一、會議紀要的含義、特點和型別
(一)會議紀要的含義
行政公文和黨的機關公文，都以會議紀要為主要公文文種。
《國家行政機關公文處理辦法》規定，會議紀要：
適用於記載、傳達會議情況和議定事項。
《中國共產黨機關公文處理條例》規定，會議紀要：
用於記載會議主要精神和議定事項。
會議紀要容易和會議記錄相混淆，其實，二者有著本質的不同，主要體現在以下三個方面：
首先，從文體性質上看，會議紀要是正式的公文文種，而會議記錄只是會議情況的記錄，只是原始材料，不是正式公文。
其次，從內容上看，會議記錄無選擇性、提要性，會議上的情況都要一一記錄下來；而會議紀要有選擇性、提要性，不一定要包容會議的所有內容。
其三，從形成的過程和時間方面看，會議記錄是隨著會議的進行過程同步產生的，而會議紀要則要在會議後期、甚至會議結束後通過選擇歸納、加工提煉之後才能形成。
會議紀要通過記載會議基本情況、會議主要成果、會議議定事項，綜合概括性地反映會議的基本精神，以便與會單位統一認識，在會後貫徹落實。會議紀要基本上是下行文，但與會單位不一定是召集會議機關的下屬，有時是協作單位，所以它作為下行文是相對而言的。事實上，會議紀要有時要向上級機關呈報，有時向同級機關傳送，有時向下級機關下發。
(二)會議紀要的特點
1．紀實性
會議紀要是根據會議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文，它是對會議基本情況的紀實。會議紀要的撰寫者，不能更動會議議定的事項，更不能隨意改動會議上達成的共識和形成的決定。除此之外，撰寫者也不能對會議內容進行評論。總之，會議紀要必須忠實反映會議的基本情況，傳達會議議定的事項和形成的決議。會議紀要的紀實性特點，使得它具有憑證作用和資料文獻價值。特別是一些重要的會議紀要，多年後還會作為人們確認那段歷史的依據。
2．概括性
但是會議紀要並不是把會議的所有內容都原原本本地記錄下來，它要有所綜合、有所概括、有所選擇、有所強調。在一個會議上，與會代表的話題涉及面是寬泛的，觀點也是多種多樣的，水平也是有高有低的，這些內容全部進入會議紀要，不現實也不必要。會議紀要重點說明會議的主要參加者，基本議程，與會者有哪些主要觀點，最後達成了什麼共識，形成了什麼決定或決議，就可以把會議的基本情況如實反映出來，不必像記流水帳一樣事無鉅細一律照錄。所以，會議紀要需要在會議後期甚至會議結束之後通過概括整理才能寫出，而不像會議記錄那樣隨會議的進行自然而然地產生。
3．指導性
除憑證作用、資料作用之外，多數會議紀要具有指導工作的作用。它要傳達會議情況、會議精神，要求與會單位和相關部門以此為依據展開工作，落實會議的議定事項。
二、會議紀要的分類
會議的內容和目的不同，產生的會議紀要性質也有所不同。有人按會議型別的名目來稱呼會議紀要，將會議紀要分為辦公會紀要、專題會議紀要、經驗交流會紀要、學術會議紀要等等，這種分法重複了會議名稱，對寫作來說並無太大意義。我們根據會議是否作出決定或決議，是交流為主還是研討為主，將會議紀要分為決策型紀要、交流型紀要、研討型紀要三種類型，這三種不同型別的紀要，其寫法是很不相同的。
(一)決策型紀要
以會議形成的決定、決議或者議定事項為主要內容的會議紀要，稱為決策型紀要。這種會議紀要的特點是指導性強，會議上確定的工作重點，對工作的步驟、方法和措施的安排，都要求與會單位共同遵守或執行。這種會議紀要的內容有些類似於指示和安排工作的通知，只是發出的指導性意見不是由領導機關作出的，而是由會議討論議定的。這樣的會議紀要，除大家共同遵守的內容外，還常常會有一些工作分工，每個與會單位除完成共同任務之外，還要完成會議確定自己承擔的那些工作。如《關於改革北京、太原鐵路局管理體制的會議紀要》，就議定了成立北京鐵路管理局，下設北京、太原、天津、石家莊四個鐵路局，不再設鐵路分局。確定山西煤炭運輸主要由北京、太原及相關的鄭州鐵路局承擔，有一些具體的分工，並對各方如何協調工作進行了安排。由於最後議定的事項是與會單位的共識，這樣的指導性公文落實起來應該是比較順利的。
(二)交流型會議紀要
以思想溝通或情況交流為主要內容的會議紀要，屬於交流性會議紀要。它的主要特點是：以統一思想、達成原則共識或樹立學習榜樣為目的，而不佈置具體工作，有明顯的思想引導性，但沒有明顯的工作指導性。一些理論務虛會、經驗交流會形成的會議紀要，大多屬於這種型別。這樣的會議紀要，往往多處採用“會議認為”的說法來表達會議在原則問題上達成的共識。或者將會議上介紹的先進經驗以及與會單位的評價、態度作為主要內容。
(三)研討型會議紀要
這種會議紀要的鮮明特點是並不以共識和議定事項為主要內容，而是以介紹各種不同的觀點和爭鳴情況為主。研討會和學術討論會的紀要多是這種型別。會議開完了，各家的觀點也發表過了，但是並沒有形成統一意見，當然更談不上確定什麼議定事項，在這種情況下，仍然有必要發會議紀要，以便讓更多的人瞭解會議的情況，瞭解不同的觀點及其爭鳴過程。這對啟發和活躍思想，對百花齊放、百家爭鳴的學術空氣的形成是有促進作用的。
三、會議紀要的寫法
(一)會議紀要的標題和成文日期
1．會議紀要的標題
會議紀要的標題與一般公文略有不同，因為會議紀要是以會議的名義發出的，而不是以領導機關的名義發出的，所以會議紀要的標題多是以會議名稱、文種兩個要素構成。如《東北三省四市工商行政管理工作第五次協作會議紀要》、《××物理學會x射線專業委員會第三屆學術交流會會議紀要》。也有采用一般公文標題寫法的，由主要內容(事由)加文種組成，如《關於解決糧食購銷體制改革後遺留問題的會議紀要》。
2．會議紀要的成文日期
會議紀要的成文日期一般加括號標寫於標題之下正中位置，以會議通過日期或領導人簽發日期為準。也有出現在正文之後的。
(二)會議紀要的正文
會議紀要的正文分為前言、主體、結尾三大部分。
1．前言
前言的寫法與一般公文區別較大，主要用來記述會議的基本情況。包括：召開會議的時間、地點、會議名稱、主持人、主要出席人、會議主要議程、討論的主要問題等。如：
1994年7月28日至30日，東北三省四市工商行政管理工作第五次協作會議在瀋陽召開。黑龍江省、吉林省、遼寧省工商局和哈爾濱市、長春市、大連市和瀋陽市工商局的主要領導及有關處(室)的負責同志共58人蔘加了會議；應邀到會指導的有：國家工商局副局長楊培青、辦公室副主任楊沫以及瀋陽市委、市人大、市政府、市政協、市紀委的領導同志。楊培青等領導同志分別在會上講了話。與會同志緊緊圍繞國家工商局提出的“建立有權威的市場執法和監督機構”問題進行了研討。對會議基本情況的介紹，要根據需要把握好詳略。這部分表達完畢後，可用“會議紀要如下”或“會議確定瞭如下事項”為過渡，轉入主體部分。
2．主體
主體是會議紀要的核心部分，會議的主要精神、會議議定的事項、會議上達成的共識、會議對與會單位佈置的工作和提出的要求、會議上各種主要觀點及爭鳴情況等等，都在這一部分予以表達。決議型、交流型、研討型的會議紀要，各自在主體部分的寫作上有較大的不同，前面在分類時已有介紹。由於這部分內容複雜，多數情況下都需要分條分項撰寫。不分條的，也多用“會議認為”、“會議指出”、“會議提出”等慣用語作為各層意思的開頭語，以體現內容的層次感。
3．結尾
結尾比較簡短，通常用來強調意義、提出希望和號召等，如下面這段結尾：
改革鐵路體制是一項複雜的工作，步子一定要穩妥。北京、太原鐵路局管理體制的改革，作為全國鐵路管理體制改革的試點，今年下半年作好準備，明年初開始實行。鐵道部和有關省市要密切配合，加強領導，注意研究解決出現的問題，不斷總結經驗，把這項工作紮紮實實地搞好。
結尾處還可以對會議的情況作一些補充說明，如：
會議在廣泛研討主題的同時，還就工商行政管理部門如何立足職能支援搞活搞好國有大中型企業，促進建立現代企業制度；培育和發展市場體系；發展個體私營經濟等方面工作進行了書面經驗交流。
在不影響全文結構完整的前提下，也可以不寫專門的結尾部分。
【範文一】
災後重建、整治江湖、興修水利
現場辦公會會議紀要(節選)
(一九九八年十二月三十日)
為進一步貫徹落實《中共中央、國務院關於災後重建、整治江湖、興修水利的若干意見》(中發［1998］15號，以下簡稱中央15號檔案)和全國江河堤防建設現場會會議精神，落實中央經濟工作會議和全國計劃會議對1999年水利工作的部署，經國務院批准，國家計委會同水利部、建設部對長江沿線安徽、江西、湖南、湖北四省的移民建鎮、興修水利情況進行了調研，並於12月21日、22日在武漢市召開了現場辦公會。財政部、水利部、建設部、農業部、國土資源部、國家林業局和安徽、江西、湖南、湖北四省的領導同志出席了會議。會議聽取了4省和農業部、國土資源部、國家林業局、水利部、建設部介紹開展災後重建、興修水利的情況，明確了今冬明春開展災後重建、興修水利工作的任務。會議紀要如下：
會議認為，中央15號檔案深受各級政府和廣大人民群眾的擁護，按照中央的要求，一場氣壯山河的災後重建、興修水利熱潮正在長江沿線興起，群眾熱情之高，投入資金之多，機械化施工之廣都是前所未有的。有關部門和地區認真領會xx關於“搞好水利建設，是關係中華民族生存和發展的長遠大計”的指示精神，以高度的歷史責任感，雷歷風行、精心規劃、相互配合、行動迅速，在短短兩個月中取得的成績是顯著的。安徽等4省94萬移民的安置規劃已經落實，大規模的移民建鎮工作正在展開，80％需移民安置的災民可望在春節前住進新房，明年上半年可完成全部94萬移民的安置工作。如此大規模移民，安置速度之快也是前所未有的。由於各級政府的努力，大災之年沒有出現荒年景象，社會安定，廣大群眾情緒穩定，災民切身感受到黨和政府的關心。中央15號檔案的政策效應正在顯現出來。
在充分肯定成績的同時還必須看到，現在還只是貫徹中央15號檔案的開始，今後的工作任務很重，要解決的問題還很多，當前工作也還存在不少問題需要認真解決。主要問題有：
第一，當前的大堤建設和分蓄洪規劃是按1992年長江流域規劃進行的，由於受今年特大洪災影響和三峽等控制性工程的建設，原有的規劃建設標準、設計已不適應，需要調整和補充，分蓄洪區規劃也要進行調整。在調整的規劃未完成前，各省存在各行其是、盲目攀比堤頂高程的傾向和移民點選址不當的可能，必須加快規劃調整工作的進度，避免因規劃滯後給工程帶來影響。
第二，專案組織管理和資金安排需要改進。有的水利建設專案沒有嚴格履行建設程式，有些專案招投標流於形式，監理隊伍資質缺乏嚴格把關，同體監理現象比較普遍。
第三，工程質量存在隱憂。有些專案質量標準不明確就開始施工，監督責任制不明確，存在設計漏項、多次修改的現象，在施工環節上層層轉包，給工程質量留下隱患。
第四，移民建鎮質量總體上是好的，但也存在有的建材質量較差、災民建房缺乏技術指導、戶型設計不合理等問題。
針對當前工作和存在問題，會議議定以下事項：
【範文二】
××物理學會x射線專業委員會
第三屆學術交流會會議紀要
由××科技大學、××電訊工程學院組織籌辦、經××市科學技術委員會批准，於19××年×月×日在××市召開了物理學會x射線專業委員會第三屆學術交流會。參加會議的有本市的大專院校、科研所、廠礦企業等58個單位，86名代表。
會上，××市物理學會常務理事××同志首先向大會宣佈：××市物理學會x射線委員會第三屆學術交流會會議開始。××市科委主任×××同志傳達了中國物理學會x射線專業委員會第二次會議精神以及省、市有關檔案，××市x射線衍射熒光分析協作組組長、××科技大學教授王×同志總結了三年來協作組的工作並講了今後的打算和努力方向，××市科學交流中心主任張×同志講了話，他希望各位代表回到原單位後，加倍努力，提高x射線分析的工作效率，為“四化”建設作出更大的貢獻。
會議邀請了××大學物理系固體物理教研室主任劉××副教授作“非晶態結構的x射線衍射測定”的專題報告；中國科學院××分院張××助理研究員作“晶體結構測定方法及其進展和exafs原理及其進展的專題報告。××儀表廠、××儀表原件廠的代表分別就單色四聚焦照像機的原理和結構特點及各種x射線照像機和防護罩、x射線管的使用和維護等進行了介紹，受到代表們的歡迎和好評。
會議收到了論文資料40多篇，其內容豐富，涉及面廣，針對性強。既有基礎理論、基本方法和實驗技術的研究，又有結合我省自然資源的地理、採礦、治金、建材、化工、電子和國防等重大科研課題的探討。如電子元器件生產過程的檢測、煤石的應用等。其中25位代表在會上宣讀了論文，其餘的論文進行了書面交流。會議認為，這些論文是寶貴的科學性的經驗總結，對今後的工作定會起到積極的指導作用和推動作用。
會議決定：
一、於19××年下半年舉辦一次“熒光分析”專題討論會。由××醫學院、××地質礦產研究所負責籌辦。
二、於19××年舉辦一次“計算機在x射線分析中的應用”講習班，由××電子計算機科研所、科學院××化學研究所負責籌辦。
三、19××年在××市舉行第四屆學術交流會，由科學院物理所、××大學負責籌辦。
為了迎接第四屆x射線衍射分析會的召開，會議要求各單位抓緊時間積極開展工作，寫出高質量的學術論文參加全國學術年會。
會議經過與會代表的共同努力，收到了預期效果，取得了圓滿的成功。
××物理學會x射線專業委員會
一九××年×月×日公文寫作
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