以便及時採取措施進行補救，有效的避免現行檔案管理中個別歷史檔案、資料不齊全而長期無人發現等弊端。
2、人民銀行檔案編研工作應該做到“四性”。檔案編研資料是檔案資訊的主要載體，因其提供的檔案資訊內容豐富系統，使用範圍廣泛，查閱時間節省而越來越受到檔案利用者的推崇，因此檔案編研工作應向正規化、程式化發展，具體而言就是編研材料必須具有超前性、競爭性、服務性和精品性，這樣的檔案資訊產品才能“適銷對路”，才能為經濟金融工作提供全方位服務。
——超前性要求檔案管理者熟悉國家巨集觀經濟金融政策和經濟金融基礎理論知識，具有綜合分析能力。如根據近年來中山市商品房建設的情況、金融機構住房按揭貸款和房地產貸款等情況，經綜合分析寫出“供應過剩與需求無法滿足”這份編研材料，提出了商品房結構性問題引發的滯銷風險將會轉嫁到銀行身上。這份報告正好是行領導和金融機構所需要的，對商品房開發和信貸風險進行了分析和預測，對抑制商品房的盲目過熱開發起到了超前的預警作用。
——競爭性就是人民銀行的檔案編研工作必須適應經濟金融工作的要求，圍繞本單位和社會關注的熱點、難點問題，緊跟經濟金融工作的發展方向，具有使用價值。如檔案部門全面收集中山市錢幣學會籌建的有關資料和成立的章程、活動內容、學術論文、圖片等資料，雖然大部分資料不是檔案，但這些資料的歸檔和整理開發對研究錢幣歷史、貨幣現狀、錢幣市場的發展趨向等具有重要參考價值。
——服務性就是要將複雜的凌亂的資料歸類整理，使之具有規律性，便於查詢和利用。例如，為加強對我市金融機構的市場準入與退出、金融機構高階管理人員任職資格審查、金融違法違規行為的處罰等有關事項的管理而成立了金融機構管理委員會，不定期召開會議，對金融監管重大事項進行集體領導、集體研究、集體決策，期間形成了大量的簽報、背景材料、會議記錄和會議紀要、有關決定事項的發文等資料，對這些資料進行整理彙編，形成《人行中山中支金融機構管理委員會》編研材料，便於查詢和對類似問題進行對比分析，對金融監管工作的開展具有實質性意義。
——精品性就是編研材料對地方政府、金融機構和本單位領導的決策具有參考價值和借鑑意義，不僅僅從形式上進行簡單地分類和整理，必須進行理論上的提煉和昇華，有理論指導作用。例如，為強化金融監管、防化金融風險、整頓金融秩序、維護金融安全，促進中山市經濟金融健康發展，人民銀行積極開展中山金融安全區的建立工作，制定了《建立中山金融安全區綱要》，定期對轄區銀行體系安全度、轄區金融執行環境安全度和轄區金融安全度進行監測評估，將金融機構報送的有關資料、資料整理綜合，形成數字彙編、文字編研材料和中山金融安全變化情況圖表，對金融監管部門及時掌握轄區金融機構經營狀況、風險狀況等有重要指導作用。
(二)拓寬服務領域，增加服務的系統性。對人民銀行而言，其檔案管理除了為本單位服務外，就是要利用與各金融機構的密切關係，加強溝通與聯絡，瞭解各單位對檔案資訊的需求，開發各金融機構需要的資訊資料。例如，為使金融機構詳盡地掌握借款人資信情況，提高金融系統防範、化解信貸風險的能力，更好地為央行履行貨幣政策和金融監管職能服務，人民銀行開發了銀行信貸登記諮詢系統，建立了人民銀行信貸登記諮詢系統中心資料庫，通過登記、彙總各金融機構報送的企、事業單位及其他借款人(法人)的信貸業務資訊(貸款、銀行承兌匯票、信用證、保函、擔保、授信等業務資料)、借款人大事(欠息、逃廢債、經濟糾紛和直接融資等信貸資料)，及時、全面掌握借款人的資信情況。金融機構可根據有關規定使用網頁瀏覽器(web)、電話傳真等多種方式，向銀行信貸登記諮詢系統中心資料庫查詢借款人的資信資訊，從而判斷該借款人的風險程度。在此基礎上，我們還可以進一步開發自然人資信資訊，使該資訊系統的建設更趨完善。
(三)變被動服務為主動服務，善於把檔案資訊產品“推”出去。如何把已開發的檔案資訊向外公開、公佈，這也是檔案管理的一個重要環節。參照銀行信貸登記諮詢系統的做法，建立一個金融資訊中心，內容包括金融監管情況、銀行結構和擴大情況、金融執行情況、高階管理人員任職資格、歷年利率變動情況、貨幣政策與信貸政策(包括有關房屋抵押、購車貸款以及其他放貸產品)的詳細情況、金融機構收費(包括信用卡、零售業務、自動櫃員機)標準等，這些資訊一方面可以通過辦公自動化網路為本單位各項工作提供服務，密件可以通過密碼方式管理，另一方面可以酌情對外發布，讓金融機構和公眾從金融資訊中心免費索取，也可以通過電話、傳真、電子郵件索取。
(四)加強檔案資訊開發利用效果的跟蹤管理。檔案資訊開發以後，其利用效果如何，是否收到一定效果，如所獲得的社會效益、經濟效益與存在問題、使用者的新需求等，檔案工作者應及時跟蹤調查、收集反饋意見，通過彙總分析，有針對性地改善檔案資訊編研工作，減少無效勞動和盲目性，儘可能地提高檔案資訊編研工作的質量和針對性，做到有的放矢，更加充分地體現和發揮檔案管理工作與檔案管理工作者的作用和社會價值。
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