一、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。
二、归档范围
1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工的个人档案、劳动合同、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
三、归档要求
1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。
四、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
4、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
5、结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
五、档案的利用
1、公司档案借阅。
2、档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。
3、公司档案只有公司内部人员可以复制,复制者都要填写《机密文件复制单》,报主管人员批准后,方可复制。其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准;受控文档的借阅要由总经理签字批准。
4、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追究当事人责任。
5、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经总经理批准才能摘抄或复制。
6、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
7、不准转借,必须专人专用。
8、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
六、档案销毁管理
1、对已失效的档案,由档案管理员登记造册,经相关领导共同鉴定,报总经理批准后,按规定销毁。
2、经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。
3、销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。
职责:
1、负责各类档案资料的登记,做好各类档案资料的接收、整理、保管和统计工作;保证档案资料的齐全、完整、系统;
2、负责档案资料的借阅,根据需要编制必要的检索工作和参考资料,为各部门的档案查阅提供方便,认真做好借阅记录;
3、定期清查档案,及时催讨借出的档案,做到档案资料与档案目录相符;
4、遵守公司保密的规定,维护密级档案的安全,严守机密,不得在档案以外的其他地方整理资料,更不得把资料带出公司;
5、完成领导交办的其他工作。
岗位要求:
1、全日制本科及以上学历,档案管理相关专业;
2、有房地产公司档案管理或房地产项目档案管理工作经验2年以上;
3、熟练操作档案管理系统;
4、责任心强,做事认真,仔细。
职责:
1、根据公司档案管理相关规定,负责档案的归档、整理、保管、发放、借阅、销毁等工作
2、负责档案室设施的管理与维护
3、负责协助公司档案管理相关制度的完善
4、负责公司办公用品的管理
5、负责与快递公司联系、对账等相关事宜
6、完成上级交办的其他工作任务
岗位要求:
1、大专以上学历、熟悉档案管理办法;
2、熟悉文件的登记、打印、装订、分发;
3、具有良好的职业道德和职业素养,保密性强;
4、能够熟练使用各种OFFICE、EXCEL等软件;
5、了解IATF16949质量管理体系和ISO14001环境管理体系
职责:
1、按照国家、行业和集团文档管理相关要求,编制档案整理操作细则,对已归档的文件材料进行整理、核对、检查和立卷,对存在毁坏风险的档案进行修复;对档案实体进行处理(包括但不限于:编制卷内文件目录、填写备考表、编页号、制作封面标签和脊背标签、装盒、装订);
2、对完成整理的所有档案建立机读目录(案卷级、文件级);完成档案实体文件的数字化工作;
3、对完成整理的所有档案上架、建立位置索引和档案库房日常管理;
4、领导交办的其他工作。
任职资格:
1、大专及以上学历。
2、具备1年以上的文件或档案管理的工作经验,具备核电档案管理经验者优先。
3、熟练掌握办公系统及软件。
4、抗压能力好,沟通能力较强,具备一定的文字功底。
职责:
1、负责人事部档案文件的归档、移交、借阅管理;
2、负责资料的管理,文件的处理;
3、负责会议纪要、周工作计划、月度工作简报等公文整理;
4、完成上级交办的其他任务。
任职要求:
1、有相关工作经验优先,无经验者可带薪培训
2、具有一定的文字表达能力,操作能力,协调能力
3、稳重,责任心强,细心,理性罗辑思维
职责
1.负责企业文件的处理、资料整理以及各类会议记录和资料等的整理工作;
2.根据档案管理相关规定,负责企业所有档案及技术资料的整理、分类、编号、登记以及归档工作;
3.负责档案、资料的调借、查阅工作;
4.负责检查入库或到期归还档案资料的完整性,发现问题及时报告处理;
5.按照有关规定,对档案进行例行的保养、管理或销毁;
6.利用专业档案管理软件或办公软件等工具进行档案管理信息化工作;
任职条件
1.大专以上学历;
2.具备1年以上相关工作经验优先录取;
3.熟悉档案管理的具体流程和方法;
4.具备保密意识和能力;
5.具有较强的学习能力;
6.工作认真、细致,具备条理性;
1、 负责对公司项目、技术档案、资料、图纸、合同的收存、登记、发放和整理工作;
2、 负责做好档案资料的收集、整理、保管、利用、统计等工作;
3、 严格遵守《档案法》和公司《档案管理制度》,要对档案资料分类编号、排列有序,便于查阅。确保原始资料及单据的齐全、完整、保密;
4、保持档案室清洁、干燥和卫生,切实做好防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防高温、防强光等措施;
5、严格执行保密文件、档案、资料的查、借阅的制定规定;
6、做好整理工作,编制各种检索工作,以实现快速查找。
1. 根据国家档案局的有关规定、遵守档案工作的法律法规、按照公司档案管理制度的要求、热爱档案工作、严格按照要求办事、在部门领导的安排下,认真负责任的做好日常的档案管理工作;
2. 协助完善与落实公司的档案管理制度、使工作规范有条理性;
3. 按照要求认真有条理性的做好档案管理、档案编目、分析统计、鉴定排列和检索编制工作,保障档案科学的分类、有秩序的进行存放、妥善的进行保管便于查找;
4. 根据公司制定档案管理制度的流程,及时、准确的做好各类档案的移出与收进工作,并及时的进行登记、按照要求认真的执行交接手续、用后及时的进行归档归位等工作,保障记录的账本与实物资料的相符;
5. 档案借出的工作要及时进行登记,并负责到期的追回归档工作,保障档案的完整性;
6. 负责管理好档案室内部,各类档案、案卷分类摆放整齐美观、有秩序;
7. 做好安全保管档案的管理措施,采取相应的防火、防盗、防虫蛀、防嗮、防潮、防老鼠等措施,以防范为主要工作,若是发觉隐患是及时上报上级采取措施进行处理,保障安全的、完整的保管好档案信息;
8. 按照公司要求严格的执行借阅与查阅工作制度,了解档案帮助做好工作的目的,不断提高服务接待的质量,并正确理解保密工作,遵守职业道德严守公司机密;
9. 正确的应用计算机技术进行文档的编目检索、录入保存与档案调用等工作,提高档案管理的科学性;
10. 定期对档案资料进行全面的检查、资料不齐全的要及时进行补全、对破损的档案利用复印技术或是糊纸的方式对档案进行抢救修复,并做好档案的保养工作;
11. 做好档案的接收工作,对接收的档案进行认真的验收、装订案卷等工作,做好交接手续;
12. 按照公司的要求严格保管好档案柜钥匙,不轻易转借他人,不轻易外借,认真做好保管工作;
13. 负责对档案知识进行开展、宣传活动,提高公司员工的档案意识;
14. 档案室内不能随意安放易燃易爆的危险物品,禁止吸烟等现象在档案室发生;
15. 档案资料仅供公司内部工作人员借阅,如需外借资料时需经过领导批准,妥善的完成上级安排的档案工作事项。
1、认真贯彻党和国家及 上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划,进行工作总结,指导,监督,检查。
2、按照《档案管理工作规范条例》,负责对各类档案的接收,分类,编目,编制,检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记,并负责定期追还归档,确保档案齐全,完整。
3、按照《档案库房管理制度》要求,做好“八防”工作,定期检查旧档案,确保档案材料安全。
4、积极开展档案知识宣传工作,增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。
5、积极做好档案信息资源的开发工作,不断提高工作质量和工作效率。
6、树立和加强保密观念,做好文件,资料,档案的保密,保管工作。
1、接听业户、业户或客户的电话,解答有关的问题或疑问,并做好记录.负责办理业户有关的证件工作(业户证、居住证、临时居住证、停车证)。
2、热情接待业主、用户和来访客人,对业主、用户的投诉要耐心解释和及时处理件件落实,并做到登记记录,定期整理存档工作。
3、认真做好回访工作,虚心接受用户的批评与建议,不断改进工作,提高服务质量。
4、熟悉辖区楼宇的结构、楼座排列、单元户数、管道线路的走向、各种设备开关的位置、了解住户、业主的数量、家庭成员等基本情况。
5、每天不定时巡查辖区范围内楼宇状况、公共设施等,发现不正常情况及时处理并做好记录需要,其他部门配合处理,及时呈报工作联系,并抓好落实监督。
6、配合工程部制定辖区的楼宇土建保养计划,做好辖区业主交楼验收和二次装修申请表、施工监督和验收工作。
7、受理业户的报修、有偿服务安排执行、完成情况跟进等工作。
8、负责业户入住的相关手续办理及其单元的遗留工程问题跟进。接受业户对项目情况及售后服务相关情况的咨询及解答。
9、办理业主邮寄包裹的暂存及发放工作。
10、负责物业管理费、水费、停车费等各项费用的收缴工作。
11、负责小区的物业档案、业主档案的保管和统计,并且严守工作机密。
12、负责小区的公共钥匙、未入住单位的钥匙、业户托管钥匙、施工钥匙等的管理工作。
13、完成公司、上级领导交办的其他任务。
1、按照公司要求参与制定文书、档案、保密等管理制度,制订管控标准流程;
2、负责定期收集在各部室存放的需要立卷、归档的文件资料,并整理、立卷、归档;
3、对公司各部室和关联单位文书、档案管理进行监督、检查和指导;
4、负责公司档案资料的开发利用,建立完善相关借阅登记、回收机制;
5、配合开发计算机信息化档案管理技术,建设电子档案库;
6、负责公司印章按规管理,开具介绍信,协助处理来信来访事务;
7、负责公司内部文件的发放、流转、催办,对外往来函件的接收、发放,并登记建档;
8、完成领导交办的其他工作任务。
1 、负责执行及完善相关档案管理制度及流程
2、负责档案室日常管理及维护
3、 负责档案资料的信息编制、管理及更新
4、完成公司或部门领导交办的其他工作事宜
1、负责整理物业资料,做好物业档案的管理;
2、负责公司服务热线电话的值守,并收集掌握热线电话的所有记录,记录报修情况和服务质量;
3、负责来信、来访、投诉等处理工作,及时做好回复、跟踪、检查工作
4、负责客户满意度调查工作,做好关于客户满意度调查的各种数据的统计分析工作;
5、对辖区内外的公共设施、消防设施、环境卫生、广告宣传海报进行监督管理;
6、执行公司的各项管理规章制度。
7、协助物业主管进行各项检查,撰写检查报告。
职责:
1、对公司员工劳动合同进行收集、整理、登记、编号、准确登录统计表,并进行定期反馈;
2、及时掌握合同借阅、回收情况,并与相关部门进行沟通,确保公司利益不受损失;
3、按月对合同的签订、履行情况做统计,分析、提出意见;
4、科学、规范管理合同档案,保证查阅方便,保证档案管理的机密性;
5、掌握国家的相关法律、法规,掌握公司在合同管理方面的规章制度,维护企业利益;
6、对合同管理情况及时向部门经理汇报;
7、完成领导交办的其他工作。
岗位要求:
1、中专或以上学历,商务/档案管理等相关专业背景;
2、掌握一定的合同法律知识;
3、具有2年以上档案管理相关工作经验者优先;
4、有较强的文笔和写作能力,有一定的组织及表达能力;
5、做事积极主动、认真踏实,责任心强;
1.根据集团公司的要求,做好人事档案的归档、整理、移交工作;
2.做好行政办公室各类文件资料的归档、借阅、登记工作;
3.上级领导布置的其他工作。
1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。
2、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和归档。
3、归档案卷做到页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。
4、保管好本公司归档的案卷,注意文件材料的安全和保密。
5、按要求对档案进行分类、整理、编目,并编制检索工具,能应要求快速、准确地查询所需档案。
1、 负责协助完成租赁合同等公司资料的归档、管理;
2、 负责协助完成部门相关制度的建设、持续完善、监督执行;
3、完成上级领导交办的其他事项。
1、做好档案印章管理工作
2、协助领导做好部门工作
3、做好部门相关后勤工作
4、办事沉稳、细心、领悟能力强,性格温和,有良好的团队合作意识
1、负责设备动力部的设备档案整理工作。
2、协助部门领导负责厂区安全备案工作。
3、负责本部门人员的考勤统计工作。
4、负责本部门人员的培训资料整理工作。
5、领导交办的其他事宜。
1、热爱本职工作,严守党和国家的机密,认真执行《档案法》及有关档案工作制度。
2、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作,做好全校各类档案的接受、整理、保管和统计工作,实行集中统一管理。
3、负责档案的借阅、复制和利用,根据需要,编制必要的检索工具和参考资料,注意信息反馈,为全校各部门的档案查阅提供方便,认真做好使用记录。
4、及时收集各类档案,做好平时的预立卷工作,每学期第二个月收集上学期全校各部门应归档的各类文件材料,并做好整理、修复、装订、编目和归档工作。每年四月做好隔年度会计档案的入库工作。每年年终做好情况统计。
5、负责归档文件的验收、鉴定,做到归档文件完整,签署齐全,装订整齐,分类科学,使用方便。
6、定期清查档案,及时催讨借出的档案,做到帐物相符。负责做好销毁档案的意见报告,批准后,送往指定单位监销。
7、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录,落实防盗、防火、防高温、防尘、防虫、防霉等安全措施,对损坏或变质的档案,及时进行修补和复制。
8、做好档案室的安全保卫工作,室内禁止吸烟,节假日上好保险,贴好封条。
9、及时向分管领导汇报档案工作情况,及时对各部门档案联络人员进行业务指导。
10、参与同档案有关的业务会议和记录,认真完成领导交办的其他工作。