祕書素養對工作的重要性

祕書是個是發展前途十分廣闊的職業，那麼祕書的素養對工作的重要性大嗎?下面本站小編給大家介紹關於祕書素養對工作的重要性，希望對您有所幫助。

一、祕書資訊素養的發展沿革

(一)資訊素養的產生

資訊素養的概念發源於美國圖書檢索技能的演變，但在中國的研究起步較晚，目前通過科技、教育、文化等領域專家學者們的奮起直追，終於提出了國內比較新的一種關於資訊素養的見解，即“資訊素養是一種可以通過教育所培育的，在資訊社會中獲得資訊、利用資訊、開發資訊方面的修養與能力”[1] 。資訊素養概念的產生，使人們對自身現有的素質結構、學習方式、文化傳統等開始了審慎反思。伴隨著這些思考，許多符合資訊時代發展的新思想觀念和行為方式相繼產生，併成為人們普遍追求的亮點。不僅強化了人們的資訊意識，催生了資訊科技的教育，同時也推動了人們終身學習的習慣的養成，最重要的是它引發了人們對祕書人才培育的反思。眾所周知，科學技術的迅猛發展以及在祕書工作領導的廣泛應用，使祕書工作的科技含量越來越高。

21世紀的祕書工作，將是一個知識、資訊高度密集的領域，祕書工作的資訊化程度越來越高，與此相適應，對祕書工作的資訊素養要求也越來越高，客觀上要求我們在培養祕書人才時必須重視提高他們的資訊素養。在以往的祕書學理論研究、祕書學教材的編寫和祕書知識的傳授中，我們雖然加強了資訊工作的內容，但現在看來遠遠不夠。對“資訊”概念的理解過於狹隘，對“資訊工作”的解釋大多停留在手工作業和傳統經驗的水平上，對祕書人員的要求僅僅是瞭解和掌握一般的資訊知識，沒有上升到“資訊素養”的高度認識。

國內資訊素養的發展

國內開始資訊素養內涵的研究比較晚，多是在國外資訊素養概念的基礎上進行延伸。國內的王吉慶於1999年第一次系統地介紹了資訊素養理論，他認為資訊素養包含了資訊意識與情感、資訊倫理道德、資訊常識以及資訊能力多個方面, 是一種綜合性的、社會共同的評價。20xx年，鍾志賢教授提出資訊素養表現為8個方面的能力：運用資訊工具; 獲取資訊;處理資訊;生成資訊;創造資訊;發揮資訊的效益;資訊協作;資訊免疫[2]。這個觀點的提出，強調了創新能力培養的重要性。20xx年， 孫平、曾曉牧認為，資訊素養這種資訊能力，包括資訊智慧、資訊道德、資訊意識、資訊覺悟、資訊觀念、資訊潛能、資訊心理等多個方面[ 3] 。這個觀點更強調了資訊素養是一種系統知識結構。20xx年, 呂慶陽和劉孝文在對國內外資訊素質概念的諸多說法進行了梳理和剖析後，給予了資訊素養新的內涵，即資訊素質是資訊社會基本資訊水準的測量尺度，包含資訊意識素質、資訊知識素質、資訊能力素質等要素[ 4]。儘管， 國內關於資訊素養內涵的表述百花齊放，但是在內涵的本質上基本是統一的，即資訊意識、資訊知識、資訊能力、資訊道德。

二、祕書資訊素養的現狀

(一)資訊素養的主要內容

祕書資訊素養是由一切與資訊素養有關的理論、知識和方法等構成。具體看來，資訊素養包括四個層面的內容：資訊意識、資訊能力、資訊知識、資訊道德。

1、資訊意識

資訊意識是人們在資訊活動中產生的認識、觀念和需求的總和，也即祕書對各種資訊的自覺的心理反應。作為祕書人員，必須在明確本組織宗旨目標的前提下，明確定位自己角色，按照領導的目的意圖從事相關的資訊工作。資訊意識主要包括：

(1)能認識到資訊在資訊時代的重要作用，確立在資訊時代尊重知識、終身學習、勇於創新的一些新的觀念，時刻關注周圍環境中發生的變化，並且以敏銳的觀察力蒐集與本組織相關的有價值的資訊。

(2)對資訊有積極的內在需求。每個人除了自身有對資訊的需求外，還應善於將社會對個人的要求自覺地轉化為個人內在的資訊需求，這樣，才能適應社會發展的需要。

(3)對資訊要有敏感性和洞察力。祕書人員能迅速有效地發現並掌握有價值的資訊，並善於從他人看來是微不足道、毫無價值的資訊中發現資訊的隱含意義和價值，善於識別資訊的真偽，善於將資訊現象與實際工作、生活、學習迅速聯絡起來，善於從資訊中找出解決問題的關鍵。

(4)對領導決策資訊和祕書工作資訊的高度關注。資訊是領導決策的基礎和前提。祕書人員資訊工作的出發點和歸結點就是為領導決策提供輔助性參考性的資訊資料，所以，要高度關注領導的決策方向和內容，以便有針對性地開展資訊工作。除此，祕書人員不僅“專”而且也要“廣”，“專”指自身從事的祕書工作要有專長，把份內的祕書工作做好;同時也要“廣”，指知識面廣博，通曉各方知識，對涉及各領域中的近況及動態有一定的瞭解，所以現代祕書每天都要讀書，看報紙，瀏覽網路，查詢所需要的資料，並形成一種良好的習慣。

2、資訊能力

資訊能力是指人們有效利用資訊裝置和資訊資源獲取資訊、加工處理資訊以及創造新資訊的能力。資訊能力是資訊素養重要的組成部分，它構成祕書素養的核心。祕書人員雖不具有諸如管理學、經濟學、社會學、法學等學科人才具體特定的能力要求，但又似乎又對各種學科都有所涉及，這使得祕書人員處於人才上的“邊緣”，但高素質的祕書人員也有自己的“看家本領”——綜合資訊能力，也即終身學習的能力，作為資訊時代重要的生存能力。它包括：

(1)資訊工具的使用能力。資訊化的時代，如何利用資訊工具是一項基本的能力，諸如會使用文書處理工具、瀏覽器和搜尋引擎工具、網頁製作工具、電子郵件等。

(2)獲取、識別資訊的能力。祕書人員除了充分利用好組織建立的各種內部資訊網路，還應掌握並建立自己的常規資訊管道，善於開發新的祕書工作資訊資源，並及時、準確、全面地獲取所需要的資訊。

(3)加工處理資訊的能力。祕書人員應從特定的目的和需求的角度，對所感知、選取和獲得的資訊進行深加工、再整合的過程，具體來講就是對資訊進行綜合分析、整理排序、歸類處理等工作。

(4)傳遞資訊的能力。獲取資訊是手段和途徑，是祕書人員資訊工作的初級階段，而不是目的和價值所在。祕書人員在獲得資訊儲備以後，還應通過各種途徑將其傳遞給他人，與他人交流、共享，從而促進更多的新知識、新思想的產生，實現資訊資源的共享，這是祕書工作的最終目的。

3、資訊知識

資訊知識指祕書對資訊基本常識的瞭解，對諸如資訊的含義、特徵、資訊檢索工具、檢索方法等知識的掌握。祕書人員的資訊素養是建立在已有的資訊知識基礎之上，資訊知識為祕書人員的資訊工作的開展提供了知識理論的儲備。

4、資訊道德

資訊道德是指祕書人員在獲取和利用資訊過程中，應遵循一定的倫理規範。也就是指整個資訊活動中的調節資訊創造者、資訊服務者、資訊使用者之間相互關係的行為規範的總和。不同部門對祕書的資訊道德有不同要求。主要包括祕書職業道德、政治道德、社會公德三個方面。[5]職業道德要求祕書人員明確應該做什麼，不應該做什麼，要求祕書人員以一定的思想、感情、態度和行為去待人、處事、接物。政治道德要求祕書人員必須遵守國家法律法規、堅守政治信仰，不做危害國家的資訊工作。祕書人員的社會公德指隨著公共生活領域不斷擴大，人們相互交往日益頻繁要求祕書人員在維護公民利益、公共秩序、保持社會穩定方面貢獻力量。

祕書資訊素養的四個構成部分不是一個孤立的組成部分，而是一個整體的相互聯絡的系統，彼此之間相互滲透、彼此交叉。祕書人員完整的資訊素養不能缺少其中任何一個構成要素。

(二)國內祕書當前的資訊素養水平

世界著名未來學家阿爾溫·托夫勒對資訊價值的評價是：“誰掌握了資訊，控制了網路，誰就掌握了整個世界”[6]，可見資訊素養對商務祕祕書的重要性。雖然經歷了一段時間的調整發展，但從現實情況來看，我國祕書隊伍資訊素養的整體水平仍然不高。主要體現在：

1、觀念陳舊，思想不夠開放

時代的發展是及其迅猛的，企業要想在強烈的競爭中生存與發展，需要不斷的技術革新。同樣的，對祕書人員的要求也是如此。一些祕書人員對資訊的價值認識不足，特別是年齡較大的祕書人員，接受新事物比較慢，不瞭解資訊科技的巨大優勢，對資訊網路表現冷淡，習慣於“文房四寶”等老套路，缺乏放眼世界的眼光和敏銳洞察資訊的意識。

2、資訊網路基礎建設水平偏低

觀念的提高並不意味著技術能隨之跟上，這就如同生產力的發展不一定滿足人們的需求一樣。當今時代是網際網路的時代，知識與資訊都高度密集和傳輸，然而一些企業的資訊網路基礎建設仍處於落後狀態，落後網際網路裝置，導致了祕書人員沒有機會學習資訊新技術，無法掌握最新的時代資訊。

3、祕書人員缺乏良好的科學文化基礎知識和相應的培訓

資訊素養是與科學文化素養緊密相聯的，沒有一定的科技知識、文化基礎知識、計算機知識，沒有一定的外語水平，資訊素養難以得到真正的提高。有些祕書人員一見到資訊科技裝置就發怵，一看見英文就頭疼。知識的缺乏導致了思想和行動上的障礙，從而制約了其資訊素養的提高。這說明，我國祕書隊伍的資訊素養，與資訊時代的領導工作對祕書素質的要求很不適應，迫切要求我們必須努力提高祕書人才的資訊素養。

三、資訊素養對祕書工作的影響

(一)資訊素養是祕書發展的必然趨勢

祕書是個非常有前景的職業，未來的發展必然是越來越專業、高階。和現在一般的行政祕書不同，高階祕書在之職能、薪酬和地位方面都有很大不同。高階祕書包括跨國公司首腦祕書、董事會祕書、地區總裁祕書等。在外企，高階總裁或是高階部門的祕書職位，大都是一些40多歲、有教養、有經驗的職業女性在支撐，她們的特殊地位，足以令部門經理和公司其他員工尊而敬之。除了一般的文字、外語、計算機技能之外，她們的溝通、協調、預見和判斷力都必須很強。目前一般外資企業需要的高階祕書是35至45歲的職業女性，月薪基本在6000元以上，是名副其實的“黃金職業”。

薪酬之高，前景之美是由於相關人才資源的稀缺。一是由於目前祕書專業高等教育還主要關注在國家機關和事業單位的祕書人才培養上。很少有為企業祕書尤其是外資企業祕書提供的高等教育。二是由於在大多數人眼中，祕書的工作似乎可歸納為“收發打存”，更被人們普遍認為是吃“青春飯”。相比之下，國外的公司更為注重祕書的工作經驗和能力，而且，公司更願意僱用年齡稍大的祕書，認為這樣的職員在各方面都很穩定，可以長期為自己工作。

祕書職業是個最鍛鍊人的職業。祕書可以在日常工作中接觸到公司所有的部門和人員，對公司的運作和整體狀況有全面的瞭解，也可以與外界多接觸，和公司的主管部門、大客戶都有關係，真正能鍛鍊人、培養人。

1、祕書工作的職能決定了資訊素養對祕書的重要性

祕書是領導的輔助決策者，企業的發展離不開正確的決策，因此專業的祕書人員必須，瞭解最新的政策和市場要求，善於在變化中發掘和捕捉隱藏的。潛在的新資訊，不斷豐富和更新祕書工作的資訊源，以輔助領導群做出最正確的戰略部署。

2、祕書個人晉升發展離不開資訊素養的提升

當前，從從業資格上都必須是國家職業資格認證的，國家祕書行業應加強培訓和監管，要求祕書人員必須持證上崗。在晉升方面也要求相應的資格認證，只有那些擁有專業資訊素養的才能往行政經理、專業經理方面靠攏。

四、結論

祕書行業是個古老但又發展緩慢的行業，它的古老決定了它的普遍性，它的緩慢又註定了它未來必定有一個爆發式的發展。因此，對於祕書行業乃至祕書工作中任何一個小小的問題，我們都不容忽視，必須加強實踐探索，才能適應和趕上祕書行業的美好前景，同時，也必須通過所有祕書從業者和關注祕書行業發展的人的不斷探索努力，才能更快地推動祕書行業變革。資訊素養對祕書工作的重要性也許不是目前祕書行業發展的瓶頸問題，不能馬上利用這個小小的支點撬動整個祕書行業的跨越前行，但是這肯定是未來發展過程中一個不可忽視的障礙，我們今天提早跨過它，防範於未然。

未來祕書必定是資訊素養過硬的趨勢因此，在經濟全球化這樣不可阻擋的大浪潮面前，祕書必須不斷提高自身的資訊素養，才能應對越來越多、越來越嚴峻的職業挑戰，才能在祕書這個越來越廣闊的職業舞臺上實現自己的人生價值。