在應用寫作實踐中，有兩個文種的名稱非常相似，一個是行政公文中的會議紀要，一個是商務文書中的會談紀要，兩個文種不只是名稱相似，在文種功用、文種特點、結構內容、正文寫法等方面也有許多相近、相通之處。但是，二者不是等同關係，有許多區別。本文試對這兩個相似文種作一些比較，以求對寫作實踐中準確應用兩個文種有所幫助。
一、文種功用比較
會議是有組織、有領導、有規則地商議事情的集會，一般由一個或幾個單位作為會議的召集者或組織者，有較多的單位或人員作為參加者，通過這種形式解決各種問題。對會議精神或議定事項的上傳下達往往需要藉助於會議紀要。所以，會議紀要的文種含義一般表述為：根據會議記錄和會議檔案以及其他有關材料加工整理而成的，適用於記載、傳達會議的主要精神和議定事項的公文文種。會議紀要是《國家行政機關公文處理辦法》中規定的公文文種之一，適用於國家機關、社會團體、企事業單位等。會議紀要的文種功用是對會議的目的、要求、主要精神及議定事項加以文字歸納整理，以上傳下達，統一認識，要求與會單位或其他有關單位領會精神，遵照或參照執行，進而推動工作。概言之，會議紀要的核心功用是傳達。
會談則是社會組織之間在業務方面特別是商務領域業務方面進行的磋商、洽談乃至談判（以下統稱會談），一般在雙方之間進行（少數在三方或三方以上之間進行），而且參與會談雙方的主體資格是平等的。對會談的初步結果的記載備忘往往需要藉助於會談紀要。所以，會談紀要的文種含義可以表述為：在商務洽談活動中，經過雙方初步討論或協商後，用簡明的文字將雙方會談的具體事項和結果記錄下來，以作為進一步洽談時參考的記事性商務文書，也稱為會談備忘錄、談判備忘錄、談判紀要等。會談紀要是在商務領域的業務實踐中因需而逐漸產生的商務文種之一，被廣泛應用於商務領域的會談性活動中。會談紀要的文種功用是把會談雙方的意見、諒解、承諾等記錄下來，起到備忘的作用，更多是為了進一步建立合作關係，也可以為了解決合作過程中出現的問題或結束現有合作關係。概言之，會談紀要的核心功用是備忘。
二、文種特點比較
（一）相同之處
1.二者都具有紀實性或客觀性的特點。會議紀要必須如實反映會議的內容和議定事項，不能把會議沒有進行或討論的內容寫進來；會談紀要也要如實反映會談的目的、議程、內容、結果等，不能擅自增刪會談的內容或改動會談商定的事項。
2.二者都具有提要性或概括性的特點。會議紀要必須對會議情況和內容進行綜合整理，要概括出主要精神、歸納出主要事項、分析出主要思想；會談紀要也要根據會談和各種會談材料整理而成，是在分析、綜合會談情況的基礎上錘鍊而成，不是簡單的再現。
（二）不同之處
1.會議紀要具有指導性特點，會談紀要具有備忘性特點。會議紀要所記載、傳達的主要精神和議定事項通常要求有關單位據此遵守或執行，是有關單位落實、執行會議精神和議定事項的依據，具有一定的約束性，有的甚至起著類似於決定等指揮性公文的作用。會談紀要則全面記錄會談中的相關事項，包括尚未達成共識甚至存在爭議的事項，為進一步洽談和簽訂協議、合同等提供參考性依據，充分體現了其備忘性特點。
2.會議紀要具有一致性特點，會談紀要具有協商性特點。會議紀要所傳達的會議精神和議定事項都是在會上達成一致的，即使是兩個或兩個以上平行或無隸屬關係的單位，就某一問題開會磋商而形成的協商性會議紀要，也一定是達到一致意見後整理出來的，以共同遵守執行，分歧性的內容一般不會寫進會議紀要。會談紀要則充分尊重和考慮會談雙方的每一點意見，並作如實記載，體現了明顯的協商性，所以會談紀要對與會雙方的制約不存在程度上的差異，一般不具有法律約束力。
三、結構內容比較
（一）會議紀要的結構內容
1.標題。常見的有兩種形式，一是會議名稱或會議內容＋文種名稱，如《××企業集團辦公會議紀要》、《關於研究近年農產品收購資金問題的會議紀要》等；二是正標題＋副標題，正標題一般說明會議主旨、意義或內容，副標題一般說明會議名稱和文種名稱，如《探討新時期文學的發展——中國當代文學研究會第一次學術討論會紀要》。
2.成文日期。一般將會議紀要的成文日期加圓括號居中寫在標題之下。也可以將成文日期寫在正文之後的落款處。
3.正文。一般由前言、主體、結語三部分構成。前言部分概述會議的基本情況，一般簡要地交代會議的名稱、內容、時間、地點、規模、參加人員、主要議題、會議情況、會議成果和對會議的評價等。主體部分概述會議的主要精神和議定事項，是對會議的主要精神和議定事項的系統整理和集中反映，緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神特別是會議形成的決定、決議準確地表達清楚。結語部分一般強調會議所研究工作或討論問題的意義，提出希望、發出號召等，要求與會者或有關單位認真貫徹會議精神，努力完成會議決定的事項或任務，還可以對會議的情況進行一些補充說明。一般性會議紀要也可不寫結語。
（二）會談紀要的結構內容
1.標題。常見的也有兩種形式，一是會談事由＋文種名稱，如《關於籌建工藝品公司的會談紀要》。二是直接寫文種名稱，即《會談紀要》，也可以寫成《備忘錄》。如果會談次數較多，也可以加上次數，如《第×次會談紀要》。
2.正文。一般也由前言、主體、結語三部分內容構成。前言部分概要介紹會談的基本情況，包括會談的時間、地點、目的、專案及雙方單位名稱、會談代表姓名等。主體部分具體明確地寫清會談的基本內容、雙方取得一致意見的主要目標及具體事項、各自的意見或承諾等。結語部分則為雙方對可能考慮不周到、不細緻的問題或一時未能估計到的問題留有一定的磋商餘地。
3.落款。在正文的下方署上合作雙方單位名稱、會談代表姓名，在署名的下方寫上紀要形成的日期。
四、正文寫法比較
（一）會議紀要正文的寫法
1.前言的寫法。常見的寫法有兩種：
一是平列式寫法，將會議的基本情況採用分條列出的寫法，多見於辦公會議紀要，如《××大學教育基金會第一次理事長辦公會紀要》的前言：
時間：20××年×月×日上午8：30～11：30
地點：行政辦公樓401室
參加人員：理事長林××，副理事長趙××、鍾××，祕書長李××
列席人員：監事長趙××
主持：林××理事長
辦公會圍繞以下既定的五項議題進行。
二是概述式寫法，將會議的基本情況作為一段或兩段進行概述，使人看後能夠對會議情況有一個大致的瞭解，如《××房產公司20××年度第一次總經理辦公會議紀要》的前言：
20××年1月21日，由公司副總經理曾×主持，在公司會議室召開了20××年度第一次總經理辦公會議。與會人員：曾×、劉××、李××、劉××、張×、韓×、梅××等。會議就傳達市局安全生產工作會的主要精神及公司領導分工等問題進行了研究，形成了統一意見。現將會議內容紀要如下：
會議紀要的前言部分一般都用“現將這次會議研究的有關問題紀要如下”、“現將會議主要精神紀要如下”等習慣用語轉入主體部分。
2.主體的寫法。常見的寫法有三種：
一是條項式，將討論的問題和議定的事項，按主次分條分項列出，會議討論幾個問題就列出幾條，一目瞭然。辦公會議紀要、工作會議紀要等多用這種寫法，如《××大學教育基金會第一次理事長辦公會紀要》的正文主體：
（一）關於理事長的分工。為使基金會的工作更加協調、規範、高效，會議首先討論了基金會理事長的工作分工……
（二）關於第三次高校教育基金會研討會情況。基金會李××祕書長、王×副祕書長就第三次高校教育基金會研討會情況向理事長辦公會作了彙報……
（三）審定基金會《章程》。辦公會對祕書處根據第一次理事會決議對基金會《章程》所作的修改稿進行了認真審議並原則通過……
（四）關於基金會的執行模式。會議同意基金會下設三個部，決定20××年基金會的編制暫為5～7人……
（五）會議審定並原則通過了基金會祕書處提交的《××大學教育基金會20××年工作計劃》……
二是綜述式，將會議的內容或議定的事項進行綜合概括，分成若干部分，然後逐項寫出，這種寫法有利於概括比較豐富的會議內容，有利於貫徹者把握會議的主要精神。經驗交流會議紀要、學術問題討論會議紀要等多用這種寫法。這部分常用“會議認為”、“會議指出”、“會議提出”、“會議決定”、“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”等來集中概括地反映會議的中心議題。如《××省第一次防火責任人會議紀要》的正文主體：
會議認為，近年來我省防火責任制逐步得到了加強。全省大多數市、縣、鎮政府已任命防火責任人。各地認真貫徹“預防為主，防消結合”的原則，積極開展消防教育和消防專項檢查、專項治理，加強消防安全管理規章制度和消防基礎建設，落實消防安全措施，較好地防止和減少了火災事故。
會議指出，當前我省火災事故仍很嚴重，今年上半年，全省共發生火災……火災事故的主要原因是……
會議強調，加強消防工作，防止或減少火災事故，是各級政府的一項重要工作。當前要認真落實以下幾項工作：
一、提高對消防安全的認識，增強消防工作的緊迫感（略）
二、認真落實消防基礎建設，改善公共消防設施裝置（略）
三、動員群眾做好自防自救工作（略）
四、加強消防法制建設，嚴格依法治理消防安全環境（略）
三是摘錄式，摘要會議發言內容，把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然後按照發言順序或按內容性質歸類寫出。一些重要的座談會紀要常用這種寫法。如《××學院學生思想狀況分析座談會紀要》的正文主體：
一、××副院長傳達了省教育廳領導關於要認真加強學生思想工作，注重分析當前學生的思想狀況的講話精神，其後，××副院長對學生思想狀況作了分析，認為當前學生的思想狀況總體是健康的，向上的，但也存在一些較突出的問題……
二、人文系黨總支書記×××同志說：當前青年學生思想比較活躍，願意思考問題，這確是學生的主流，但當前在部分學生中也存在比較嚴重的拜金主義、重技能輕理論、重實用輕人文的傾向。
三、××班黨支部書記在彙報學生思想狀況時，指出有些同學在思想上沒有處理好學習與兼職的關係，嚴重影響了學習成績。
四、經貿系政治輔導員×××同志談到個別學生存在怕露貧而不願申請經濟困難補助的心理。
（以下略）
3.結語的寫法。會議紀要的結語一般是提出要求等，應當簡潔明瞭，常用“會議希望”、“會議號召”等來提出具體措施和要求。如無必要，則不必寫結語。
（二）會談紀要正文的寫法
1.前言的寫法。也可分為平列式和概述式兩種寫法：
一是平列式寫法，將會談的基本情況採用分條列出的方式，使人一目瞭然，常用“現將有關會談內容紀要如下”等習慣用語轉入下文，如某份會談紀要的前言：
會談時間：20××年8月10日至8月12日
會談地點：杭州××飯店
會談雙方：杭州××絲綢公司（以下簡稱甲方）
香港××絲織品貿易公司（以下簡稱乙方）
會談人員：甲方：×××、×××
乙方：×××、×××
會談內容：雙方進行補償貿易問題
現將會談主要內容紀要如下：
二是概述式寫法，將會談的基本情況作為一段，使人看後對會談有個輪廓瞭解，常用“現將有關會談內容紀要如下”、“現達成初步意見如下”、“雙方的承諾如下”這樣的習慣用語引出主體，如某份會談紀要（備忘錄）的前言：
應××（中國）有限公司方面約請，上海××公共關係有限公司常務副總經理×××、客戶總監×××於20××年×月×日下午前往上海×××大酒店××房間，和××（中國）有限公司營銷總監×××、公關助理×××會面，就上海××公共關係公司參加××（中國）有限公司新產品市場推廣專案的招標活動一事進行了會談。雙方交流了有關情況，並就下列問題達成共識：
2.主體的寫法。根據會談內容的簡單或複雜來決定具體寫法，一般有兩種情況。一是概括式，適用於會談內容比較單一的情況，用一段文字將會談達成的協議記載下來。二是詳列式，適用於會談內容比較複雜的情況，按照互相之間的邏輯關係分條列項來寫。一般是列出會談的主要議題，在每一個議題下寫明會談雙方經過洽談協商後取得的一致意見，如果一方提出要求，則要說明另一方對此要求所持有的態度。如果雙方達成的一致意見較多，分歧或留待下次會談解決的問題較少，則可在各條項下寫雙方共同商定的內容，把分歧或問題集中起來單獨放到後面，這樣能夠使人從總體上把握會談取得哪些成果，還有哪些需要繼續解決的問題。會談紀要要真實反映會談情況，對實質性問題、有爭議的問題，要準確無誤地表述出各自的意見，所以在語言特徵上較多呈現一種協商性的口吻，常用“雙方商定”、“甲方要求”、“乙方提出”、“甲方同意”等句式來表達。如某份會談紀要的正文主體：
一、為了保證資源，擴大絲織品服裝貿易，甲乙雙方經協商，一致同意在互惠互利基礎上開展絲織服裝補償貿易。
二、乙方要求甲方提供穩定的生產廠家，為乙方生產所需的絲織服裝。甲方同意乙方的要求，準備於近期內在浙江省××市投資人民幣150萬元新建一家絲綢服裝廠，並於20××年1月1日前建成投產，生產乙方所需的以真絲為面料、繡花的各式服裝，年產量約30萬至35萬件。如乙方需要，產量還可逐年提高。
三、會談中乙方多次表示了對質量問題的關注，希望甲方在人員配置、職工培訓、質量檢驗等方面加大投入，加強管理。甲方對乙方的要求表示理解，並表示在工廠籌建和投產後生產管理等方面願意積極聽取乙方意見，採取各種措施，保證產品質量。
四、雙方商定，乙方向甲方提供價值大約11萬美元的絲綢服裝生產專用裝置和附屬裝置。應甲方要求，乙方同意在雙方正式簽訂補償貿易合同後1個月內向甲方提交裝置名稱、價格、說明檔案，供甲方確認。購置裝置款項全部由乙方墊付，不計利息；甲方分3年，即20××年、20××年、20××年內歸還1/3；歸還方式為在乙方來料加工的加工費中扣除。
五、雙方商定，甲乙雙方的絲綢服裝貿易和乙方的來料加工，其產品的規格、款式、質量要求、交貨期限、付款方式等，應逐筆簽訂合同。其中價格條款，原則上以雙方簽約時中國大陸的出口價格為標準協商確定。
六、應甲方要求，乙方同意派出技術人員來甲方投資新建的絲綢服裝廠進行技術指導，幫助服裝廠提高產品質量。同時乙方同意乙方技術人員前來進行技術指導時所發生的費用，全部由乙方自行承擔。
七、雙方商定，甲方在本紀要簽署後1個月內提出投資新建絲綢服裝廠的具體方案寄給乙方，由乙方確認後，雙方約定適當時間，就補償貿易問題舉行進一步會談，確定合同內容。
八、本紀要用中文書寫，一式兩份，甲乙雙方各執一份。
3.結語的寫法。可以寫上“有關未盡事宜，另行約期協商解決”、“對有可能發生而本備忘錄未竟的有關事宜，將本著友好合作的態度予以協商解決”這樣比較籠統的文字，留有餘地。
從上述比較看出，作為商務文書的會談紀要可以說“脫胎”於行政公文的會議紀要，但又體現了商務洽談活動自身的特點和要求，反映了應用文書應時應需發展的趨勢。也只有這樣，應用文書才能不斷滿足經濟社會發展對其提出的新要求，應用寫作才能不斷展現其強勁的生命力。
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