（三）語言要求
公文的語言雖然只是一個形式的問題，但卻能影響公文的內容，對公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個小小的文字或標點錯誤，都有可能影響對公文的理解和執行。因此基層公務員務必要注意公文撰制過程中的語言問題。一般而言，要做到準確、樸實、簡明。
1.準確。公文的語言要求準確，是指公文的用字用詞要恰當，語句段落要通順，數字標點要規範。例如，根據新頒佈的《國家行政機關公文處理辦法》，公文中的數字寫法就應當嚴格遵守我國1987年2月1日頒佈的《關於出版物上數字用法的試行規定》的要求。只有準確用語，才能如實反映客觀事物，如實傳達發文意圖，使公文得以更好地理解和執行。
2.樸實。公文具有政治性和嚴肅性的特點，因此公文的語言應當力求質樸無華，少用描寫和抒情的手法。要直話直説，不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達意思。
3.簡要。公文語言的簡要，是快速高效地傳遞信息的需要。宂長的公文不僅會讓人望而生厭，而且不利於主旨的突出和重點的把握。簡明扼要是公文寫作的一項基本要求。要使公文語言簡要，就須開門見山，儘快道出主題，緊扣主題，摒棄套話，並學會熟練使用一套常用的事務性詞彙，簡要對事物進行表達。
二、公文的行文
行文即公文的運轉，行文關係則是指公文運轉過程中發文機關與收文機關之間的關係，也即各級機關之間公文的授受關係。
（一）行文分類
按照公文在各級機關之間的運行方向，可將行文分為三類：上行文、平行文和下行文。相應地，行文關係也可分為上行文關係、平行文關係和下行文關係三種。
1.上行文。上行文即下級機關向上級機關呈遞的公文，一般可分為逐級行文、多級行文和越級行文三種。由於下級機關要對自己的直接上級機關負責，因此逐級行文最為普遍。只有在特殊情況下才可採用多級行文和越級行文的方式。上行文包括報告、請示和議案三種公文類型。
2.平行文。平行文即互相沒有隸屬關係和業務指導關係，同級或不屬同一系統的機關部門之間的行文。平行文多采用公函文件。
3.下行文。下行文即上級機關對所屬下級機關制發的文件，一般可分為逐級行文、多級行文、直到基層行文這三種。下行文的文種較多，有命令、決定、指示、公告、通告、通知、通報、批覆、會議記要等9種。
（二）行文規則
各級機關之間互相行文時，務必要遵守如下一些規則。
1.行文機關應明確發文權限，在自己的職權範圍內製發公文。對超出自己權限的待處理事項，應行文商請職權部門發文或雙方聯名行文，不可越俎代庖。越權而行之公文沒有任何權威和約束力。
2.下級機關應向自己的直接上級機關負責，不可隨意越級向上行文。如有特殊情況必須越級請示，則應抄報所越機關。上級機關如有必要越級向下行文時，亦應同時抄送受文機關的直接上級機關。
3.受雙重領導的機關上報公文，應根據內容寫明主報機關和抄報機關，由主報機關答覆請示的問題。上級機關向受雙重領導的下級機關行文時，應同時抄送另一上級機關。
4.貫徹黨政分開原則，實行黨政分別行文。凡屬政府的工作，應以政府名義行文；凡屬黨委的工作，則應以黨委名義行文。
5.若待辦事項涉及多個機關的職權範圍，或多個機關遇有相同問題需請示和報告時，各機關可聯合行文。聯合行文的各方應是同一級別。各部門若對某一問題未形成一致意見，均不得擅自向下行文。
6.經批准在報刊上發表的行政公文，應被視為正式公文而依照執行。如不另外行文，發文機關應在報刊上發表該文時加以註明。
7.本着精簡高效的原則，嚴格控制發文的數量、投送範圍。儘量減少行文的中間環節，不重複行文。
三、公文的辦理
依照國家有關規定：“公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷燬等程序。”一般而言，公文辦理是指各級行政機關和公務人員在收到公文後對它進行的辦復。
（一）基本要求
基層公務員辦理公文務必須遵循準確、及時、安全三項基本要求。
1.準確。所謂辦理公文要準確，是指辦理公文的每個環節都要井然有序，辦理公文的順序要合理，銜接要緊湊，辦理的形式和方法要力求規範、標準。
2.及時。為提高辦事效率，基層公務員辦理公文時務必要及時，要避免因公文誤期而影響工作。一是要強化時間觀念。公文能辦就辦，説辦就辦，養成限定時間內辦好公文的良好習慣，不可拖拖拉拉、辦辦停停。對於緊急公文，更須及時處理。二是要縮短運轉週期。公務人員要儘量縮短公文的傳遞、留辦時間，促進公文高效運轉，避免在公文傳遞過程中浪費不必要的時間。三是要簡化辦文程序。要儘量減少公文辦理所需的手續和環節，防止因環節複雜、程序繁多而導致的效率低下。
3.安全。基層公務員在辦理公文時要恪盡職守，確保經辦公文的安全。這裏的安全有兩層含義。一是指要確保公文物質上的安全，防止公文受損或遺失。這就要求不可亂堆、亂放、亂疊公文，以免受到過多的磨損；要做到防潮防火防蛀，延長公文“壽命”。二是指要確保公文政治上的安全，嚴守國家機密。要積極做好保密工作，開展保密教育，做到有備無患，防止國家利益受損。
為了確保公文的安全，各級領導務必要端正態度，充分認識公文安全的重要性；要經常性開展公務員業務培訓，提高基層公務員的素質和能力。
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