公司內部郵件格式

電子郵件的存在極大地方便了人與人之間的溝通與交流，促進了社會的發展。下面是本站小編為你帶來的公司內部郵件範文，歡迎欣賞學習。

一) 郵件主題

★與公司內部同事溝通的郵件格式為： 部門-發件人姓名-事件-日期

例如：企劃部-焦瓊瓊-工作計劃-14.9.16

★與其他公司工作上的溝通郵件格式為： 公司名稱-事件-日期

例如：北京築基企業管理諮詢有限公司-旭亞威合同

-14.9.16

(二) 郵件內容

郵件正文由以下幾個部分組成：稱呼、正文、結束語、附件、署名。

1、 稱呼

稱呼是寫信人對收件人的稱呼用語。 第一行頂格書寫，使用姓氏 職位為稱呼，稱呼後用逗號間隔敬語。

例如： 徐總，您好： ;

如果為群發收件人可直接稱呼為 Dear all

注：在進行郵件回覆時，若未將發件人加入通訊錄通常會出現對方郵箱名作為郵件的稱呼，為避免此情況可先將收件人地址新增至通訊錄並標註，也利於今後的溝通與聯絡。

2、 正文

位置在稱呼語下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。每段文字第一行的第一個文字向右縮兩個漢字，每段第二行從左面頂格寫起。

正文內容以列表的形式概述工作彙報的內容， 預設文字格式。 每項內容後換行空兩格的書寫。

★對於工作彙報類郵件

首先、表明工作是否完成，已完成的簡單描述完成情況。

其次、未完成的描述執行進度，未執行的描述為何未執行，需要特定人配合執行的需使用紅色字型加粗等重點標註的形式書寫。

★對於資料彙報類郵件

首先、簡述資料的內容並輔以簡要的分析。

其次、針對資料異常的部分，需使用紅色字型加粗等重點標註的形式書寫。

3、 結束語

結束語在正文之後，空一行另起一段書寫，以表尊重。

4、 附件

信件如果有附件，可在郵件內容書寫完畢後空一行註明，以注字加冒號起"附件一、附件二......"依序列出附件內容，並在文字底下加橫線，以引起收信人的注意，使收信人便於在讀信之前就可瞭解信中的主要內容。 附件檔案名的格式統一為：

日期-姓名-附件內容

5、 署名

郵件的結尾空一行頂格標註發件姓名，換行頂格再標註發件日期。

注：正文為郵件不可或缺的一部分，即使使用附件內容的，也應根據附件內容簡述彙報的內容，對於需要特定人員配合執行或資料異常的文字描述採用加粗標紅的格式。

(三) 郵件位址列

★收件人：郵件的接收人，並對該郵件做回覆、指示。

★抄送：將郵件同時傳送給收件人以外的人，使用者所寫的郵件抄送一份給別人，收到的人可回(郵件)可不回(郵件)。

注：正確理解並填寫收件人和抄送的郵件地址有助於郵件接收者明確需要各自的職責。

(四) 郵件統一格式

★字型：除特殊標註需著重注意的文字內容外(可加粗、字型顏色彩紅色)， 郵件內容字型統一為：宋體 9號字(不同郵箱工具對字型大小的定義不同，應用常規正文字型大小均可)，顏色為黑色 。

★開頭語和正文之間，按段分隔。分隔距離為一行。

★回覆時收件人只填發郵件的人，其他均為抄送。

★附件檔名的格式統一為：日期-姓名-附件內容

郵件標題： 市場部-蔡永-夢幻新區4月交易資料彙報-12.5.1

葉總、王總，你們好：

4月份夢幻新區的定單釋出數量為1000單，成交495筆，環比3月份(500單)釋出單數量上升100%和成交量筆數(450)上升10%，釋出單數與成交筆數的增長比率嚴重不符。 請訂單稽核部的王總 審查下是否存在重複發單的情況及重複發單的數量。

注：附件一為夢幻4月份新區的交易情況明細

蔡永，

From: XXX(你的名字)

ABC company (你的公司名)

Add:XX,XX(你的公司地址)

Tel.: +86-XXXXXX

Fax: +86-XXXXX

E-mail: XXXXXX

Dear sir or madam,

how are you doing?

我們是某某公司的,我在XXX網上看到貴公司有生產和銷售XXXX產品,這些產品正是我們目前急需採購的東西(客人應該有貨號什麼的),你把客人的貨號告訴他,然後附上你們的要求..請對方給報價 quick reply will be appreciated!

Best regards

XXX(你的名字)

尊敬的xx客戶：

感謝您長期以來對我公司的關心與惠顧!目前因網路使用客戶激增迫使我們要對網路進行擴容與改進，以方便客戶，提供最有效的服務。您有什麼意見和建議敬請提出。我公司的E-mail地址：xxxxx

長城寬頻網路公司客戶服務部

20xx年x月x日