今天，很高興就怎樣當一名寫手，寫好領導講話稿和同志們交流一下。大家知道，以文輔政是辦公室和其他文字部門的一項重要職責，是發揮參謀助手作用的重要渠道和手段，而起草領導講話則是政務服務的重中之重。大家知道，黨政機關及企事業單位實施領導職能，有多種方式和手段，如調查研究、現場辦公、釋出公文、直接指揮等等，但最普遍、最常用、最大量的是召開會議。不是說“國民黨的稅多，共產黨的會多”嗎？其實外國人也愛開會，國際間的會議一個接著一個，聯合國幾乎天天有會。開會就要講話，起草一個好的領導講話稿，對於鼓舞士氣、凝聚民心、解決問題、推進工作具有非常重要的作用和意義。今天主要講以下六點：一是領導講話稿的概念；二是基本分類；三是主要特點；四是起草講話稿要注意處理的幾個關係；五是基本要求；六是應注意事項（也是自己工作中的幾點體會）。
一、領導講話稿的概念
所謂領導講話,就是領導者為實施領導，在各種會議上所作的指示性發言。那麼領導講話稿，當然也就是指各級領導人在各種重要會議上所作的帶有指示或指導性講話時所用的文稿。領導講話稿是領導者從事領導管理活動的重要載體和手段。
二、領導講話稿的基本分類
領導講話稿適用範圍相當廣泛，種類也比較多。一般可分為3類：
（一）導向性講話。會議開始時，就召開會識的背景、緣由、目的、開好會議的要求發表講話，多是以會議主持人或執行主席身份講話；會議進行中，就討論中提出的問題，結合有關檔案精神進行有針對性的講話，引導與會者用檔案、上級指示精神統一認識。
（二）指導性講話。在大會工作報告之後，對會議的中心議題作重點闡發，結合當前形勢和本地區本單位的實際，向與會者提出應當怎樣分析和認識一些具體問題。其中往往提出對某些實質性問題的處理原則，具有明顯的指示、指導性質。
（三）總結性講話。可分為階段性總結和會議總結講話。在會議進行中所作的階段性講話一般是按會議議程，在轉入下一議程之前，就會議已經討論的問題，針對討論中的發言、講話情況作客觀的評價，肯定成績，指出不足，作為階段小結；在會議結束時，對會議進行總結，提出貫徹會議精神的意見和要求。
按照所參加會議的性質，也可以分為工作會議的講話稿、專題會議的講話稿、代表大會的講話稿、座談會的講話稿、研討會的講話稿等等。
三、領導講話稿的主要特點
一是權威性。講話歷來是政治家和各級領導宣傳政見、安排部署工作的有效形式。領導講話不同於一般的演講和發言，目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出的科學性、指導性意見。因此，領導講話具有一定的權威性和全域性性、綜合性、指導性、有效性。領導者職務的不同，講話的權威效果也不同。
二是思想性。領導講話要有一定的思想性、理論性、教育性，起點要高，立意要深，這樣才能讓人思考，讓人信服，讓人知道其所以然，從而打動聽眾，不然人家聽你講什麼？
三是鼓動性。領導者要達到某種政治目的、部署某項任務、針對形勢、問題或某種思想動態，展開富有啟發性、示範性的議論，提出目標，發出號召，通過講話起到激勵、鼓動的作用。因此，領導講話具有鼓動性。
四、起草領導講話要處理好三個關係
一是權威與平易的關係。一篇好的講話稿，總是權威性與平易性相結合的產物。領導講話無疑要具有權威性，這種權威，與講話人的身份、地位、所代表的方面相符合，立場堅定，原則性強，嚴肅、認真、鮮明、有力地展示自己的觀點，起到應有的強調、號召作用。這種權威，確實是一種原則的把握。領導與聽眾由於職務上的差異，客觀上極易產生距離感。如果領導講話時再居高臨下，處處炫耀自己的身份、地位，措辭生硬，發號施令，更會拉遠彼此的距離，阻礙雙方情感上的交流，就得不到思想上的共鳴，起不到應有的影響、教育和引導作用。所以，起草領導講話，一是要注意教而有誠。領導講話坦率、誠摯，就能夠很快溝通、大大縮短與聽眾之間的距離，在自然而親切的氣氛中傳達自己的思想、觀點。特別是起草領導對幹部進行批評教育的講話稿時，要多把自己擺在受教育的位置上，進行換位思考，揣摩幹部們的真實想法。要把握好語言的輕重和分寸，既能點到痛處，又要尊重對方，把善意貫穿於施教的全過程，使人們能為領導的真誠所感動，樂意接受領導的批評。二是要注意大而有理。領導講話時離不開講大道理，要始終站在比普通人更高的角度，這是必須的。但是要把握好分寸，大要大得恰如其分，高要高得合情合理。可以把大道理拆成一個個便於大家理解的小道理，這樣就會讓人更容易接受。不僅要言之成理，還要善於把“理”說透，將各種事理滲透到親切、自然的語言誘導中，便於領導權威的自然貫徹，消除逆反心理，起到講話應有的權威效果。
二是莊重與幽默的關係。領導講話無疑要莊重，不能拉家常式的漫談、閒扯，要嚴肅、認真、準確地傳達上級的指示精神，闡明自己的思想。這是領導講話所必須把握的原則。這個原則要求一個領導者不論是在何種社會環境中，運用什麼樣的語言，都不能超越一定的原則限度，去闡述、說明、表現領導者的思想意識。領導者既不能無原則地去評價某些事、某些人，也不能無原則地按照自己的思想意識，一味地表現自己，或以我為中心。起草領導講話一定要堅持這個原則，行文沉穩、紮實、鄭重其事，不可隨心所欲，以使領導活動嚴肅、認真、原則性強，達到預期目的。但如果在講稿中一味照本宣科或講些大話、套話、空話，開始說一通形勢如何如何，結尾原則性地提提要求，老一套，沒有一點靈活性，也打動不了聽眾。靈活性是原則性運用過程中一種必要的補充，以基本原則為指導，對具體問題進行具體分析和靈活處理。幽默性是靈活性的種絕妙體現。在講話中適當增強語言的幽默性，不但會提高語言的感染力，而且也會為領導者的風度增添異彩。
三是深入與淺出的關係。領導講話，總是要通過闡明一定的道理來說服人、教育人，“以理服人”可以說是講話所必須遵循的一條原則，但是如果僅僅以此為根據，通篇都是名詞、定義、概論，一味進行簡單的“滿堂灌”，會使人覺得深奧難懂。起草領導講話稿，要將說理性與通俗性結合起來，使所要闡明的道理生動、明瞭，聽眾易於接受，把高深的道理講得明白流暢、簡單透徹。首先需要寬廣的知識面和具有靈活運用語言的功力。撰寫講話要想事理嚴明而又深入淺出、明白通暢，撰稿人必須要具備一定的知識素養，平時注意積累各學科的知識，並在實踐中注意培養自己的悟性與靈感。其次，掌握語言的技巧也是一個重要的方面。講話語言的技巧是多種多樣的，如借題發揮法、引經據典法、用數字說明法等，掌握一定的技巧，並在起草中靈活應用，會使領導講話有理有據，生動有趣，具有較強的吸引力。
五、起草領導講話的三點要求
（一）避免雷同。領導者參加會議應邀講話，常常會遇到多位領導人講同一個問題，如果在這種情況下再重複講，勢必使聽眾失去興趣，會場將產生無人關注的局面。起草人員應預先考慮到這一點，在避免雷同上下功夫，使領導講話既全面又獨特，緊緊抓住觀眾，收到好的效果。一般來講，獨闢蹊徑會避免雷同現象，常常也會出乎意料地大受歡迎。有些會議的主辦單位分頭請領匯出席並講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設計，起草講稿很可能重複。避免雷同確實需要動腦筋、想辦法。一般說來，撰稿人可以在以下幾個方面下功夫：一是可根據領導者的特定身份就會議的主旨闡發觀點，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”；二是適當變換議題的角度，用獨特的角度來看待問題、闡發觀點，使人耳目一新；三是選擇那些富有新意的材料來說明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮；四是會議組織者要有總體設計，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應該和會議組織者研究講話的內容、側重點。避免重複的方式方法是多種多樣的，需要撰稿人預先著手，多角度展開同一主題下的不同論述，以使領導講話獨具色彩而富有成效。
（二）獨樹風格。領導講話最忌千篇一律地發表意見，平淡無奇。每個人都有的異於他人的品格，異於他人的特點，這就是風格、個性。領導講話也要有風格、個性，這是客觀實踐所決定的。傳達貫徹上級指示，安排部署工作，每個領導都有各自的方式方法，不可能千人一面。領導者的講話只有突出個性，才能夠緊緊地抓住聽眾，引起聽眾強烈的共鳴，從而使講話化作聽眾的意願和自覺行動，成為促進工作目標實現的強大動力。如果整篇講話都是檔案搬家、照抄報紙，那麼聽眾的感覺便始終處於麻木的、未觸動的狀態。毫無新意的講話，只會使聽眾越來越沒有耐心。任何一篇成功的講話稿都有其獨具的風格，或真摯細膩，或警喻深刻，或文采飛揚。起草領導講話，不應拘於一章一法的限制和束縛，應隨講話的內容和場合而隨時變化，不僅要邏輯嚴明、思路清晰，而且要生動活潑、文采盎然這樣可使講話更富有生氣，富有感染力、號召力。
（三）適當調劑。由於會議不同，領導的講話有長有短，如果是遇到長一些的講話，一般來講與會者會感到疲勞，精力往往不會象開始那樣集中，特別是到會議最後，主要的東西已經講完，聽眾的情緒開始鬆弛下來，以至臺上開大會，臺下開小會，抽菸、閒聊、打瞌睡，甚至有的收拾東西準備走人。這樣，講話就需要調劑情緒和氣氛了。對這一點，撰稿人也要預先考慮到，適當在較長的講話中增加一些“調劑品”，激發聽眾的情緒和注意力。運用即興調劑要因領導講話的內容而變化，因聽眾不同而變化，有時用在開頭，有時用在中間，有時用在結尾。講話即興調劑是領導者機智靈活的表現，能夠很好地借鑑使用調劑藝術將使領導講話自始至終保持活力，富有吸引力。大家知道，西方人愛幽默，一位著名神父講經，上臺就和教徒開了這樣一個玩笑。他問教徒：“你們知道今天我要講什麼嗎？”眾答：“不知道。”神父說：“不知道我給你們講什麼呢！”轉身就走。臺下一看著急了：“神父不要走！請給我們講講吧！”神父再問：“那麼，你們知道我今天要講什麼嗎？”眾人改口：“知道！”神父笑著說：“知道了我還有什麼可講的！”轉身又要走，教徒懇切挽留。神父三問：“你們究竟知道不知道我今天要講什麼呢？”教徒想：這是在和我們玩腦筋急轉彎啊！商量了一下，一些人回答“知道”，另一些人回答“不知道”。心想這下你總抓不著把柄了。不料神父言道：“請知道的人講給不知道的人聽！”還難不倒他！開了這個玩笑後才給教友講經。不用說，這次講經的效果非常好，有的人可能一輩子都不會忘記。所以，適當調劑是十分必要的。說到這兒大家也許已經明白，也許有的同志還不明白，上邊我所講的，其實就是在適當調劑呀！
六、起草領導講話應注意的幾個問題
（一）要有服務意識和奉獻精神
起草領導講話是一項重要的輔助決策活動，是一種代言行為，也是一項複雜的勞動過程。領導講話稿是用以指導工作的，稍有鬆懈都可能造成不可彌補的損失。因此，起草領導講話責任重於泰山。不在其位，要謀其政。要關起門來當書記，當縣長、局長。做到這一點，就要有一種主動服務意識和無私奉獻精神。要想到，能夠以自己的一技之長為領導服務，為人民服務，是一種機遇、一種榮譽，是自身價值的展示，應該抓住時機，為之獻身。對領導交給的材料任務，要感到是一種信任、一份責任、一種義務，如果不能按時完成，就應該有一種夜不能寐、食不甘味的感覺。如果有講話起草任務躲著走，不盡心、不盡力，不僅是對工作不負責任，也是對自己不負責任。長此以往，就會失去領導信任，業務上的提高、政治上的進步就無從談起。所以，同志們一定要能吃“苦中苦”，能坐“冷板凳”，以一流的狀態、作風和敬業精神去對待和搞好領導講話的起草工作。特別是目前，社會和各級領導者對祕書人員的政治、業務素質和奉獻精神要求很高很嚴，但祕書人員的薪酬、待遇卻與工作性質、工作負荷很不相稱，祕書人員的價值沒有得到全面的承認。幹我們這一行，工作要求、辛苦程度比一般人高得多，但工資不高，提拔困難，無職無權，磨屁股熬眼，能人不願幹，笨人還幹不了。有人說我們是四種人：“政治上是紅人，工作上是忙人，生活上是窮人，身體上是病人。”同志們整天處於高度緊張之中，夜以繼日，廢寢忘食，付出很多，確實很辛苦、很艱苦、很清苦，在此謹向各位同行表示慰問！在這種情況下，我們就應該有“清燈孤影苦思尋，字斟句酌撰公文，暑寒飢渴渾不顧，錯把晨曦當黃昏”的工作精神和“耐得寂寥與清貧，雖苦猶榮坦蕩心，蟄身棲居文祕苑，耗盡青春亦無恨”的崇高境界。
（二）要切實吃透上級精神
領導講話一般都是傳達落實上級檔案或會議精神的，本單位開展一項工作也必須保持和上級精神相一致。所以，一定要明確上級精神，總體上講的什麼，重點是什麼，當前做什麼，應注意些什麼問題等，都要反覆學習，緊緊把握。只有這樣，才能為寫出高質量的講話稿打下基礎。如何吃透上級精神呢？要注意準確歸納。因為上級檔案、會議精神往往博大精深，要善於抓住中心，把握主題，突出重點，否則就會覺得句句都重要，難以取捨，不得要領。一方面不能照搬照抄，但同時對基本精神、關鍵論述等也必須適當學用。關鍵要掌握好一個“度”。我們可以從兩方面入手：一是在起草文稿時，著力研究上級精神，深刻理解精神實質，把握政策準確全面，引用政策原汁原味，落實政策不折不扣，確保上級精神在文稿中得到切實體現。二是在文稿稽核時，看其內容是否符合上級精神，所提措施辦法是否與現行政策相悖、是否具有可操作性，做到貫徹上級精神全面不變形，體現上級政策規定具體不走樣。
（三）要準確領會領導意圖
起草領導講話稿的最大特點就是“要我寫”，而不是“我要寫”，屬於一種被動型寫作。要想以己之筆寫出領導的心中所想，變被動為主動，就必須把領導的意圖吃透、弄準。常言道：“定位不準，累死三軍”、“理定而辭暢”、“領會上頭，摸清下頭，兩頭一碰，才有寫頭”，能否領會好領導意圖，是決定講話稿寫作成功與否的一個重要方面。我們必須把握領導思想，表現領導主張，體現領導要求。認真按照領導思路打磨文稿，做到領導的思考深入到什麼層次，講話稿就準確表達到什麼層次；領導的指向觸及到什麼方位，講話稿就準確跟進到什麼方位；領導的要求具體到什麼程度，講話稿就準確反映到什麼程度。
⒈要進一步明確講話稿寫作與領導意圖的關係。講話稿一般是授命寫作，也就是“命題作文”。講話稿成功與否，在很大程度上取決於領導的認可程度和滿意程度。常言說：“三分匠人，七分主人”。受命於誰，文章思維和特徵服從於誰，這是授命寫作的一個重要原則。在這個基礎上融會有關政策、精神和理論，在領導的意圖上進行闡述發揮，這樣的授命寫作才能打得住。決不能固執已見，把自己的觀點強加於領導，寫進文稿之中。
⒉要明白領會領導意圖主要途徑。
⑴學習好黨和國家的路線、方針、政策和法律、重要規劃，瞭解每個時期突出強調的方針政策。這是因為領導意圖從本質上講是黨、國家和人民意志的具體體現,因此要把握住這個方面就會把握住領導意圖的總體。
⑵主動撲捉機會參加一些會議，瞭解一個時期上級領導擬安排的工作重點、原則、要求、措施，掌握領導層的活動意向和動態。領導的行政活動是領導意圖的具體體現形式，瞭解了領導活動動態，有助於加深對領導意圖的理解，同時有利於把領導意圖具體化。
⑶積極參與領導參加的活動，與領導常談論一些問題，瞭解領導者思考的熱點問題。要掌握領導日常談論的重要思路和觀點，並對其連貫思索，這樣對領導的思想情況會有系統、整體的理解。
⑷直接具體領受領導指示，最好是當面徵詢領導者對一些熱點、難點、疑點問題的有關解決措施，對一些模糊問題要及時予以澄清。與其它文章寫作相比，領導對自己將要作的講話，有時會提出比較成熟的見解和構思，但更多的時候是隻有要點，甚至連要點都沒有。領導已有成熟見解和構思的，比較容易處理，只需毫不遺漏地將其記錄下來並轉化成順暢的文字就可以了；對領導的要點式意圖則要敢於將自己考慮到的、在擬稿中可能遇到的各種問題一次性提出來，請領導明確指示處理意見和辦法，切忌在動筆之後再三番五次找領導問這問那；對連要點都沒有的擬稿任務，文祕人員則要全面思考、深刻分析，及時請示領導，徵求各方意見。切忌唯唯諾諾、不懂裝懂，白白放棄了深入瞭解領導意圖的良機。否則寫出的文稿會作大的改動，甚至推倒重來。
⒊要熟悉領導者的領導習慣。領會好領導意圖，還應熟悉領導者的思維方式、常用工作方法和講話習慣。這裡所要講的並不是習慣的好壞問題，是講話者自身一些特有的東西。講話和報告類的文字材料，由於是領導者親自講，因而要根據個人的思維習慣、講話習慣寫作，使文稿與講話者的特徵基本吻合起來，以求達到更好的效果。要通過聽、談、議、讀等渠道，從領導者講話中瞭解個人的特點，然後再將這些特點反映到文稿中去。否則，文與人的習慣特徵不統一，領導者和聽眾都會產生一種陌生感或不習慣的感覺，不會達到預期的效果。從另一個方面來講，文稿特徵與領導習慣相差太遠而不被領導者看中和接受，也很難完成任務，對起草者的影響也不好。
熟悉領導的思維和講話習慣並不難，只要留心親耳仔細聽幾次領導者脫稿講話，就會熟悉基本特徵，再琢磨分析一下，一般都會適應，其過程是可以縮短的。
總之，講話稿是表達領導思想、體現領導個性、展示領導風采的重要載體，領會領導意圖對寫好文稿至關重要。要不斷“瞭解領導、適應領導、學習領導”。“瞭解領導”就要了解其理論素養、思想內涵、決策取向；“適應領導”就要適應其思維特徵、性格特點、語言習慣；“學習領導”就要學習其領導藝術、道德品質、人格魅力，在講話稿中充分體現領導特點，與領導風格充分對接。要把握好9個字：“知意圖、看物件、分輕重”。知意圖，就是對領導提出的重要觀點、想法及近期在其他場合的講話精神領會好，把領導還未想清楚、說明白的問題弄清楚，明確表述出來。並隨藤摸瓜，完善領導意圖，把領導暫尚未談到、且又比較重要的問題補充到講話中來；看物件，就是根據特定場合和特定的物件來設計講話內容，使講話緊扣會議的中心議題；分輕重，就是對一篇講話的各個部分作深入分析，把應當突出的重點找出來，下大力氣寫深寫透。
（四）要大量蒐集寫作素材
常言道：“巧婦難為無米之飲”。素材，是寫作的基礎，如同搞建築必須有水泥鋼筋、木石磚瓦等建築材料一樣。起草講話決不可憑主觀想象，而是要建立在充分素材的基礎上，實際上是對素材的歸納、消化、加工和昇華的過程。蒐集素材有兩個含義，一個是要有眾多的文字材料，另一個就是平時多注意思考，進而形成有獨特見解的觀點群。
⒈注意平時收集分析材料。收集材料，就是掌握素材，包括綜合情況、重要資料、生動事例及重要思想觀點。“備料”一定要充裕。有人對收集材料覺得並不重要，不當回事，而在寫作運用時卻常常有了新的認識，感到它的使用價值了，後悔沒有積累，再找時間來不及了，甚至無法找到。有時積累的一些材料可能平時用不上，但在關鍵時候能用上一個觀點，一個事例，一句話，這個材料沒有白白積累。因此積累時不可嫌多，運用時又不可能很多，這也許就是素材積累與使用之間的一個特點。收集材料途徑有三：
一是調查研究，取得第一手現實材料。特別是寫“講話稿”、“意見”、“規劃”時特別需要這樣的依據。通過調查取得的第一手材料往往具體生動，真實可靠，印象深，感受深。常言說，“涉淺水者得魚蝦，入深水者得蛟龍”，調查研究必須深入實際、深入群眾、深入現場，沉下去，摸實情。要堅持實事求是的思想路線，不唯上，不唯書，堅持真理，不看風使舵，不隨風倒，更不能帶著各種框框去找材料，削足適履，歪曲事實。要客觀地傾聽，平等地討論，適當地提問，注意點面情況的結合，對調查的材料要做必要的核實。
二是廣開材源，積累第二手材料。即收集一些與所寫公文有關事物的變革情況，以便分析其發展變化，作出正確的分析判斷，提出有見解的觀點。報紙、檔案、會議材料，資訊、簡報等與自己工作有關的材料等等，都可及時記下來，分門別類，積累起來，用時非常方便。
三是有備無患，儲備基礎材料。積累一些與文稿寫作有關的公文，包括法規、政策、檔案、講話、紀要等，甚至收集一些古今中外的精闢議論，作為形成文稿觀點和進行綜合分析的依據，或直接引證所用。
調查、收集、積累材料有三忌。一忌憑興趣出發，要從工作需要、貫徹執行黨的方針政策的需要出發；如果憑興趣出發，就可能片面、狹隘，甚至有意無意地歪曲了材料。二忌聽風就是雨，道聽途說，一知半解，憑想當然辦事。三忌實用主義地調查收集材料。
總之，調查積累材料，要靠勤看、勤問、勤想，一要廣，二要實。要養成勤奮讀書、閱報、看檔案、記筆記和思考的好習慣，一些詞語、成語要常讀讀、看看，對一些重要檔案、講話的關鍵段落要能夠背誦。這樣可使你的材料庫和思想庫應有盡有，樣樣俱全，頭緒清晰，有備無患，用時才會信手拈來。人腦不怕用，就怕空。其記憶力的容量是無比巨大的，相當於全世界圖書館的資訊儲存總量，是數字計算機的100萬倍。只要用心，積累大量的語言材料絲毫沒有問題。
大家都知道，省委辦公廳對辦公廳（室）中層以上幹部提出的目標要求有三條：一是政策水平達到同級服務物件所要求的水平；二是政治理論水平達到同級黨校講師以上的水平；三是對全域性情況瞭解和掌握程度達到同級綜合部門的水平。要達到這個要求，不勤奮學習，不認真鑽研，不積累大量的知識，那肯定是不行的。厚積才能薄發嘛。
2.注重系統思索儲蓄觀點。好文章要有真知灼見，那就要在思想認識達到一定程度，形成觀點群並有較強的邏輯線索之下才能形成。歷史上的不朽名作，都是在相當的思想積累、生活積累、感性積累、觀念積累之下，經過提練加工完成的。有些作家寫了一兩本好書再寫不出新東西，也是積累不足或者耗盡的緣故。我們所講的觀點問題，實際上就是對客觀事物的分析認識得出的結論，是在認識客觀事物運動規律的前提下如何結合實際去有針對性地認識問題、揭示問題、解決問題的思路。
寫文章不能就事論事，要把理性與現實結合起來。有了材料，不能堆砌，而要虛實結合，理論聯絡實際。無實，空洞無據，不能服人，更不能具體生動地感人；無虛，就事論事，就沒有深度，不能發人深思，啟迪人的智慧。選材用材得當才能避免“空”和“長”的問題。
所謂儲備觀點，就是講要注意積累一些有戰略性的思想，有備無患，需則用之。這樣在寫文章時，就可以在分析、選擇、提煉材料的基礎上以邏輯思維為經，以事實敘述加必要的形象描述為緯，織出美的綾羅綢緞來。否則現學現賣、現想現賣，都不會搞好文字工作。一個沒有觀點儲備的領導人不是稱職的領導，同樣一個沒有觀點儲備的文字工作者也不能算是合格的。
儲備觀點關鍵要能抓住抓準問題。抓問題是指抓一個時期有反映價值的情況。能不能寫出有意義、有分量的文章，首先看問題抓得準不準（舉例：神父與修女打門球）。問題抓得準，抓在點子上，抓在要害上，抓在火候上，文章就有了生命力，寫的文字差一些也不要緊，那只是個修改、補充問題了。反之，問題抓不準，文字寫得再好，精雕細刻，也不能用。所謂抓在點子上，就是說現實生活中，實際工作中有這個情況，而且是個重要情況，而中央和上級部門正需要了解這個情況；抓在火候上，就是眼下最需要這個情況，早了不行，遲了也不行；抓在要害處，就是抓住這個情況的最本質最關鍵的部分，而不是拖泥帶水，喧賓奪主。
抓題目一定要思想解放，敢於思索，富有創新精神。當今需要在堅持大原則前提下，勇於創新，提出並寫出別人沒寫出的問題，提出並寫出人人心中有而筆下無的東西，寫出別人欲言而又未言的東西。衡量一個文字工作者水平的標準有三點：別人沒想到的你寫出來了，為上；別人想到但沒說出來而你寫出來了，為中；別人想到並說出來了而你又說出來的，為下。
（五）要認真細緻地構思謀篇
構思謀篇非常重要。比方做衣服，沒有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好也不行，甚至會把衣料給毀掉了。起草文稿也一樣，即使有了必要的材料，如果結構安排不好，仍然寫不出好的文稿來。要注意兩點：即設計好文章結構和深化講話主題。
⒈設計好文章結構。圍繞主題設計結構是起草文稿的重要方略。一個寫作任務下來，撰寫者首先應當在這方面下功夫，不能一見任務就作戰術考慮，馬上鑽到具體材料的遣詞造句的技術工作中去。檔案起草，首先是從巨集觀上考慮，又如同蓋房子先要有設計，有骨架一樣，如果設計結構不行，只是在粉刷裝修上下功夫，房子質量就沒有根本上的保證，甚至還會塌下來。報告起草常常見的大返工，往往出在內容及主體結構上。所以，撰寫者首先要使自己成為一個具有戰略眼光的人，擁有領導方略，會謀篇佈局。
結構就是言之有序，就是文章內容的組織和排列形式，老祕網認為，即構思、謀篇。安排結構的基本原則是四個字：不板不亂。也就是不死板，不雜亂。具體要求有四：一是綱目清楚，思路貫通；二是層次清晰，段落完整；三是銜接緊密，符合邏輯；四是開頭明快，結尾有力。
安排結構要考慮到以下四點：第一，全面考慮闡述問題、分析問題、解決問題的需要。第二，層次段落要圍繞主旨，按照表現事物本質和特徵的需要來安排。第三，條理清楚，方便表述，符合人們的認識規律，便於領會和接受。第四，各部分、各層次之間有正確、嚴密的邏輯和照應關係，通篇渾然一體。
佈局的方式一般有兩種：一是列書面提綱。提綱是詳是略，應根據文稿內容需要和作者的行文習慣而定。一般搞文字工作的人都有體會，重要講話，諸如大型會議上的領導同志講話，提綱應儘可能列得細一些，甚至可以細到每段幾個層次，每個層次闡明什麼問題以及精彩的闡述語言等。這樣，再稍加擴充、潤色、歸整，就可以成為一篇象樣的文稿。二是打腹稿。雖沒佈局成文，但中心有個輪廓勾畫，短一些、急一些的文稿多采取這種辦法。
⒉深化講話主題。講話的主題，是通過載體內容所表達出來的明確意圖、基本意見，是行政目的的具體體現。所謂講話主題的深化，就是主題向縱深層次性發展，呈現出由低向高、由淺入深、由粗到精，由殘缺到完整的態勢。主題不存，公文無魂；主題突出，文稿有神。《出師表》之所以千年不衰，主要是它深蘊了“鞠躬盡瘁”的偉大精神；魏徵的《諫太宗十思疏》之所以代代相傳，就在於他提出了“居安叫危”、“戒奢以儉”、“載舟覆舟”的精闢思想；毛澤東同志在解放戰爭時期寫的《關於情況的通報》之所以載入史冊，關鍵在於通過闡述各個戰場的情況揭示了“政策和策略是黨的生命”這一閃耀著馬克思主義光芒的真理。黨的xx大報告，主題是：“高舉鄧小平理論偉大旗幟，全面貫徹‘xxxx’重要思想，繼往開來，與時俱進，全面建設小康社會，加快推進社會主義現代化，為開創中國特色社會主義事業新局面而奮鬥。”這個主題，鮮明地回答了新世紀新階段我們黨舉什麼旗、走什麼路、實現什麼目標，以最簡練的語言，體現了十一屆三中全會以來特別是十三屆四中全會以來我們黨的偉大實踐和認識的歷史經驗，界定了我們黨在新世紀的歷史定位，指明瞭中國特色社會主義在新世紀的根本走向。可見，主題越突出，思想性就越強；思想性越強，文稿的生命力就越強。
深化講話主題要把握以下重點：
一是細化領導要求。領導意圖與要求最初表現的形式的比較複雜的。有的十分明確，有的僅是個傾向，有的比較零碎，個別情況下還有意見分歧的態勢。因此，要對其進行提煉、深化處理，形成一個正確的領導集團（班子）的旨意。這個深化過程，首先是補充完善。領導人的新思想剛剛產生時，由於認識和實踐的侷限，很難完全正確，這就要調動各種手段，綜合運用多方面的知識，從實際出發，把它系統起來，成為完整、嚴謹、系統的領導思想。第二是凝鍊提高。要經過智囊組織的熔爐加工、優化、磨礪，再送入領導思想體系。第三是延伸挖掘。要善於分析領導思想的發展趨勢，按著這個趨勢拓展思路，延伸思維。這種伸延不是隨意的而是從工作需要出發，從客觀事物的展變化的實際出發，有所突破和創新，使新的思想始終保持一種對工作的最佳導向力。（這是一項富於開拓性的工作，要善於學習，培養分析能力、判斷能力、推理能力和綜合能力。）
二是對客觀事物的再認識。講話稿主題是通過各種具體材料支援、豐富和完善的。各種材料與主題內在聯絡的關聯度高低，對錶現主題有很大影響。一般來說，材料所反映客觀事物的本質及其內在聯絡、規律常常是蘊含在深層次裡。事物的本質最能揭示主題。因此對材料要進行分析綜合、概括抽象，注意向深處開掘，儘量挖掘出事物最本質的東西，對事物要著力探求其思想意義，要在事物所顯示的多方面中找出最主要最深刻的方面。這個過程就是對主題的深化的處理。
三是政策策略的具體完善。黨的路線、方針、政策包括策略思想，一般通過會議或綱領性檔案下發，貫徹到各級組織和各地區。但路線的貫徹離不開具體問題、具體事件、具體政策。深化主題，必須緊緊把黨和國家的路線、方針、政策與當地實際相結合，創造性地揭示在具體問題、具體事件上的意義，對具體事項上都有的現實、明確、具體的表現，把黨和國家的政治意圖明確在各項具體事物中表達出來。
四是要量體裁衣。老祕網認為，同樣一項工作、一件事情，書記與副書記講可能不一樣，市長與副市長講也可能性不一樣，分管領導講與部門領導講就更不一樣。有些話在私下講可以，但正式講就不行；有些事口頭講可以，書面講就不行；有的話局長講可以，書記、鄉鎮長講就不行。這就是分寸，這就是區別。起草領導講話稿要站在領導層位，把握好角度，既要克服本位意識、部門色彩，又要防止“出格”、“越位”。要首先了解清楚會議召開的有關背景，在弄清場合的大小，摸清講話物件、與會人員的多少及知識水平的高低等情況後，再有針對性地構思講話的結構和內容。特別是在出現突發性事件時，起草領導的講話稿更要慎重。領導在事前、事中、事後分別要講的話，如果順序弄顛倒了，實際效果就有很大不同。事前應說的話拿到事後來講，別人肯定會說你是馬後炮；事後應說的話若放在事前說，人家肯定會說你是瞎指揮。因此，要注意場合、把握分寸，當說什麼就說什麼，這樣才能收到較好的效果。現在比較普遍的一個問題是，部門在為黨委、政府領導起草講話時往往站的較低，把本該由部門領導講的話改由黨委、政府領導去講。不是站在領導的角度想問題，而是站在部門的角度，怎麼痛快怎麼講，想怎麼講就怎麼講，明顯場合不妥、語言不妥、物件不妥，與領導的身份不相稱。這是文祕工作者在工作中應當加以避免的。
深化主題要採用以下基本方法：
主題確立以後要講究深度，即立意要高。務虛，就要把話說在點子上，一針見血；講實，就要把怎麼辦說清楚，拿過來就能幹，有操作性，切忌在半空裡論過來、議過去，主題散而不清。這就要求撰稿人具有較深的思想理論功底，有較高的政策水平，有較強的邏輯思維能力，能透過事物現象看到本質，加強對客觀事物的深刻了解和理解，掌握、理解黨的路線、方針、政策，材料積累豐富並能熟練地掌握寫作技法。
第一，敏銳察覺發現問題，尖銳、鮮明地提出問題。對客觀事物中的問題要有敏銳的“觸角”，有深厚的洞察力。在眾多複雜的社會現象中發覺問題，並且敢於旗幟鮮明地表現自己的觀點，闡發觀點，一針見血地提出問題實質，發前人所未發，言前人所未言。提出的問題發人深思，超前意識強，具有強烈的思想性，將產生較深的社會效應。這種方法對深化主題有著強烈的震撼作用。
第二，深刻全面分析問題，立足本質剖析問題。主題的深化常常依賴於對問題深刻、全面地分析。要運用邏輯思維透過現象抓本質，由表及裡揭示事物的內在聯絡，使主題在強有力的說服力下得以深化。分析問題要用層層“開門”的手法，把主題自然展開，在分析說明問題時，運用“是什麼”、“不是什麼”，“為什麼這樣”、“為什麼不那樣”，“為什麼應該這樣”、“為什麼不應該這樣”之類正反結合、層層深入的論述，使內在的邏輯力將主題深化。
第三，要從本地本部門實際出發，標本兼治提出措施，正確合理解決問題。市有市情，縣有縣情，必須一級一級具體化。否則，講話就會流於形式，難免陷入“假大空”，其指導意義和可操作性就要打折扣。所以，要根據事物的客觀和主觀條件，把握其主要矛盾，找準切入點和結合點，科學地提出對策，切實地解決問題。一篇領導講話，從提出問題、分析問題到解決問題，就是主題的深化過程，也是思想昇華的過程，並能深刻地揭示問題本質，是深化主題全過程的表現。
第四，得當用語。語言使用得當，關鍵是講話的語法語氣要恰如其份。領導的講話、報告、講演等一定要注意語法語氣，這樣能進一步體現領導者的講話意圖，有利於實現領導者所要追求的目的。特別要注意科學表述敏感性問題。一是對過去經驗教訓的總結要公正客觀。要考慮當時的歷史條件、大的政治背景、經濟環境等，不能單純用現在的政策責怪過去。二是對涉及群眾利益的問題，在提法上要充分考慮群眾的心理承受能力和實際效果，不能只圖痛快，濫用剌激性字眼。三是對社會較普遍存在的一些問題，要從正面提出解決的辦法、措施；分析原因時領導機關要主動承擔責任，不要一味批評基層的同志。四是對一些不能迴避且拿不準的問題，要從效果出發，留有餘地，做到經得起歷史的考驗。
在遵守寫作一般選詞規律的同時，重點是掌握好下列修辭方法。①俗語。包括諺語、俗話、俚語、民謠，通俗易懂，廣為流傳。適當引用一些俗語，可以使講話生動形象，妙趣橫生。毛澤東主席的演講風格質樸自然，大氣磅薄，一個鮮明的特點就是對俗語信手拈來，運用自如，恰到好處，從而使演講達到了“等閒言語變瑰奇”的意境。如用“懶婆娘的裹腳步——又臭又長”的歇後語形容空話連篇的長文章；在《論持久戰》中，用“留得青山在，不怕沒柴燒”這句人所共知的俗語，告訴軍民要儲存力量，等待時機，奪取勝利。令人耳目一新，拍案叫絕。另外，講話要多用口語，少用書面語。一些文言詞語文字簡明、含意深刻，可以酌情使用。②強調語。講話中的主張、意見、要求部分，常常大量使用強調語。所謂強調語，即帶有強調口氣的詞語，多是一些能願動詞，例如“要”、“一定”、“必須”、“務必”、“堅決”、“嚴加”、“禁止”、“不準”、“嚴禁”等。③進解。對前邊使用了一個詞，接著做出進一步的解釋，這種解釋的目的或是賦以新意，或是拓寬其含意。進解方法，在前詞與後解之間或是使用“就是”，或用“即”，或用“也就是說”等。運用這種修辭方法，可以給讀者一個完整的概念和更加準確、清晰的印象，有利於防止歧義。④警語。講話中為了做到言簡意賅、發人深省，當使用一些警語。警語運用主要有三種：一是以格言為特徵的警語。如“失敗乃成功之母”、“吃一塹長一智”等。二是以成語為特徵的警語。“兩袖清風”、“一身正氣”、“為政清廉”等。三是以比喻、歇後等辭格為特徵的警語。如“夾緊尾巴做人”、“老鼠過街，人人喊打”等。⑤換字。它也是在公文寫作中較多使用的一種修辭手法。所謂換字，就是為了語言表達的準確、形象、明快，將比較固定的一具詞語中的某一個字臨時加以更換。如“與其說他向前看，倒不如說他向‘錢’看”。可見換字可使語言很有說服力，鏗鏘有力，十分生動，形象逼真。
（六）要合理使用起草方式
公文起草一般有四種起草方式：一是辦公室起草；二是部門起草；三是組成起草小組起草；四是領導親自起草或主持起草。不管採取那種起草方式，其實無外乎三種模式：即個人承擔、群體承擔、個人與群體相結合的方法。
對特別重要的講話，採用起草組的方式，如黨的xx大報告，xx同志親任起草組組長，組織各路好手，歷時一年零兩個月，做了大量艱苦細緻的調查研究、起草修改工作，拿出了高質量的報告，體現全黨的意志、代表了全國各族人民的願望，成為我黨在新世紀新階段的政治宣言和行動綱領。除此之外，對於比較簡單的一般性的講話，可採用個人承擔的辦法；對於政策性、全域性性、指導性較強，對某一方面工作有全域性指導性的重要講話，則應當採用群體共同研究的方法；有時對一些工作彙報等由許多單項內容彙總起來的講話材料，可採用個體分頭起草，集體研究修改的方法。具體採取哪種形式，要根據工作要求和文祕人員的情況來確定。
這裡，我們先來認識一下領導親自動手起草講話的重要性。
寫作，歷來被認為是“經國之大業，不朽之成盛事”。古今中外，很多政治家都高度重視自身的文字修養。唐代公文有嚴格的“職述”和“代擬”規定。“職述”就是擔任某種職務的官員，必須親自動手撰寫與其職務相稱的公文，不得假手他人，如有違例，輕則貶官，重則治罪。在以科學、法治、人本為主要特徵的現代社會，寫作更是一項高素質領導幹部不可或缺的能力。小平同志這樣說過：“實現領導最廣泛的方法是用筆桿子。用筆寫出傳播就廣，而且經過寫，思想就提煉了，比較周密。所以用筆領導是領導的主要方法。”中央指出：“各級領導幹部親自動手起草重要檔案，這不是技術性的問題，而是領導工作中的原則性的問題。現在重申這一原則，是在新的歷史條件下提高黨的各級領導幹部的認識能力和領導能力，改善和加強對社會主義現代化建設各項事業領導的一項重要措施。”
從領導者的角度講，寫作是保持創造力的有效途徑。作為現代社會的管理者，領導幹部只有具備較強的創新意識和創新能力，才能有效地激發下屬的創造熱情，有效地組織起一個生氣勃勃、富有開拓和實幹精神的群體，而寫作是保持領導者創新能力的有效方法之一。首先，寫作需要多方面知識的積累，需要領導者有較強的理論水平、政策眼光、業務能力和思想方法，這就要求領導幹部勤於閱讀、勤于思考，這本身就是對領導素質的促進。其次，寫作是一種創造性的勞動，它使人的思想經常處於積極活躍的狀態，這種狀態是工作中產生淅思路、新觀點的基礎。寫作有助於思維方式的訓練能夠提高領導者的整合能力。領導幹部每天要做大量的事務性工作，怎樣正確而高效地處理這些事情？正確的思維方法是事半功倍的關鍵，而較強的寫作能力則對培養良好的思維能力大有裨益。實用寫作的基本要領體現了人類思維及處理問題的一般原則，如觀點鮮明，重點在前、一般在後，突出重點、以點帶面，目的明確、行文簡捷等，對這些寫作原則的深刻感悟，有助於提高領導幹部的整合素質，形成良好的工作思路。同時，還可以使領導者以才服人，無形中提高領導者的演講水平，增添領導者的個人魅力。
從文章的角度看，領導寫作能準確地表達工作思路，切中要害。因為領導幹部具有高瞻遠矚、把握全域性的優勢，親自動手寫文章更能精闢地反映自己的思想和深入的思考。這種優勢，是一般祕書人員很難具備的。領導寫作有利於講話、文章的個性化，使之更能吸引人、打動人。總之，寫作不僅是領導幹部必備的技能，還是勤於政務、推進工作的重要手段。有時間允許的情況下，領導同志動手寫些文章是非常必要的。
接下來，談一談分塊寫作時的統稿問題。這主要是對辦公室主任和綜合科長們說的。
一篇較大的領導講話稿往往需要幾名撰寫人員承擔完成，這也叫分塊負責的方式。採取這種方式的好處是分工明確，責任到人，能夠有效及時地完成任務。在這種情況下，處理好分塊負責與統稿的關係至關重要。有效的統稿過程既是一種有益的工作程式，也是一種領導藝術，同樣有助於提高統稿者的綜合協調能力，有助於統稿者對自己的文字能力、思想方法以及綜合協調水平的再認識。作為文稿起草的主持者在進行有效的統稿時，要使撰稿者和統稿者都能發揮水平，得到鍛鍊和提高，謀求“雙贏”。要注意把握好以下幾點。
一是既要分塊負責，又要做到分而不散，統而不“死”。具體分工時，可根據撰稿人員日常聯絡工作的側重點不同因人而異。撰寫過程中，可採取以下幾種辦法：一是分塊負責與逐段討論的辦法。在領導交待意圖形成提綱後，將撰稿人員集中起來，逐段逐段進行推敲，一部分一部分地討論，使大家從整體上把握文稿，瞭解各部分的內在聯絡，這樣能集中時間、集中精力，有時能一氣呵成。二是分塊負責與相互修改的辦法。對撰稿人員交上來的稿子，通覽後做到心中有數，但不急於統稿，要求大家互換稿子相互修改，都來體會統稿的感覺，這樣能使撰稿人員取人之長補己之短，互相學習，互增見識，相互促進。三是分塊負責與集體“會診”的辦法。集體“會診把脈”，目的是完善、補充文稿的內容，增強文稿的針對性和實效性。
二是發揮撰稿人員的主觀能動性，增強創新意識和責任心。好的統稿者不能做居高臨下者，更不能是隻說不做者。撰稿人員和統稿者相互配合得好，能使撰稿和統稿相得益彰，相互得到提高。統稿過程中要始終關注引導、提示，不能放任自流。首先，要求撰稿人員在文稿起草前明確提綱。有了提綱心中就有了底子。有時也不要拘泥提綱，要敢於不斷完善、修改或突破提綱，不要過分相信和過分依賴提綱，提綱是死的，而我們所要表述的工作內容是實實在在和活生生的，有時絕不是一個提綱所能包容的。其次，要把握工作，以工作為主。領導講話稿大都是用來總結、部署、指導和推動工作的，撰稿人員在構思、動筆之前，必須明確工作重點，如對整體工作發展，各項工作在整體工作中的位置及進展，各個時期對全域性工作起帶動作用的重點工作，一些重要工作的政策規定等，都要認真學習、深入研究、正確把握，避免文稿與實際工作形成兩張皮。其次，再要求撰稿人員一定要明確文稿體裁。這樣在謀篇佈局時就能掌握正確的表達形式，做到胸有成竹。是講話稿就要寫成講話的口氣，是彙報稿就要成彙報形式，運用適當的語言和恰當的表述，容易使文稿為領導所認可，較多地被各方所接受，減少非議。
除此之外，統稿者還是要充分發揮撰稿人員的主觀能動性，增強其創新意識和責任心。一是要有創新意識。發揮撰稿人員接觸和消化吸收材料多、思考和議論問題比較多的優勢，圍繞文稿的主題進行創新，大膽提出一些豐富、深化的意見。不能讓撰寫人員有依從一般文稿模式的觀念，更不能有盲目服從統稿者意志的思想，要讓他們在撰寫過程中，不斷閃現思想火花，從而把文稿的主題表達更準確、更深刻。二是要有責任心。分塊負責不是隨心所欲，撰稿人員要樹立強烈的事業心和責任心，無論是分工撰寫哪一部分文字，都要認真謹慎，大到謀篇佈局、觀點提煉、資料引用，小到語言推敲、標點符號運用等，都不能出現差錯。無論是領導講話稿還是彙報材料，都要能經得起社會各界包括各種才俊之士、權威人士的檢驗。
文章在寫作過程中，要在“精於戰略”的同時也要“嫻於戰術”。寫作時要儘可能的排除干擾，一氣呵成，以保持旺盛的寫作激情和完整連續的思路。
（七）要精益求精地反覆修改
文稿草就之後，須一絲不苟、字斟句酌地搞好修改。因為一遍寫出的稿子往往來不及仔細推敲，難免有這樣那樣的毛病。不少問題是在修改中發現和訂正的，不少內容是在修改中充實和完善的。即使起草時字斟句酌，也畢竟只是一時之功力，一人之智慧，仍要進行反覆修改。只有反覆推敲，精雕細刻，才能成為精品。正如古人所言：“玉不琢，不成器。”“文字頻改，工夫自出”。修改一遍，就會有一次提高。有人說：“一成文章半成改”，有的甚至說“好文章是改出來的”，可見修改在寫作中的重要作用。那種“老子的文章天下第一，誰也動不得”和“改我一字，男盜女娼”的態度，是極其錯誤的，可以說是狂妄自負、淺薄無知。很多名人都很注重文章修改。曹雪芹著《紅樓夢》曾“披閱十載”、“增刪五次”；列夫•托爾斯泰一部《戰爭與和平》竟然重寫了8遍！《青春之歌》、《林海雪原》等一些在中國文學史上佔有一席之地的文學名著，也都是作者花五六年的時間，幾易其稿，經過逐章逐節逐段逐句反覆修改，用筆蘸著“心血”寫成的。而現在有些作家根本不修改，躲在寫字樓裡用電腦碼字，“用身體寫作”，幾天便造出一部大部頭來，一年能寫好幾部全是幾十萬字的長篇小說。據權威機構統計，XX年，我國出版長篇小說直逼1000部，而新中國成立至文革前的17年裡，長篇小說的創作總量才170部。現在一年的創作量，比原來近20年的總量還多好幾倍。但大家想一想，又有多少作品令人難忘呢？浮躁若此，還指望出什麼名著，也只有失望而已了！就這一點而言，還不如古人。我們的古人在語言藝術上非常注重“煉字”，主張“意勝”，要求做到“平字見奇，常字見險，陳字見新，樸字見色”。越是名家，越不肯放過對自己語言的鑄煉。象白居易作詩後先讀給老嫗（音雨）聽、徵求老太太的意見啦，歐陽修把稿子掛在牆上邊讀邊改折騰不少日子啦，人們都耳熟能詳了。王安石在《泊船瓜洲》一詩中雲：“京口瓜洲一水間，鐘山只隔數重山。春風又綠江南岸，明月何時照我還？”其中“春風又綠江南岸”一句，先用“到”字，再用“過”字，又換“入”、“滿”等10餘字，最後才選定為“綠”字。一個“綠”字使春風有了顏色。還有“紅杏枝頭春意鬧”一句，一個“鬧”字動感十足，據說也是經過多次改動才定下來的。其實“綠”字也好，“鬧”字也罷，好處就在於準確、鮮明、生動，在人們面前呈現出一幅春的畫卷，動態地刻劃了春天蓬勃、盎然的生機，而其它的字就沒有這個效果。但也並不是說今不如昔。偉大領袖毛主席不但是舉世公認的政治家、革命家、軍事家、思想家，還是一位曠世少有的文學巨匠和語言大師，他就特別注重文章的修改。他的七律《登廬山》“一山飛峙大江邊，躍上蔥蘢四百旋。冷眼向洋看世界，熱風吹雨灑江天。雲橫九派浮黃鶴，浪下三吳起白煙。陶令不知何處去，桃花園裡可耕田。”它的開頭開始用的是“盤”字，發表時主席改為“旋”。既與出句“飛”相呼應，“旋”更突出動態，“四百旋”比“四百盤”生動多了，更把廬山寫活了。還有“不周山下紅旗亂”一句的“亂”字，都是深思熟慮的結晶，和剛才說過的“綠”字、“鬧”字一樣，均屬卓絕千古之字。這些，都值得我們認真學習。
修改文稿的正確態度應該是：第一，要勇於寫作，謙於修改；第二，要嚴肅認真，一字不苟；第三，要統觀全篇，大處著眼；第四，要精益求精，小處著手；第五，要不恥下問，虛心求教。第六，要摒棄偏見，力求客觀。
反覆修改之後，要提前把講話稿送到領導手中，以便於領導查漏補缺，提前熟悉講話內容，充分準備，從而使講話達到預期效果。另外，撰稿人還有必要主動聽會，感受會場效果。會後主動徵求與會者的意見，虛心、誠心地聽取各方面對領導講話的反映，取長補短，以便下一次把講話稿寫得更好。
下面，我們來了解一下修改的基本方法：
1.審閱修改法。初稿完成後，起草者本人應從頭至尾進行審閱，從字到詞，從詞到句，從句到段，到全篇的結構佈局，發現問題，留下標記，全部閱完，再回過頭來認真細緻地修改。
2.通讀修改法。自讀自改或一人讀大家改，在讀誦的過程中發現文中語句不通暢、銜接不緊密、表達不清晰及缺詞丟字等方面的毛病，隨筆修改。領導同志的講話，採取這種辦法最好。
3.冷藏修改法。文稿擬就之後，暫時擱置一旁，等頭腦冷靜、思維清晰之後，再拿出來“復看”。這時，有些毛病不需別人指點，自己能很快發現，會有意想不到的效果。這個方法的缺點是對較急文稿不太適用。
4.討論修改法。即集體會診。主要是對一些內容複雜、事關重大的文稿，請熟悉文字或相關業務的同志共同討論，集思廣益，一起修改，這樣可以打破個人能力的侷限性或認識上的偏執。時間和條件允許，可以發徵求意見稿，在較大範圍內修改。
5.特邀修改法。即求助高手。一些政策性強、業務難度大的公文，可邀請有關領導、權威人士進行把關，幫助修改。這樣可以使文稿更加可靠、科學、準確。
那麼，我們應該怎樣來修改文章呢？
1.要深入發掘主題。修改的重點是十六個字：“深化主題，增刪材料，調整結構，潤色文字”。第一，深化主題，既有在原來意義上的發掘和深化，也有特殊情況下的主題改換。尤其要注意看主題是否符合上級精神，領導意圖和本地實際。第二，改動材料。累贅的，要刪剪；不足的，要增補；過細的要濃縮；觀點與材料脫節的，要調整或改換。第三，調整結構。凡是層次段落不清楚，連結不緊湊交待不明白、開頭結尾不連貫的，都在修改、調整之列。第四，潤色語言。一是消腫，將多餘的段、詞、句、字刪掉；二是改動不合語法、不貼切的詞句和不妥當的提法，修補句子的殘缺成份；三是選擇更優的表達方式，或對原來的語言進行加工潤色。
2.要認真搞好修辭。講話修辭的基本要求是四個字：簡（不羅嗦），切（不空泛），明（鮮明），盡（無遺漏）。換句話說，就是實現語言表述的準確、鮮明、生動、簡練。修辭主要有兩種方式：一個是消極修辭，一個是積極修辭。公文寫作與文藝創作不同，文藝創作主要是採用形象思維方式，而公文寫作主要是採用邏輯思維方式，因而公文寫作消極修辭是基本的，積極修辭是爭取運用的。消極修辭的主要方法，一是錘鍊詞語，二是選用恰當句式，使文稿看起來和諧，用起來準確，聽起來悅耳。積極修辭主要用描述、替代、引導、變形、排比的方式，使文稿生動，增強感染力。如把引進外資和技術比作“借水行舟、借雞生蛋、借梯上樓”，把部門協作比作“大合唱”。採用積極修辭時，誇張的方法要慎用，“雙關語”要禁用，也不要濫用省略。如自貢殺劑廠的（自殺的）、開封刀具廠的（開刀的）、濮陽職業技術學院（濮陽技院）、在長春市發電報“速來長市”結果去了長沙市等，有的還含有黃色成分，如百畝良田開發辦公室（百開辦）、（社精辦）等，極不嚴肅，要防止這種用語、用字不規範的現象在公文稿中出現。語言要用準、用活、用響。一篇文稿中，如果有幾句叫得響的語言，往往大增其色，甚至會收到意想不到的效果。如“祕書工作”同志提出的“在任何時候、任何情況下，與人民群眾同呼吸共命運的立場不能不變，全心全意為人民服務的宗旨不能忘，堅信群眾是真正的英雄的歷史唯物主義觀點不能丟”、“深懷愛民之心，恪守為民之責，善謀富民之策，多辦利民之事”，“金盃銀盃不如群眾的口碑，金獎銀獎不如群眾的誇獎”，“祕書工作”同志在全國宣傳工作會議上提出的“以科學的理論武裝人，以正確的輿論引導人，以高尚的精神塑造人，以優秀的作品鼓舞人”，xx大報告提出的“發展要有新思路，改革要有新突破，開放要有新局面，各項工作要有新舉措”，xx提出的“情為民所繫，權為民所用，利為民所謀。”等。
使用語言，要注意詞義概念的準確，口語與書面語的差別；要區分事物的不同分寸、大小、輕重。比如說一個村莊、企業不可輕言“取得了巨大成就”，一個基層領導同志不可能“作了重要批示”；要注意感情色彩的不同，賀信、慰問信的語言格調就應該熱烈，訃告、悼詞和語言格調就應該深沉；要用好模糊與周密、全稱與特稱，在特別情況下，模糊語言往往是最準確、周密的語言，如“取得了一定成績”、“尚有不小差距”之類，比用量化概念要準確、貼切得多。要重點把好文稿的政治關、政策關、法規關、文字關。重點稽核公文的結構是否清晰，語句是否符合形式邏輯，字詞使用是否妥貼，標點符號的使用是否正確，人名、地名、時間、引文、數字是否準確，等等。（字詞例：漢字象形字很多，稍有疏忽就會出現差錯。如“資產階級、無產階級”、“路線、線路”，搞錯就是政治性錯誤。又如“史無前例、史無前列”、“選拔幹部、選撥幹部”等，搞錯了是常識性錯誤。（舉例：三等功；鄧黃）⑴有一篇報道，原意是“送子服法”，一字用錯，將服從的“服”寫成降伏的“伏”，從紙面上把人家兒子給斃了。⑵一個廣場樹著一個牌子，寫著“對於發現踐踏草坪者，罰款50元”。⑶又如，古時一人騎馬不慎踏死了人，別人告他的罪狀是“跑馬踏死人”，眼看性命難保，有人為他著想，取筆在狀紙上一勾，變成“馬跑踏死人”。這樣，主犯由人變成了馬，罪行減輕，免於一死。⑷還有，太平天國時曾國藩鎮壓太平軍，連吃敗仗，上奏時幕僚寫道：屢戰屢敗。曾看後怕在皇帝面前吃罪，提筆一劃，改成屢敗屢戰。這樣，意思就有了很大不同。⑸再如敗在一個字的戰爭。據史料記載，1930年4月，閻錫山、馮玉祥結成反蔣聯盟，預定在沁陽會師聚殲在河南的蔣軍。馮的參謀擬製命令時，誤將“沁陽”寫成“泌陽”，一個在焦作，一個在駐馬店，一北一南相隔數百公里，結果會師不成，反被蔣介石分割包圍而打敗。僅僅多了一撇，馮閻兵敗中原。否則，也許中國的歷史就要重寫。⑹抗日戰爭時期（1944年11月），中國軍隊和侵華日軍在柳州展開激戰。27日，日軍進抵距貴州邊境約20公里的六甲地區。美國第六航空隊奉命出動b-29轟炸機前去轟炸那裡的日軍。可是機場譯電員誤將“六甲”譯成了“六寨”，而六寨卻是國民黨第四戰區司令長官張發奎的司令部所在地。當17架美軍戰機飛臨六寨上空時，當地軍民興高采烈地走出家門，向盟軍飛行員揮手致意。然而，美軍飛機回報他們的是一顆接一顆的炸彈。這次誤炸奪去了1名中將、2名少將、200多名上校以上軍官、800多名士兵和5000多名平民的生命，可以說是一字引來滅頂之災。這都充分說明用詞用字的重要性。另外，標點符號的使用也很重要。標點符號例：(1)一個媒人介紹一女子：“麻子，無頭髮，黑臉，大腳，不大好看。”因無標點，男方誤認為：“麻子無，頭髮黑，臉大，腳不大，好看。”娶回家後，大失所望。(2)一地主與教師在下邊一句話的理解上，釀成一場官司。地主解成：“無雞鴨也可，無魚肉也可，唯有青菜鹹菜不可少，不得半分文學費。”而教師則解為：“無雞，鴨也可；無魚，肉也可；唯有青菜鹹菜不可，少不得分文學費。”⑶有一條報紙標題新聞：“西哈努克親王，八日到京，外交部長姬鵬飛，到機場迎接。”因無標點，被一領導幹部讀成“西哈努克親，王八日到京，外交部長姬鵬，飛到機場迎接。”引得鬨堂大笑。⑷已取得文憑的和尚，未取得文憑的幹部；⑸某人規定其子每天要記日記，晚上他要檢查兒子的日記。一日，他查完日記後，對兒子的母親大發雷霆。妻莫名其妙，為夫曰：“有據可查！”他把兒子的日記攤在桌前，其上歪歪扭扭地寫著：“今日王叔叔來我家玩，我做完作業後，叔叔誇我做得好，叔叔親了我媽媽，也親了我。”妻大怒，斥問小兒。小兒哭叫：“是我把標點點錯了，……應該是叔叔親了我，媽媽也親了我。”你說標點符號事大事小？她居然能夠影響到家庭安定！所以，要教育孩子從小就正確使用標點符號喲！以上這些，不少有文字遊戲之嫌，但至少都說明了標點符號的重要性。
3.要注重改良文風。評價講話稿寫得好不好，主要看講話目的和內容反映得好不好，有沒有真知灼見，有沒有針對性和指導性，而不是錦繡般的文字。目前很多文稿的弊病多出在這個方面。一是內容空，有其形無其神，言之無物，好象就是為寫文章而寫文章。二是篇幅長，且有越寫越長的趨勢，文章不是圍繞一個主題緊密去寫，而是擺開架子，把所涉及的工作一條不漏地排列開來，洋洋萬言，生怕把什麼事漏了，最後給人的感覺是一份資料、一本流水帳。三是論述亂，不分內容特點和物件的知識層次，先論述一番再說，結果議論一番讀者最熟悉的東西，毫無作用。四是抄襲多，用剪子加膠水“寫”文章，用計算機貼上“寫”文章，不分時境變化、場合變更，照抄照般，搞文字“批發”。這是稿文寫作中的不良作風，必須切實防止和轉變。馬克思主義文風的基本特徵是：準確性、鮮明性、生動性。我認為，當前改進文風至少要注重以下四點：一要“實”。言之有物，實事求是，不搞虛假浮誇，做到政策確實、情況真實、措施紮實、文風樸實；二要“準”。重點突出，邏輯嚴謹，結構合理，文字通順，文法規範，用詞準確；三要“短”。有的放矢，能短則短，不搞拖泥帶水、華而不實；四要“明”。個性鮮明、思想鮮明、特徵鮮明，表述新穎、生動，通俗易懂。下面，我再重點強調一下簡短、生動這兩點。
一是簡短問題。當前文風中的突出問題是“假、大、空、癟、長”，其中長是最多見的，可以說是久治不逾的頑症。我們一定要在“文字精煉”、“篇幅短小”上下功夫。山不在高，有仙則名。言不在多，達意則靈。要語不煩，字字珠璣，簡練有力，自然使人愉悅；冗詞贅語，嘮嘮叨叨，不得要領，怎不令人生煩？劉勰（協）言道：“緣學在博，取事資約。”文學大師林語堂說：“紳士的演說應該象女人穿的迷你裙，越短越好。”千萬不要認為文章寫得長才有水平。什麼時候你總覺著自己寫的太長了，那就說明你寫文章又有了進步。為文者大多倡導、力求精簡，多數人都是喜短不喜長的。古今中外，概莫屬外。先說古代——明朝初年刑部尚書茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，寫了一萬七千字。朱元璋叫中書郎王敏讀給他聽，讀到過半還未談到正題，朱皇帝龍顏大怒，訓斥並讓人狠揍了他一頓。第二天又叫人接著讀，讀到最後的五百字才知道他要講的正事。這就是說前面一萬六千五百字全是廢話。此後，下令，凡上書者均照後五百字的格式來寫，違者論罪。此事載於明史，絕非虛構。還有賈島、韓愈“鳥宿池邊樹，僧敲月下門”的“推敲”故事，已成為精心琢磨用字的典故。大家琢磨一下“推敲”二字：一個是孤寂之意，一個是幽靜之美；一個是莽撞闖入，一個是禮貌拜訪；一個是音節阻滯，一個是音節響亮，給人的感覺絕對是不一樣的。這裡，我要說另外一個掌故。歐陽修《六一詩話》中記載：陳某人偶得杜甫詩集舊本，其中《送蔡都尉詩》“身輕一鳥□，槍急萬人呼”句中脫一字。他與幾個詩友各試補一字，有“疾”、“落”、“起”、“下”數字之多，都不能定。最後得到善本，一對照，方知是“過”字，眾皆歎服。詩聖就是詩聖，雖是一個字，卻眾不能及。那麼，杜甫的這個“過”字好在哪裡呢？這兩句詩是讚美蔡都尉武藝高強的，上句說他縱跳功夫好，下句說他槍法好，“身輕一鳥過”，形容他跳躍得又高又快又輕。用“疾”，不包括這些意思；用“落”、“起”、“下”，只能形容動作的開始或結束，也不恰當。杜甫用的“過”字，最能達意傳神，是“詩眼”，不得不佩服。杜甫還有個名句“朱門酒肉臭，路有凍死骨”，兩句10字，就把階級矛盾深刻地揭露出來了。詩仙李白《早發白帝城》中雲“兩岸猿聲啼不住，輕舟已過萬重山”，兩句14個字，就把三峽兩岸崇山峻嶺的秀美景色、長江的急流及個人爽悅的心情都寫出來了。劉邦《大風歌》只四句，荊軻《易水歌》僅兩句（風蕭蕭兮易水寒，壯士一去兮不復還！），陳子昂《登幽州臺歌》（前不見古人，後不見來者。念天地之悠悠，獨愴然而涕下！)僅有四句，但都壯懷激烈，語短意長。蘇轍作《六國論》，總結六國滅亡的教訓，也僅用了600來字。所以，煉字就是要刪繁就簡，選詞就是要有高度概括性，這樣才能做到簡煉。以上說了這麼多，無意讓大家都去當詩人、騷客，而只是想說明一詞一語如果用得好、煉得精，往往會使全篇生輝。再說當代——現在國際上通行領導者人站著講話，為什麼？就是讓人講得少講、短一些、精一些，不講廢話。周總理四屆人大會議的報告，因總理身體有恙，毛主席指定小平同志負責組織起草，要求不超過5000字，小平同志認真照辦。5000字不也很管用嗎？黨的xx大報告中的第一部分“世紀之交的回顧與展望”，只用了四個自然段，通過“三個偉人”、“三次鉅變”的高度概括，便把自鴉片戰爭以來中國一個半世紀的社會歷史程序簡述得十分清楚，極富內涵。黨的xx大報告通過八個成就、十條經驗，便把xx大以來的五年及江總書記在位的13年的工作總結得一清二楚。在起草xx大報告時，“祕書工作”同志強調，是政治報告，要抓住重點，切中要害，講大的方針、政策和原則，要下決心精簡文字。有人提出對13年的成就的評價應有分量，建議用“幾個最”，有人提出用“幾個新”。起草組經過認真斟酌，用“三個時期”（即：綜合國力大幅度躍升、人民得到實惠最多的時期，社會長期保持安定團結、政通人和的時期，國際影響顯著擴大、民族凝聚力極大增強的時期。）對13年的歷程作出恰如其分的評價。xx大報告還把全面建設小康社會概括為6個“更加”（經濟更加發展、民主更加健全、科教更加進步、文化更加繁榮、社會更加和諧、人民生活更加殷實），6句話36個字，就描繪出一幅新世紀前20年巨集偉藍圖，可以說是公文“要言不繁”的典範。三說國外——能文者惜墨，善辯者寡言。國外也這麼認為。恩格斯在馬克思墓前的演說只有1260字；列寧在馬克思、恩格斯紀念碑揭幕典禮上的講話只有552字；斯大林在1941年7月3日發表的反對法西斯德國入侵的重要廣播演說只有3800字；羅斯福的總統就職演說僅有985字；最短的總統就職演說是1793年華盛頓的演說，僅135字；林肯著名的葛提斯堡演說只有10個句子。他的演講重點突出，一氣呵成，僅600多字的演講辭，從上臺到下臺還不到三分鐘，卻贏得了15000名聽眾經久不息的掌聲，並轟動了全國；1984年7月17日，37歲的法國新總理洛朗•法比尤斯發表的演說，更是短得出奇，只有兩句：“新政府的任務是國家現代化，團結法國人民。為此要求大家保持平靜和表現出決心。謝謝大家。”有人曾問美國第28任總統伍德羅•威爾遜：“準備一份10分鐘的講稿，得花多少時間？”他答道：“兩個星期。”“那準備一小時的講稿呢？”“一個星期。”“如果是兩個小時的講稿呢？”“不用準備，馬上就可以講。”所以，簡短不是一味求短，而是深思熟慮、高度概括的結果，是要下苦功夫才能做到的。文稿語言雖不能如文學作品那樣“為求一字穩，耐得半宵寒”、“兩句三年得，一呤雙淚流”（賈島語）、“吟安一個字，拈斷數莖須。”（盧延讓語），達到“語不驚人死不休”的地步，但也要嚴格錘鍊，惜墨如金，切切不可低估了聽眾的理解水平而反來複去地說。要力避數字、事例成串，道理、措施無邊，儘可能用最少的文字表達最豐富的內容。在材料的選用上，要處理好輕重；在層次的表達上，要能不展開的就不展開；在語句的遣用上，不說多餘的話、不述交叉的事、不用重複的詞，能從近處著筆的就不延伸遠處，能跳躍運筆的就不步步相連，能綜合概述的就不分寫細述，能歸納合並的就綜合處理，能點到即可的就意盡言止；努力做到“一字入公文，九牛拉不出”，多寫一些短而好的文稿。
二要生動問題。“公文不是無情物”，不能成為千篇一律、沉悶呆板的八股文，或演變為套話連篇、浮光掠影的官場應景文章；不能擺出一副冰冷的面孔，拒人於千里之外。。
各位同仁，21世紀是一個大競爭、大創造、大發展、需要大智慧、大手筆的時代，快節奏、高效率、優質化成為新世紀新階段的工作基調。領導機構精簡、辦事人員幹練成為時代特徵，追求創新、卓越成為時代主旋律和領導者的重要心態。這就要求文祕人員素質更高、視野更闊、思路更清、筆頭更快、能力更強、業績更佳。我們必須在提高綜合素質和寫作水平上下功夫。我衷心希望在座的各位都能成為“兩高”人才（即起草文稿的“高手”和服務決策的“高參”），成為學習型、開拓型、複合型、決策型的祕書工作者。“身在兵位，胸有帥謀”。既能寫稿子，又能出點子；既能當“秀才”，又能當“軍師”，把材料寫得棒棒的，把事業幹得旺旺的，把領導服務得爽爽的，掌好人生的舵，升起理想的帆，揚起事業的漿，駛向成功的彼岸！
好了，因時間關係，今天就講到這裡。不當之處，敬請指正。
謝謝大家！
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