會議視聽裝置原則

會議室的容量、座位與舞臺的安排都與視聽裝置之間產生直線的關係，說明如下。

一、視聽裝置的安排影響會議室座位的容量：

如果視聽裝置對一個成功會議是重要因素的話，那麼會議室座位的容量一定與場地簡介的數量不同。通常場地簡介的座位數量是以最大容量來計算，並沒有特別考慮到舞臺或視聽裝置所需要的空間，快速計算方法是如果以劇院型的座位安排每人需要的空間是3米，如果以教室型的座位安排每人需要的空間是4．6米。然而估計視聽器材所需要的面積，要先了解視聽的兩項原則：第一：5米原則與第二：8原則。

5米原則：是從地面到銀幕底層的距離為1．5米，一般來說人坐下來的高度約1．4米。

8原則：最佳的視覺範圍是不近於2倍銀幕的高度也不遠於8倍銀幕的高度。例如銀幕高度為4米，那麼第一排位子應該放在距離銀幕8米的地方，而最後一排位子不要遠於距離銀幕32米的地方。

有些會議經理人採用第二：8模式，並將視聽裝置作為會議室是否通用的考慮因素之一。如果採用1．5米原理，會議室天花板高度為4．6米，銀幕的高度為3米，舞臺最好放置於會議室入口處的對面，如此才不會影響晚來的人因穿過銀幕而干擾演講者。在放置舞臺及銀幕時，同時也要考慮吊燈、圓柱、燈光控制位置、人口及疏散口，一旦銀幕的正確位置確定，採用第一：5米原理比較容易正確估計座位數量。如果會議室長度為30米，幻燈機或影片將投射在3米銀幕，那麼最後一排位置不能超過16．5米。

二、座位安排對視聽的影響：有些座位安排對視聽產生良好效果，有些則相反，對視聽最適合的座位安排是劇院型、教室型、u形或馬蹄形。劇院型與教室型的座位安排可以將銀幕放在中間或角落，主桌可以放置在角落，如此不會影響與會者視線。橢圓形的座位安排無法使每一位清楚看到投影，某些人必須移動位子。在酒會的圓桌約有半數的人必須移動座位，這是無法避免的，好在餐會的祝詞多半是簡潔、綱要的，有時候為了配合會後用餐來不及變換座位安排時，會議中也可能利用圓桌形的座位安排。

三、會議場地視聽裝置的調查：

會議場地視聽裝置的調查可分下列3步驟：

(1)事前收集相關資料；(2)現場實地勘查；(3)事後彙總資料。

當你尚未實地勘查前，先收集會議場地的相關資料，如簡介、平面圖與周邊環境等，自行設計一張"稽核清單"，並將你瞭解的部分詳細列出來。事先要求會議場地提供視聽裝置的報價單，以便了解當地市場價格，如果可能再請教曾經使用過這個會議場地的主辦單位應該注意的事項。

實地勘查時，對於視聽部分必須非常詳細瞭解其裝置情形，同時也要求當你到現場勘查時，會議承辦人及視聽技術人員都能在現場詢答，詢問的內容越詳細越好，詢問的內容可以包括會議室是否可以錄音、詳細的平面圖(包括長、寬、高)、是否有音效系統、質量如何、會議所使用的傢俱是否足夠，如桌、椅、講臺、升降機及海報架等。事後再彙總所有資訊，作正確的研判。