制度

（—）的概念、特點

是黨政機關、人民團體、企事業單位為加強對部門工作的管理和嚴格組織紀律而制定的要求有關人員共同遵守的規範性公文。

制度依據法律、法規的有關規定，針對一個部門某項具體工作管理制定，一經頒佈，有關人員必須遵守，若有違反，則要受到相應的處罰，包括行政處罰以至刑事處罰。制度具有很強的強制性和約束力。　

（二）制度的結構、內容和寫法

制度由標題和正文兩部分組成：

1．標題。

一般有兩種構成形式：一種由事由和文種構成，如《財務制度》、《保密制度》、《值班制度》；一種是由制文單位，事由和文種構成，如《辦公廳禮品管理制度》、《公司立項制度》等。

2．正文。

制度的正文由總則、分則、附則組成。總則是關於制定制度的指導思想、目的等項內容的說明。分則是規範專案，是制度的實質性內容，是要求工作人員遵守的行為規範。附則用以提出執行的要求等事項。

制度的正文的結構一般採用條文式，依次列述規定內容。

印章管理使用制度

一、印章的使用管理

（一）印章的保管和使用，應指定專人負責。

（二）管印人員要忠於職守，不得徇私舞弊，擅自使用印章。

（三）印章要專櫃儲存，使用一把鑰匙，嚴格管理。使用印章，須經領導簽字批准。

（四）蓋印前要稽核手續是否完備，材料是否齊全，對於不符合要求的，等手續完備後方可蓋印。蓋印中要嚴格按照公文格式規定，蓋印要工整，字跡要清晰，將印章下邊壓在公文落款日期的正中間。

二、審批和使用範圍

（一）省政府印章的使用須經省長、副省長或祕書長簽字批准，經辦人員要登記、簽名並註明印數量、理由等。使用範圍：

1．以省政府名義發的各類公文（包括檔案、函、命令、公告、通告、傳真電報等）；

2．省政府與省委、與省軍區、與國務院有關部委及其他省、市、區人民政府聯合發的各類公文；

3．以省政府名義頒發的獎狀，發出的賀信、賀電及介紹信等；

4．以省政府名義頒發的證件、證書等；

5．其他特殊情況需要蓋印時，須請示祕書長以上領導批准。

（二）省政府辦公廳印章的使用須經廳主任或副祕書長簽字批准。使用範圍可按第二條第一款各條規定辦理。介紹信蓋印須經主管副祕書長批准，並詳細登記蓋印張數。

以省政府或辦公廳名義在郵電局發明碼電報，加蓋機要處印章。

（三）各處室、科印章使用時，須經處室、科領導批准。

三、存檔

凡加蓋省政府辦公廳印章的所有公文、介紹信、證件、證書、獎狀以及其他文字材料，應分別留存底稿、影印件、存根、樣本等，交檔案科歸檔。

四、印章的刻制、頒發和更新

（一）刻制地區行政公署、市、人民政府和省人民政府工作部門、直屬機構及省政府辦公廳直屬企事業單位的印章，必須以省政府或辦公廳正式檔案為依據，併到公安部門指定的專門刻制單位制作。頒發以上印章時，按辦公廳財務規定收取工本費，由財務科向領印單位開據辦公廳財務收據。

（二）所發印章因年久損傷或經國務院批准更改行政區域名稱後，需要更換印章的，用印單位要向辦公廳提出申請，經主管領導批准後，承辦人員負責及時刻制，領取新印章時要將舊印章交回。

（三）辦公廳各處室、科印章的刻制應依據正式檔案或領導批示，由專人刻制，製成後交給管印人員註冊登記，然後通知處室、科有關人員籤領。

（四）經省政府決定撤併的工作部門或直屬機構，其印章由管印人員負責及時收回並登記銷號，嚴格管理，定期負責監銷。

（五）國務院各部門駐省單位或其他機構需刻制印章的，要經祕書長以上領導簽字批准，並將領導指示件貼在介紹信存根處。

檔案管理制度

一、歸檔檔案、材料範圍

凡是反映省政府機關工作活動，具有考查利用價值的檔案材料均屬歸檔範圍。

（一）上級機關的檔案、材料

1．國務院、國務院辦公廳召開的需要省政府貫徹執行的會議的主要檔案、材料。

2．國務院、國務院各部門頌發的屬於省政府機關的主管業務並要執行的檔案，以及普發的檔案，非省政府主管業務但需要貫徹執行的法規性檔案。

3．國家領導人視察、檢查本省工作時的重要指示、講話、題詞、照片、錄音、錄影等。

4．國務院、國務院辦公廳轉發省政府的檔案。

（二）本機關檔案、材料

1．省政府召開的黨組會、省長會、常務會、全體會、省長辦公會、祕書長工作會、廳黨組會、廳務會和專員、市長會議以及以省政府名義召開的工作會、電話會會議形成的材料。

2．省政府、省政府辦公廳釋出的（包括轉發及與其他機關聯合頒發）正式檔案和無字號檔案。

3．省政府檢查各委、辦、廳、局，地、市工作或調查研究形成的重要材料。

4．省長（含副職，下同）、祕書長、廳主任、副祕書長的重要批示，各處室交來的辦理結果單和領匯出外開會帶回的需本機關處理的未經文書處理登記的檔案材料。

5．省政府（包括上報下批）幹部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、幹部、工人名冊、報表、紀律檢查、治安保衛以及職工錄用、轉正、定級、調資、退職、離休、撫卹、死亡及幹部獎懲等有關檔案材料。

6．省政府辦理內容重要的人民來信來訪材料和領導批示、處理記錄、摘要、調查處理報告等材料。

7．辦公廳機關人事工作形成的歸檔材料。

8．省政府辦公廳形成的財務報表、憑證、帳簿、年度計劃等材料。

9．本機關的歷史沿革、年鑑、重要活動事件的剪報、聲像、榮譽、獎勵證書、憑證、實物和照片、錄音、錄影等資料。

10．省政府辦公廳機關黨委、團委、工會和內部組織機構在工作活動中形成的重要檔案材料。

11．本機關辦理的幹部、工人的轉移工資、行政、黨團、工會組織介紹信及存根。

二、不歸檔的檔案材料範圍

（一）上級機關的檔案材料

1．國務院任免駐省、市、區人民政府工作人員、普發供參閱不辦理的檔案、材料。

2．國務院、國務院辦公廳發來的供參閱的抄件和徵求意見未定稿的檔案材料。

（二）本機關的檔案材料

1．重份檔案。

2．無參考利用價值的事務性、臨時性公文。

3．未經會議討論或未經領導審閱、簽發的未生效檔案、電報、草稿和一般性檔案的歷次修改稿。

4．從正式檔案、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

5．無特殊儲存價值的信件，屬一般性表態，詢問一般性問題，提出一般性建議的人民來信。

6．省政府辦公廳各處、室互相抄送的檔案材料、不應履行公文的行文、介紹信等。

（三）同級機關和非隸屬機關的檔案材料

1．參加各省、市、自治區人大、政協等機關召開的會議，不需貫徹執行和無參考價值的檔案材料。

2．各省、市、自治區黨委、人大、政協抄送省政府、不需要辦理的檔案材料。

（四）下級機關的檔案材料

1．各委、辦、廳、局，各地、市、縣送來的參閱檔案、簡報、情況反映，不應抄報或不必備案的檔案材料。

2．越級抄送的，一般不需要辦理的檔案材料。

3．各委、辦、廳、局，各地、市抄報省政府備案的一般性檔案材料。

三、檔案的查閱

（一）外單位人員查閱縣團級檔案，須持縣團級單位介紹信到檔案科查閱。

（二）外單位人員查閱地、師級檔案，須持地、師級單位介紹信到檔案科查閱。

（三）外單位人員查閱省、軍級檔案，須持單位介紹信經主管祕書長批准，方可查閱。

（四）各級絕密檔案一般不擴大閱讀範圍，如因特殊情況非閱讀不可的，需持單位介紹信，按其發放範圍，由主管祕書長批准。

（五）辦公廳機關各處室查閱檔案，按其主管業務範圍由檔案科提供。

四、案卷的查閱

（一）對於案卷的查閱應從嚴控制，一般副本和資料能滿足的就不動用案卷。

（二）查閱案卷一般只限於本機關領導和參與起草檔案的有關人員；外單位確需查閱的，須持地級單位介紹信，註明查閱目的、範圍、內容、方法，由黨、團員二人，在檔案室共同查閱，不得帶出檔案室。

（三）愛護檔案材料，查閱案卷時，不得汙損、塗改、圈點、拆卷、抽頁，不準摘抄或向外洩露查閱範圍以外的內容。

五、會議檔案的查閱

（一）查閱中央、國務院召開有關會議檔案、材料，需持地、市級單位介紹信，絕密的經主管祕書長批准，機密的經主管處長批准。廳機關工作人員按主管業務範圍提供。

（二）查閱省人民政府召開的大型會議檔案，須持單位介紹信。

（三）查閱小範圍會議（包括省政府常務會議）檔案，持單位介紹信，絕密的需經主管祕書長批准。

（四）省政府黨組檔案只限有關領導和廳機關有關工作人員查閱，黨組會議紀錄，一般不予查閱，非查不可的，提出目的、範圍、內容，可在檔案室查閱。

六、資料的查閱

（一）查一般內部的、祕密的資料，持單位介紹信到檔案科查閱。

（二）查黨內的、密級較高的史料，持廳局級單位介紹信，必須由黨員二人共同查閱。

（三）查省軍級的資料，持廳局級單()位介紹信，由黨員二人，並經主管祕書長批准。

（四）查閱省政府黨組會議紀錄時，須經省政府黨組書記或副書記批准。

七、關於檔案、資料的借閱

（一）省軍級和絕密檔案、資料一般不外借，只限在檔案內閱讀。確因工作需要非借不可的，經主管祕書長批准，時限不超過五天。

（二）一般縣、團級檔案、資料，凡符合查閱手續的，可借出，時限不得超過七天。

（三）借閱的檔案、資料都得履行作出登記手續，按時退還。

（四）如摘抄可以解決問題的，儘量減少外借，以減少檔案資料的磨損。