區法院加強檔案管理工作範例

增強檔案管理意識　提高檔案管理水平

區法院加強檔案管理工作

根據省高院歸檔和檔案管理工作會議精神，法院依據《檔案法》的要求，堅持檔案工作“集中統一管理，維護完整與安全，便於提供利用”的基本原則和“為審判工作服務”的基本宗旨，不斷加強領導，完善措施，規範管理，有效促進了檔案管理工作。

高度重視，全員學習，提高檔案管理意識。一是強化檔案法規教育，培養全員檔案意識。今年以來，該院領導高度重視檔案工作教育，多次組織全院幹警學習檔案知識，反覆宣傳檔案管理法律法規，定期考查學習情況並分庭室進行評分，增強了全員檔案意識，提高了各庭室歸檔意識，營造人人關心檔案管理工作的強烈氛圍，形成全員重視、齊抓共管的良好局面。二是強化業務規範，提高檔案管理質量水平。該院將檔案工作納入法院工作的總體規劃，制定檔案工作管理目標，明確檔案工作責任制，與其它工作一起部署、一起檢查、一起考核；並調整了檔案工作領導小組、檔案鑑定領導小組及保密工作領導小組，嚴格負責檔案工作規劃的制定、檔案管理措施的落實以及檔案安全保管等有關事宜。同時每年派員參加區舉辦專職檔案員培訓班，進行檔案業務學習、指導，使檔案管理有條不紊地推進。

嚴格制度，著重落實，提高檔案管理效率。一是健全規章制度，規範檔案管理工作。該院根據檔案目標管理要求，建立健全了一整套檔案統一管理制度。（1）歸檔限期制度。制定了《立案歸檔制度》，訴訟案卷審結即移交檔案室，嚴格辦理移交手續，編制歸檔目錄，逐一檢查，逐一簽名，做到歸檔及時、歸檔檔案材料齊全、完整、規範，提高歸檔率、完整率。（2）借卷審批制度。制定了調閱、借閱、查閱檔案規定，嚴格借閱訴訟檔案的管理，本院各部門借閱、查閱檔案的，應填寫借閱、查閱案卷函，經部門負責人同意，辦公室負責人稽核批准後方可辦理。本院幹警借閱期限為3個月，到期未還需按規定辦理續借手續；如外單位或個人借閱，需經主管院長簽字批准後方可到檔案室借調檔案。《調閱、借閱、查閱檔案規定》的實施，一方面保證法院審理工作和檔案室管理井然有序，另一方面也保證了審判資料不流失、有效保護了當事人的祕密。 二是按章辦事，嚴格日常檢查，嚴把質量關。檔案人員按照檔案管理的要求逐份檢查，檢查的內容包括：檔案盒標註的名稱、內容是否正確、案卷封皮填寫是否正確、案卷數是否正確等等。每年集中歸檔期一結束，檔案人員把歸檔中發現的問題彙報給主管領導，在主管領導指導下及時糾正解決。三是注重開發利用，提高服務效果，充分發揮各類檔案的使用價值。為了充分發揮檔案的潛在作用，方便利用，該院檔案室注重編制檔案檢索工具，共編制案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號目錄4種以及檔案工具索引、庫房檔案存放示意圖等。注重彙編資料，將收集到的檔案資訊重新組合，進行深加工，編製成芝山區法院組織機構沿革、大事記、各類案件結案基礎數字統計、基礎數字彙編、檔案統計臺帳、案例編研等彙編資料，以確保利用檔案的各種需要。注重為各個處室提供良好的檔案服務，把“死檔案”變成了“活資料”。

加大投入，完備設施，改善檔案管理環境。該院領導經常到檔案室實地檢查，針對管理要求，下決心為檔案室添置、更新了部分裝置，購置了電腦、增設了新檔案櫃、更新窗簾、溫溼度計、滅火器等，使庫房達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠“八防”要求，優化了檔案室的管理環境。