第一章總則
為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規定,結合本公司實際情況，制定本辦法。 第二章會計檔案管理部門
1.公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防黴、防蛀、防火、防盜等條件。
2.財務部門及公司內部有關的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閲和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閲、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的範圍
1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證、記賬憑證彙總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及餘額調節表等。年度終了都必須按照規定歸檔。
2.會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3.財務報告。包括《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附註及財務情況説明書。上級主管部門對報告的批覆及社會審計的審計報告。
4.其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數據資料。
5.增值税專用發票和普通發票。 第四章會計檔案的整理
會計年度終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。 1.會計憑證。
(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。 (2)分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。 2.會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。 (1)會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。
(2)會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬户賬面是否齊全，是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁後，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。 (4)會計賬簿的裝訂順序：
會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬户目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。 (6)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。 (8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分户明細賬、輔助賬。 3.會計報表。
會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。 第五章 會計檔案的歸檔保管
1.當年的會計檔案在會計年度終了後，可暫由財務部門保管一年，期滿後存入檔案並由專人保管。
2.會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閲、銷燬等一系列工作。 3.機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。 第六章會計檔案的借閲使用
1.財務部建立會計檔案清冊和借閲登記清冊。
2.凡需借會計檔案人員，須經財務負責人或單位領導批准後，方可辦理調閲手續。 3.借閲會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。 4.借閲會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經單位領導批准需 需要複製會計檔案的，須經財務負責人或單位領導批准後方可複製。 第七章 各種會計檔案保管期限 1.會計憑證保管20xx年。
2.會計賬簿保存20xx年，其中現金和銀行存款日記賬保存20xx年。 3.會計報表保存20xx年，其中年度決算表永久保存。 4.發貨票保管5年。 第八章 會計檔案的銷燬
1.會會計檔案保管期滿，需要銷燬時由檔案部門提出銷燬清單，匯同財務部門共同鑑定後，編制會計檔案銷燬清冊，報經主管經理和上級主管部門批准後，方可銷燬。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時為止。
2.按規定銷燬會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監銷，監銷人在銷燬會計檔案以前要認真清點、核對，銷燬後，在銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況以書面形式報告有關領導。 第九章 附則
1.本制度自頒佈之日起實施，未涉及情況按國家有關規定處理。 2.附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。
會計檔案保管期限表
第一章 總則
第一條 制定目的和內容：為了加強檔案管理，統一會計檔案管理制度，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法的規定》，結合本公司實際及內部管理需要，制定本制度。
第二條 本制度適用的範圍，為會計檔案管理部門。
第三條 本制度由公司財務負責人行使監察權力。
第二章 會計檔案管理要求
第一條 會計檔案由以下部分組成：
(一)會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、彙總憑證、其他會計憑證;
(二)會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬和其它輔助賬簿;
(三)會計報表：包括年度決算表、月報表和半年報表以及報表附表、附註和會計情況説明書;
(四)會計事務所出具的審計報告、對銀行會計報表、對税務報表及税務資料;
(五)其它會計資料：銀行對賬單、發票或收據存根聯、各種經濟合同、電腦備份及軟件操作資料、相關學習會議資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊。
第二條 會計檔案的管理
公司會計人員為負責本公司的會計檔案工作，負責會計資料收集、整理、裝訂和管理，並設置專門的會計檔案室，指定專人保管。
第三條 會計檔案的整理
會計檔案由形成檔案的各部門和人員按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊，對同一年度的會計檔案先按會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料四大類別進行歸類，對每一類中的會計檔案再根據不同保管年限和檔案形成時間順序分別進行整理、立卷、裝訂成冊。
一、會計憑證的整理
(一) 每月中旬之前應將上月的各種會計憑證分類按編號順序分本進行裝訂成冊。
(二) 每本憑證要求摺疊整齊，憑證編號連續，附件齊全，每本憑證訂牢不鬆。
(三) 每本憑證應加制封面、封底，憑證封面和每冊憑證背脊對各欄內容必須填寫齊全，蓋章清晰。
(四) 裝訂好的憑證應套上憑證盒，並填寫好憑證盒上各欄內容。
二、會計賬簿的整理
(一) 在會計年度終了後的次年2個月內，應對各種賬冊進行整理、裝訂。整理賬簿時應檢查所有賬頁是否已併入相應賬户內，各種賬頁是否按科目的編號順序和日期先後排列整齊，賬面有否顛倒、夾錯、漏頁，賬頁與賬頁之間的餘額是否銜接，每張賬頁是否填有科目代號和科目名稱，更改對是否劃紅線蓋名章，空頁、空格是否按規定寫明“空頁”字樣，年終封賬是否劃上紅線，年末餘額是否按規定
結轉下年並在摘要欄註明“結轉下年度”字樣，賬頁流水編號是否連續不斷。
(二) 賬簿裝訂要求訂牢不鬆，摺疊整齊，不缺不漏，賬頁多的科目應單獨分冊裝訂，賬頁少的科目可與其他科目賬頁合併裝訂，多科目賬頁合併裝訂時，同一科目的賬頁應集中在一本賬冊內，不能將其分散裝訂在多本賬冊中。
(三) 電腦賬應在每個會計年度終了2個月後分類打印裝訂成冊，並加蓋名章。
三、會計報表的整理、裝訂
(一) 在辦完年終決算的第二個月應對各種報表進行整理、裝訂，檢查報表是否齊全，張數有否短缺，名章是否蓋全。
(二) 各種月度報表應按月裝訂成冊，年度決算報表應單獨裝訂成冊。
(三) 分冊製作報表目錄，加制封面封底，封面上填明單位名稱，會計年度，所屬月份，報表名稱，蓋妥裝訂人員的騎縫名章。
四、其他會計資料的整理 平時應做好其他會計資料的收集、積累和保管工作，根據其他會計資料的不同類型，分別按照上述會計憑證、賬簿、報表的裝訂要求進行整理、裝訂，並及時歸檔。
第四條 會計檔案的移交與保管
公司的當年會計檔案在會計年度終了後，可暫由會計人員保管一年，期滿之後，各種會計檔案移交給公司會計檔案室，不得自行封包保存。採用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出的紙質會計
檔案，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保證會計檔案的完整無缺，並嚴格執行安全保密制度。
第五條會計檔案保存要求：
一、防止檔案的損壞，延長檔案使用壽命，維護檔案安全。
二、做好檔案的防火、防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高温、防強光等工作。
第六條 會計檔案的保管年限
第七條 會計檔案的查閲
由於工作需要調閲會計檔案，須遵守下列規定：
一、公司內部人員需調閲會計檔案，必須填寫“會計檔案查閲申請單”，先由本部門負責人簽字後，再由會計檔案管理部門負責人簽章同意後，方可調閲;其中，機密級以上檔案經會計總監或總經理簽字同意後，方可調閲。
二、審計、財税部門因審計和查賬事項需調閲會計檔案時，應出具審計或查賬公文，並由公司接待部門填寫“會計檔案查閲申請單”，申請單經公司會計檔案管理部門負責人簽章同意後，方可查閲;其中，機密級以上檔案的調閲，須經會計總監批准。
三、公安、檢察、法院、工商等部門因對理相關案件需調閲會計檔案時，應出具 正式公文或介紹信，經公司法務部門審核認可後填寫“會計檔案查閲申請單”， 經會計檔案管理負責人簽章同意後，方可查閲。查閲取證時可以抄錄、照相或複印，但不得將檔案帶走。
四、外單位人員調閲檔案，需由會計部門人員陪同，查閲完畢，應立即歸還檔案室。向外單位提供利用時，須經本單位主管領導及會計負責人簽字批准，會計檔案原則上不得借出。
五、查閲檔案時，嚴禁拆散原卷並不得把檔案原件抽走、塗改、勾劃或損壞，查閲後，應由查閲人在檔案封底備查欄內註明日期和原因。
第八條 會計檔案的鑑定和銷燬
一、會計檔案的鑑定。每年年初應由會計檔案主管部門和公司稽核部門對上年度會計檔案共同進行一次綜合鑑定。對債權債務未結清的檔案應抽出重新裝訂，直到債權債務了結後再作銷燬。如果保管期限不一致但裝訂在一起的會計檔案應在上述兩部門的見證下將要銷燬的憑證抽出後重新裝訂。
二、會計檔案的銷燬。 經鑑定後需要銷燬的會計檔案應由會計檔案管理員提交銷燬申請報告，並造具“會計檔案銷燬清冊”，經會計檔案主管部門和稽核部門審核後按法定程序銷燬。
三、撤消、合併時，會計檔案應隨同單位的全部檔案本並移交指定的單位，並按規定辦理交接手續。
四、會計檔案銷燬時，會計檔案主管部門和稽核部門應派專人到現場監督整個銷燬過程。
第三章 會計電算化要求內容
會計檔案包括書面檔案和磁盤檔案，內容是所有的會計文件和會計憑證、會計賬簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。
第一條 書面會計檔案管理
一、會計檔案存檔手續：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。
二、打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。
三、機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，
操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，會計主管簽字蓋章認可。
四、任何人不得偽造、非法塗改變更、故意毀壞憑證、賬冊、報表等書面檔案。
第二條 會計電算化具體要求
一、現金收付業務和銀行收付業務要做到當日業務當日清，做到日清月結。現金帳頁和銀行賬頁經出納審核無誤後，出納和主管會計簽字蓋章， 裝訂成冊，年終將現金和銀行日記賬按照順序裝訂成冊，並加蓋封印，妥為保管。
二、轉賬憑證的輸入和保管，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機後要打印輸出，妥為保管。
四、科目彙總表、賬簿打印時間。
(一)現金、銀行日記賬每月打印一次。
(二)銀行餘額調整表每月打印一次。
(三)總分類賬和各種明細分類賬每年打印一次。
(四)會計報表、計算表、分析表，按要求和時間打印。
第三條 電算化數據備份管理
一、必須經常進行會計核算數據的備份工作，避免意外和人為的錯誤造成數據丟失;發生會計數據丟失時，必須及時用備份數據進行恢復。
二、需要做備份的文件包括系統設置文件、科目代碼文件、
期初餘額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。
三、憑證及總分類賬、明細分類賬、報表等需要備份的數據視同會計資料按月備份，交會計檔案保管員分別放置在不同的地方妥為保管。
四、隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件和購買的商品化會計核算系統軟件，以及上述軟件的備份磁盤，必須作為會計檔案保管。
五、必須加強會計檔案的保密工作，任何人不得偽造、非法塗改變更、故意毀壞數據文件、賬冊、備份磁盤等。
看了
1.根據有關會計檔案管理規定管理本公司財務會計檔案;
2.財務會計檔案的範圍：
2.1會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、彙總憑證及其他憑證;
2.2會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿等;
2.3會計報告類：月度、季度、年度財務報告，及會計報表、附表、附註和文字説明等;
2.4其他類：銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清單、保管清冊、銷燬清冊;各類經濟合同(包括會簽單、審批單等);銀行開户許可證;其他有財務保存價值的資料。
3.財務、會計檔案的裝訂應按類別、按編號順序按時裝訂成冊，標明月份、起止年、號數、憑證張數，由裝訂人、審核人、主管簽章;具體時間要求如下：
3.1會計憑證：當月會計憑證必須於次月15日以前裝訂完畢
3.2會計賬簿：電腦賬本必須於次年1月底以前打印並裝訂完畢
3.3銀行存款餘額調節表、對賬單：必須於次年1月底以前裝訂完畢
3.4財務報告：按年裝訂，必須於次年1月底以前裝訂完畢
3.5經濟合同：按經濟合同類別、所屬項目來裝訂
4.當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，由財務部門保管
一年，期滿後，編制移交清冊，移交檔案室保管。
5.凡需借閲會計憑證、賬簿、財務報告三大類檔案的，必須嚴格按以下規定辦理：
5.1有權借閲本公司財務會計檔案的人員為：集團的董事長、總裁及分管副總裁、財務總監、財務經理、審計經理;本公司的常務副總經理、財務經理和主管會計。
5.2其他人員需調閲有關財務會計檔案的，必須本公司總經理和財務經理批准、且必須在財務部門查閲;未經財務總經理批准不得複印。
6.出納人員不得兼管檔案;
7.財務會計工作移交的規定：
7.1財務人員因故離開公司或工作調動時，必須與接管人員辦理工作交接手續，否則不予辦理離職手續。
7.2財務人員在辦理移交工作手續前必須及時辦理完畢未了的工作事項，移交人須填寫工作移交清單，清單內容應包括交接日期、交接雙方姓名及職務崗位、交接實物的名稱和數量、憑證賬冊的名稱數量及所屬期限、文件名稱及數量、其他需説明的問題，其中電子數據應説明存放目錄和文件名稱，並進行實際操作。
7.3本公司會計主管及以下人員的工作移交，由財務經理監交。 8本制度經公司總經理辦公會討論通過，自頒佈之日起執行。 9本制度解釋權在公司計劃財務部。
1、 總則
為加強本公司文書立卷工作，完善檔案管理制度，特制定本規定。
2、 適用範圍
歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價 值的文件材料，都要按照本規定的規定，分別立卷歸檔。
3、 原則
公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽 存)。結案後及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。
4、文件材料的收集管理
堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，並保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。
5、辦公室收集
凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批覆請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。
6、主管部門收集
6.1 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
6.2 公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可後財務部門才給予核報差旅費。
6.3 本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可後財務部門才給予報銷會議費用。
7、各部門專(兼)職文書的職責
7.1 瞭解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔範圍，收集管理本部門的文件材料。
7.2 認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份
前應將歸檔文件材料歸檔完畢，並向檔案室辦好交接簽收手續。
7.3 承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，並辦理臨時借用文件材料登記手續。
8、歸檔範圍
8.1 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。
8.2 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
8.3 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
8.4 本公司的請示與上級機關的批覆。
8.5 本公司反映主要職能活動的報告、總結。
8.6 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。
8.7 信訪工作材料。
8.8 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
8.9 本公司幹部任免的文件材料以及關於職工獎勵、處分的文件材料。
8.10 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
8.11 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
9、平時歸卷
各部門者要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。
10、案卷目錄
各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，並編上條款號。
11、資料送交
公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。
12、登記
專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，並在收發文登記簿上註明。
13、案卷質量
為統一立卷規範，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
案卷質量的基本要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用。
14、歸檔資料
歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整，會議記錄、統計報表及簡報等要及時送檔案室存檔。
15、檔案檢查
檔案室要定期開展檔案質量檢查。對於沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應當及時予以糾正。
16、本規定自布之日起施行。
一、目的
為規範人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案使之科學化、規範化、制度化，在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為公司各項工作服務，特制定本管理制度。
二、管理職責
人力資源部人事檔案管理職責：
1、 負責制訂、修改和完善人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規範;
2、 負責本制度在實施執行的具體指導和監督檢查;
3、 負責公司全體員工人事檔案管理工作;
三、人事檔案內容
人事檔案是全面地反映員工情況的有關材料構成，主要有如下幾類：
1、 履歷材料(包括個人的簡歷資料);
2、 學歷和評聘專業技術職務材料;
3、 獎勵及處分材料;
4、 培訓記錄及外訓協議材料;
5、 勞動合同、保密協議、錄用、聘用、離職材料;
6、 身份證、畢業證複印件;
7、 照片一張;
8、 文件檔案資料移交明細表。
四、人事檔案編號
必須按照統一的編號(員工為：W，職員為：M)進行編號，檔案按部門分類做標記方便查找。
(由其他部門轉入的員工檔案，仍按照其原來的員工編號進管理，並分類存檔管理。)
五、人事檔案的收集
1、 新進人員的人事檔案必須於辦理入職手續三日之內，將新進員工的人事檔案收集、整理，
並交由人力資源部人事檔案保存管理的人員統一歸檔。
① 前台文員：新員工報到後，收齊新入職員工的身份證件複印件、學歷證、學位證及其他
相關資質證件、技術職稱相關證件、健康證複印件、一寸照片、填寫《員工入職登記表》後，統一裝訂，並在《員工入職登記表》下方寫上員工編號、員工姓名、入職日期、轉正日期，辦理完後將以下檔案交至招聘專員。
② 招聘專員：收到以上資料後，將《應聘人員面試登記表》(必須要有初試、複試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標準等意見簽署)及相關部門試題統一裝訂後存檔。
2、員工辦理轉正手續時
員工轉正手續完成後，人事專員必須將《人事異動表》、《員工轉正考核表》收集後歸入該員工的人事檔案袋內。
3、員工辦理異動手續時
人力資源部門在完成員工異動手續三個工作日內，將員工異動手續資料存入該員工檔案內，具體資料有：
1)《人事異動表》;
2)《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客户資料移交明細表》《待辦工作(事宜)移交明細表》
4、員工辦理離職手續時
人事專員在辦完員工離職手續的三個工作日內，將離職相關資料存入該員工的檔案並移出在職人員人事檔案，存入離職檔案內。
六、人事檔案的借閲與移交
凡借用人事檔案，原則上到人力資源源查閲即可，特殊情況必須填寫《人事檔案借閲申請表》，由人力資源部經理核實理由，方可借出，借出的檔案必須在一天內歸還，如確因工作需要，可辦續借手續。
1、 借閲檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換和污損
檔案資料;
2、 不得擅自複製(拍攝)檔案內容，如因工作需要從檔案中取證，必須事先經人力資源部
經理審核同意;
3、 查、借閲者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節輕重，予以懲處;
4、 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。
七、其他規定
1、 凡是公司工作人員(正工員工、試用員工和臨時員工)都必須建立檔案;
2、 人事檔案(電子檔)一年輸出兩次紙本，並於每年的6月30與12月30將檔案資料交
檔案室存檔;
3、 檔案管理人員應具有良好的思相素養，在工作中須嚴格遵守保密制度;
4、 不得擅自處理或銷燬檔案資料，應按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷燬(離職
人事檔案保存五年，主管以上及特殊人員檔案資料長期保留);
5、 人力資源部經理定期或不定期對人事檔案管理工作進行檢查與督導。
八、支持表格
《人事檔案借閲申請表》
九、相關表格
《應聘人員面試登記表》
《員工入職登記表》
《人事異動表》
《員工轉正考核表》
《文件檔案資料移交明細表》
《物品資產移交明細表》
《客户資料移交明細表
其它：人力資源部對本規定擁有修訂權和最終解釋權。
人力資源部
20xx-3-7
1.總則
1.1 公司人事檔案是指記錄和反映員工的經歷和德才情況的檔案。它是對員工任免、調動及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依據之一。為加強人事檔案的有效管理，特制定人事檔案管理制度。
1.2 人事檔案具有以下特性：真實性，這是員工個人經歷和德才情況的真實記錄;保密性，它屆黨和國家的機密;可靠性，它必須具有完備的手續;獨立性，它是以個人為立案單位。
1.3 公司人事檔案由黨委組織部門歸口統一管理。
2.人事檔案的歸檔範圍
2.1 組織人事部門應當歸檔的材料包括：
a 幹部履歷表;
中層幹部任免、聘任及解聘材料;
c 科技幹部技術職稱確定呈報表;
d 大中專畢業生轉正定級表;
e 各類幹部的鑑定材料;
f .出國人員審批表及出國人員鑑定表;
g 學歷證明;
h 幹部退休、離休審批表;
i 幹部違紀處分決定、批覆等綜合材料，以及本人檢查、交待、申訴材料; j 取消或撤銷行政違紀處分決定、批覆、平反決定材料及本人申訴材料; k 後備幹部考核材料及登記表;
1 工程技術人員和業務管理人員獎勵材料;
m 大中專畢業生、對調和單調幹部以及轉業幹部檔案;
發展新黨員有關材料，如入黨志願書、入黨申請書及入黨政審材料和入黨轉正申請;
o 中國共產黨黨員登記表;
公司以上先進獎勵材料;
q 中國共產黨黨員退黨的有關材料;
r 預備黨員延長預備期及取消預備黨員資格材料;
中共黨員違紀處分決定，批覆及處分的甄別材料及平反決定材料。
2.2 勞資部門應歸檔的材料主要有：
a 員工登記表;
各種審批表：如勞動合同制審批表、調整工資審批表、學徒工定級審批表、復職審批表及要害作業崗位審批表;
c 各類生產工人檔案;
d 工人行政違紀處分決定及本人檢查材料;
e 撤銷對工人行政違紀處分決定、平反材料及本人申訴材料;
f. 退職、退休人員提高待遇審批表;
g 開除廠籍及解除合同的有關材料。
2.3 保衞部門應歸檔的材料主要有：
a 各種刑事犯罪和政治犯罪的判決書;
刑事處分材料;
c 勞動教養通知書及教養期滿釋放有關材料。
2.4 公司工會應歸檔的材料主要有：
a 公司級以上先進生產者(勞模)、先進工作者(勞模)登記表及事蹟材料; b 幹部、工人死亡後組織上寫的悼詞;
c 幹部、工人非正常死亡的調查材料及善後處理意見。
2.5 團委應歸檔的材料主要有：
a入團志願書、入團申請書;
退團申請書及退團登記表;
c團員及團幹部各種獎勵材料;
d 團員違紀處分材料及撤銷處分的決定;
e 團員各種鑑定材料。
3 人事檔案的管理
3.1 人事檔案歸檔要求
3.1.1 歸檔的材料及名稱(或標題)應確切、清楚，並寫在材料醒目的位置。
3.1.2 歸檔的材料，應鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、清晰。
3.1.3 歸檔的材料或表格，一律用十六開紙書寫或印刷，如必須用大號開紙印刷，允許按16開摺頁。
3.1.4 形成材料的部門要認真填寫以下內容：
a 形成材料的部門應蓋公章;
單位負責人應簽字;
c 個人形成的材料，形成材料人應簽字;
d 填寫形成材料的年、月、日。
3.2 人事檔案的保管要求：
3.2.1 對存放檔案的庫房要求，主要有：
a 庫房清潔、適用和牢固;
有防盜及防火措施和工具;
c 既能防潮，又能防曬;
d 有防蟲及防鼠措施。
3.2.2. 按“企業檔案分類”規定，必須做到認真鑑別，分類準確編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達到檔案、卡片、人員、名冊四統一。
3.2.3 定期與不定期檢查案卷的擺放裝置，各項安全措施及庫房周圍的環境情況，若發現問題及時採取措施加以解決。
3.2.4 經常保持人事檔案與登記台帳、案卷存放位置相一致，一旦發現問題及時採取措施糾正。
3.2.5 每半年進行一次抽查，每年進行一次全面檢查。
4 人事檔案的借閲
4.1 凡因下列需要借閲人事檔案，必須辦理借閲手續：
a 調資;b 提級考核;c 調動工作;d 任免事項;e 政審;f 組織處理;g入黨;h 出國;I 離、退休等。
4.2 查閲人事檔案的手續
4.2.1 只能由查閲單位的黨組織指派黨員到檔案室查閲，一般不外借;必須外借時，需經有關組織部門領導批准，但不得中途轉借。外借檔案必須在十五天內歸還。
4.2.2 查閲人事檔案人員，對檔案應嚴加保密，不得向無關人員泄密。
4.2.3 查閲人事檔案時，不準在材料上圈劃、摺疊、塗改、污損、撤換、拆毀、拍照、複印。
4.2.4 閲檔時必須抄錄有關材料，需經檔案室主管人員同意。
4.2.5 組織、人事、紀委、保衞等部門查閲檔案時，須經本部門主管領導批准。
4.2.6 單位(部門)或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：
由有關單位(部門)開具介紹信，説明要求出具證明材料的理由、並加蓋公章。
黨委組織部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料。
證明材料由黨委組織部門主管領導審閲，加蓋公章，然後登記、發出。
5 人事檔案的轉遞
5.1 人事檔案轉入或轉出，人事檔案部門要審批手續完備，登記清楚，責任明確。
5.2 凡員工調動工作，做到人事檔案隨人走，避免人事檔案與人的工作單位不一致。
5.3 凡調往外省、市的工人、幹部，其本人檔案內黨委組織部門負責郵遞。
5.4 人事檔案轉遞方式
5.4.1 外省、市人事檔案，以機密件掛號郵寄，嚴密包裝。嚴禁本人攜帶或以平信郵寄。
5.4.2 市內人事檔案，由對方單位派人持介紹信提取，一般不應郵寄，不得本人攜帶
看了
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