第一條目的
為規範公司的公務用車管理,降低費用,建立良好的用車秩序,特制定本制度。
第二條適用範圍:
本制度適用於集團公司及其子公司。
第三條定義:
本制度所指公務車,包括
1.經集團批准,為滿足集團公司及子公司辦理日常公務需要所配置的車輛;
2.經集團公司批准,配備給子公司總經理日常使用的工作用車。
第四條公務車管理職能部門及其職責:
一、集團公司及其子公司辦公室是各司公務車管理職能部門,負責車輛的日常管理與調配。
二、公務車駕駛員負責所在公司工作出車,車輛的保養與維護,辦理車輛上牌、保險、年審及其它常規手續和養路費等基本費用繳納,建立《車輛費用台賬》,做好記錄,其手續的複印件由辦公室存檔。《車輛費用台賬》見附件一。
三、各司保安負責公務車輛在司期間鑰匙保管、車輛安全、《車輛出行記錄表》的登記等工作。
第五條車輛管理規範
一、車輛購置與處置:
按集團公司《固定資產管理制度》相關要求執行。
二、車輛的調配與用車管理:
(一)總經理工作用車管理規範:
1.總經理工作用車配置對象:
經集團公司正式任命的子公司總經理(或子公司第一負責人)。
2.配置標準:
總經理工作用車由所在公司提出申請,經集團總裁批准後,集團公司車輛管理部門負責調配或申購。嚴禁子公司擅自調換、佔用試乘試駕或路救車輛,嚴禁以其它名義購置新車做為工作用車。
總經理工作用車不得擅自配置本車型標準配置以外的其它設施。不得擅自進行車輛裝潢及車輛改裝。
3.車輛使用:
總經理工作用車白天作為所在公司公務用車使用並管理,下班後做為總經理在公司所在城市內的工作用車(交通用車)使用。特殊情況下,集團公司車輛管理部門有權調用。
4.事故處理與損失承擔:
(1)總經理工作用車在辦理公務時發生事故(本人駕駛),按子公司經營責任書相關約定扣除總經理的個人績效,其損失按照集團公司《員工賠償公司資產損失的規定》進行賠償。
(2)總經理工作用車在辦理公務時發生事故(非本人駕駛),按本制度第五條第(二)款公務用車管理規範—第五項:安全管理與事故處理規定執行。
(3)總經理非公務用車,除按子公司經營責任書相關約定扣除其個人績效外,全部損失由個人賠償。
4.費用管理:
(1)總經理工作用車費用(汽油費、停車費、路橋費、維修費)不得超過所在公司其它車輛平均費用。
(2)非公務用車前往外地,除按規定向集團報批外,所有費用由用車人個人承擔。
(3)總經理工作用車費用列為總經理個人費用,需由總經理本人填報,按權限規定由集團公司總裁批准後方可報銷。
(4)交通違章費用由違章人個人承擔,不得報銷。
5.工作用車借用管理、節假日管理、保養維修等其它管理規定按照本制度第五條第(二)款:公務車管理規範執行。
(二)公務用車管理規範:
1、派車流程:
用車人申請
部門負責人審批
司機出車
職能部門負責人審批
2、流程要求與規範:
(1)、因公用車須經用車人申請,填寫派車單後經所在部門負責人批准,職能部門負責人審批後統一安排。《派車單》見附件二。
(2)、市內處理一般業務工作,原則上不派車。下列情況可以安排用車:
①財務人員有現金進賬或取現;
②集團公司及其子公司部門負責人處理緊急業務;
③公司晚間加班人員的接送;
④採購急需的物品;
⑤集團公司或子公司負責人直接派車。
(3)、原則上公司公務車輛由專職駕駛員駕駛,如有特殊情況,要求單獨駕駛外出的,需公司負責人批准後方可用車。
(4)、駕駛員憑職能部門負責人籤核的派車單出車,前往所申請之目的地。
(5)、各司保安憑派車單發放鑰匙,並在《車輛出行記錄表》上做好登記,註明出車時間、路線地點、碼錶數(起始數)。車輛返回後及時收回車鑰匙並記錄返回時間、碼錶數(終止數)及本次用車的公里數,並由駕駛員確認簽名。停車費、路橋費須與《派車單》、《行車記錄表》記載相符,經各司辦公室審核後方能報銷。如不相符,不予報帳。《行車記錄表》見附件三。
(6)、車輛加油在公司定點供應商服務網點加油,並在《行車記錄表》中做好記錄,報銷時根據加油後行駛總里程核算該車百公里油耗,經各司辦公室主任核實在合理範圍內方可報銷。
三.車輛的借用管理:
1.集團各司之間因工作需要需相互借調車輛,需報被借車公司負責人批准。職能部門應做好相關記錄。原則上該車專職司機人隨車走,費用由借車方承擔。
2.公司公務用車,原則上不外借(包括私人或其它單位),特殊情況,如員工因結婚、喪事或重要社會關係借用等原因借用車輛,在被借車公司所在地使用的,一天以內由該車所在公司負責人批准。一天以上或需前往外地的,報請總裁批准。同時向集團辦公室備案。原則上該車專職司機人隨車走,所有費用由借車人承擔。特殊社會關係,經總裁批准,費用方可由公司承擔。
3.司機或職能部門負責人未經批准,擅自向他人出借公司車輛,一經查實,除由其承擔所有費用外,扣除當月全部績效工資。如造成事故者,由其承擔全部責任。
四、節假日車輛管理:
1.節假日期間,公司所有公務用車(值班路救車輛除外)均應停放在各司指定停放地點。未經批准不得擅自外出。由集團公司統一調度。
2、節假日期間,各司應加強車輛管理,杜絕公車私用。特殊情況需用車,按本制度第四條第二款規定執行。
3、節日期間所有車輛油卡上交各司辦公室統一保管,車輛用油用現金購買,節後憑派車單及出車記錄據實報銷。因私用車,所有費用一律自理。
五、安全管理與事故處理:
1、使用前檢查:駕駛人出發前,先檢查車況,如:車證、水箱、剎車系統、輪胎、燃油等。如發現異常情況,應及時向職能部門負責人報告。
2、駕駛員在出車期間應遵守交通規則,臨時停車應按規定停放,做好安全防範工作。
3、非出車時間,車輛一律停放在公司指定地點,不得擅自在外停放。下班及節假日期間車輛鑰匙交公司指定人員妥善保管,並做好安全防範措施。
4、非工作時間,司機未經批准,擅自將車駛離指定停放點,一經查實,視情節輕重,扣除50%—100%的當月績效工資。
5、當月發生安全事故者,按各司個人績效考核實施細則進行考核,同時依照集團公司《員工賠償公司資產損失的規定》進行賠償。
六、保養維修
1、車輛保養與清潔:
(1)駕駛員對駕駛的車輛車況應熟悉與掌握,發現問題應及時向職能部門負責人彙報,以便及時處理
(2)駕駛員應嚴格按照該車《保養手冊》的要求按時送指定保養廠定期保養和檢查。
(3)每星期由車輛駕駛人員負責至少一次清洗。保持車輛內外清潔。
(4)車輛長期閒置時,每週由車輛駕駛員發動一次,温車5分鐘。
(5)物料應放於行李箱內,不得放在椅座上。
(6)如遇貴重物品及設備放在椅座上時,應事先墊好防護物品。
2、車輛的日常維修:
(1)車輛如需外出保養或維修由駕駛員提出意見並填寫《車輛保養與維修申請表》,經職能部門負責人簽署意見方可執行。《車輛保養與維修申請表》見附件四。
(2)車輛維修期間,駕駛員須正常上下班,併到修理廠進行質量跟蹤,核准報修項目及驗收已換損件,防止對方漏項或以劣充優。
(3)車輛維修完畢,應由駕駛員驗收,職能部門指派人員參與驗收並核帳,如費用超出預算規定,須詳細秉報情況,經職能部門負責人或公司負責人審批後方可付款。若在保修期內出現同樣故障,應向修理廠提出返修或索賠。
七、費用管理
1、公司車輛在日常使用過程中產生如下費用:
(1)各項規費:購置税、上牌費用、養路費、保險費、年檢費用等。
(2)使用過程中發生的費用:油費、路橋費、停車費、維修費等。
2、費用報銷按集團公司《費用報銷管理制度》規定執行。
3、職能部門在車輛使用過程中應建立車輛費用台賬,按月彙總後報集團公司辦公室。上報報表的及時性、準確性與完整性列入部門負責人個人績效考核內容。
4、交通違章費用由違章人個人承擔,不得報銷。
八、考核管理
1、考核項目:
(1)日常工作項目完成情況
(2)費用管理及車輛出行記錄表填報情況
(3)工作流程執行情況
(4)服務質量提升情況
(5)安全與內務管理
(6)保養維修
2、考核標準:
各司依據本制度所列管理規範及考核項目,具體制訂本公司駕駛員崗位個人月度績效考核內容及標準,按月進行考核。
第五條附則
一、自通過之日起生效。此前各子公司的規定如與本制度規定相牴觸者,按本制度執行。