擬寫案卷題名
案卷題名,即案卷標題,用以概括揭示卷內公文的主要內容與成分的片語。其作用是:有助於文書部門快速的處理公文;作為公文檢索的重要標識;也是案卷編目和編制各種檢索工具的主要依據。
擬寫案卷題名要求文字簡練,表達準確,基本結構力求完整。其基本結構包括公文的責任者(作者)、內容(問題)、名稱(文種)三部分。必要時,應適當標明公文的時間、地區、通訊者;同時應恰當的使用“公文”、“材料”、“案卷”、“來往文書”等表示文種統稱的名詞。案卷題名基本格式是:
(地區)責任者(通訊者)——(時間)——(地區)內容——名稱
責任者
必須用全稱或規範化簡稱,不得簡稱為“本部”“本局”等;l個或2個責任者應直接列出,2個以上責任者可適當概括,羅列2~3個常用責任者,其後加上“等”字;或者使用統稱;如責任者是領導個人,應標明其職務、機關。責任者一般位於題名的開首。
內容
是卷內檔案內容的集中概括,是案卷題名的主體部分。對卷內檔案內容的概括要全面、恰當、確切清楚,使人能夠一目瞭然地判斷出卷內檔案內容中是否有自己要找的檔案。內容結構的表達,往往藉助於“有關”、“關於”、“對”和助詞“的”構成一個偏正片語“關於(對)……的……”來表述,但不是所有案卷題名都必須用這種結構,應根據內容情況而定。
名稱
檔名稱反映了檔案的性質和查考價值,也應在案卷題名中予以揭示。一般案卷題名應標明卷內主要文種2至3個,其後加上“等”字,檔名稱之間可按重要程度排列,併兼顧不同性質的文種。必要時,部分案卷題名的名稱部分可按規定使用“檔案”、“材料”、“來往文書”、“案卷”等專用術語 表示,但應注意使用的條件。“檔案”適用於會議活動中形成 的一系列檔案;“材料”適用於正式檔案以外的一些輔助性、 原始性、參考性材料;“來往文書”只適用於機關之間商洽某項工作形成的問文和覆文,這類案卷往往都是按通訊者特徵立卷;“案卷”適用於圍繞某一案件、事件或某人的某方面問題進行調查處理過程中形成的所有檔案材料。
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