表述準確，包括表達方式正確，適合公文特點；表達效果不走樣，準確、規範。結構嚴謹，包括各部分內容劃分合理，佈局安排恰當，條理清楚，注重內在聯絡的外部形式，使全篇首尾相應、渾然一體。
（一）直述不曲，表述準確
一般文章的表達方式主要五種，既敘述、描寫、抒情、說明、議論。公文經常使用的表達方式是敘述和說明，也有少量的議論。至於描寫和抒情，在公文寫作中則基本不用；即使在個別事務公文中使用，如調查報告，或在講話稿中使用，也是極為少量。
1．公文常用的表達方式
敘述 敘述是一種敘說、介紹人物經歷情況和事物發展過程的表達方式。
通常認為，敘述有六個要素：時間、地點、人物、事件、原因、結果（即新聞的“五個w一個h”反套而成的要素）。古文中使用敘述，多采用複數的第一人稱和第三人稱。敘述的類別。按語言詳略分：有概括敘述，也叫“簡敘”、“略敘”；有具體敘述，也叫“詳敘”、“細述”。按結構形式分：有縱敘，有橫敘。前者按事件發生的時間先後或事件本身的發展過程來敘述；後者按事物的空間位置來敘述。按時間順序分：有順敘、倒敘、插敘、補敘，這實際上是把常用的縱敘法按時間順序進行的再細分；此外，還有一種平敘，即敘述兩件或兩件以上同時發生的事，先敘述一件再敘述另一件，如毛澤東同志的《湖南農民運動考察報告》。
敘述的基本要求是：主線清楚，“一線到底，萬變不離其宗”（清·劉熙載：《藝概·文概》）交待明白，詳略得當，起伏有變。
說明 說明是對事物、事理進行解說的表達方式。在應用文章中使用較多。當公文中敘述一件事，介紹環境和背景材料時往往用說明方式。
常用的說明方法有詮釋說明（也叫“下定義”）、分類說明、數字說明、對比說明、類比說明、舉例說明、比喻說明、圖表說明等。
說明的基本要求是：客觀、準確、科學。注意通俗易懂，語言平實。
議論 議論是通過邏輯推理來證明觀點、辨明是非，藉以說服人的表達方式。公文中較少使用；使用時也要少而精。
論點、論據、論證是議論的三要素。議論可以分為立論、駁論、兼論三類。公文中常用的是立論。立論，就是建立自己的論點，證明這一論點的正確性，所以也叫“證明”。立論的方法有直接論證的例證法（注意典型事例）、分析法（完全歸納法和演繹法），有間接論證的引證法、對比法、類比法等。
這裡還要說明一點，個別文種根據表達需要，採用描寫方式時，一般也是用白描，即不交代背景的粗線條勾勒，一筆即可，往往是與敘述結合在一起，或乾脆以敘代描，將描寫的文字壓縮成短語放在敘述的句子中充當一個成分，顯得只敘不描，文字簡練。調查報告等文種中有時採用這種方法。
2．直述不曲，表述準確
撰寫公文，要用“直筆”，不用“曲筆”。直筆敘述，就是有什麼說什麼，不用比喻、借代、轉類、比擬等“曲筆”。新《辦法》的這一提法對公文寫作提出了更高的要求。
常寫文章的同志都有體會，文章寫短難，表達直筆難。這就要求觀察更深入更細緻，一下子抓住主要特點，並用平實的語言表述出來；要求思考更深刻，認識更全面，表達更準確，要一語中的，看似平常卻不易更改。這一要求是很高的。
表達準確，牽涉問題較多。要而言之，與公文寫作的語言有直接關係。
公文寫作的語言有群體性、書面性、明確性、客觀性、程式性等特質，其特點表現為準確、莊重、簡要、平時等。這裡集中談談準確。
準確、鮮明、生動是語言的“三性”要求，公文更重視的是準確。
表述準確，是一條十分嚴格的要求。因為公文是用來指導工作、反映情況的，一詞一句，一個概念、判斷、推理，搞得不準要誤大事。所謂準確，就是隻能有一種解釋，不能產生歧義。產生歧義，是公文表達的大忌。要做到語言準確，可以從兩方面入手：一是詞的內涵與所要表達的意圖完全一致。二是對詞的外延要作適當和明確的限制。對外延有了明確限制才會做到無懈可擊，內涵與用意完全一致才不會產生歧義。
（二）條理清楚，結構嚴謹
這屬公文的正文結構問題，也是構思中謀篇的內容。
簡短的公文，主要包括緣由、事項、要求等三部分內容，結構形式大同小異。正文開始要寫發文緣由（引據、目的、用意等），開始一段的末尾用過渡句領起第二部分。第二部分是事項（內容、程序等），可以採用文章式、條款式，也可以篇段合一。末尾有慣用結語，各個文種互不相同，也有提出要求（希望、號召等）的。
篇幅較長，資訊量大，有點份量的文稿則不同了。不變中有變化，操作比較複雜。但無論多麼複雜，也一定要條理清楚。這首先是個“識見” 問題，只有思維清晰，條理才會清楚，想法太亂寫出來也會亂，所以理順思路很重要，是個前提條件。有了前提還要學習他人的經驗，在實踐中逐步把握，以後駕輕就熟，跳出固定模式，怎麼寫都是好的。文無定法、文成法立，講的就是這個道理。
安排好結構，做到條理清楚、結構嚴謹，可注意以下三個問題：
1．層次和段落
一篇公文的結構，最起碼的要求是層次清楚，段落分明。這是條理分明的起線。
所謂層次，就是指公文的幾個組成部分。安排層次要注意到突出主旨，順序合理，避免交叉，體例勻稱。常見的方式有：
總分式 開始先作總的概括（前言，似“導語”，總結報告中則是總體評價），接著分別敘述。分別敘述的各層次間有一定聯絡（前後、因果、重輕都可以根據用意來安排），形式上是並列（用序號、小標題或“跳行”），最後一個小結（強調式、昇華式、號召式、無尾式或慣用結語）。指示性通知、獎懲性通報、工作計劃、調查報告、綜合報告等文種，常用這種結構形式。
遞進式 各層次內容層層推進，前後有一定關係。例行報告、情況通報、工作總結等文種常用這種結構形式。
時序式 也叫貫通式。按事物程序、時間推移來安排結構。情況報告、事故報告、專題報告等文種，常用此種結構形式。
所謂段落，就是公文結構的基本單位，也叫自然段。劃分段落，可以按中心意思（主旨）、條項內容、時間發展階段等來劃分。
2．照應和過渡
照應 就是公文內容的前後要有關照和呼應。常用方法有三種：首尾照應，前後照應，題文照應。
過渡 就是上下文之間的銜接和轉換，起到承上啟下的作用。一是內容轉換時需要過渡，二是由總括到分述之間需要過渡。過渡的形式有三種：過渡詞（於是、就、因此、總之、可是、由此可見、綜上所述，等等），過渡句（公文用()在總括文字（前言）的段落末尾，如“現將具體情況報告如下”），過渡段（將過渡句提出來單設一個自然段，一般用在較長的公文中表示內容的明顯轉換）。
3．開頭與結尾
開頭 方法很多，如引敘式、目的式、概述式、說明式、提問式，等等。但公文的開頭一定要“起筆立意”，開門見山，直扣主旨，領起全文，不支不蔓；還要簡短凝練，文字少而內容集中，並且文字新穎，引人注目。元代人說的“鳳頭”就是這個意思。
結尾 常用的方式有總結式、強調式、要求式、呼應式、號召式，等等。但要寫得實在，不著空文，要乾淨利落，不能拖泥帶水。元代人說的“豹尾”，就是說結尾如豹尾擊石，響亮有力，或者空谷迴響，令人回味。
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