如何請示與接受
一次,我要給某個企業做禮儀培訓,因為內容上的一些調整,我臨時去該企業和人事主管做一些溝通。我在走廊裡遇到了人事主管,和他邊聊邊往他的辦公室走。
這時,一個年輕的女孩子和他打招呼,簡單問候之後,這位人事主管隨口問一句:"昨天你們把材料彙總完了嗎?"
女孩馬上詳盡地作答欲從頭說起,全然不顧走廊這個並不適合彙報工作的地方,也忘了還有我這樣一個非本企業的人士在場,人事領導很快打斷了她:" 等一下,拿份書面報告來我辦公室吧。"其實,領導想聽到的無非是"彙總完了"或是"還差一點,今天就能彙總完"。而不是當場要聽一個詳細的報告,事實上你說的清楚,他站在那裡也未必記得清楚。
想必女孩很快回到自己的辦公室整理材料,之後刻不容緩地奔到了領導辦公室。此時我正與該領導剛剛討論完課程的內容,人事主管見她敲門進來,蹙眉頭無奈地說:"我現在有客人,你先回去吧,一會兒我有時間打電話給你。"
那個女孩只好悻悻離去。顯然,她想盡力用最快的速度形成報告,給領導留一個好印象,無奈時機不對,反而給領導留下一個"做事不合時宜"的印象。
看來,瞭解一下做請示的方法,對職場人士是非常必要的。
第一,在請示彙報之前,應做好相關準備。材料的準備要充分,避免請示工作時返回辦公室取領導需要的檔案,儘可能考慮周全,把領導可能需要的與此次工作彙報密切相關的材料準備妥當。要想好關於工作請示與彙報的要點,以及請示的條理性,別讓領導聽來一頭霧水。梳理清楚自己的思緒,擬訂好彙報提綱,並預設出領導可能提出的問題和置疑,準備好解決措施。
第二,要預約彙報。在做請示彙報之前,先了解一下領導的工作安排,為不與領導的其他工作發生時間衝突,可通過領導的祕書預約時間,或者自己打電話預約"X總,您好,我有點事情要向您彙報,您看我什麼時候方便過去?"總之,不要貿然闖入領導辦公室,也許他正在開會或者會見客戶,這樣唐突地進去彙報工作是非常失禮的。
第三,就是要有很強的時間觀念。不是越早到越好,領導可能在這之前安排了其他事情,提早到達就會打擾他正在進行的工作,如果因為意外早到了,可在外面稍候一下。當然遲到是完全不可取的,一個不守時的人很難讓人信任,按時到達、準時進入是最好的選擇。如果到達後,領導有尚未完成的工作,可示意一下在外等候,因為呆在辦公室裡等待領導工作的結束,會對領導產生一種壓迫感。善解人意地在外面等待,留寬鬆的時間和環境給領導完成眼前事是明智的做法。如果自己因為有其他的事情耽擱,不能準時前去彙報工作,要及時告之領導,決定延期或是稍侯進行。
第四,也就是彙報過程中需要注意的事情。彙報時,要簡單介紹一下思路與想法,視領導的意見就重點問題再做詳盡彙報,不要不分輕重地全部詳細地分析彙報。彙報過程無論意見是否一致,要保持一個尊重對方的態度,就事論事地溝通,不能有過激的言語,也不要唯唯諾諾毫無主見,更不要態度蠻橫固執已見。彙報的目的,是為了使工作想法獲得認可,謙虛嚴謹的彙報才能夠征服領導的思路。語言要平穩冷靜,適當的時候進行停頓,給領導提問和表達個人意見的時機。當請示的內容獲得肯定時,要予以感謝,並表達會認真實踐的決心;當請示的內容被否定時,應尊重領導意見或是用委婉的方式再次陳述理由以說服對方。對於一時難以確定的事情,不要逼迫對方做決定,延遲定有延遲的理由,千萬不要操之過急。彙報時,要注意時間的控制,以免耽誤領導接下來的工作,如果領導有進一步探討的意願,可以尊重對方繼續交流,即便自己還有更重要的事情,也應該允許領導把話說完,然後再表明自己還有事情,看今天的彙報可否就此結束。離去時要禮貌地告辭 "耽誤X總您的時間了,那麼我告辭了"。並將個人物品整理好帶走,包括自己用過的一次性紙杯、稿紙等,不要留一個凌亂的環境讓領導清理。
說有說的方法,聽自然也有聽的方法。作為領導,聽取員工的工作請示彙報,也是融洽彼此關係,展現領導才能的好機會。一個好的領導在聽取員工工作請示彙報時,也有一些注意事項。
第一,作為領導你不管多麼繁忙,日理萬機,和員工約定的時間也要嚴格遵守。每一個員工都是企業裡重要的人物,企業只有靠他們的努力工作才能創造價值,領導一個人的力量終究有限,即使有再好的管理才能,若無優秀的員工支援也難成大業。身為領導要以身作則,若想獲得員工的尊重與支援,就要尊重和支援員工的工作。即使有要事沒有處理完,也要提前告訴員工大概幾時會結束,請他等待一下,而不能無視員工的勞動,任憑他們無望地等待,或者走也不是等也不是。如果時間較長,要與員工商量另擇時間,不能讓員工長時間等待,感覺受了冷落。
第二,在傾聽彙報時,要保持良好的姿態。員工進來時要招呼入座,不能置之不理,讓對方自己訕訕地找位置坐下。領導本人要坐到椅子三分之二的位置,身體略微前傾,表現出積極的傾聽願望,而不能傲慢地靠在椅子背上,微微抬起眼皮聽員工彙報。消極的傾聽姿態對員工是一種信心上的打擊,他可能因此緊張而無法準確地表達想法,從而影響彙報質量。溫和的表情、偶爾的微笑、前傾的身體、適當的點頭,是你對員工最好的鼓勵。
第三,要學會引導員工。有的員工可能彙報的時候過於囉嗦或者找不到重點,好的領導就應該會引導員工,巧妙地轉換話題,進入自己感興趣的部分。當員工因為緊張而思路混亂時,你要利用適當的提問啟發他,引導他說出自己的想法。當然,引導的方式有很多種,比如表情、手勢或是提問。最關鍵的,是領導在聽取時的態度,一個冷漠的領導,有再高超的提問技巧也很難聽到最真實的聲音。當領導的姿態給予員工莫大打擊的時候,他已經沒有了表達的願望,也就不會有什麼精彩的彙報了。
人們常說,職場如戰場,因此身處職場的人,就必須時刻保持職業的警覺性,任何一個環節都有可能塑造或者毀壞你的形象。
對於員工而言,請示彙報工作就是樹立個人形象、展現良好素質的機會;對於領導而言,面對面的接觸,使自己的領導形象獲得極大展示,也是一個不錯的機會。
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