公文是一種應用檔案，是國家管理政務，機關處理工作的一個重要工具，它的政策性、思想性和業務性都很強。擬寫公文是一種綜合能力的體現。一份好的公文，沒有一定的政治理論水平、廣博的科學知識、豐富的實際材料和熟練的表達技巧等方面的必要修養，是寫不出來的。為了保證公文的質量，使公文更好地發揮作用，擬寫公文的文書、祕書工作人員必須具有以下幾個方面的修養。
一、具有一定的政治理論水平
在各類應用文體中，唯有公文是受政治思想影響最大的一種文體。作為一種施政治事的工具。這種影響不可避免地表現在公文上。公文擬寫要表達黨和國家機關以及人民的意志，體現他們的要求，維護他們的利益，要堅持四項基本原則。公文擬寫者要有正確的政治觀點和立場，就必須具有一定的政治理論知識，必須認真學習和掌握馬列主義、毛澤東思想的基本理論、基本原則和科學方位法，並運用這些基本理論和觀點去分析解決實際問題，正如中共中央《關於建國以來若干歷史問題的決議》中指出： “毛澤東思想是馬克思列寧主義在中國的運用和發展，是被實踐證明了的關於中國革命的正確理論原則和經驗總結，是中國共產黨集體智慧的結晶”，“我們必須繼續堅持毛澤東思想，認真學習和運用它的立場、觀點和方法來研究實踐中出現的新問題。毛澤東思想為馬克思列寧主義的理論寶庫增添了許多新的內容，我們應當把學習毛澤東同志的科學著作同學習馬克思、恩格斯、列寧、斯大林的著作結合起來”。要學習辯證唯物主義和歷史唯物主義、政治經濟學等基本理論，自力更生、艱苦奮鬥的方針，把這些作為分析研究和解決工作的實際問題的銳利武器。每個公文擬寫者要保證提高檔案的政治思想性，必須提高自己的政治理論修養，認真解決世界觀、政治覺悟和思想方法問題。
二、要熟悉和掌握政策法令
各個機關所進行的工作都同實行一定的政策相聯。不是實行正確的方針政策，就是實行某種錯誤的方針政策；不是自覺地就是盲目地實行某種政策。黨和國家制定的方針政策法令，是指導各項政策法令方面又獨具表現能力。實際工作中制發的公文，往往是對黨和國家政策法僅的具體執行，而且需要密切與本部門、本地區或本系統的實際情況相結合。這就需要公文擬寫者必須熟悉和掌握這些政策法令，真正領會其重要性、必要性和精神實質。只有提高了政策水平。然後才能談到結合本地區、本系統或本部門的實際情況，分析研究貫徹執行的具體辦法。當前，我們國家正在沿著社會主義方向進行改革，發展社會主義市場經濟，全面開創社會主義現代化建設的新局面。黨的十一屆三中全會以來，黨和國家在政治、經濟、文化等各方面的工作中除恢復了許多正確的方針政策以外，同時還總結了祕書工作人員就一定要認真學習與提高政策水平，熟悉有關的政策法令，這才能積極正確地貫徹有關精神，避免擬寫出的檔案與有關政策法令相牴觸和脫節。
三、要熟悉本機關、本部門的業務和有關情況
各類機關和各個工作部門，都有自己的職責範圍，都有自己的專門業務和業務特點。不熟悉這些業務，就不可能擬寫出指導業務工作的高質量的檔案來。業務上不通，要下筆擬寫檔案，必然會出現反映工作情況抓不住要害和重點，指導工作缺乏針對性，解決問題抓不住癥結和關鍵的現象，難免不產生主觀主義、瞎指揮等弊病，造成工作上的被動和失誤。因此擬寫指導業務工作的檔案，需要在熟悉和鑽研本職業務上，踏踏實實下功夫。
熟悉工作情況和機關業務主要包括以下幾個方面：首先，要弄清本機關、本部門的工作職責、業務範圍、工作的基本規律和當前的中心任務是什麼，本機關經常與哪些機關和部門有工作聯絡，都各有什麼關係。第二，對於下屬單位的工作情況，要經常瞭解，發現與培養典型，研究與總結新鮮經驗，分析存在的問題，做到心中有數。第三，學習有關本專業的科學知識和機關工作知識。
此外，如果新調任本部門的文祕人員，還應該熟悉本機關、本部門工作的歷史。瞭解本機關、本部門過去的主要工作活動情況，組織機構的變動情況，對重大問題的處理情況以及形成的重要檔案等。只有熟悉上述各方面的情況，熟悉與掌握本職務，成為內行，才能準確而有效地處理工作問題，在擬寫檔案時做到得心應手。
四、要有廣博的知識
我國的經濟體制改革在不斷加快、深化，政治體制改革在逐步展開、深入，形勢在迅速發展，新知識、新事物層出不窮，知識也在不斷更新。在社會主義市場經濟條件下，從事公文擬寫工作的人員，不僅要有較好的政治理論修養和較高的政策水平，懂得各項業務知識，而且要博學多聞，通曉各方面的科學文化知識。要學習一些控制論、系統論、資訊理論等現代科學文化知識；要懂得經濟、文藝、歷史、數學、物理、化學乃至天文、地理等各種文化知識；更應當懂得法學、社會學、心理學、管理學與領導科學等等。學習這些知識，可以增強眼力，開闊視野，豐富頭腦，不斷地提高自己對問題的認識水平，從而增強思維的靈敏性和分析問題的能力，這對寫好公文大有裨益。知識浩如煙海，學習應循序漸進，鍥而不捨，還要有所側重，努力做到學用結合，學以致用。
五、要懂得一些語法、邏輯、修辭知識
一些單位的公文中所以存在著不合乎語法、邏輯、修辭要求的詞句，很重要的一個原因，就是有些公文擬寫人員不大懂得語法、邏輯、修辭知識。正如有的同志所講，說話比較容易，一旦要寫到紙上，總是表達不那麼明白，有時因為一句話就要費許多思索，動不少腦筋。正因為這樣，往往一篇內容很好的公文由於表達得特別彆扭而大為遜色。因此，公文擬寫人中很有必要下苦功夫學習語法、邏輯、修辭等方面的基礎知識，從理論上武裝自己，當然，不一定要精通，但至少要懂得一些起碼的常識，這是每一個公文擬寫者必須具備的一種技能。
學習語法、邏輯、修辭知識要堅持理論聯絡實際。一是要和學習群眾的生動活潑語言相結合。在工作和生活中，要經常注意積累、整理、加工群眾的語言，去其雜質，取其精華，恰當運用。二是要和學習範文相結合。學習範文就是從別的單位檔案和個人的文章中吸取營養。平時要注意選擇不同型別的範文，利用工作之餘或專門的業務學習時間，對範文的組詞造句、文字技七等進行解剖、分析並參與討論，看人家的公文在文風上有什麼特點，在文字上有哪些特色等等，集其所長，為我所用。實踐證明，經常解剖、學習範文很有收益。三是和診治公文語病相結合。凡是平時自己修改或領導同志修改過的公文稿，不要隨意亂扔或毀掉，應該對文稿存在的語病進行認真的研究，找出癥結所在，從中摸索規律，總結經驗，避免再出現類似的問題。在日常工作中，如果發現收文當中出現語病，也不要輕易放過，應該分析研究，從中得到借鑑，接受教訓。採用上述方法糾正語病，針對性強，烙印深刻，提高顯著，比空洞地講道理要好，對提高公文擬寫水平能起到事半功倍的效果。
六、要多寫多練，刻苦實踐
擬寫公文是一項綜合性的鍛鍊，它是公文擬寫人員思想政治、理論、政策水平，業務能力，知識面以及文字表達能力的全面反映。然而，僅做到這幾點，並不一定就能寫出高質量的公文。要全面的提高公文擬寫水平，關鍵在於要多寫多練，要經過一番刻苦磨練的過程，學到的理論、政策，掌握的工作素材，通曉的各種知識，懂得的語法、邏輯、修辭方法，都應當在不斷的寫作種消化、融匯、吸收、生髮，真正做到執筆而不怠。這樣堅持下去，勤能補拙，熟能生巧，必將取得好的效果。因此，公文擬寫人員應該下苦功夫奮力實踐，不斷探索成功之路。
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