電子郵件的格式
一、商務英語電子郵件的格式
常見的商務英語電子郵件包括以下五部分:
①寫信人email地址、收信人email地址、抄送收信人email地址、密送收信人email地址。②標題。③稱呼、開頭、正文、結尾句。④禮貌結束語。⑤寫信人全名、寫信人職務及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。
其中郵件主題應體現郵件主旨,要引人注目、意思明確,最好為名詞或動名詞短語;稱呼禮貌得體,符合商務英語寫作習慣,如不知對方姓名只知頭銜,可用 dear+title作為稱呼,如只知對方姓名不知性別,可用dear+全名,如郵件為一封通函,則用dearall作為郵件稱呼;正文應結構清楚,便於閱讀,如正文內容較長,可使用小標題、小段落,或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目瞭然。
二、商務英語電子郵件寫作應遵循的五c原則
商務英語電子郵件的正文寫作應該遵循五c原則,即correctness、conciseness、complete、clarity和courtesy原則。
準確原則
由於商務英語電子郵件涉及的是商務活動雙方的權利、義務關係,其準確性對商務治理與溝通至關重要。具體而言,不僅電子郵件的英語語法、標點符號和拼寫要做到準確無誤,電子郵件內容還要敘述準確,以免引起誤會糾紛。
簡潔原則
簡潔原則是商務英語寫作最重要的原則,指在不影響完整性和禮貌性的前提下,儘量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞複雜的電子郵件既浪費寫的時間,也會給閱讀者帶來不必要的麻煩,故商務英語電子郵件應以簡明扼要為第一要務。
在具體寫作中,商務英語電子郵件呈現出的句法特徵是句子結構簡單明瞭,有大量省略句和不完整句。其詞彙特徵是用語簡潔,語言簡明扼要。
另外,為了節約時間和空間,電子郵件中可使用縮略語,如u表示you,pls表示please,info表示information,qty表示quantity,p“c表示piece,l“c表示letterofcredit,fob表示freeonboard。
例1 it is very difficult to sell man hole covers in product must have the quality certificate issued in france.
例2 price:fob shanghai usd 96“pc.
例3 hope you can accept it.
例1中的兩個單句具有明顯的因果關係,但寫並不使用表達因果關係的連線詞如since、because,這種舍長句、複合句,選短句、簡單句,喜並列、棄從屬的句法特徵在商務英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用,例3中不完整句的選擇,反映了與普通商務信函相比,商務電子郵件更傾向於非正式文體,更為口語化。
完整原則
商務電子郵件內容應力求具體、明確、完整,提供讀者所需要的資訊,尤其像盤、詢問貿易條件等需要回函的電子郵件,更需要清楚完整,因為只有包含具體資訊的郵件,才能達到良好的溝通效果。郵件是否完整,可以用5w1h來檢驗,即who,when,where,what,why和how。
清楚原則
商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚,用詞準確。具體表現在:
例1 we will deliver your goods soon.
例2 中significant一詞意為明顯的、不小的,語義模糊,故可以用具體數字替換。例2中soon表示不久、很快,語義不明確,沒有指出具體的供貨時間,可改為具體的年月日。
禮貌原則
商務英語電子郵件應遵循措詞婉轉、禮貌的原則。鑑於電子郵件直接影響到整個交易的成敗,買賣雙方應十分注重措辭方式,要婉轉、禮貌,使對方輕易接受。在寫作電子郵件時,可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂迴地表達觀點,提出要求。
例1 if it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers,we could not have quoted for supplies even at that price.
例2 i would appreciate it if you could give me your best quotations for 65,000 pieces.
例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用,緩和了商務談判的語氣,既明確了自己的立場,又使對方的面子免於受損,語氣自然誠懇,禮貌得體,很輕易為對方接受。
三、結語
隨著國際商務活動的不斷擴充套件,商務英語電子郵件的重要性也日益明顯。同時,電子商務的普及,往往會讓寫忽視商務英語電子郵件應有的規範和格式,難免會出現這樣或那樣的問題。然而準確規範的英文郵件,不僅能反應寫信人的英語及業務水平,還可以體現寫信人為人處事的態度和風格,有助於建立良好的商務關係,最終對達成貿易起到重要的作用。因此,有必要熟悉商務英文電子郵件應有的規範和格式,遵循郵件的寫作原則。
相關文章
-
英文電子郵件的格式
part3: 廢紙盒DIY收納盒 一款簡單簡易抽屜式收納櫃做法,很適合收納衣物等細軟物品,下面是這款兩層抽屜櫃詳細製作教程,一起學習吧! 一個八寶粥盒子拆開,一分為二如圖1;然後內部貼上白色膠帶,再粘起來,外部貼彩色膠帶,如 -
電子郵件的格式大綱
一、商務英語電子郵件的格式常見的商務英語電子郵件包括以下五部分:①寫信人email地址、收信人email地址、抄送收信人email地址、密送收信人email地址。②標題。③稱呼、開頭、正文、結尾句。④禮貌結束語。⑤寫信人全 -
寫電子郵件的格式範文
電子郵件是Inteet上最大的應用。個人利用電子郵件傳輸私人信件,公司利用它傳送商業計劃及資料,政府利用它傳送公文。下面是本站小編為你帶來的寫電子郵件的格式範文,歡迎參閱。寫電子郵件的格式範文1親愛的趙老師:你好!這 -
英文電子郵件的格式大綱
電子郵件email的郵件格式英文書信是一種最常用的應用文體,對於普通的私人信件通常由五部分組成:1.信頭:指發信人的地址和日期。寫在信紙的右上角,可以從靠近信紙的中央寫起。信頭上面要留空白。先寫發信人地址。地址的寫 -
商務電子郵件的格式範文6篇
電子郵件(E-mail)是建立在計算機網路上的一種通訊形式。計算機使用者可以利用網路傳遞電子郵件,實現相互通訊。下文是本站小編為大家整理的電子郵件的格式的範文,僅供參考。在電子郵件的寫作中要注意哪些呢?如何寫好一封 -
電子郵件格式範文
1、八達嶺長城位於北京市延慶縣西南部,慕田峪長城位於北京市懷柔區西北部。長城(The Great Wall),又稱萬里長城,是中國古代的軍事防禦工事,是一道高大、堅固而且連綿不斷的長垣,用以限隔敵騎的行動。長城不是一道單純孤立的 -
公司電子郵件格式範文
電子郵件是新時期人們溝通交流、共享資訊的重要工具,下面是本站小編為你帶來的公司電子郵件格式範文,歡迎參閱。公司電子郵件格式範文1公司各部門員工:大家辛苦了!新年將至,為了感謝大家一年的辛勤工作,迎接新年的到來,為了 -
商務電子郵件格式範文
公函是平行文。在寫作時,一般包括四大部分:標題、行文物件、正文、落款。下面本站網要分享給你的是商務電子郵件格式範文,希望你能喜歡。商務公函格式1.標題一般採用公文規範標題法,即標題由發函機關、事由、受函機關和文 -
關於電子郵件格式範文
電子郵箱方便快捷已成為外貿企業使用頻率最高的溝通方式,下面是本站小編為你帶來的寫電子郵件格式範文,歡迎參閱。寫電子郵件格式範文1尊敬的領導:您好!感謝您在百忙中給予我關注,當你翻開這份求職材料的時候,你已經為我 -
正規電子郵件格式範文
首先聽懂Special English新聞,適時轉聽Standard English在這一階段中,難點一般包括國際新聞的跳躍性與突發性和需要熟悉大量的專有名詞。 所以要求我們:1.逐個搞清楚聽到的各種專有名詞(人名、地名、機構與職務頭銜等)2