畢業十週年聚會活動方案草案
一、聚會目的
1、回味同窗趣事,加深同學友誼;
2、交流過往經驗,豐富人生體驗;
3、暢談理想與追求,相互鼓舞祝福。
二、聚會原則
1、自願原則
2、經費公開原則
3、一切從儉原則
三、聚會前準備工作(本階段已經完成)
1、初步瞭解情況,並統計目前能聯繫到的人數(張鐵清主要負責)
2、確定各縣市負責人,並安排聯繫任務(已經基本確定)
3、廣泛徵求廣大同學意見,商討聚會活動具體安排
(1)確定聚會地點:芷江
(2)確定聚會時間:XX年8月10日14點-8月12日14點
(3)確定聚會方案:(詳見後面)
4、成立活動籌備小組,明確責任
策劃組:xx(主要負責整個活動的籌備工作,收集信息,經費預算,篩選與確定方案,協調各小組工作);
外聯組:zz(主要負責活動選址、聯繫活動場所、車輛和住宿安排);
內聯組:zz(主要負責各縣市的同學聯繫);
會務組:zz(主要負責簽到、食品採購、安全保障);
財務組:xx主要負責收費,財務支出、賬目管理與結算(每一筆賬目要求在聚會結束之前公開);
宣傳組:xx(主要負責拍照、攝像和通訊錄製作);
主持人:xx(主要負責活動組織和節目安排);
四、聚會時間及日程安排
民意調查表明,大部分同學同意在暑假中間一段時間舉行聚會,其次是任何時間都可以。雖然大部分同學選擇懷化-芷江兩地遊,活動時間為2天。但考慮到時間和成本問題,我們商議聚會時間定在8月10日-8月12日。具體安排如下:
(1)8月1日-4日:
各縣市內聯負責人做好參加聚會人員最終的人數統計,報籌備小組。
(2)8月10日:
14點之前,所有同學在芷江師範校門口集合,等人數基本到齊後,先統一安排賓館住宿(籌備小組之前已預定並安排好房間),財務組負責人組織收費,簡單中餐。
15點-17點半,前往芷江師範老校區座談參觀及留影,安排籃球賽。
18點-20點飯店聚餐。
21點-23點半,遊芷江縣城,欣賞夜景(路線:芷江風雨橋-沿岸風光-品嚐芷江特色小吃)。24點,回賓館休息。
(3)8 月11日:
7點,起牀洗漱,早餐自理,整裝乘車出發。
8點-15點,芷江三道坑原始次森林遊,中餐集中在景點聚餐。
16點,乘車到蟒塘溪庫區山莊,洗漱休息一個小時。
17點-18點半,庫區遊玩及留影。
19點,聚餐。
21點-24點,山莊內ktv包場活動 (由主持人負責安排娛樂活動,大家聊聊近況,聯繫感情) 。
(4)8月12日:
7點,起牀洗漱,早餐,8點準時前往活動目的地。
8點-11點,出發前往芷江機場或芷江抗日受降紀念坊參觀。
12點-14點,中午聚餐,公佈活動費用支出結算單。
14點半,解散自由活動,聚會結束。
五 、聚會經費預算與管理
1、經費預算結果:
民意調查統計結果顯示,絕大部分同學比較贊同200-300區間。因此,策劃小組商定,聚會活動初定每人預交費用為300元,預計實際到會人數為 人左右,合計總聚會資金為 元。具體預算如下表所示:
總金額=300元× 人= 元
支出項目
金額預算
備註
住宿
- 元
共住2晚,需10-15間房間左右。
聚餐
元
8月10日晚餐: 元(3-4桌,每桌10-12人,有酒水)
8月11日中餐: 元(3-4桌,每桌10-12人,便餐)
8月11日晚餐: 元(3-4桌,每桌10-12人,便餐)
8月12日中餐: 元(3-4桌,每桌10-12人,有酒水)
交通
元
1、8月11日乘車前往三道坑往返。
2、8月12日包車去芷江抗日受降紀念坊
活動
元
1、ktv包場 + 零食( 元左右)
2、蟒塘溪遊船(自理)
通訊
元
總負責每人50元話費,其餘各縣市負責每人10-20元
宣傳
元
攝像及刻錄光碟,紀念品
禮物
元
送姚老師
合 計
元
2、經費管理步驟:
(1)、(製作收費登記表),收費、交費人在表上簽字;
(2)、會務組開支預算先上報籌備組審核;
(3)、採購組成員必須在財務組成員陪同下進行採購;
(4)、財務組必須把實際採購結果上報籌備組;
(5)、聚會結束前會議上對每筆賬目進行公開,多退少補。