寫好機關應用文，主要應該鍛鍊四個方面的基本功，即：分析問題的能力，調查研究的能力，有關專門業務的能力，以及文字表達的能力。
(1)要有一定的分析和認識問題的能力。談到寫檔案，人們往往只注重寫作技巧，有的甚至片面認為。只是“文章寫得漂亮不漂亮”的問題。其實，能不能寫好檔案，首要的是政治思想水平，是分析問題和認識問題的能力。在機關工作中，常常有這樣的情況：兩個對工作熟悉程度、工作態度和文字表達能力都相差不多的同志，參加了內容相同的討論會，要求他們起草類似的情況報告，一個同志能很快寫出質量較高的草稿，另一個費了九牛二虎之力，寫出來的是很一般化的東西，原因就是思想水平有差距。提高思想水平，重要的是要掌握分析和認識問題的武器，認真學習馬列主義，毛澤東思想的基本原理，學習唯物主義辯證法。有了正確的理論指導和正確的思想方法，就能夠從各種錯綜複雜的現象中，抓住事物的本質，鑑別出是非曲直，做到觀點鮮明，立場堅定；就可能用正確的觀點統率繁雜紛紜的材料，寫出思想內容比較深刻的檔案。同時，還要認真學習和掌握黨的方針、政策，領會上級部門有關的指示精神，時刻關心和了解社會主義現代化建設的大局，瞭解國內外形勢的發展變化。這樣就可以胸有全域性，站得高，看得遠，能夠把一個部門和單位的區域性工作，同整個事業的大局聯絡起來，“以大看小”，看得更深刻：也能以開闊的視野，敏銳的政治眼光，及時抓住問題的癥結，“由小見大”，寫出思想性強，內容深刻、實際的檔案。
(2)要有掌握情況、調查研究的能力。“要了解情況，唯一的方法是向社會作調查”，“沒有調查就沒有發言權”。毛澤東同志的這些有益的教誨，對寫好機關應用文同樣有著特殊重要的意義。機關的檔案是在對實際情況的概括提煉中形成的。因此，檔案編寫者在起草檔案之前，對所寫的物件和範疇，必須有個全面的調查瞭解，及時掌握實際工作中發生的新情況，提出的新問題，總結出來的新經驗，並加以認真的分析研究。在這個前提下，才能抓住要害，有針對性地提出解決問題；指導工作的意見和措施。在基層單位工作的同志，要多留心自己周圍的各種動態，緊緊抓住典型的事件和思想，進行深入的調查瞭解，搞清楚其產生的原因，過程、結果和影響等等，做到心中有情況，案頭有記載。在上層機關工作的同志，則更需要注意蒐集和積累情況，隨時掌握所屬單位面上的動態，注意閱讀下屬部門上報的文字材料，經常聽取他們的口頭彙報，同時應特別注意擠時間深入下屬單位調查研究，解剖麻雀，以便掌握更具體、更生動，更深一層的實際情況。“平時多積累，用時少費心”。如果不注意認真調查研究，儘可能多地佔有材料，不注意自己部門和下屬單位的各種動態，不善於掌握那些最能說明問題的典型情況，等到起草檔案時“臨時抱佛腳”，不僅不可能有較高的工作效率，也決不可能寫出對工作有實際指導意義的、有價值的、象樣的檔案來。
(3)要有特定的專門業務能力。各行各業都有自己的專門業務。有關的檔案，不論內容和文字，都必須具有科學性，符合本部門的實際，符合客觀事物的規律。不能只講所有部門、所有單位都可套用的“通用語”、“共性話”，更不能說“外行話”。因此，檔案的起草者，必須認真學習、努力鑽研本部門、本行業的業務。既要向書本學習，向有經驗的內行人請教，更要從群眾實踐中吸取營養，使自己真正能夠精通本部門、本系統的業務。這樣，才能具體地把黨的方針政策和業務工作中出現的新情況、新問題結合起來，撰寫出實在的、能夠指導業務工作的，質量較高的檔案。如果缺乏應有的專業知識，那麼寫出的檔案，除了拼湊一些人所共知的材料外，是很難提出有針對性的、能解決問題的真知灼見來的。弄得不好，還可能產生主觀主義、瞎指揮，鬧出笑話來。
(4)要有一定的文字表達能力。掌握了實際情況，又有分析問題和認識問題的能力，又是本專業的內行，可以說已經為寫檔案打好了基礎。但還不能說就必然會寫出好的檔案來。“萬事俱備，只欠東風”。這“東風”就是要有一定的文字表達能力。毛澤東同志在《工作方法(草案)》中曾經指出：“文章和檔案都應當具有這樣三種性質：準確性、鮮明性、生動性。準確性屬於概念、判斷和推理問題，這都是邏輯問題。鮮明性和生動性，除了邏輯問題以外，還有詞章問題。現在許多檔案的缺點是：第一概念不明確；第二判斷不恰當；第三使用概念和判斷進行推理的時候，又缺乏邏輯性；第四不講究詞章。看這種檔案是一場大災難，耗費精力又少有所得。一定要改變這種不良的風氣。”毛澤東同志講的“三性”，正是對文字表達能力的集中概括。
講“三性”，首先是準確性。就是如實地、恰如其分地反映客觀事物。機關應用文在這一點上要求更嚴。因為往往一字之差，一語之偏，就可能造成很大的影響，引起不應有的紛亂。語言不準確的突出表現是：有的概念含混不清。比如，要安排一批轉業軍人到地方各級領導崗位上。起草檔案時把“轉業軍人”寫成了“複員軍人”，使許多人誤以為政策變了。又如，把某站內發生爆炸事件，寫成“某站爆炸事件”，好象把整個某站都爆炸了。有的言過其實。如，本來是工廠衛生面貌發生巨大變化，卻寫成工廠面貌發生巨大變化，甚至是“翻天覆地的變化”。一件工作初步完成，卻寫成“完滿結束”。一項活動，某單位有許多人蔘加，卻寫成“普遍參加”等等。還有的把“集體婚禮”寫成“集體結婚”，“遇險”寫成“遇難”，“免職”寫成“解職”，“緩刑”寫成“緩期執行”等等。不僅帶來許多麻煩，還鬧出不少笑話。
鮮明性就是對事物要態度鮮明，是非清楚，提倡什麼，反對什麼，十分明朗，不是模稜兩可，含混不清，轉彎抹角，吞吞吐吐，態度曖昧。比如對“扯皮”問題的批評，一份檔案的草稿上這樣寫：“扯皮，儘管有其客觀原因，主觀上也不完全是為個人，程度上也有輕重之別，但它畢竟不是我們提倡的無產階級的作風，應該認真加以糾正”。在另一份檔案上卻是：“某些人對國家和人民的興旺發達，根本不關心，他們熱心的是個人的利害得失。合乎自己口味的就辦，不合乎自己口味的就頂著不辦；自己有利而國家要蒙受巨大損失的竟然膽大妄為地幹，自己無利而為國家和人民迫切需要的，竟敢蠻橫無理地扯皮到底。他們把黨和人民賦予他們的重任和權力，當做自己稱王稱霸的資本。”有的同志認為這是本位主義、部門利益作怪，其實，這並不代表什麼區域性利益，而是個人主義的惡性膨脹，是黨記憶體在的為害最大的一種歪風邪氣”。兩相對照，風格迥異，前者態度曖昧，不疼不癢，有氣無力；後者尖銳、潑辣，旗幟鮮明，一針見血，表現了無產階級應有的戰鬥風格。
生動性就是要有點文采，生動活潑地寫出客觀事物的特徵，表達出鮮明的思想感情。機關應用文不是文藝作品，不必也不允許追求想象的瑰麗，情節的奇特，詞藻的華美，但絕不是不要生動。“言之無文，行而不遠”。如果檔案語言無味，象個癟三，死板，老套，沒有幾句來自群眾的生動活潑切實有力的話，即使有新鮮深刻的內容，也很難引起人們的興趣，因而會大大影響預期的效果。
提高文字表達能力，唯一的辦法是多讀多寫，儘可能地多看些優秀的應用文，也要看些文藝作品，特別是古今中外的範文。要經常練習寫多種體裁的文章。還要做有心人，注意蒐集群眾中和各種材料中的生動活潑的語言。這樣日積月累，積少成多，由生到熟，寫作時，文詞就可呼之即來，得心應手。
魯迅先生說：“我有一言應記取，文章得失不由天。”實踐出真知，實踐出才幹。機關應用文的寫作和其它文章一樣，要堅持不懈地練基本功，並在實踐中自覺地總結經驗教訓，虛心向別人學習，取長補短，持之以恆。這樣就會練出過得硬的真功夫。不下一番苦功夫，不動一番腦子，不開拓自己的知識領域，積累豐富的經驗，那是永遠不會學到真實本領，寫出好的機關應用文來的。
第一章 如何掌握機關應用文寫作的規律
第一節 機關應用文的作用
機關應用文是國家機關、黨派團體和企事業單位的管理部門交流資訊、規範行為、指導推動工作的一種具有特定體式的書面語言工具，是應用文中用量最大、種類最多、使用範圍也相當廣泛的文體。在廣大幹部中提倡學習機關應用文的寫作，掌握它的寫作特點和規律，是提高各級機關工作效率，培養造就一大批能文能武的社會主義現代化建設領導骨幹和文祕人員的需要，也是克服官僚主義，改進機關作風的一條途徑。
各級各類機關，無論內政、外交、軍事、公安、司法、經濟、科學、教育，文化、衛生、體育等部門和單位，都離不開交流情況，調查研究，總結經驗，請示彙報工作，並就自己職權範圍內的有關事宜作出決定、下達指示。把這些工作的意圖、設想、過程、結果等形成各式各樣的檔案，用以指導和推動工作，這就是機關應用文的基本職能。應當說，整個國家機器，上至中央機關，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達，協調一致，運籌自如，都離不開機關應用文。如果把機關應用文的功能分解開來，大體有以下四個方面。
一是交流資訊的作用。下級的希望要求、工作情況以及所屬部門、單位的各種動態，特別是新情況、新問題、新經驗，需要及時向上級反映；上級制定的方針、政策和指示、意見等，需要儘快向下級傳達；同級或不同部門相互之間商洽工作，交流情況，協作共事，也需要一定的書面材料，這一切多是由機關應用文承擔。
二是宣傳教育作用。機關的大多數檔案，都有宣傳教育的職能。特別是《決議》、《決定》、《報告》、《指示》等高階領導機關的檔案，其內容一般都包含指導思想，理論和實踐的依據，方針政策以及實施方案等。向下傳達貫徹這些檔案就是為了統一思想，提高認識，推動工作。有些可公開發表或改頭換面作為新聞報導發表的檔案，宣傳教育的範圍就更廣，影響就更大了。下級向上級報送的簡報、報告等等，實質上也有向上級機關和領導同志作宣傳的作用。
三是規範行為的作用。機關應用文的許多種類，都不同程度地規定了人們的行動準則和行為方向，特別是法規性和政令性檔案，對於人們該幹什麼，不該幹什麼，在什麼時間、什麼範圍、什麼問題上可幹或不可幹，能幹到什麼程度等等，都有明確的規定，有的還具體地制訂了獎懲辦法。這類檔案一經發布，就必須堅決執行，任何人都不得違反。
四是工作依據的作用。上級機關在制定方針政策或指導工作時，除了依據耳聞目見的實際情況外，一個重要方法是根據下級上報的簡報、報告、計劃、總結等材料。而下級機關開展工作、處理問題時，上級的有關檔案，也是判斷是非的主要依據。單位之間的橫向聯絡，也常以某一份檔案作為紐帶和憑證。在工作中常常遇到這種情況，一些部門之間發生矛盾時，一方便說：“拿紅標頭檔案來！”就是要求拿出根據的意思。
學習機關應用文的寫作，也是培養幹部的需要。機關應用文多是機關幹部調查研究的結晶，是機關領導思想和工作經驗的體現，也是馬列主義基本理論及黨的方針政策和本單位、本部門實際相結合的產物。它的撰寫，是一項思想性、政策性、技術性很強的工作。撰寫者和指導者，需要一定的馬列主義理論修養，具備相應的分析和認識問題的能力，懂得掌握情況和調查研究的方法，還要有特定的專業知識和文字表達能力。因此，寫作過程也是鍛鍊和提高幹部素質的過程。一份檔案寫得好不好，及時不及時，既是領導機關工作質量和工作效率的體現，也是領導班子思想水平、業務能力和指揮才幹的重要標誌。每一個機關工作人員，特別是從事領導工作和文書、宣傳、調查研究工作的同志，都應當把學習機關應用文寫作，作為一項重要的業務基本功。從這個意義上說，組織幹部學習機關應用文寫作，不僅是提高各級機關工作水平的重要措施，也是培養和提高幹部，造就一大批現代化建設的領導和管理人才的必不可少的途徑。目前，許多單位都感到，德才兼備、能文能武的領導骨幹和文祕人員十分缺乏。造成這種狀況的原因，除十年動亂的嚴重破壞、沒有及時發現和選拔這方面的人才以外，也與我們長期以來沒有組織幹部學習寫作，特別是在各級黨校和文科院校中沒有設定有關專業、開設有關課程，注意從青少年中培養應用文寫作人才有很大關係。
學習機關應用文的寫作，還有助於改變機關作風，克服官僚主義。機關應用文要求嚴格的真實性，高度的思想性，很強的針對性。也就是說，它的寫作，必須做到事實可靠，判斷準確，辦法切實可行。在內容上，它必須反映客觀實際，而不能弄虛作假，杜撰捏造。要提出解決實際問題的方針、原則和措施，而不能無的放矢，空發議論。在文字表述上，要準確鮮明，簡練暢達，以儘可能少的字句，恰如其分而又具體生動地反映和解決現實問題。那種冗長雜亂，繁瑣重複，使人讀後茫茫然不知所云的檔案，不僅浪費了人力物力，而且貽誤了工作。這就要求，撰寫者和審稿、定稿者，必須深入實際，深入群眾，認真調查研究，掌握群眾的思想脈搏，關注自己工作領域中的新情況，新問題，新經驗，使自己的思想緊緊跟上不斷髮展變化著的實際。克服那種靠道聽途說，靠表面現象和老經驗做決斷，或者唯書、唯上，只靠上邊的“精神”，不顧下邊的實際，當“傳達室”、“轉運站”等官僚主義作風。當然，對機關工作來說，草擬、印刷、傳送檔案，並不是唯—的工作方法。如果本來可以口頭請示，當面接洽的事，也寫個材料；應面對面解決的問題，也發個指示、通知；本來有個簡單檔案就可解決問題，也搞成長篇大論，那就會使許多同志陷入文山會海而不能自拔。如果掌握了機關應用文的寫作規律和寫作方法，懂得哪些情況和問題應形成檔案，哪些不必形成檔案，哪些該長，哪些該短，哪些應快，哪些應慢，就會大大減少檔案的數量，提高檔案的質量和寫作速度。
古今中外，凡是有作為的政治家，無不重視公文的寫作。在我國，公文的產生，幾乎和文字的形成同步。中國的文章史，實際上是從應用文開始的。在甲骨文中，多是國家的卜辭文書，其中有殷王的文告，如“王大令眾人曰協田！其受年”(殷王命令奴隸們努力耕田！那就能獲得好收成)。金文就是古人把檔案記在鐘鼎上的文字。如《毛公鼎》是成王冊命毛公之辭，《散氏盤》是兩國疆界的契約。《尚書》中的誥、命、誓是周朝作為訓誡勉勵的文告和出師作戰的命令、誓詞。在《論語•憲問》中，還記載了檔案的寫作過程，“為命，裨諶草創之，世叔討論之，行人子羽修飾之，東里子產潤色之”。可見古人是多麼重視檔案的撰寫。漢代以後，隨著社會經濟的發展，國家政務活動的日趨複雜，公文的種類也越來越多，光是以皇帝名義釋出的檔案就有制、誥、詔、旨，敕、冊、策、諭、令、檄等等。而對公文寫作經驗的總結，也開始系統化、理論化。在《後漢書•劉陶傳》中出現了“公文”一詞：“但更相告語，莫肯公文。”晉代陸機的《文賦》，第一次把文章的寫作過程、方法、形式、技巧等問題，提到文學批評的範疇。其中就有碑、誄、奏說。樑朝的劉勰，撰寫了體大思精的《文心雕龍》其中《書記》、《詔策》、《檄移》、《封禪》、《章表》、《奏啟》、《議對》、《祝盟》等篇，都是對各類應用文的比較系統的論述。歷代許多有作為的大政治家、文學家也寫下了大量的應用文。如秦代李斯給秦王的報告《諫逐客書》，漢代司馬遷的《報任安書》賈誼的《過秦論》、《治安策》、《論積貯疏》，晁錯的《賢良對策》、《論貴粟疏》、《言兵事疏》，王莽的《新莽量銘》，三國蜀漢諸葛亮的《出師表》，晉朝李密的《陳情表》，唐代魏徵的《諫太宗十思疏》，韓愈的《論佛骨表》，宋代王安石的《答司馬諫議書》蘇軾的《乞校正陸贄奏議進御札子》等等，都是公文中的佳品，至今仍然是我們借鑑學習的範文。
我們黨和政府十分重視機關公文的寫作。早在一九二三年，由中國共產黨領導成立的海陸豐總農會和廣東某某農會，就設立過“文牘部”。一九三一年，周恩來同志組織文書部門制定了《文書處置辦法》。一九四二年，陝甘寧邊區政府還頒發過《陝甘寧邊區新公文程式》，把機關公文分成主要公文和輔助公文兩類，主要公文有命令、佈告、批籤、公函、呈文等五種；輔助公文有指示信、報告、快郵代電、籤條、通知等五種。一九四九年二月，華北人民政府又頒發了《華北人民政府公文處理暫行辦法》，對公文程式、種類、格式和行文關係作了規定。全國解放後，政務院又於一xx一年頒發了新的《公文處理暫行辦法》，對機關應用文的處理原則、種類和寫作要求作了具體規定。一xx一年一月，一xx六年十一月，中共中央和中央辦公廳又先後批發了《中國共產黨中央和某某(某地)級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》與《中國共產黨某地級機關文書處理工作和檔案工作暫行辦法》，一九八一年二月，國務院辦公廳又釋出了《國家行政機關公文處理暫行辦法》，共七章三十三條，具體規定了公文的性質、任務和調查研究、實事求是、及時、準確、安全、保密等撰寫與處理原則。隨著各項改革事業的深入發展，機關公文工作面臨著新的形勢和更高的要求。一九八七年二月十八日國務院辦公廳釋出了《國家行政機關公文處理辦法》，共七章三十七條。它的釋出實施，對提高公文質量和辦文效率發揮了重要作用。
毛澤東、周恩來、xx等老一輩無產階級革命家，從參加革命工作起就常常親自動手起草和修改檔案，黨和國家的許多重要檔案，不少是出自他們之手，或是在他們直接領導下撰寫而後由他們修改定稿的。對於如何撰寫檔案，他們也多次作過指示。比如，積極倡導領導幹部親自動手，反對祕書代勞；文書工作要遵循保密、準確、迅速三原則；檔案要有三性，準確性、鮮明性、生動性；提倡革命的文風，反對文牘主義等等。周恩來同志不僅親自主持制定文書處理辦法，還召集知名語言學家探討機關應用文寫作。這一切，作為他們的革命實踐的組成部分，為黨的事業做出了貢獻，給我們樹立了榜樣。今後，隨著我國社會主義現代化建設的迅速發展，經濟體制改革的不斷完善，對我們各級領導機關，特別是領導同志提出了更高的要求。可以這樣說，如果機關幹部不會起草或修改檔案，那是很難勝任本職工作的。
第二節 機關應用文的特點
要寫好機關應用文，首先應瞭解和掌握它的特點。而掌握它的特點，最好的辦法是把它和其它文體作比較。
和小說、詩歌、戲曲、文藝性散文等文藝作品比較，機關應用文不屬於形象思維型別，而屬於邏輯思維的範疇。它不是以藝術形象感染讀者，而是以事實和道理說服讀者：它不是以想象、虛構、誇張、抒情等手法反映生活的本質真實，而是以記敘、說明、論述的方法，有針對性地表述思想觀點，反映具體的生活實際，揭示社會生活某些方面的規律和實質性問題；它不是給人們以美的藝術享受，而是用之於解決實際問題。因此，實用是機關應用文的第一個特點。
這個實用的特點，表現在內容上，它必須有現實的具體的針對性。上級向下級傳送的檔案，都是為了解決現實生活中存在的問題，對特定的問題表明態度，提出解決的方針、原則、措施、辦法。下級向上行文，也是反映生活和工作過程中的新情況、新問題、新經驗，請領導機關和領導同志瞭解，注意，或者提出建議、方案，請上級定奪。橫向使用傳送的檔案，也是就某一或某些問題，相互知照或協商。毛澤東同志在《反對黨八股》一文中指出：“任何機關做決定，髮指示，任何同志寫文章，做演說，一概要靠馬克思列寧主義的真理，要靠有用。”這個“有用”，對機關應用文來說，就是實用。
在表現效用上，絕大多數檔案，有較強的時限性。它不僅在製作上要求一定時間寫成，而且和某項工作的時間要求緊密相聯，工作完成了，與之有關的檔案也就失去了現實的效用?轉化為檔案材料。比如，歷史上某個朝代的一封奏章，一道詔令，只適用於那個朝代的特定時期。奏章送上被皇帝批閱，詔令下達被執行，它們就完成了任務，失去了效用。有些公文，至今仍作為典範流傳，並不是它能解決某個實際問題，而是在某些方面仍有學習借鑑的意義。再如，今天的《請示》、《通知》、《任免書》等，請示得到答覆，通知的物件接到《通知》，任免的幹部各就各位，那份《請示》、《通知》、《任免書》就失去了基本效用。如果以後出現問題，需要查對，那就是歷史檔案的作用了。
有人會問，書信、日記、筆記，乃至社會評論、新聞報導、學術論文，也是實用文體，機關應用文和它們又有什麼區別呢?
一是使用範圍和物件不同。機關應用文是在黨政領導機關、群眾團體、企事業領導部門這個範圍內使用的，是機關幹部用以開展工作的一種工具。它對特定範圍內的組織和個人有不同程度的強制性和約束力，也就是有法定的權威性。有關的組織和人員或者作為工作參考，或者作為工作依據，或者必須遵照執行。而不象日記、書信、學術論文、新聞報導等，既見乏於專業部門，也見之於社會生活的各個方面，任何人都有撰寫書信、日記、學術論文、新聞報導的自由，其成品對別人沒有任何法定的強制性和約束力。
二是擔負的任務不同。機關應用文是國家機關實行管理的需要，體現國家政權機關的指揮意志，主要任務是交流資訊，宣傳教育。它是行為的規範，工作的依據。今天，它的根本任務，就是貫徹黨和國家的方針政策、法律法令，以推進我國社會主義現代化建設。多數機關應用文，具有直接的鮮明的政治性。而日記、書信、新聞報導、學術論文、社會評論等，則是記敘日常生活中的所見所聞，交流個人的思想和生活狀況，向社會報導訊息，陳述觀點，探討學術問題等，新聞報導和社會評論有政治傾向性，而日記、書信、學術論文等，則可用於與政治毫無牽涉的其它方面。
三是表現形式和行文方式不同。機關應用文不象日記，書信那樣，不拘一格，自由行文，而是根據不同內容和任務，有不同的相對穩定的格式和行文方式。每個朝代，對公文文種及其格式都有不同程度的規定。一定的內容和使用目的，只能選擇與之相應的文種，不能混用，不能出“格”。現在也不例外。該請示的事只能寫成《請示》，不能寫成《報告》，《通知》不能寫成《通報》，《指示》不能寫成《命令》等等。它們有特定的書面形式，有開頭、結尾的專門用語，有相應的種種規定。檔案的傳遞也很嚴格，比如，向上級報送的檔案，未經有關領導批准，不得下發。每份檔案，只能在規定範圍內閱讀，不得任意擴散等等。有的連用紙、書寫都有要求。這種固定格式和行文方式，是機關應用文法定權威性和鮮明政治性的要求，是機關工作高效率的要求，同時也給作者提出必須具有嚴肅的態度、嚴謹的文字等要求。因此，嚴格是機關應用文的第二個特點。
機關應用文的特定使用範圍，物件和它所承擔的任務，決定了它無論內容還是文字，必須如實地反映客觀事物。在內容上一定要實事求是，不允許憑想當然主觀臆斷，甚至故意說假話，編造假情況。在有些文體中可以使用的合理想象、誇張渲染等等典型化手法，在機關應用文中是嚴禁使用的。詩歌中可以有“燕山雪花大如鬥”、“會須一飲三百杯”；小說可以馳騁想象，寫狐鬼神仙，太虛幻境；雜文可以把道聽途說拿來議論一番。就連以事實為依據的通訊報導，作者也可以在環境和氣氛上加以烘托。一封書信，你可以想到那裡寫到那裡，而不必去花時間核對細節。機關應用文則必須樸實貼切，比如，把敘述性的“錯誤是嚴重的”，寫成結論性的“犯有嚴重錯誤”；把“給某地民發放物價補貼”，寫成“給群眾發放物價補貼”；把“領導幹部”寫成“幹部”，還有象“保護公共秩序”，“基本上是紮紮實實的”等，都是概念模糊，敘述不貼切的表現。要防止把現象當作本質，把偶然發生的事，不典型的情況當作普遍存在的事。在使用概念和判斷進行推理的時候，要十分周密，在同一時間、同一關係、同一意義下，保持同一的說法，不能有另外的說法，比如“這次會開得十分成功，但主要問題還沒有從根本上解決”，既然十分成功，為什麼又說主要問題沒有解決呢?這就違反了形式邏輯的矛盾律。機關應用文是領導機關的檔案，涉及面廣，影響面大，切不可追求華麗而失實，造成思想混亂，使工作遭受損失。因此，準確、紮實是機關應用文的第三個特點。
工作質量和效率的高低，是衡量領導機關、領導班子水平高低，能否勝任的重要標誌。體現在機關應用文上，就是積極倡導簡捷明白，一語中的，力戒繁文套語、形式主義、煩瑣哲學。在我們社會主義制度下，尤其如此。毛澤東同志在《反對黨八股》中十分尖銳地指出：“我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什麼內容，真是‘懶婆娘的裹腳，又臭又長’”。一九四八年一月，毛澤東同志在《關於建立報告制度》一文中又指出：“報告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過兩千字。一次不能寫完全部問題時，分兩次寫。或一次著重寫幾個問題，……而對上次著重寫過的只略帶幾筆。綜合報告內容要扼要，文字要簡練，要指出問題或爭論之所在。”一xx二年二月，黨中央釋出了《關於糾正電報、報告、指示、決定等文字缺點的指示》，指出：“凡文電必須認真壓縮。各級領導同志責任重大，事務繁細……在寫請示文電或寫報告時，必須注意文字的簡明扼要，條理清楚，便於閱讀。現在有很多文電，既嫌冗長，又嫌雜亂……其結果，使領導同志對這些文電難看，或者就沒有看，等於白寫”。毛澤東同志的文章和黨中央的指示，都把內容扼要，曉暢明快，作為機關應用文的一條基本原則提了出來。這對於我們現在撰寫檔案，仍有十分重要的意義。簡練、明快是機關應用文的第四個特點。
由此可見，實用、嚴格、準確、簡練是機關應用文所具有的特點，它們緊密聯絡、不可分割地體現在同一份檔案中。有些同志把強烈的政治性和有固定格式單列出來作為特點，恐怕不盡妥當。實際上，政治性最強的不是機關應用文，而是政論文；格式要求最嚴的也不是機關應用文，而是古詩賦，特別是格律詩。當然，機關應用文的特點如何敘述，還可以繼續探討，以便表述得更準確、更科學。
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