會議邀請必須考慮周全

不管什麼樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的物件(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括資訊釋出、回執處理、確認通知等3個程式。

資訊釋出——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織檔案、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常資訊釋出包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者瞭解參加的意義及對會展的期望。

回執——對於主辦者來說，回執是對會展企劃活動成功與否的判定標誌之一。回執收到後，通常需要統計(在這之前，需要提醒的是回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下資訊——明確的人數、職務、性別、聯絡方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標誌)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成後發出。回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那麼對會展的有序安排會起到很大幫助。

確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程式及會展注意事項等。